學(xué)生會(huì)檔案管理制度

時(shí)間：2022-11-18 13:43:36 制度

學(xué)生會(huì)檔案管理制度

　　在充滿活力，日益開放的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度具有合理性和合法性分配功能。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家收集的學(xué)生會(huì)檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

學(xué)生會(huì)檔案管理制度

學(xué)生會(huì)檔案管理制度1

　　檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

　　一、日常檔案工作辦法

　　1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

　　2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

　　3，校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案，工作檔案，財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

　　4、各部門策劃籌備的.各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

　　5、檔案形式要求：對于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。

　　6、檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。

　　7、檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

　　二、檔案內(nèi)容要求：

　　（一）人事檔案包括個(gè)人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。

　　1、個(gè)人履歷簡介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

　　2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評定獎(jiǎng)學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

　　3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

　　（二）工作檔案包括校學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

　　1、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。

　　2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

　　（三）財(cái)務(wù)檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財(cái)務(wù)制度。

　　（四）活動(dòng)檔案

　　1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果；活動(dòng)新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。

　　2、活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

　　三、檔案查閱辦法

　　1，查閱要求：

　　1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

　　2)各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時(shí)歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評。

　　3)查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。

　　4)認(rèn)真填寫索檔單，并由部長以上簽名。

　　5)各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

　　6)檔案閱畢后請及時(shí)歸還，過期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

　　2、借閱手續(xù)：

　　（1）借閱檔案必須有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

　　（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

　　（3）借閱時(shí)間不得超過一周（主席團(tuán)同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。

　　（4）復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

　　8、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的，需向團(tuán)委提出書面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，

　　秘書處的對外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

　　9、外借檔案不得為檔案原件。

學(xué)生會(huì)檔案管理制度2

　　檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性,有序性的有力保障,為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化,特制定此項(xiàng)制度,以提高工作效率和工作質(zhì)量。

　　一、日常檔案工作辦法

　　1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料,是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

　　2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理,秘書處監(jiān)督管理,每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理,將有關(guān)資料歸檔備案。

　　3,校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案,工作檔案,財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

　　4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查找。

　　5、檔案形式要求:對于各部文檔案,應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質(zhì),向辦公室索取檔案帶,待總結(jié)完后一并上繳。

　　6、檔案上繳日期:在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。

　　7、檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

　　二、檔案內(nèi)容要求:

　　(一)人事檔案包括個(gè)人履歷簡介、年度工作鑒定,以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。

　　1、個(gè)人履歷簡介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案,由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

　　2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評定,一式三份,每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院,作為評定獎(jiǎng)學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

　　3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對其總體工作的鑒定,由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

　　(二)工作檔案包括校學(xué)生會(huì)工作目錄,各部門工作檔案,上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案,由辦公室整理保管。

　　1、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記,按日期順序記錄,并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。

　　2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載,由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

　　(三)財(cái)務(wù)檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等,由主席團(tuán)負(fù)責(zé),定期檢查,詳見財(cái)務(wù)制度。

　　(四)活動(dòng)檔案

　　1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書;活動(dòng)籌備情況;活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果;活動(dòng)新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

　　2、活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié),并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

　　三、檔案查閱辦法

　　1、查閱要求:

　　(1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件,但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

　　(2)各部門借閱文件后,應(yīng)保持文件的完整、清潔,不得在文件上亂涂亂寫,并且應(yīng)該及時(shí)歸還,若有遺失應(yīng)做出書面檢討,主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評。

　　(3)查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱及檔案號(hào)。

　　(4)認(rèn)真填寫索檔單,并由部長以上簽名。

　　(5)各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù),并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

　　6)檔案閱畢后請及時(shí)歸還,過期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

　　2、借閱手續(xù):

　　(1)借閱檔案必須有證明,由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱,沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊登記,登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的'內(nèi)容和時(shí)間等。

　　(2)借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)(包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人),做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

　　(3)借閱時(shí)間不得超過一周(主席團(tuán)同意除外),延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。

　　(4)復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

　　8、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的,需向團(tuán)委提出書面申請,并經(jīng)主席簽字同意后方可,

　　秘書處的對外借檔案應(yīng)做好外借登記(包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員),外借期限為一周。

　　9、外借檔案不得為檔案原件。

學(xué)生會(huì)檔案管理制度3

　　學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)在工作和各種活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文件資料,它起著憑證、依據(jù)和史料的作用,并為團(tuán)委指導(dǎo)幫助學(xué)生會(huì)開展工作提供豐富材料。

　　一、工作部門

　　1、學(xué)生會(huì)檔案管理工作由院學(xué)生會(huì)辦公室檔案組成員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理;

　　2、各部門應(yīng)設(shè)管理本部門檔案的副部長,負(fù)責(zé)日常檔案的收集、整理以及保管工作;

　　3、各部門負(fù)責(zé)檔案的副部長應(yīng)與辦公室加強(qiáng)聯(lián)系,溝通思想,交流經(jīng)驗(yàn),以便于檔案管理制度的順利推行。

　　二、學(xué)生會(huì)檔案的分類及內(nèi)容

　　1、學(xué)生會(huì)檔案分類為:各類文件類(上級文件、申報(bào)表、申請表)、會(huì)議記錄類、人事檔案類(包括各部門及其干部檔案類獎(jiǎng)懲記錄類)、工作計(jì)劃類活動(dòng)內(nèi)容及工作總結(jié)類及其他共六類。

　　有關(guān)檔案都將據(jù)此分類:

　　(1)文件類:

　　文件(包括上級文件、申請表、申報(bào)表)一律按a4紙一份歸類存檔;

　　(2)會(huì)議記錄類:

　　各個(gè)部門根據(jù)各自部門會(huì)議情況包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議簽到情況于學(xué)期末把本學(xué)期部門會(huì)議;

　　(3)人事檔案類:

　　學(xué)生會(huì)人事檔案包括院學(xué)生會(huì)人事任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況。主要由辦公室配合收集資料的完善;

　　(4)工作計(jì)劃類:

　　學(xué)生會(huì)各部門每學(xué)期工作開始(開學(xué)第一、二周)都應(yīng)向?qū)W生會(huì)主席團(tuán)呈交一份詳細(xì)的工作計(jì)劃,做出本部門在未來一學(xué)期內(nèi)的各項(xiàng)工作設(shè)想。此工作計(jì)劃保留存檔,以利于期末部門考核時(shí)起參照作用;

　　(5)活動(dòng)內(nèi)容類:

　　學(xué)生會(huì)各部門組織活動(dòng)應(yīng)當(dāng)制定活動(dòng)計(jì)劃書(策劃書),并于活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)做出活動(dòng)總結(jié),并把工作總結(jié)于活動(dòng)結(jié)束后3天內(nèi)交于辦公室,此工作計(jì)劃保留存檔,以利于期末部門考核時(shí)起參照作用;凡學(xué)生會(huì)集體獲得的獎(jiǎng)品、紀(jì)念品作為工作成績的體現(xiàn),必須交給辦公室妥善處理,任何人不得私自占有。

　　(6)工作內(nèi)容類:

　　各部門于學(xué)期末要上交一份各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄。部長和副部長級以上的干部則須遞交一份詳細(xì)的職務(wù)報(bào)告,報(bào)告應(yīng)介紹任職期間的`工作內(nèi)容及工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并存入檔案;

　　2、學(xué)生會(huì)成員檔案管理:

　　學(xué)生會(huì)辦公室檔案組成員把各屆學(xué)生會(huì)成員的檔案設(shè)宗,主要含以下材料:

　　(1)學(xué)生會(huì)干部個(gè)人檔案;

　　(2)學(xué)生會(huì)干部各學(xué)期的工作總結(jié)以及工作成績評定;

　　(3)與學(xué)生會(huì)干部本人有關(guān)的各類文字材料;

　　(4)各類材料均一式兩份。

　　三、檔案管理原則

　　1、當(dāng)有辦公室檔案管理員在場時(shí),直接由管理員負(fù)責(zé)歸檔;

　　2、管理員不在時(shí),應(yīng)及時(shí)通知管理員,由管理員整理歸檔;

　　3、管理員歸檔時(shí),應(yīng)詳細(xì)填寫檔案管理紀(jì)錄;

　　4、未經(jīng)過主席或者辦公室主任同意,任何人不得以私人借口借閱檔案;

　　5、調(diào)檔時(shí),必須持有主席的簽字證明;

　　6、調(diào)檔時(shí),必須有檔案管理人員在場做詳細(xì)記錄,并填寫檔案借閱表;

　　7、檔案一旦遺失,管理人員應(yīng)立即上報(bào)有關(guān)部門并及時(shí)補(bǔ)檔;

　　8、檔案管理員不得私自翻看檔案;

　　9、未經(jīng)有關(guān)部門同意,任何人不得擅自改動(dòng)檔案,否則一經(jīng)查實(shí),報(bào)主席團(tuán)嚴(yán)肅處理;

　　10、檔案管理人員必須定期整理核查檔案。

　　四、檔案內(nèi)容要求:

　　1、活動(dòng)策劃書、活動(dòng)籌備情況、活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果、活動(dòng)結(jié)束后整理得經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn);

　　2、活動(dòng)新聞稿。(對于比賽類活動(dòng),必注明各輪次的戰(zhàn)況及獲勝方)

　　五、檔案查閱辦法:

　　為了加強(qiáng)檔案管理工作,辦公室應(yīng)完整、科學(xué)地保管好學(xué)生會(huì)的檔案材料,以備查詢、參考、交流,特制訂本細(xì)則。

　　1、查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱詳細(xì)資料;

　　2、認(rèn)真填寫檔案借閱登記表,并由審批人(部長)同意;

　　3、各部門在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù),并確認(rèn)歸還日期;

　　4、檔案查閱完畢后請及時(shí)歸還,過期不還且未講明原因的講上報(bào)主席團(tuán)并做嚴(yán)肅處理;

　　5、本細(xì)則適用于學(xué)生會(huì)在各項(xiàng)工作中直接形成的,對今后工作具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖樣、圖表、獎(jiǎng)證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。

　　六、檔案的要求:

　　為加強(qiáng)學(xué)生會(huì)工作檔案管理制度的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性,使學(xué)生會(huì)工作形成一定的歷史資料,特建立本制度。檔案制度總則在于規(guī)范學(xué)生會(huì)各類文件資料的管理,利于查詢借閱及其他相關(guān)工作的有效開展。

　　1、學(xué)生會(huì)辦公室每年換任之前整理本學(xué)年檔案資料分類入庫,每屆學(xué)生會(huì)換屆之前應(yīng)整理轉(zhuǎn)交本屆學(xué)生會(huì)檔案;

　　2、學(xué)期初,由辦公室負(fù)責(zé)收集整理學(xué)生會(huì)各部門部員最新名單及聯(lián)系方式;學(xué)期末,干部評定等一切評定資料及其結(jié)果應(yīng)及時(shí)上交辦公室并存檔;

　　3、遇有學(xué)生會(huì)干部工作調(diào)動(dòng)或辭職離任時(shí),要及時(shí)報(bào)于辦公室備案;

　　4、對符合規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向檔案組或者檔案工作人員移交,集中管理,任何人不得據(jù)為己有;

　　5、院學(xué)生會(huì)的其它文件及文字資料是否列入院學(xué)生會(huì)檔案,由院學(xué)生會(huì)辦公室決定;

　　6、屬于學(xué)生會(huì)所有的檔案,由委員會(huì)決定公布:未經(jīng)上述機(jī)構(gòu)同意,任何組織和個(gè)人無權(quán)公布。辦公室有權(quán)查詢并作相應(yīng)處理。

　　七、檔案資料范圍:

　　本制度所稱“檔案”包括以下內(nèi)容:

　　1、各級文件;學(xué)生會(huì)成員名單及主要學(xué)生干部檔案;學(xué)生會(huì)各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)活動(dòng)照片,dv記錄等;學(xué)生會(huì)財(cái)務(wù)記錄、值班記錄和會(huì)議記錄;歷屆學(xué)生會(huì)的考核表;學(xué)生會(huì)的工作簡報(bào)及上報(bào)的其它資料;以及各系學(xué)生會(huì)、各班委通訊錄;以及委員認(rèn)為要保存的其它資料;

　　2、檔案要做到格式規(guī)范、內(nèi)容完備、條理清楚,手寫的應(yīng)用碳素墨水工整書寫。a4紙文檔是指文書、檔案等原始的或電子的資料。

　　八、本制度要求全體學(xué)生會(huì)全體干部認(rèn)真遵守執(zhí)行。

　　九、本制度由院學(xué)生會(huì)辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

　　十、本制度最終解釋權(quán)歸德化陶瓷職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生委員會(huì)。

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