公司文件檔案管理制度

時(shí)間：2022-09-02 08:35:02 制度

公司文件檔案管理制度

　　在當(dāng)今社會(huì)生活中，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？下面是小編為大家收集的公司文件檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。

公司文件檔案管理制度

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。

　　2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等

　　3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件

　　4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

　　5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類(lèi)文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。

　　2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類(lèi)保存。

　　3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。

　　2、借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

　　四、檔案銷(xiāo)毀

　　經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

　　2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。

　　3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

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