社區檔案管理制度（通用21篇）
在日常生活和工作中，需要使用制度的場合越來越多，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家整理的社區檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
社區檔案管理制度 1
一、社區要設置一名檔案管理員(可兼任)，負責社區各類檔案的'歸檔整理工作。檔案管理員變動時，必須辦理交接手續，嚴格核實交接的檔案。
二、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時歸檔，因特殊原因漏記的要及時補記。
三、每年3月底要將上一年度應歸檔的檔案材料按歸檔立卷要求整理、分類、裝訂，建立案卷目錄。
四、檔案要分類、有序存放，并按要求保持室內溫濕度，做好防火、防盜、防蟲蛀鼠咬等工作，定期進行清點、核實，保持檔案完好。
五、嚴守檔案保密規定，未經社區負責人批準不得借閱、翻印。
六、社區工作者借閱檔案要履行手續，檔案不得涂改、勾畫、拆散，借閱后檔案要保持完好。
七、不需歸檔文件暫存一年后、保管期滿檔案經鑒定無保存價值的登記造冊，經社區負責人批準后方可到指定造紙廠銷毀，銷毀時兩人負責監銷并簽字，銷毀清冊要永久保存。
社區檔案管理制度 2
一、檔案工作在街辦檔案室直接領導下，由分管的領導具體落實，由兼職檔案人員進行管理。
二、實行文書處理部門立卷歸檔制度。各科室在公務活動中形成的有保存價值的'文件材料，均由承辦科室按文件材料形成規律，系統整理好后向檔案室移交。
三、檔案室負責統一收集、整理、保管街辦各門類和載體的全部檔案。
四、編輯必要的檔案參考資料、編制各種檢索工具，積極開發利用檔案信息來源，辦理檔案借閱，為各部門及來訪群眾做好服務工作。
五、各科室應將文件材料的形成、積累、整理工作納入經辦人員職責范圍及檔案網絡人員崗位責任制。
六、與檔案工作有關的重要工作會議，如基建工程竣工驗收會，以及重要儀器設備的開箱驗收，有關部門均應通知檔案部門參加。對于各部門文件材料收集不齊全的，檔案部門不予驗收、蓋章，領導不簽字，財務不報銷。
七、對外出學習，開會人員獲得的各類文件材料，回社區后應將屬歸檔范圍的文件材料交檔案室。
八、檔案室遵照上級檔案部門的決定，對我社區檔案工作實行統籌安排，組織協調，制定街辦“檔案工作管理辦法”，檔案保管期限表，檔案工作人員職責及檔案的歸檔、保管、保密、借閱管理、鑒定銷毀、獎懲等制度，提高檔案科學管理水平。
社區檔案管理制度 3
一、認真學習《檔案法》和《福建省檔案條例》，熱愛檔案事業，刻苦鉆研業務，忠于職守，做好本職工作。
二、制定并認真執行文件材料歸檔制度，積極配合、督促有關領導和有關人員按時、按質、按量辦理好各職能部門檔案的移交工作。
三、嚴格遵守檔案管理制度，認真做好本社區檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統計等工作。
四、對本社區各種門類、載體的檔案實行安全有效管理，做到類別清楚、目錄齊全、排列有序，便于提供利用。
五、要定期檢查檔案保管狀況，建立保管檢查情況臺帳，并對破損或變質的'檔案及時修補，復制或其它技術處理。
六、根據工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集等參考材料。
七、熟悉庫藏檔案，為本社區各項工作提供優質服務，充分發揮檔案作用。嚴格執行保密、利用制度，辦理好借閱手續和利用效果登記等工作。
八、嚴守黨和國家機密，正確處理利用和保密的關系，使檔案信息得到充分的開發和保證檔案內容的安全，更好地為社區建設工作服務。
社區檔案管理制度 4
檔案收集制度
1、根據《檔案法》的規定,在本社區活動中形成的,記錄和反映本社區工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料(包括圖表、簿冊、聲像材料等)均屬收集歸檔范圍,任何人不得據為己有或拒絕歸檔。
2、歸檔的文件材料應為原件,格式符合國家規定,必須用碳素或藍黑墨水書寫,不得用紅黑水、藍圓珠筆、鉛筆、復寫紙書寫。
3、外出學習、開會、考察等活動中帶回的文件資料,應在差旅費報銷前移交檔案室。
4、移交文件材料應填寫移交清單一式兩份,雙方清點核對后簽字,各存一份備查。
檔案整理制度
1、文書檔案的整理采用《歸檔文件整理規則》或《文書立卷方法》,必須于次年的3月份以前完成。采用《歸檔文件整理規則》應在每份文件上加蓋歸檔章或附上歸檔文件封面,編制歸檔文件目錄。
2、會計檔案由本社區財務人員按要求整理完畢后,于次年2月底前移交檔案室。
3、基建檔案由負責基建項目的'人員在項目竣工、驗收后3個月內整理、編目、造冊,集中統一移交檔案室。
4、設備檔案由設備采購部門或人員在設備到貨后,由檔案人員一起參加開箱驗收,并登記、及時歸檔后再提供利用。
5、錄音、錄像、照片、底片等檔案由具體承辦人員及時編寫說明(時間、內容、地點、人物、攝影者、背景等)后,向檔案室移交歸檔。
檔案保管制度
1、非檔案工作人員,未經許可不得進入檔案庫房。
2、堅持檔案室溫濕度測記工作,高溫、高濕季節積極采取降溫、除濕措施,發現問題及時處理。
3、檔案庫房放置滅鼠、殺蟲藥物,做好檔案防蟲、防鼠、防火、防盜、防光等工作。
4、保持檔案室清潔衛生,確保檔案安全。
檔案利用制度
1、社區檔案室要建立檔案利用登記表(冊),利用檔案必須填寫利用登記表。
2、利用檔案必須在檔案室查閱,特殊情況需借出時,須經社區委會主任批準,嚴格履行借出手續、按時歸還。
3、借閱檔案者不得轉借、遺失、拆散和損毀檔案,不得在檔案原件上圈點、加注、涂改、污損。
4、檔案借閱和保管人員要保守檔案秘密,不得向無關人員談論檔案內容和泄漏檔案秘密。
5、外單位借閱檔案須持單位介紹信,經領導批準,方能借閱。
6、借出歸還的檔案,必須認真清點、檢查,發現問題立即上級部門報告。
檔案人員變更交接制度
1、社區組織檔案人員由社區文書擔任。
2、檔案人員變換,要切實履行交接手續。
3、交接內容包括檔案數量、檔案有關設備、參考資料、登記、統計臺帳等。
4、交接雙方要認真核對檔案的內容,并做好檢查記錄。
5、檔案人員變換,要向縣檔案局備案。
社區檔案分類大綱示意圖
社區級檔案:
1、文書檔案
2、會計檔案
3、科技檔案
4、電子檔案
5、聲像檔案
6、實物檔案
社區檔案管理制度 5
一、檔案人員要認真學習《保密法》，嚴格執行《保密法》和黨和國家有關保密政策和保密制度，每年定期進行檔案安全保密檢查工作，檢查各部門檔案保密制度執行情況及文件資料保管、清理，檔案整理歸檔情況，確保檔案的完整與安全。
二、檔案室必須做好保密工作，對秘密以上的密級檔案要加強管理，控制使用，嚴格執行查閱審批手續，防止泄、失密的'事故發生。
三、凡查閱密級檔案，查閱人員不得私自摘抄和復印、剪裁、撕毀，并做到知密不泄。
四、查閱檔案只限在閱檔室內閱讀，未經許可，不得摘抄、復制、錄檔案內容，確需借出檔案，須報分管領導批準，并按時歸還。
五、任何人不得攜帶檔案文件外出。檔案工作人員要自覺遵守保密制度，不將機密檔案放在檔案室以外的任何地方，不隨身攜帶庫房或檔案箱柜鑰匙。對調出查閱的案卷入庫時，檔案員必須對該案卷進行認真細致檢查。
六、檔案部門及有關人員應嚴格執行保密制度，對于造成泄密的部門和個人，應追究其責任，并就其情節輕重，給予必要的處分。
社區檔案管理制度 6
一、社區各種門類的檔案,由社區村委會指定專人統一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的要及時補記。
四、根據氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的.完好無損。
五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續,嚴格核實交接的檔案。
社區檔案管理制度 7
一、社區各種門類的檔案,由社區村委會指定專人統一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的要及時補記。
四、根據氣候變化,做好檔案資料的.防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續,嚴格核實交接的檔案。
社區檔案管理制度 8
一、檔案庫房的檔案資料，要按門類載體進行科學排列、編號，框架排列要科學有序。
二、庫房內嚴禁明火裝置和使用電爐。禁止存放易燃易爆物品，禁止擺放電腦等電器設備。庫房應配備滅火器，并經常檢查。
三、非檔案室的工作人員不能進入檔案庫房，庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放食品和寄存任何與檔案無關的`雜物，保持庫房內清潔衛生，定期清掃整理，以防蟲、鼠害。
四、維護檔案的安全，庫房做到“八防”，即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防有害生物、防污染，發現檔案災情時應及時處理，并在檔案箱、柜里放置防蟲藥，定期檢查使用情況。
五、每年定期對檔案進行檢查，檢查現存檔案與帳目是否相符，檔案是否損毀，檔案的收進、移出是否準確，并及時做好記錄工作，發現問題及時匯報及時采取措施，解決存在問題。
六、每天應對庫內的溫度、濕度進行登記，對溫度超過14℃-24℃，相對濕度超出45%-60%，要采取措施，使之保持在控制要求范圍。
社區檔案管理制度 9
一、檔案是國家的寶貴財富，未經鑒定，任何人不得隨意銷毀到期的檔案。
二、鑒定工作要在社區居委會主管領導下，由分管領導、檔案工作人員和有關人員組成鑒定小組，根據檔案的'保存價值和本社區居委會“檔案保管期限”進行。
三、定期對庫存檔案進行鑒定，鑒定時，必須嚴格掌握，慎重從事，準確地判斷檔案的存毀。
四、對于短期(15年以下)的檔案，到期后應逐件審查，根據實際情況，直接判定其價值，一時無法確定其價值的應按照“保存從寬，銷毀從嚴”的精神辦理。需要保存的文件取出留存，延長保管期限，對保管期限滿，無需繼續保存價值的按規定手續銷毀。
五、對于無保存價值的檔案，經鑒定小組提出鑒定銷毀意見，將需要銷毀的檔案登記造冊，經分管領導批準后，由二人在指定地點監銷，批準和執行銷毀人員在“銷毀情況”上簽字，以示負責。
六、銷毀檔案時要嚴格執行保密制度，嚴防遺失和泄密。檔案銷毀后，檔案部門應妥善將銷毀清冊加以存檔保管。
社區檔案管理制度 10
一、檔案工作人員要正確處理利用和保密的關系，即要積極提供檔案為本社區各項工作服務，又要堅持保密原則。
二、本社區居委會各職能部門凡是查閱與其工作有關的'檔案，須經檔案員同意后，在檔案借閱登記簿上登記，由檔案工作人員調卷，并在閱檔室內查閱。
三、外單位或個人查閱檔案，查閱人須持所在單位介紹信或個人有效證件，經分管領導同意，再辦理查閱手續。
四、借閱檔案材料應在閱覽室查閱，確因工作需要外借應經主管領導批準，但外借時間不得超過三天，必須辦理借閱手續，并不得轉借他人。
五、借閱機密檔案須經主管領導審批，并限閱檔室查閱，一律不得外借，未經許可不得摘錄。查閱者必須嚴守秘密。
六、借閱者借閱檔案材料要愛護案卷，不得擅自翻印、復制，不得涂改或在檔案材料上做任何標記，抽換、損壞、拆散、涂改、勾畫，要保證檔案材料的整潔，維護檔案的完整與安全。
七、借閱者歸還檔案時，須經檔案工作人員驗查，清點無誤后，方能辦理簽收手續。
八、借閱者查閱完畢檔案后，必須在檔案利用效果登記簿內簡要寫明查閱檔案的利用效果，及時反饋檔案利用情況，包括利用目的、利用內容及取得的效益。
社區檔案管理制度 11
1、嚴格執行檔案管理的各項規章制度，積極宣傳檔案工作的重要意義，讓檔案工作更好地為社區教育服務。
2、檔案管理人員必須認真學習檔案業務知識，不斷提高檔案管理水平。要遵守文檔管理和保密工作的有關規定，以嚴肅認真的.態度，及時、準確地做好學校文件、資料的收集、整理、分類、編目、立卷、歸檔等工作。
3、逐步實現科學管理。檔案要求做到內容齊全、分類清楚：不漏不重、裝訂規范、管理完善，查找方便，不斷提高檔案使用價值。
4、檔案室要經常保持清潔，通風，干燥，定期施放藥物，防止霉變。檔案室內禁止吸煙，確保庫房資料的安全。
5、嚴格檔案借閱手續。內部人員借閱檔案要填寫借閱單；外單位借閱檔案須經主要領導批準；所借檔案應如期歸還。借閱后的案卷要及時清點入庫，發現缺少當即追查，防止散失，若有損毀，及時補救。
社區檔案管理制度 12
為了使科研檔案的管理更加系統、規范和科學，提高科研的管理水平，制定以下制度：
一、科研檔案的建立規范
1、檔案實行一題一檔制度。
2、每個課題必不可少的材料（開題報告、論證書、立項書、批準書、中期成果鑒定、結題報告、驗收鑒定書等）。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。（現象記錄、調查問卷、訪談記錄、教案、教學實錄等）
3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。
4、每卷檔案都要有卷首頁，便于查找。
二、科研檔案內容：
（一）、課題檔案
課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。
1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批準書等。
2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的.原始材料（實驗數據處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等），中期研究成果（階段總結、論文、獲獎證書等），階段檢查記錄等。
3、后期檔案：包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑒定書，成果應用等。
（二）、教學成果檔案：論文、創新、教具制作
（三）、試題：試卷檔案
（四）、綜合檔案
包括：
⑴各級教育行政和科研管理部門印發的有關科研工作的文件、法規、制度；
⑵科研規劃、計劃、科研工作總結；
⑶有關會議材料、領導講話；
⑷科研信息資料；
⑸教師培訓材料；
⑹科研工作檢查記錄；
⑺獲得的各種獎勵材料等。
三、科研檔案歸檔：
1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據工作性質，相關研究人員于期末將本學期資料交科研辦。
2、歸檔工作實行簽字制度。
3、對于個人有關資料，個人需要保留原件，應將復印件交檔案室留存。
4、課題檔案實行結題統一上交（或分階段上交）。
社區檔案管理制度 13
為促進教育科研檔案工作標準化、科學化、制度化，不斷進步學校管理程度，使教育科研檔案更好地為老師效勞，為進步教育質量效勞，特制定本制度。
各級教育科研課題，教科室教研教改資料均要立卷歸檔。課題結題兩個月后將所有材料（立項文件，課題申報表，施行方案，中期檢查情況，實驗報告，結題證書，結題論文，以及調查材料等）立為一卷。
按教育科研或上級所發文件裝訂成冊，標題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。
按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放在防火、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠的地方。
國家級、省市級立項課題保管期限為永久，縣（市）級立項課題和教研教改資料保管期限為長期，由學校檔案室保管。日常的教育科研資料由教科處暫為保管。
因工作需要借閱教育科研檔案，應履行借閱手續，用后及時歸還。查閱時不得損壞或在檔案上涂改、亂畫。假設需復印，要請示指導同意。
社區檔案管理制度 14
一、收集歸檔范圍
本機關在各項工作中構成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時光和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝狀況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本狀況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關修改、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區狀況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的'、需要執行的方針、政策性文件。 (四)下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本狀況匯編、基礎數字匯編。
二、歸檔份數
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時光和方法
(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作構成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學習、參觀構成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求
(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一齊歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，資料、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。
(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料務必經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一齊，按文件的先后構成排列好。
社區檔案管理制度 15
１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案“存毀”的工作。
２、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，務必堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。
３、檔案鑒定，務必按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。
４、檔案鑒定工作，務必有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。
５、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，務必按照規定的'程序，辦好鑒定手續。
６、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員務必嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的帶給利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，務必按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊狀況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時光不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行職責。
社區檔案管理制度 16
一、總則
（一）為了加強師資管理，及時發現人才，培養人才，不斷收集、積累教師業務資料，便于教師教科研水平的考核，充分發揮業務檔案在對教師進行考核、晉升、獎懲方面的作用，特制定本辦法。
（二）教師業務檔案主要收集和記載教師在教學、科研活動中形成的主要成果材料（教學任務完成情況、教學水平、教學效果、科研論文、專著、譯著、教材等以及對這些材料的歷史評價、專家的學術鑒定材料、圖片等）。
（三）對教師業務檔案的認真收集、整理是加強教學、科研管理的重要措施之一，因此，各系（院、部）要高度重視，抓好落實。
二、業務檔案收集
（一）根據我院的`實際情況，各系（院、部）應建立健全業務檔案材料的收集整理制度，材料要全面、完整、準確，各系（院、部）的業務檔案由教務員或指定有關人員負責管理。
（二）通過各種渠道收集教師在任課、進修、觀摩教學、改革教學方法、教學研究成果、學術活動、外語狀況、學術水平鑒定及出席有關會議重要記錄等材料。
（三）對歸檔材料要驗證真偽和完整與否，要求用鋼筆或簽字筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆、紅色筆填寫。
三、業務檔案材料的管理
（一）對材料收集整理是檔案管理的基礎工作，是征集材料向檔案轉化的重要步驟。業務檔案材料的范圍主要有：
1．教學活動：包括任課、進修、觀摩、改革教學方法、更新教材、改進實驗方法、設備、措施等。
2．學術活動：包括參加學術會議，應邀講學，國內講學或學術交流，學術任職等。
3．科研活動：包括科研論文、著作、科研成果的登記；項目的立項運作及完成情況。
4．外語狀況：包括譯著、譯文、文摘及業余外語進修班結業水平登記。
5．業務上的工作獎勵、鑒定、評語等據實記載。
（二）對檔案材料的整理工作要求及時準確，利于考核、考查材料的準確程度及學術價值。
（三）業務檔案的使用，要確定閱檔人員范圍，建立業務檔案傳閱制度。
四、業務檔案管理體制
（一）由教務處主管，每學期初由各系（院、部）及教務處整理上學期的檔案材料，及時歸檔。
（二）教務處要經常檢查各系（院、部）業務檔案的形成、整理、歸檔及使用等工作情況，以便發現并解決問題。
社區檔案管理制度 17
一、集中統一管理本機關的全部檔案，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據為已有。
二、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設備。
三、定期對室藏檔案保管狀況進展全面檢查，并作好記錄，發現問題及時向分管指導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的'平安。
四、認真做好檔案的登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。 五、定期對檔案進展鑒定，準確地斷定檔案的存毀，銷毀失去價值的檔案，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經機關負責人批準后，由二人在指定的地點監銷，制止擅自銷毀檔案。
六、檔案人員調開工作時，必須在辦完檔案移交手續后，方可分開崗位。
七、因保管不善，造成檔案毀壞和喪失的，按《檔案法》的有關規定，追究責任。
社區檔案管理制度 18
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。
二、查閱重要的'或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
四、帶給利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律職責。
七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案資料。
社區檔案管理制度 19
第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。
第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。
第三條歸檔文件應為原件。
第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的.完整性。文件材料不完整、不系統的不能通過鑒定、驗收。
第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續
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管理目的:
確保園區原始資料的完整政策:設備及資料的建檔工作，是小區搞好工程管理的一項十分重要的工作。
程序:
(1)建檔是匯集和積累設備運行狀態的最基本工作。
(2)檔案是提供分析研究設備在使用期的改進措施的資料來源。
(3)研究分析資料可探索管理和檢修的規律，增加對設備的認識和了解，提高維修和管理水平。
(4)檔案是反饋設備制造質量和管理質量信息的重要依據。
(5)設備檔案，應填寫設備名稱、編號、型號、安裝地點、制造廠，供應商、聯系電話、地址、設備的主要數據，其他數據、備件存放地點、維護保養要點，檢修時間及內容、事故分析等項。
認真詳細做好工作，將對今后的.故障維修、制定設備的預防性維修計劃及制定巡回檢查帶來許多方便。
(6)為使檔案成為活的資料，要不斷豐富檔案的內容，使之成為小區的重要財富，檔案管理作業程序可依如下10個步驟:
①點數、
②登記、
③整理、
④分類、
⑤立案、
⑥編目、
⑦典藏、
⑧防護、
⑨應用、
⑩定期清理。
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1、認真貫徹執行xx市城建檔案歸檔制度,建立工程施工技術檔案。
2、配備專職工程檔案資料員,負責工程施工檔案資料的編制、填寫、收集、整理、裝訂與保管和竣工資料的復印裝訂與移交工作。
3、工程施工檔案資料,隨工程進度同步收集與整理,并做到及時齊全與完善,按類別裝訂存放保管。
4、原始資料的記錄做到準確齊全,任何人不得隨意涂改工程檔案資料和弄虛作假。
5、所有投入使用的`材料或半成品、成品的構件均必須有檢驗合格證明,并存入工程檔案備查。
6、所有資料的交接、借出均辦理手續和進行登記簽證。
7、竣工圖嚴格按檔案館有關規定繪制。
8、工程檔案資料在保管過程中將做好防潮和防腐工作,以免紙張變色和發霉。
9、在工程施工過程中,對重點部位、難點工藝,要用攝像機和照相機拍攝施工過程,留下攝影資料。
10、所有技術資料采用符合規定的統一格式填寫,會簽蓋章及時齊全。
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