建筑工程檔案管理制度
建筑工程檔案管理制度
第一章 總則
1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規范檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統一整理造冊。
2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發、借閱等工作。
第三章 項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。
檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。
第四章 項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成后，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規律;
(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;
(4)認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組;項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。
收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點;
(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;
(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;
(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。
4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。
4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。
4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。
項目檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。
4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批，經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。
4.13 工程項目合同管理
工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據，現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。
工程項目合同一經審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。
工程項目發生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。
第五章 附則
5.1 本制度由項目部負責解釋。
5.2 本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實施。
第一章 總則
1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規范檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統一整理造冊。
2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發、借閱等工作。
第三章 項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。
檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。
第四章 項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成后，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規律;
(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;
(4)認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組;項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。
收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點;
(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;
(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;
(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。
4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。
4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。
4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。
項目檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。
4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批，經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。
4.13 工程項目合同管理
工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據，現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。
工程項目合同一經審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。
工程項目發生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。
第五章 附則
5.1 本制度由項目部負責解釋。
5.2 本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實施。
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