商務英語書信寫作

時間：2024-09-30 21:26:14 商務英語

商務英語書信寫作

　　引導語：商業英語書信是交易中必不可少的，所以重要性毋庸置疑，下面就來看看由應屆畢業生培訓網為大家整理的一些技巧，希望能幫助到大家。

商務英語書信寫作

　　商業信函有其自身的特點。下面是商務書信寫作中的注意事項：

　　1.切忌主客不分或模糊。

　　例子： Deciding to rescind the earlier estimate,our report was updated to include $40,000 for new equipment.應改為 Deciding to rescind our earlier estimate,we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We決定呀，不是report.)

　　2.句子不要零碎。

　　例子： He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 兩個句子應該連在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.

　　3.結構對稱，令人容易理解。

　　例子： The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 應改為： The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.

　　4.單復數不要搞亂，不然會好刺眼，看著不舒服。

　　例如： An authorized person must show that they have security clearance. 應改為 Authorized persons must show that they have security clearance.

　　5.動詞和主語要呼應。

　　想想這兩個句子的分別：

　　1. This is one of the public-relations functions that is under-budgeted.

　　2. This is one of the public-relations functions,which are under-budgeted.

　　6.時態和語氣不要轉換太多。看商務英語已經是苦事，不要浪費人家的精力啊。

　　7.標點要準確。

　　例如： He did not make repairs,however,he continued to monitor the equipment. 應改為： He did not make repairs; however,he continued to monitor the equipment.

　　8.選詞正確。

　　像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

　　9.拼字正確。有電腦拼字檢查功能后，就更加不能偷懶。

　　10.大小寫要注意。除非必要不要整個詞都大寫，除非要罵人。

　　例如： MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。要強調的話，用底線，斜字，粗體就可以了。

　　延伸閱讀：英美書信差異

　　商務英語書信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易時所使用的通信。在美國，常用Business writing，它包括書信、電報、電話、電傳、報告書、明信片等。

　　英語和美語在書信體例方面存在著一定的差異，比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結尾客套語等均有所不同。一般來說，英國書信較為保守，許多英國人喜歡用老式書信體，用詞較為正式刻板，而美國書信語言非常生氣、有活力，格式也較為簡便。因此當我們寫信的對象是英國或其舊殖民地國家時，要使用標準式英語 Queen's English;如果寫信的對象是美國或美國勢力范圍的地區時，就要用美國英語。當然，英國式的語言文化近年來也有變化，但總體來說，兩者間的差異是很明顯的。

　　商業英文書信，一般都要求用打字機或電腦整齊地打印，左邊各行開頭垂直的，稱為垂直式或齊頭式(Block style)，美國常用這種格式;每段的第一個詞縮進去，稱為縮進式或鋸齒式(indented style)，英國常用此格式。垂直式的職務及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國公司，已普遍采用。

　　正式的商業英語書信要在稱呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務及地址，稱為信內地址(Inside address)。信內地址的寫法也有垂直式和縮進式之分，垂直式和稱美國式將各行并列，縮進式或稱英國式將各行依次退縮。不過，筆者注意到，近來英國商業書信信內地址并未依次縮進，似乎與美國式相同。此外，在美國還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的Inside Address中，把門牌號和街名都省略掉。

　　在英文書信中要使用敬語，最普遍的敬語是Mr,Mrs和Miss(用于未婚女性)。英國人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的縮寫)，不過在商業上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的復數形式)，用于二個女士以上。Messrs(Mr的復數形式)用于二個以上的男人，或用于二個以上的男人組成的公司或團體。在英國式英文信里，Mr,Mrs,Messrs，均不加縮寫句點，相反地趨向于進步自由的美語反而加縮寫句點如Mr.,Mrs.,Messrs.。

　　在稱呼方面，商業上最普遍的有Gentlemen(美國式)與Dear Sirs(英國式)二種，相當于中國的"敬啟者"或"謹啟者"。如果信是寫給革個公司單位的，不是寫給某個具體人的，美語用Gentlemen(復數形式)，英語用Dear Sirs。如果對方公司只一人時，必須使用Sir/Dear Sir。稱呼后一般要使用標點符號，英國式采用逗號(comma)，美國式用分號(colon)。

　　書信結尾客套語(complimentary close)有多種，相當于中國書信在結尾時使用的"敬禮"、"致敬"、"順安"等句。最為典型的美國式寫法是Sincerely和Best regards，典型的英國式表達有Yours sincerely(熟人或知道對方姓名)，Best wishes,kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。此外，英國式的客套語還有特別禮貌的格式，但除了特殊情況外，現在不再使用。

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