工程檔案的管理制度

時間：2024-12-14 17:10:20 制度

（通用）工程檔案的管理制度

　　在日新月異的現代社會中，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編精心整理的工程檔案的管理制度，歡迎閱讀與收藏。

（通用）工程檔案的管理制度

工程檔案的管理制度1

　　1．總則

　　1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》的要求，特制定本制度。

　　1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

　　1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。

　　2工程檔案管理制度

　　2.1檔案資料管理

　　2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。行政部集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的`形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

　　2.1.2工程建設中，各種技術資料交由行政部統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。

　　2.1.3設備到貨后，由技術部匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記并建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由技術部對竣工資料簽收合格后支付。

　　2.1.4購置技術資料、圖書、標準由行政部門統一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續。

　　2．2歸檔文件的質量規定

　　2.2.1凡合同、協議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。

　　2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

　　2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

　　2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。2.2.5書寫規定

　　A）書寫字跡工整，圖樣清晰。

　　B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

　　C）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。

　　3工程文件收發及管理規定

　　為加強工程文件收發管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各單位提供給技術部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由行政部統一接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的文件也由行政部統一接收。

　　3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。

　　3.1.3設備文件，技術部匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由行政部統一歸口發放給有關單位。

　　3.1.4技術部對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

　　3.1.5登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，應按技術部領導審定的工程文件及時分發給有關單位和部門。

　　3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。

　　3.2工程文件資料發放

　　3.2.1分發外單位和部門的工程文件資料由行政部統一辦理。

　　3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術部領導確定發放單位和數量。

　　3.2.3為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面通知行政部；行政部按指定名單發放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責

　　參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。

　　由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

　　設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

　　監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍

　　負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。

　　負責提交全部機組建設期間的工程聯系單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調試單位歸檔范圍。

　　負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔范圍

　　負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。

　　負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執行竣工圖編制的有關規定。負責提交設計總結。

　　負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）監理部門歸檔范圍

　　負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：

　　對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

　　本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：

　　6檔案、資料借閱制度

　　5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。

　　5.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。

　　5.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。

　　5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批準方能借閱。

　　5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。

　　5.6借閱時間在兩周以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經濟責任制考核辦法執行。

　　5.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續。同時行政部如因工作需要有權將檔案、資料調回行政部。

工程檔案的管理制度2

　　1、工程檔案的歸檔范圍及要求

　　1.1、工程檔案的歸檔范圍

　　對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　1.2、歸檔文件的要求

　　歸檔的工程文件應為原件。

　　工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

　　工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

　　工程文件尺寸統一采用A4規格歸檔。

　　2、工程檔案的管理職責

　　2.1、中國華冶裝備制造基地項目部工程管理部為建設項目檔案管理的歸口部門，負責對現場各分包單位的檔案管理工作進行指導、檢查；

　　2.2、中國華冶裝備制造基地項目部各管理部門負責本部門歸口管理的'資料歸檔，項目部各部門負責人是本部門檔案工作的領導，對本部門工程文件歸檔的完整、準確負有領導責任。

　　2.3、各分包單位負責按要求向工程管理部提交歸檔資料。

　　3、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、保管、統計

　　3.1、工程檔案的收集

　　文件形成后，文件形成責任人（經手人）必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。

　　3.2、工程檔案的整理

　　按照單位工程、分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

　　3.3、工程檔案的立卷

　　工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

　　工程準備階段文件按建設程序組卷。

　　監理文件按單位工程、分部工程組卷。

　　施工文件按單位工程、分部工程組卷。

　　竣工圖按專業組卷。

　　竣工驗收文件按單位工程組卷。

　　3.4、工程檔案的編目

　　每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

　　卷內目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號;“文件題名”填寫文件標題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。

　　3.5、工程檔案的歸檔與移交

　　單位工程竣工驗收完成后30日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作。

　　工程竣工驗收完成后60日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室。

　　3.6、工程檔案的保管

　　工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。

　　3.8、工程檔案的統計

　　工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計，及時催促借閱到期文件的歸還。

　　4、檔案的保密

　　4.1、不得隨意拆換檔案卷宗文件或對檔案文件進行剪切涂改，不得在檔案文件上寫字、劃線、做記號等。

　　4.2、借閱檔案的，應填寫借閱申請，經檔案主管領導簽字同意后才可借閱。

　　4.3、嚴禁任何人利用職務之便將所掌握的業務秘密向外傳播，嚴禁任何人將內部文件向外傳播。

工程檔案的管理制度3

　　１、總則

　　1.１為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》(ＧＢT／50328—２014）的要求,特制定本制度。

　　１.２基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產的過程中的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。

　　1.3基本建設工程檔案資料是企業的寶貴財富,是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《人民檔案法》，xx級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是xx自的義務和崗位職責，xx級人員應對自己負責的項目所的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。

　　2、工程檔案管理制度

　　２.1檔案資料管理

　　2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查,并負責工程技術檔案資料的`接收和移交。

　　2、1．2為了便于xx個管理環節的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

　　2、１.3工程建設中，xx種技術資料交由檔案資料室統一管理發放，xx有關部門和單位指定專人辦進領用手續。

　　2．1.4購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統一申請,經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續.

　　2、2歸檔文件的質量規定

　　2.2.１凡合同、協議等文件材料均應為正本（即必須有xx方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）.

　　2．2．2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改單（含工程聯系單)等表格和數據均應用70ｇ以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件,數據雖用合格材料書寫也不能作為原件;驗收簽證單中的xx方人員必須簽名齊全,不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

　　2.２.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件,不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

　　2.２.４主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。

　　2.2.5書寫規定

　　A）書寫字跡工整，圖樣清晰。B）書寫墨水應為碳素墨水,嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫.Ｃ)文件書寫格式應用橫行排列,文件段落，編排，按有關文件編寫要求;漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。

　　2.2．6書寫材料的大小尺寸應規范，裝訂邊空白間距應為２5mｍ，裝訂邊空白間隙內不能進行書寫和留有信息.

　　３、工程文件收發及管理規定為工程文件收發管理，理順關系,并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　３.1工程文件接收

　　3.1.1xx單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由檔案資料室統一接收；

　　３.1.2工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件,一律交檔案資料室。

　　3.１.3檔案資料室對接收的工程文件資料,必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時寄發單位補發。

　　３.1.4檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳(簿式臺帳和電子臺帳）,并能利用計算機進行xx類工程文件的檢索。

　　3.1．6登記完畢的工程文件，應及時予以處理,在保證歸檔份數后，應按工程部領導審定的工程文件分發表及時分發給有關單位和部門.

　　3.１.７對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定.

　　3.1．8檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳;對分發xx部門的工程文件資料不進行整編作業。

　　3．2工程文件資料發放

　　3.2.1分發外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統一歸口辦理.

　　3.２．２呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發放單位和數量。

　　3．２.3檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發表、設備資料分發表分發工程文件資料（當工程施工圖、設備資料份數有限時），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數量;設備資料文件不足部分，由施工單位自行聯系復制，復制的設備資料應加蓋“復制件”印章.

　　3．2.4分發的圖紙資料應建立資料分發臺帳,資料分發臺帳應留存備查。

　　３.2.５為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面檔案資料室;檔案資料室按指定名單發放工程文件資料。

　　3.3設計修改單、工程聯系單、及管理規定

　　3.３.１設計修改單、工程聯系單統一由檔案資料室按設計修改單、工程聯系單中所指定的部門及時并建立簽收記錄。

　　3．3.２設計修改單、工程聯系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存,工程結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改單、工程聯系單的復印件供設計院XX竣工圖。

　　3.3.3凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙上加蓋設計修改印章,并將變更單復印件及時放入卷冊內。

　　4、檔案部門職責

　　4.1參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位)應按xx自的職責,將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。

　　4.2項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從到XX的全過程進行監督、檢查與指導.并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。由建設單位分別向幾個單位發包的，由xx承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

　　4.3建設單位xx機構:負責對或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理.設計單位：負責對的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

工程檔案的管理制度4

　　第一章總則

　　1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規范檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。

　　1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

　　1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。

　　1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

　　第二章工程檔案管理機構的職責

　　2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統一整理造冊。

　　2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統一整理。

　　2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發、借閱等工作。

　　第三章項目工程檔案管理流程

　　3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。

　　3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。

　　3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的'資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

　　3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。

　　3.5項目部對移交的資料統一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。

　　檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

　　3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。

　　工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。

　　第四章項目工程檔案管理

　　4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

　　4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成后，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

　　4.3檔案收集工作的要求

　　(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;

　　(2)遵循檔案的自然形成規律;

　　(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;

　　(4)認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;

　　(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

　　4.4工程項目資料的收集管理

　　4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。

　　4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組;項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場工作組。

　　4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

　　4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。

　　收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

　　4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

　　4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。

　　4.6項目工程檔案的分類要求

　　(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點;

　　(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;

　　(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

　　(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。

　　4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。

　　4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。

　　4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。

　　4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

　　4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。

　　4.8項目檔案案卷管理

　　4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。

　　4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。

　　4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。

　　4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。

　　項目檔案號=分類號+案卷順序號。

　　4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。

　　4.10工程項目資料的更改

　　4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。

　　4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批，經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

　　4.11工程項目檔案的借閱

　　需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

　　4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

　　4.13工程項目合同管理

　　工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據，現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。

　　工程項目合同一經審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

　　工程項目發生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。

　　第五章附則

　　5.1本制度由項目部負責解釋。

　　5.2本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實施。

工程檔案的管理制度5

　　1、為了加強tq－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，根據《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規范》以及有關各類檔案管理的規定、規范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統性，達到“建一流交通工程，創一流工程檔案”的目標。

　　2.檔案工作是企業管理、建筑生產管理和技術管理的重要組成部分。各事業部應根據分管的業務內容和本制度的要求，做好工程文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，并將此項工作作為本事業部工作考核的一部分。

　　3、檔案管理體系與職責

　　一、經理負責檔案的全面工作，工程技術檔案由項目總工程師負責。項目經理部真誠接受通啟高速公路建設指揮部的指導和檢查。

　　（一）主管經理

　　1、組織經理部、技術部門的分工，落實本制度的各項規定，并負責監督檢查。

　　2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。

　　3、布置和檢查工作的同時要布置和檢查檔案的形成和歸檔。

　　（二）檔案管理室

　　1、檔案管理室由工程部負責，實行檔案統一管理制度。

　　2、負責檢查和協助各分部及有關資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。

　　3.對各事業部檔案管理質量進行獎懲。

　　4、參加建設項目竣工及重要設備開箱的文件材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。

　　5、工程技術檔案由項目總工負責，由工程部主任根據《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設項目檔案室，并辦理移交手續。

　　（三）各分部

　　1、各分部接收檔案管理室的業務指導和檢查，在工作中接收主管領導和檔案管理室負責人的領導。

　　2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統計和日常必要的整理。

　　4、經理部、分部應加強對檔案工作的領導，由分部經理領導分管此項工作。檔案工作要納入項目計劃管理，納入建設管理和考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位責任，納入經濟責任制。建設項目專職檔案員或兼職檔案員應參加定期工作會議和工程質量評審會，參加設備開箱，參加工程單項驗收和總驗收。

　　二、文件材料的.形成、積累、整理、歸檔和移交

　　1、公路建設項目文件應字跡清楚、圖片工整、簽名齊全、材料精良，不得用褪色的文字材料書寫和繪制。歸檔的文件和資料應是原件。

　　2、做好施工記錄、檢驗和試驗記錄、竣工驗收記錄和各種形式的施工組織設計總結簽證、圖紙會審記錄、施工日志、設計變更報告、設計變更通知、開工報告、施工技術總結等。，按規定在工程竣工驗收前，編制竣工圖紙，并加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。

　　3、在職責范圍內做好與高速公路建設項目有關的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔范圍內及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。

　　4、高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內文件有機聯系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質量標準》的要求，分類編號方法依據《江蘇省高速公路建設項目檔案分類編號表》執行。

　　5、編制檔案目錄、移交單位目錄和接收單位目錄。歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。

　　（1）、歸檔文件、齊全完整；

　　（2）、分類清楚，保持聯系；

　　（3）、題名確定，容易查找；

　　（4）、卷內排列，系統條理；

　　（5）、保管期限準確；

　　（6）、密級劃分恰當；

　　（7）、藍圖折疊，符合要求；

　　（8）、卷皮書寫，正楷整法；

　　（9）、案卷裝訂，整齊美觀；

　　（10）、聲像資料，清楚清晰。

　　6、高速公路建設項目竣工后三個月內，向建設單位移交并歸檔工程檔案。

　　7、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容，案卷數，圖紙份數，并有完備的清點、簽字等交接手續。

　　8、負責對全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據江蘇省高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。

工程檔案的管理制度6

　　1目的

　　明確管理處工程設備設施檔案的管理。

　　2設備檔案范圍

　　2.1房屋本體資料(包括房屋建筑竣工圖等)

　　2.2電梯資料(包括：電梯系統圖紙，電梯安裝資料，電梯使用維護說明書等，對電梯資料實行一梯一檔)

　　2.3消防設備設施資料(包括消防設備設施相關圖紙等)

　　2.4供配電設備設施資料(包括供配電設備設施相關圖紙等)

　　2.5給排水設備設施資料(包括給排水設備設施相關圖紙資料)

　　2.6暖通設備設施資料(包括暖通設備設施相關圖紙資料)

　　2.7弱電設備設施資料(包括弱電設備設施相關圖紙資料)

　　3職責

　　3.1管理處工程主管(領班)負責設備檔案的歸集工作。

　　3.2管理處文員(客服)負責設備檔案的匯總管理工作。

　　4工作程序

　　4.1管理處工程主管(領班)在新物業接管時，負責房屋設備設施資料的歸集工作。

　　4.2管理處工程主管(領班)及相關工程人員負責日常產生的工程資料的歸集工作。

　　4.3管理處工程主管(領班)及相關工程人員將歸集到的`資料上交管理處，管理處主任指定文員(客服)專人負責工程設備設施資料的保存和管理工作。

　　4.4不經管理處主任同意，文員(客服)不得將工程設備設施資料外借和復制；如相關工作人員需要借閱和復制，必須經管理處主任同意，并且填寫《文件借閱、復制記錄表》。

工程檔案的管理制度7

　　為規范公司工程檔案管理工作，根據國家、地方工程檔案管理有關規定，結合我司的特點，制定本制度。

　　一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求

　　(一)工程檔案的歸檔范圍

　　對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　(詳附件一)

　　(二)歸檔文件的要求

　　1、歸檔的工程文件應為原件。

　　2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

　　3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

　　4、工程文件尺寸統一采用a4規格歸檔。

　　二、工程檔案的管理機構

　　各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

　　三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、

　　索引、保管、統計

　　(一)工程檔案的收集

　　文件形成后，文件形成責任人(經手人)必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。

　　(二)工程檔案的整理

　　按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

　　(三)工程檔案的立卷

　　1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

　　2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

　　3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。

　　4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

　　5、竣工圖按專業組卷。

　　6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

　　(四)工程檔案的編目

　　1、每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30mm；頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

　　2、卷內目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號；“文件題名”填寫文件標題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。未按要求編目的，每項扣罰部門資料員5元。

　　(五)工程檔案的裝訂

　　案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。

　　(六)工程檔案的歸檔

　　1、單位工程竣工驗收完成后30日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。

　　(七)工程竣工檔案移交

　　工程竣工驗收完成后60日內，部門資料員將完整的.工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員5元。

　　(八)工程檔案的索引

　　工程代號由集團公司統一規定，檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。

　　案卷號如：第1卷1.1.1-1

　　專業號如：基建類1為1.1.1

　　工程代號如zz花園首期為1.1

　　樓盤代號如zz花園代號為1

　　(九)工程檔案的保管

　　工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。

　　(十)工程檔案的統計

　　工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計，及時催促借閱到期文件的歸還。

　　四、工程檔案保管期限

　　保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)

　　1、永久：是指工程檔案需永久保存。

　　2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

　　3、短期：是指工程檔案保存20年以下。

　　同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。

　　五、工程檔案密級

　　密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。

　　工程準備階段文件為機密級，監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

　　六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團公司檔案管理制度執行。

　　本制度由部門經理負責考核部門資料員，工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。

　　七、本制度自發布之日起執行

工程檔案的管理制度8

　　1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應按系統：土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。

　　3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標簽一致。

　　4、外單位交來圖紙由各系統工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統歸檔；圖紙有誤，則聯系交圖單位更正。

　　5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應由工程部經理、主管及技術人員組成鑒定小組研究后決定。

　　6、借閱檔案需經相應系統的`主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續借的要重新登記。

　　7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。

工程檔案的管理制度9

　　一、工程項目文件的收集標準

　　1、工程項目文件的形成和積累項目文件產生于項目建設全過程。其形成、積累和管理項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制.并有相應的檢查、控制及考核措施。

　　2、項目建設各階段文件的收集及其責任

　　（1）、項目準備階段建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件，設計單位負責收集、積累勘查設計文件，并按規定向建設單位提交有關設計基礎資料和設計文件。

　　（2）、項目施工階段項目實行承包的。由承包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交承包單位匯總；

　　由建設單位分別向承包單位收集、積累其承包項目的全部文件；項目監理單位負責收集,積累項目監理性文件。建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確系統情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。

　　（3）、項目試運行階段試運行單位負責收集、積累在生產技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應、管理中形成的有關文件資料.

　　3、收集范圍

　　（1）、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全，規入建設項目檔案.

　　（2）、項目文件歸檔范圍和保管期根據項目要求而定。

　　4、收集時間各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集:引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(完整word版)項目工程質量檔案管理制度

　　印和分發使用.

　　5、項目文件質量要求

　　(1）、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續完備。

　　（2)、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

　　（3)、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。

　　（4）、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。

　　（5)、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

　　二、項目文件的整理與歸檔標準

　　1、項目文件的整理

　　（1)、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定,并按檔案管理的要求，形成文件形式進行整理。

　　(2)、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質、內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理

　　（3)、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業整理.

　　（4）、施工技術文件應按單項工程的專業,階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理.

　　2、項目文件的歸檔組卷

　　（1)、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的'有機聯系；分類科學,組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求.

　　（2)、項目施工文件按單項工程、單位工程或安裝、階段、結構、專業組卷:項目(完整word版)項目工程質量檔案管理制度

　　竣工圖按建筑、建設、、結構等順序組卷；設備文件按專業、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

　　（3）、案卷及卷內文件不重份；

　　同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

　　3、案卷與卷內文件的排列

　　（1）、管理性文件按問題、時間或重要程度排列歸檔。

　　（2)、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列.

　　（3）、設備設施文件，按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列歸檔.

　　（4）、竣工圖按專業、圖號排列歸檔。

　　（5）、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；

　　譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草)稿在后。

　　4、聲像材料整理

　　聲像材料整理時應附文字說明.對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄.

　　5、項目文件的歸檔

　　（1)、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后，將經整理，編目后所形成的項目文件按規定的要求,向建設單位檔案管理機構歸檔。

　　（2）、根據基本建設程序和項目特點,歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。

　　(3）、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物(完整word版)項目工程質量檔案管理制度相符，技術數據可靠、簽字手續完備;文件質量應符合項目文件質量要求的規定。

　　（4）、設計、施工單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規定的要求單獨立卷歸檔。

　　6、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后,應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審,經建設單位確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。

　　7、項目文件的歸檔時間

　　（1）、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將項目所有文件、措施、方案、各種檢驗報告、測試報告等向建設單位歸檔；

　　有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即:在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

　　(2)、購置的設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔，任務結束后一周內向上級檔案室移交（如：生產產家、產品合格證、說明書等相關資料)。

　　（3）、電子文件的歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　　(4）、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔（一周內）.

　　三、下列文件材料應隨時歸檔:

　　1、變更文件、修改、補充措施、方案等的文件材料隨時歸檔；

　　2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

　　3、礦產權變動過程中形成的文件材料;

　　4、其他臨時活動形成的文件材料。

　　項目工程質量檔案管理制度

　　四、項目檔案的整理與移交標準

　　1、項目檔案的整理

　　全部項目檔案的匯總整理應由施工單位負責進行或組織，其內容包括：

　　（1）、根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目的實際情況，設計、制定統一的項目檔案分類編號體系.單項項目直接按單項項目整理；

　　專項按照專項分類；大中型項目按工程或類別分類。

　　（2）、依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號；

　　建設使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的。

　　（3）、對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明.

　　（4）、負責貫徹實行國家及本行業的技術規范及各種技術文件表格

　　2、項目檔案的移交

　　（1）、項目檔案驗收合格后，施工方應按規定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內，向建設使用單位辦理檔案移交。凡是分期或分項的項目，應在每期或每項正是通過驗收后辦理檔案移交。

　　(2)、施工單位與監理單位、建設使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、項目、工程量及工程驗收情況說明等，并有完備的清點、簽字等交接手續。

工程檔案的管理制度10

　　一、物業管理企業檔案管理規定：

　　1．企業各物業項目的檔案資料規定由物業管理企業主管（包括代理主管）負責監督保管，由文員專職文獻存檔、注記工作。

　　2．有關物業管理企業驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務匯報、員工人事資料等檔案規定集中存檔，文獻柜規定上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3．物業管理企業檔案資料必須按企業規定規定存檔，做到圖有袋、文有夾，匯報類文獻編目錄索引，檔案類文獻有存檔文獻清單及編號目錄。

　　4．物業管理企業檔案目錄及存檔文獻清單每季度上報企業立案。

　　5．物業管理企業檔案在歷任主管調職、任職時應向企業或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6．物業管理企業檔案平常需常常使用部分應復印備份，原件寄存在檔案中不得隨意使用。

　　7．因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8．企業將定期巡查上述規定所提及之規定貫徹狀況，對不符規定的保管負責人將作合適處分。

　　9．物業管理企業檔案資料因保管不妥而導致遺失、泄密的，對物業管理企業有重大影響及損害物業管理企業企業利益的，企業將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　二、物業管理企業管理保密規定：

　　1．在工作范圍獲有關的企業、物業管理企業內部資料，業主、顧客單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯絡、購/租合約及金額、尤其條款、物業管理企業及企業內部狀況、業主及顧客個人狀況等均屬工作保密范圍。

　　2．業主、顧客及員工資料統一寄存在辦公室文獻柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業管理企業主管每周審核，其他工作人員未經許可嚴禁查閱。

　　3．物業管理企業物業管理處文獻柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務

　　4．應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯絡、員工個人聯絡、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5．企業制定的各類物業管理企業規章制度及工作指導，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級他人員可借閱（須辦理借閱手續），每次限時一周。實行借閱目的.為指導員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6．公布的各類告知通告，應限定期效，過時收回。

　　7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，積極為企業及業主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向企業匯報。

　　8．員工因執行保密規定不妥，致使企業、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的，企業將按員工守則有關規定從重懲罰，并由當事人個人承擔導致的所有法律責任。

　　三．物業管理企業檔案資料：

　　1、物業管理企業驗收檔案：

　　1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；

　　2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文獻；

　　3）機電設備保養合約；

　　4）公共區域設施設備驗收記錄（管理企業）；

　　5）公共區域設施設備移交記錄（發展商、承包商與管理企業）；

　　6）單元驗收及移交記錄（承包商、業主與管理企業）；

　　2、物業管理企業二次裝修檔案：

　　1）顧客單元二次裝修圖則及審批手續；

　　2）二次裝修期間管理處監督檢查資料；

　　3、業戶資料：

　　1）入伙狀況記錄；

　　2）業主（租戶）狀況登記（包括名稱、單元號、聯絡人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；

　　4、物業管理企業管理文本匯編：

　　1）管理協議、管理公約、顧客手冊等統一裝訂成冊；

　　2）物業管理企業各類管理規章制度及裝修規定等；

　　3）物業管理企業各項管理分包合約；

　　5、物業管理企業設備維修保養類：

　　1）各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施；

　　2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及平常巡檢維修記錄；

　　3）重要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日志、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；

　　4）物業管理處有顧客維修保修單，維修后應有回訪記錄；

　　6、物業管理企業設施設備檢測類：

　　1）變配電間要有供電部門定期電氣測試匯報記錄；

　　2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢匯報；

　　3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門水質檢測匯報，清洗工

工程檔案的管理制度11

　　為了更好的規范工程資料、文件、設計圖紙的保管、發放和使用，根據公司檔案資料及圖紙數量的實際情況，本著為工程服務的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細則。

　　一、收集范圍

　　從項目建議書到項目竣工決算，所有與項目有關的具有保存價值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像文件和資料。

　　二、工程資料、檔案的保管

　　1、認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》及公司的有關制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權益。

　　2.對收集的文件、資料、圖紙等進行整理和分類。及時把目錄編好，裝訂成冊。在保管過程中，嚴格遵守接收、查閱、借閱、歸還檔案的登記制度。

　　3、歸檔的`文件材料要完整、系統、準確。

　　4.文件應分類存放，并在相應的文件盒上貼上標簽。

　　5、做好檔案的“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。

　　6、保存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

　　三、工程資料、檔案借閱

　　1、有關單位查閱檔案，應出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續。

　　2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續。

　　3、檔案一般僅供參考，不允許外借。因工作需要確需借閱的，應經部門經理批準并約定歸還日期，管理員應按期歸還。如需續貸，應重新登記，借款人應妥善保管貸款檔案。

　　4、原件原則上不外借。

　　5、查閱和借閱檔案時，應保證檔案的完好，嚴禁撕毀、涂改、摘抄書頁、污損(包括標記、繪制)等。，檔案。

　　6、允許復印的檔案，應在登記時注明復印的名稱和份數。

　　四、施工圖紙的接收、登記

　　1、施工圖紙從設計院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規定接收設計院分發的施工圖紙，準確核對后，按專業分類、編號，并將目錄輸入微機。 2、工程施工過程出現的變更文件等相關設計文件的內容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發放。

　　五、施工圖紙的發放、借閱。

　　1、招標代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標結束后，3日內送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發放由管理員按中標通知書通知有關單位領取。

　　2、建設單位及其他部門的圖紙接收人為公司負責人。

　　3、圖紙發放由資料室辦理發放手續，接收人核查無誤后進行簽字、領取。

　　4、對于已經收到圖紙的施工單位，不允許從檔案室借閱這部分圖紙。

　　5.需要公司其他部門在資料室借閱的圖紙，由借閱者在資料室登記，并由各自部門領導簽字批準。最長借閱時間不得超過七天。

　　6、檔案室存檔的圖紙原則上不予借出，特殊情況下如需借閱，經公司主管經理批準后，方可借閱。 7、圖紙變更單執行上述規定。

　　六、作廢圖紙的處置

　　對于施工中因變更而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領導審核，主管領導簽發變更通知單。資料室將通知各使用部門將舊圖紙歸還資料室，然后按照收集程序重新使用新圖紙。回收的無效圖紙按相關規定處理。

　　七、工程竣工后，根據建設局檔案室及質檢站有關的要求，由檔案室對圖紙、資料進行整理、移交、備案。

　　八、相關記錄表式

　　1、收文登記表

　　2、發文登記表

　　3、借閱登記表

　　4、廢圖回收登記表

工程檔案的管理制度12

　　1、工程部應由專人負責，從工程設計招標開始到施工，竣工的各種資料收集，整理報批，登記。

　　2、未經部門經理許可，不得將文件和資料借與外單位人員。

　　3、本部門人員借閱應注意愛護使用，并不得向外單位人員借閱。

　　4、凡借閱檔案和使用人員注意保密。

　　5、有關工程文件不經允許不得復印。

　　6、檔案管理人員根據文件保存期限，經部門經理認可可定期銷毀。

工程檔案的管理制度13

　　1、工程技術資料是為建筑施工提供指導和施工質量、管理情況進行記載的技術文件。也是竣工后予存查或移交建設單位作為技術檔案的原始憑證。

　　2、單位工程必須從工程準備開始，建立工程技術檔案，收集有關資料，并貫穿施工全過程，直至竣工驗收。

　　3.工程技術檔案中所列的所有技術文件和資料，必須經各級技術負責人正式審查批準。所有材料和文件必須如實反映情況，記錄要真實、準確、及時、完整、系統、表格化、字跡工整，分類裝訂成冊。嚴禁事后修改、偽造、編造。

　　4、工程技術檔案內容分類。

　　4.1是建筑物合理使用、維修、改建和擴建的參考文件；在工程教學時，將其他交接資料交施工單位保存(稱為交接技術資料)。

　　4.2是為了系統地積累施工經驗的經濟技術資料，并由施工單位保存（稱為施工技術資料）。

　　5、工程技術檔案是永久性保存文件，必須嚴格管理，不得遺失、損壞，人員調動必須辦理移交手續。由施工單位保存的`工程檔案資料，一般工程在交工后統一交項目部資料員保管，重要工程及新工藝、新技術等由技術科資料室保存；并根據工程的性質確定保存期限。

　　6、各種技術資料檢驗評分標準按現行優良工程檢驗記錄執行。數據核對:直營公司每個項目部每季度核對一次數據。

　　7、各種資料由施工技術隊長收集并初步整理，臨交工之前將資料交技術科統一整理，資料一般應一式兩份。

工程檔案的管理制度14

　　一、檔案資料的歸檔分類及范圍

　　1.檔案資料的歸檔分類

　　工程建設檔案主要有公文、工程建設技術資料、經濟合同、工程建設財務、行政管理及圖片等幾類。檔案資料應按國家標準進行統一分類、立卷、歸檔和存放。

　　2.檔案資料的歸檔范圍

　　（1）省、市政府的來往公文；

　　（2）建管處的來往公文；

　　（3）建管公司的來往公文；

　　（4）有關技術問題的審查、咨詢意見；

　　（5）會議文件、記錄等；

　　（6）工程建設期間形成的工程技術材料：

　　①招標文件、投標文件、合同及協議；

　　②設計圖紙、施工組織設計；

　　③工程開工報告、施工方案、施工技術措施、施工計劃、報表等文件；

　　④建筑材料和中間產品的合格證、試驗報告，砼、砂漿等配合比的試驗報告；

　　⑤設計變更及索賠資料；

　　⑥施工測量記錄、地質勘探資料，基礎處理、隱蔽工程施工記錄等材料；

　　⑦工程質量、安全、事故及處理情況報告；

　　⑧施工總結、技術總結、工程竣工圖及竣工驗收報告及質量評定等；

　　⑨工程機械設備、儀器及引進的技術設備圖紙等；

　　（7）工程價款結算等資料。

　　二、工程文件收發及管理規定

　　為加強工程文件收發管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　1.工程文件接收

　　（1）各單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料、來文通知等）由檔案資料員統一接收。

　　（2）工程部個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律移交檔案資料組進行統一歸檔整理。

　　（3）檔案資料組對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

　　（4）檔案資料組對收發工程文件應及時建立工程文件收發登記帳（收文簿、發文簿）

　　（5）登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，及時報審工程部領導審定，并及時處理。

　　（6）對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。

　　（7）檔案資料組對歸檔的工程文件資料實施整編作業，并建立檔案分類登記帳

　　2.工程文件資料發放

　　（1）分發外單位和部門的工程文件資料由檔案資料組統一辦理。

　　（2）呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發放單位和數量。

　　（3）分發的圖紙資料應建立資料分發臺帳，資料分發臺帳應留存備查。

　　（4）為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單或部門，并及時通知檔案資料組；檔案資料組按指定名單發放工程文件資料。

　　3.設計修改通知單、工程聯系單、傳遞及管理規定

　　（1）設計修改通知單、工程聯系單統一由檔案資料組按設計修改通知單、工程聯系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。

　　（2）設計修改通知單、工程聯系單原件一律及時交檔案資料組歸檔保存，工程結束后由檔案資料組向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯系單的復印件供設計院編制竣工圖。

　　三、工程項目各參與方檔案部門職責

　　參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件

　　材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

　　1.建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。

　　2.設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

　　3.施工單位：整理現場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、（竣工圖）、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。

　　4.監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的.形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。

　　四、聲像檔案管理辦法

　　1.建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片（包括反轉片）、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。

　　2.建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。

　　3.照片檔案應符合以下要求：

　　（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；

　　（2）能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；

　　（3）以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；

　　（4）使用數碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工，光學分辨率不得小于400萬有效像素（不允許插值）。

　　4.錄像檔案應符合以下要求：

　　（1）主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩；

　　（2）需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等；

　　（3）報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質的格式）。