商務英語書信寫作方法

時間：2024-10-14 12:03:24 商務英語

商務英語書信寫作方法

　　商務英語書信作為外貿業務往來的主要交流方式，有著自身的特色，寫作是需要注意。下面是小編分享的商務英語書信寫作方法，一起來看一下吧。

商務英語書信寫作方法

　　1、信頭(Heading)

　　指發信人的姓名(單位名稱)、地址和日期。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名;然后再寫日期。關于標點符號，一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。日期的寫法，如20xx年7月30日，英文為：July 30，20xx(最為普遍);July 30th，20xx;30th July，20xx等。

　　2、信內地址(Inside Address)

　　在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務信函中則不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期，稱為信內地址(Inside address)。信內地址的寫法也有垂直式和縮進式之分，垂直式或稱美國式將各行并列，縮進式或稱英國式將各行依次退縮。此外，在美國還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的Inside Address中，把門牌號和街名都省略掉。

　　3、稱呼(Salutation)

　　是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(英國式)，也可以用冒號(美國式)。

　　(1)寫給親人、親戚和關系密切的朋友時，用Dear或My dear再加上表示親屬關系的稱呼或直稱其名(這里指名字，不是姓氏)。例如：My dear father，Dear Tom等。

　　(2)寫給公務上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear純屬公務上往來的客氣形式。Gentlemen總是以復數形式出現，前不加Dear，是Dear Sir的復數形式。

　　(3)寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。在英文書信中要使用敬語，最普遍的敬語是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英國人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的縮寫)，不過在商業上也在慢慢地改用Mr. Mmes.(Madam的復數形式)，用于二個女士以上。Messrs(Mr的復數形式)用于二個以上的男人，或用于二個以上的男人組成的公司或團體。在英國式英文信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加縮寫句點，相反地趨向于進步自由的美語反而加縮寫句點如Mr., Mrs., Messrs.。

　　4、正文(Body of the Letter)

　　正文的位置在稱呼語下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)正文有縮進式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個字母稍微向右縮進些，通常以五個字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮進式。但美國人寫信各段落往往不用縮進式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務信件大都采用齊頭式的寫法。

　　5、結束語(Complimentary Close)

　　在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開始，第一個詞開頭要大寫，句末用逗號。不同的對象，結束語的寫法也不同。

　　(1)寫業務信函用Truely yours(Yours truely)，Faithfully yours(Yours faithfully)等;

　　(2)對上級、長輩用Yours obediently(Obediently yours)，Yours respectfully(Respectfullyyours)等。

　　書信結尾客套語(complimentary close)有多種，相當于我國書信在結尾時使用的"敬禮"、"致敬"、"順安"等句。最為典型的美國式寫法是Sincere

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