公司檔案管理制度實用15篇
在不斷進步的社會中，制度對人們來說越來越重要，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。
公司檔案管理制度1
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。
2、專業技術文件：專業技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件：上述專業技術文件以及年度計劃、統計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關公司發展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。
（2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。
（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。
（4）文件的電腦存檔。
（5）公司發出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經經理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批準。
3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經部門主管批準；機密資料，須經公司經理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業技術資料的管理
1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。
2、屬于工作需要而發給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的'文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經主管副經理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。
2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批準，并辦理交接手續。
3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
公司檔案管理制度2
具體描述
為了加強對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。
制定檔案管理制度的目的以及作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。
一、文書檔案立卷歸檔制度
(一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。
2 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
(二)文件材料的收集管理
1堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。
2 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。
3 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
a.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的'會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
b.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。
(三)歸檔范圍
1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
2 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
3 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
4 本公司的請示與上級機關的批復。
5 本公司反映主要職能活動的報告、總結。
6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
7 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
8 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
(四)超期檔案的銷毀
1.對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。
2.經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
3.銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。
本制度自印發之日起實施。
公司檔案管理制度3
第一章總則
第一條為了加強集團檔案管理工作，確保檔案的完善和齊全，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和有關文件精神，結合集團實際情況，制定如下檔案管理制度。
第二章立卷歸檔
第二條歸檔范圍
凡記述反映本單位各種活動，具有查考利用價值并已辦理完畢的文件均屬歸檔范圍，確定歸檔與不歸檔應遵照國家檔案局有關規定執行。
第三條歸檔時間
1、辦理完畢的工作文件和應歸檔的報表，在月底或次月10日前整理立卷，移交檔案室，并辦理移交、接收手續。
2、基建文件材料待工程竣工收后及時歸檔。
3、會議文件、照（底）片、獎狀、錦旗、錄音（像）帶等，采取平時歸檔方法進行，即隨時產生隨時歸檔。
第四條收集整理要求
1、按照歸檔范圍及時、完整、準確收集本單位工作中形成的各種文件材料。
2、歸檔的文件其制作程序符合規范要求，制成材料具有耐久性。
3、卷內文件材料排列有序，反映問題集中，保持文件間的有機聯系。
4、案卷標題簡明確切，能充分提示卷內文件的主要內容。
5、卷內頁號、目錄、備考表和案卷封皮各項內容填寫清楚、正確、完整。
6、卷內文件無金屬物，破損的文件必須修復，案卷裝訂結實美觀。
7、檔案分類、組卷科學，便于保管和利用。
8、應編制好各類檔案的檢索工具、無積存、零散材料。
第三章檔案室管理
第五條檔案庫房必須符合防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的要求；設置窗簾，配備滅火器、溫濕度計、空調等保護設施，四周無危及庫房安全的隱患。
第六條定期搞好庫房衛生，檢查檔案破損、褪變情況，發現問題及時解決。
第七條檔案庫房專人管理，無關人員不得隨意進入庫房。
第四章檔案統計
第八條要定期對檔案工作的規模、水平、普遍程度、結構及檔案的形成規律進行分析，為制定檔案工作計劃，總結經驗教訓提供依據。
第九條要保證數字的準確性，堅持實事求是，嚴格認真對待每一個文字，如實反映情況，使統計數字準確，符合客觀事實。
第十條對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時統計，并按規定向檔案管理部報送檔案工作情況統計表。
第十一條對本公司檔案及檔案工作情況要定期調查，及時進行統計分析，并按規定上報集團行政管理中心檔案管理部。
第十二條檔案統計工作必須遵循國家統計工作要求，執行《中華人民共和國統計法》，用科學的標準和方法使統計工作科學化。
第五章檔案保管
第十三條對接收進綜合檔案室的檔案，應按規定嚴格分類、組卷、編目，對不符合要求的案卷進行必要的補充、加工整理。
第十四條加強檔案管理，編制科學、實用的'檔案檢索工具，方便對檔案的有效利用。
第十五條積極做好檔案的利用工作，建立借閱登記和利用效果登記
第十六條加強檔案信息資源的開發利用，維護檔案實體的完整與安全。
第十七條對保管期滿后沒有參考利用價值的檔案，經過集團行政管理中心有關
部門和集團行政負責人的批準，造具清冊后進行銷毀。
第十八條對檔案保管情況要定期檢查，發現破損或變質的檔案，應及時進行修補、復制或其他處理。
第六章檔案保密
第十九條不該說的機密，絕對不說。
第二十條不該問的機密，絕對不問。
第二十一條不該記錄的機密，絕對不記錄。
第二十二條不得在公共場所傳播與機密有關的事項。
第二十三條不得在不保密的地方存放機密文件。
第二十四條不得隨意向他人提供機密材料。
第二十五條不準把檔案資料帶出檔案室
第二十六條嚴格執行查閱規定和各種管理制度。
第二十七條復印機密文件、資料，嚴格按復印有關規定辦理。
第二十八條檔案員調動工作時，應認真辦好移交手續。
第七章檔案利用
第二十九條凡本單位各部門需查閱檔案材料，應辦理查閱登記手續，查閱機密檔案需經檔案歸屬部門的權限領導簽字同意后方可查閱，未經審批人員不得查閱檔案。
第三十條未辦理查閱手續和發現查閱手續不全者，檔案室拒絕提供查閱檔案。
第三十一條查閱檔案只限在指定場所進行，未經批準不得將案卷帶出檔案室。
第三十二條在借閱過程中，應保持檔案資料完整無缺，不得擅自涂改、拆頁、撕毀、污損、劃杠、拆角、添字等，對無故損壞檔案者視情節輕重酌情處理。
第三十三條嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
第三十四條檔案員認真對歸還的檔案進行復查其完整程度，辦理注銷手續，并視情況及時追究。
公司檔案管理制度4
河套水務集團公司檔案管理制度(暫行)機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。為了對集團公司發展過程中產生的珍貴資料進行科學保存和管理，以便于在工作過程中總結工作經驗，指導工作開展，提供可靠依據，充分發揮檔案的指導作用和記查作用，根據目前集團公司的辦公條件，特制定本制度以規范集團公司檔案管理工作。
一、公司檔案管理的基本原則
集中管理與分散管理相結合，即公司文書檔案由行政部集中統一管理，其他部門業務檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時利用，維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。
二、公司檔案的歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀要、決定、委托書、協議、合同、項目申報資料、工程技術資料等具有參考價值的文件資料。
三、公司檔案管理責任
集團公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設專(兼)職管理員,要明確具體責任人。管理員職責：
1、要維護好公司及各部門的原始工作資料及單據齊全完整;
2、要負責及時整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊，要有明確對應的目錄，以便于工作需要時索引查找;
3、檔案管理員要有良好的保密習慣，借閱資料要有翔實記錄手冊并負責收回;
4、要樹立高度的法制意識和觀念。
四、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應該歸檔的原始資料。歸檔資料應為電子版和打印件各一份。
3、凡應該及時歸檔的資料，由各部門檔案管理員負責及時歸檔。整理好的.檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。
4、各部門以公司名義收、發文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發文件資料，則自行留存。
五、檔案的借閱
1、總經理、副總經理、財務總監、總經理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時，由部門負責人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經理核批。
3、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
六、檔案管理工作檢查與考核
集團公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進行考核，具體要求如下：
1、沒有設置檔案管理人員崗位，扣1分;
2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料，扣0.5分;
3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;
4、發生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;
5、沒有電子版本或紙質版本污損嚴重，扣0.5分
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2、檔案保存到期時，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請，交部門負責人審核經分管副總經理批準后執行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀。
4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
公司檔案管理制度5
一、物業管理公司檔案管理規定:
1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。
3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。
6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理公司保密規定:
1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料,業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。
3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執行以上事務4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引,由物業管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續),每次限時一周。
實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發布的.各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三、物業管理公司檔案資料:
1、物業管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;3.)機電設備保養合約;
4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);2、物業管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;3、業戶資料:
1)入伙情況記錄;2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;
2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;
3.)物業管理公司各項管理分包合約;
5、物業管理公司設備維修保養類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;
6、物業管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業管理公司物業管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;2)物業管理公司管理費收繳情況3.)物業管理公司管理費財務報告
4)物業管理公司物業管理處運作報告;
物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委員會的會議)
(八)依據《中華人民共和國國檔案法》,結合企業實際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則檔案實行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門管理,專人負責檔案管理工作。
公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點收、整理和歸檔
1、文件結案移送歸檔時,檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。
2、文件如經過抽查,應有部門主管領導的簽認。
3、文件的處理手續必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規定程序符合立卷標準要求,及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經領導審批后作銷毀處理。
四、檔案調、借閱
1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續,一般僅限在檔案室查閱。
確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經領導批準。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。
公司檔案管理制度6
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。
b）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見后。
c）檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。
⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d）檔案借閱
（1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；
⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；
e）檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。
⑵執行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的.合同、協議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：
a）公司規定的密級文件；
b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c）合同、協議書等正本及過程資料；
d）公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e）其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a）部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程
a）經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a）檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b）檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。
六、相關記錄
1、 《文件（合同）管理記錄目錄》
2、 《文件檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類編號表》
6、 《檔案管理流程》
公司檔案管理制度7
一、嚴格遵守公司各項規章制度；服從領導管理與安排。
二、值勤期間嚴禁瞌睡、酗酒、抽煙、吃零食；不準嬉笑、打鬧、看書報、聊天；禁止做其他與工作無關的事情。
三、衣容嚴整，文明值勤，禮貌待人。遇到領導要敬禮，以示尊敬；回答別人的.問話時，要起立。
四、嚴禁小攤小販、收購廢品者或推銷人員等一切無關人員進入；外出的自行車或摩托車對于陌生人或行跡可疑者（包括外來人員）要主動上前詢問，如有必要并讓其出示有效證件做好登記。
五、對于外來車輛要問清楚其來意并做好發放車牌與登記工作。凡是外出車輛經查證后沒有相對應的車牌的，一律不予放行；報告給管理處后，經核實確實是其本人的再給予放行。
六、對于搬家或外出攜帶貴重物品或大件物品者，如不能確定其身份要問清楚并核實做好登記。
七、值勤人員要嚴查細問、敢說敢問；注意觀察可疑的人或事，一旦發現情況立即上報。
八、夜間巡邏時，應該有重點性、針對性，對于要害部位要細查、嚴查、多查。
九、做好交接班登記工作，交接班時要清點好物品是否完好無損；物品如有損壞或丟失及時上報，對于人為的破壞追究其責任人并按原價賠償。
十、嚴格請銷假制度。對于無故曠工或無故不參加會議者，管理處將根據有關規定進行處理。
十一、希望有關人員能夠遵守以上規定，對于違反者：情節較輕并為初犯者，給予警告處分；情節較為嚴重、影響比較惡劣或屢犯不改者，給予處罰或予以除名。
公司檔案管理制度8
第一條
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條
歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條
檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的.防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條
二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條
本制度從二O一一年十月一日起執行。
公司檔案管理制度9
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的
七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的'不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。
第一章總則
第一條為規范集團檔案管理,特制訂本工作細則。
第二條本工作細則適用于江蘇xx實業集團有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務工作細則
第三條檔案人員崗位職責
(一)貫徹執行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級有關檔案工作的指示規定、辦法等。
(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規章制度和檔案工作的發展規劃。
(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統、正確的立卷歸檔。
(四)負責集團專兼職檔案人員的業務培訓和業務指導工作。
(五)負責接收、整理、分類、保管和統計集團公司的各類檔案。
(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進行統計。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。
(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執行標準
(1)應歸檔文件齊全完整;
(2)應歸檔文件為原件;
(3)及時登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執行標準
(1)借閱登記;
(2)保持文檔完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規的,按國家相關法律法規執行。
(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網絡成員的工作;
(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;
(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五)考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。
(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規定或工作不負責的人員視情節輕重,將給予必要的教育或扣發目標管理獎。
第六條本工作細則解釋權歸行政部,監督執行權歸總經辦。
第七條本工作細則自頒布之日起正式執行。
公司檔案管理制度10
為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：
本辦法適用于我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。
檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規范，方便利用、安全保密。
各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。
一、檔案內容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的`收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批準后方可復印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，
由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。
查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料查檔。
公司檔案管理制度11
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作效勞，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和平安。
第四條企業檔案工作承受檔案行政管理部門的監視和指導。 中央管理的企業制定本企業檔案管理和方法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行以下職責：
（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；
（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、、保管、鑒定、統計和提供利用工作；
（三）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、和歸檔工作；
（四）監視、指導本企業所屬機構（含境外機構）的.檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得回絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料符合標準。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業采取有效措施對檔案進展平安保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進展鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進展監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建立同步開展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的效勞。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置方法》做好檔案的處置工作。 國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出奉獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進展涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案喪失或損壞的直接責任者，依法進展處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自xx年9月1日起實施。《國營企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
公司檔案管理制度12
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集整理分類編號登記輸入電腦入柜利用檢查
1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包含本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等；
1.2.2設備設施檔案：包含各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維護和修理保養合同及維護和修理保養記錄等；
1.2.3業主檔案：包含業主入住時所填寫的業主概況表、業主公約、入住契約、前期服務協議、接房登記表等。
1.2.4文秘檔案：包含業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等；
1.2.5員工檔案：包含員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變更記錄、獎懲記錄等；
1.2.6財務檔案：包含各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維護和修理基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的`文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避開檔案的損壞、遺失，使緊要檔案能永久保管，而又便利常常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保管復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2接受多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并接受適當的保管方法。
2.2.3加強保密意識培育，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保管。
2.2.7實行檔案管理工作檢查常常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
公司檔案管理制度13
一、 總則
1、為了規范公司檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。
二、檔案管理機構的設置及基本要求
（一）檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、公司設立檔案室，隸屬于辦公室，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。
3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規范進行分類，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。
（二） 各部門資料管理
1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。
2、各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。
三 、檔案分類
（一）檔案質量
1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。
5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。
（二）立檔
1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。
（三）分類
1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。
2、公司檔案大致分為以下幾類：
（1）證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；
（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；
（3）制度類：管理制度匯編；
（4）合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種。
（5）計劃總結類：分年度計劃及總結等；
（6）會議紀要類：辦公例會紀要等
（五）檔案編號
1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3、公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
（一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統的排列并填寫《卷內目錄》。
（二）歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）公司章程、合同
（2）股東名冊
（3）組織規程及辦事細則
（4）董事會及股東會記錄
（5）財務報表
（6）政府機關核準文件
（7）不動產所有權及其他債權憑證
（8）工程設計圖
（9）公司規章制度
（10）其他經核定須永久保存的文書
2、10年保存：
（1）預算、決算書類
（2）會計憑證
（3）事業計劃資料
（4）其他經核定須保存10年的文書
3、1年至5年保存：
（1）期滿或解除之合約
（2）其他經核定保存5年的文書
4、1年以下暫時保存：
（1）結案后無長期保存必要者。
（三）公司可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。
（四）歸檔的文件資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號。
五、檔案日常管理
（一）借閱
1、借閱手續：
（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經辦公室主任批準。
5、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。
（二）銷毀
1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。
2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。
3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。
（三）移交
1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的'全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。
2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。
六、附則
（一）在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生沖突，經報行政部備案后，與本制度具有同等效力。
（二）本制度自印發試行之日起執行。
附表
檔案員職責
1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。
公司檔案管理制度14
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負責，本公司檔案管理及日常業務由辦公室專職檔案員負責，人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務檔案的'日常管理由財務審計部負責。
2、歸檔范圍：公司正式的收文、發文（除公文正文外，還應包括它的）、公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、年度會計報表、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、對本公司規定的立卷歸檔材料，必須按規定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理，任何人不得據為已有。
4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全
二、歸檔時間和份數
對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔，并注明份數做好記錄。
三、查（借）閱
1、公司部門經理以上員工（含部門經理）查閱非密級檔案，副總經理以上員工查閱密級檔案，可直接向管理人員辦理查閱手續；
2、公司部門經理以下員工查閱密級檔案，需經辦公室主任核準，并辦理查閱手續；
3、查閱檔案時必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失，如確因工作需要必須摘錄和復制，須經辦公室主任批準。
公司檔案管理制度15
一、每期月結賬后會計人員應及時打印會計憑證，按照會計規范裝訂成冊。
二、每期年結賬后會計人員應及時打印各類會計賬冊，按照會計規范裝訂成簿。
三、每期的財務報表、稅務報表、其他相關財務資料應規范整理，定期裝訂。
四、會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務報表、其他相關財務資料嚴格按照會計檔案規范進行保管。
五、會計檔案的查閱權限限于財務人員、稅務檢查人員、公司總經理及副總經理，其他人員查閱會計檔案需經總經理批準，并在財務人員的.監督下在財務室內進行查閱。
【公司檔案管理制度】相關文章：
公司檔案管理制度07-15
公司檔案管理制度[經典]03-01
公司檔案管理制度12-17
公司檔案管理制度(通用)07-26
【精華】公司檔案管理制度07-26
公司檔案資料管理制度09-24
公司檔案管理制度【集合】07-22
公司檔案管理制度(精華)07-21
公司檔案管理制度范文06-22
公司檔案管理制度「范本」05-02