oa系統是如何提升辦公效率

時間：2023-10-26 12:11:38 辦公自動化

oa系統是如何提升辦公效率

　　在工作中，我們為了提高工作效率，需要用到一些辦公系統，那你了解oa系統嗎？那么oa系統是如何提升辦公效率的呢?下面隨小編來了解一下吧!

　　oa系統是如何提升辦公效率

　　1、審批高效創造快節奏辦公環境

　　OA系統提供了從設計、應用、優化到門戶展現全方位的圖形化自定義，通過自定義規范、自定義表單、自定義流程、實現企業流程地圖的設計;通過個性化授權，可以將常用的流程推送的個人門戶，方便調用;通過規范、表單和流程的集成，可以使得員工運用制度和流程時免學習;并且該模塊對企業的流程管理遵循PDCA管理法則，從發起流程到在辦監控、辦結查閱和效率分析進行閉環管理。

　　2、精確推送信息上傳下達

　　OA辦公系統可以幫助組織的領導把組織中的各項任務進行細化分配到每個人，這樣團隊成員可以對自己服務任務的完成情況進行回報和總結，領導就可以很方便的及時了解任務的進展狀況和成員完成任務的具體質量，并且可以對任務或成員給出階段性的建議和意見，指導下一步的工作任務的處理方案和步驟，達到上下級意見的高度統一。

　　3、文件檔案管理提升企業創新能力

　　企業或者組織在發咋個過程中會不斷的創造各種文件、報告、審批、知識、技術文檔、經驗和閱歷等各種文檔，而這些文檔一般都是散落在員工的大腦、移動硬盤、電腦、紙質文檔、檔案等里面，通過oa辦公系統，可以把這些隱形知識顯性化，對知識進行進一步的收集、分類、沉淀、授權、分享、學習和持續創新，為團隊帶來更高的經濟效益。

　　4、知識積累防止人才流失加重知識流失

　　留住人才是組織管理者工作的重中之重，但無論多么優秀的組織，人員流動必不可免，如何在人走之前將其經驗知識最大限度地留在組織同樣是管理者需要考慮的問題。

　　5、節省時間提升辦公效率

　　oa辦公系統將工作流程電子化，只要有網絡，就可隨時隨地的實現辦公，節省了辦公時間。

　　拓展資料：

　　OA系統運行情況報告

　　一、 OA概述

　　在OA剛剛出現的時候，政府和事業單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業。所以人們認為OA并不能解決企業管理層關心和控制企業運營過程中關鍵業務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA 的逐步發展，企業成為OA應用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統的收發文系統或行政辦公系統，OA發生了質的變化。它需要結合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統才有生命力。對于管理層來說，辦公審批(不僅指公文，更多的管理流程和業務流程的審批)以及員工輸入的數據匯總為不同權限的報表就是他們的辦公系統。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業務流程的審批(如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批)，這些資源與信息的協同運作，才能構建適合現代企業運作和應用的協同辦公OA產品。

　　二、系統上線

　　總裁辦在2010年9月份展開了集團OA系統的上線準備工作，完成了包括服務器的安裝配置、網絡機房的選址、人員信息的收集及整理、各功能模塊的應用設定、郵件系統配置及切換、OA系統運行測試等主要工作，集團OA辦公系統在2010年9月底正式上線運行，總裁辦并在系統上線后及時安排了在總部和項目公司的操作培訓，方便集團員工及時熟悉及使用OA系統。

　　集團OA系統上線使用后，總體運行情況穩定，未出現過嚴重的問題或故障。

　　三、 OA系統的使用意義

　　1. 建立集團信息發布平臺：在集團內部建立了一個有效的信息發布和交流的場所，例如：公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在集團內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時了解公司的發展動態；

　　2. 實現工作流程的自動化：工作申請及審批流程的使用，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如各種申請、審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高各單位及部門之間協同工作的效率；

　　3. 實現知識管理的自動化：傳統的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享；

　　4. 輔助辦公：像圖書管理、檔案管理、考勤管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化；

　　5. 協同辦公：就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。隨著集團的業務發展及考慮到新的地區公司的地域分布，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求。通過協同辦公使相關信息能夠獲得有效的整合，提高集團總部領導層整體的反應速度和決策能力。

　　隨著集團信息化的建設與發展，OA（辦公自動化系統）的應用也越來越廣泛，它將從單純的電子文檔審批和信息發布轉變為一套完整的信息化管理系統，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現管理的提升、業務的改善，促進企業制度與文化的發展。

　　四、已上線的OA功能應用

　　1. 工作流程：

　　1.1 上線流程數：共57個，其中公文類1個，人資類34個，行政類11個，運營類1個，信息類4個，系統流程6個；

　　1.2 流程使用情況：上線流程已審批結束的3337筆，正在審批的流程266筆。

　　2. 電子郵件：已全員開通了郵件系統，極大方便了內部和外部的信息數據交流

　　傳遞。之前是租用的公網郵件系統，用戶數及容量均無法滿足集團快速發展的需要，集團自己搭建郵件系統后解決了這些問題，也極大提高了我們郵箱數據的安全性。

　　五、模塊應用開發計劃

　　OA系統本身包含了很多功能模塊，但在實際工作環境中，有些功能無法滿足我們的實際使用需求，這就需要我們在原來的基礎上進行系統數據接口開發及相關功能完善。目前有需求意向的主要是以下幾方面：

　　1. 行政資產管理；

　　2. 檔案查詢系統；

　　3. 即時通訊功能升級；

　　4. 人資及考勤管理；

　　5. 相關數據統計功能；

　　6. 其它系統數據接口開發；

　　六、 OA系統推進問題及改進措施：

　　1. 流程上線數量偏少：流程上線需要總裁辦和各單位、各中心的進一步溝通，更需要相關單位的配合。OA作為管理軟件，最終應用到企業，軟件只是一個工具，關鍵靠人去用，企業應用深度與否取決于各單位及各中心領導的重視程度，以及配套的管理制度保證。

　　2. 流程審批不及時：一部分管理人員尚未養成及時登錄OA系統進行審批工作的習慣，造成有些工作的審批不及時。總裁辦信息部考慮采用流程審批統計功能，分析審批過程，及考慮增加手機短信提醒和開發手機移動辦公（即智能手機審批流程）模塊，進一步提高流程審批的運行效率。

　　3. 模塊功能未充分發掘：集團OA系統上線時間較短，有些功能模塊還沒有充分利用，例如圖書管理、考勤管理等，接下來總裁辦信息管理部將通過培訓等方式進行模塊應用的推進，充分發揮OA系統的整理功能。我們的策略是先把企業目前最迫切，最關鍵，見效最快的需求提煉出來，在此基礎上逐漸加深應用，然后擴展新的需求。

　　OA系統到底有哪些功能

　　OA系統基礎平臺：

　　系統管理、工作臺、門戶、網絡尋呼

　　所包含功能模塊：

　　1、信息交流模塊：電子郵件、內部論壇、調查問卷、內部博客、網絡尋呼

　　2、公文檔案模塊：收文管理、發文管理、請示管理檔案管理

　　3、個人事務模塊：工作日記、工作日程、工作任務、個人計劃、關注點、我的便簽、網絡硬盤、通訊錄

　　4、信息發布模塊：公告欄、信息發布設置

　　5、行政管理模塊：會議管理、車輛管理、資產管理、圖書管理、用品管理、印章管理

　　6、知識管理模塊：知識管理、我的訂閱、我的知識、知識地圖、全文檢索、知識排行

　　7、流程管理模塊：發起流程、流程查詢、流程監控、流程管理、流程分析、表單應用

　　8、人力資源模塊：人事檔案、績效考核、招聘管理合同管理、考勤管理工資管理培訓管理

　　9、項目管理模塊：項目導航、新建項目、項目計劃、項目執行、項目流程、項目交流

　　10、綜合監控、綜合查詢、項目配置、系統配置

　　11、費用管理模塊：費用預算執行、費用預算查詢、費用預算導入和調整、后臺維護、費用預算分析、賬務查詢

　　12、合同管理模塊：模塊關聯設置、業務編號設置、類型參數設置、合同模板設置、合同預警設置、客戶信息維護、供應商信息維護、項目信息維護、商品信息維護、合同起草、合同查詢、合同收發貨、合同發票

　　13、客戶管理模塊：客戶查詢、直銷管理、渠道管理、銷售管理、客戶服務、經理工作、財務工作、產品管理、系統分析、系統設置、個人設置。

　　oa系統的作用與優勢

　　OA辦公系統有哪些優勢

　　基于工作流概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效協同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、處理，為企業管理和決策提供科學依據。企業實現辦公自動化程度也是衡量其實現現代化管理的標準。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率提高，更重要的是可實現群體協同工作。憑借網絡，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

　　OA辦公系統的作用有哪些

　　1、領導辦公與決策，依托OA系統順暢流轉的信息傳遞，企業領導層得以在第一時間批閱各式文件，調閱最新動態數據(業務報表)，監督計劃執行、項目進展，并據此下達決策和指令。

　　2、企業工作流程的管理，企業的工作能力和工作效率與業務進展緊密相關。管理良好的企業需要有其定義完善的關鍵業務流程來促使業務條理清晰地進行。

　　3、目標管理和項目管理，通過OA系統中計劃管理功能模塊，個人、部門逐日、逐周、逐月向上級管理人員、管理部門逐層匯報工作計劃完成情況，并被檢查和考評，工作計劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進行查詢和總結。

　　4、企業電子協作環境，溝通企業領導與員工日常工作的重要環節，但作為大型企業，部門眾多、人員眾多，分支機構異地辦，甚至跨國，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時還存在信息的誤傳。

　　5、促進相關部門信息化，OA系統在信息發布、文檔管理、工作流管理這三個方面有獨特的優勢，利用這些特性可以針對性的開發一些部門的應用軟件，提高這些部門的信息化程度。

　　6、推進企業文化建設，通過OA系統，每一個員工可以對公司有全面的了解。公司最近發生的大事、決策層的戰略思想、員工的意見、公司的規章制度、刊物等等都可以直接通報到每一個員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強公司的凝聚力。

　　7、加速知識型企業的轉型，文件管理把分散在員工手中，或散落在各處的對企業員工工作有幫助的信息資料、方法和理論知識等分類沉淀在系統中。供企業所有員工共享使用，也可設定使用權限。

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