工作檔案管理制度

時間：2022-07-23 08:31:54 制度

工作檔案管理制度（通用6篇）

　　在日常生活和工作中，制度的使用頻率逐漸增多，制度是指在特定社會范圍內統一的、調節人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，下面是小編收集整理的工作檔案管理制度（通用6篇），歡迎閱讀與收藏。

工作檔案管理制度（通用6篇）

　　工作檔案管理制度1

　　為了建立健全公司的檔案工作，加強對公司檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本公司實際情況，特制定本辦法。

　　一．公司的檔案范圍

　　1．企業行政文書檔案。包括法規性文件；各種合同及協議書；會議文件；工作計劃、規劃和工作總結；有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。

　　2．企業管理檔案。包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3．企業技術檔案。包括技術研究檔案、產品檔案等。

　　4．企業會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5．企業業務檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據等。

　　6．企業聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　二、公司檔案管理體制

　　1．公司檔案管理機構：行政部統一管理公司各類檔案（會計檔案除外）。

　　2．公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　三、立卷歸檔制度

　　1．檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦理完畢的.文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2．歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價值的文件材料。包括包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3．歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　3．1．按年形成的文件，第二年上半年歸檔。

　　3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

　　3．3．凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　3．4．工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內歸檔。

　　4．歸檔要求

　　4．1．材料完整齊全。

　　4．2．系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　4．3．立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　4．4．在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　4．5．由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續，雙方在移交清冊簽字。

　　5．部門歸檔要求

　　5．1．編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　5．2．文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　5．3．一個客戶一個立卷，一個檔案盒。

　　5．4．貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的發票流水號放在文件袋里。

　　5．5．定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。

　　6．檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分流排列編日，作進一步的整理和局部調整等。

　　7．記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。

　　四、檔案管理工作

　　1．檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位；分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。

　　2．檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3．檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4．檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀；銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　五、檔案利用工作

　　1．凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2．檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。

　　3．檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4．依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。

　　工作檔案管理制度2

　　一、檔案收集制度

　　1、接收檔案時要堅持嚴格按照有關規定的標準執行,保證安全檔案的質量,使安全檔案符合檔案管理標準化、規范化和現代化的需要。

　　2、要定期接收現行機關的檔案和有關資料。

　　3、要做好檔案的收集工作。

　　4、案卷要符合質量標準,規定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。

　　二、檔案保管制度

　　1、檔案保管必須設置適應需要的檔案庫房、專用櫥具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光措施。對發生褪變和破損的檔案要采取補救措施,確保檔案的完整與安全。

　　2、櫥具排列要自左至右,并便于管理和通風,是五節櫥的要自上而下地編制櫥具順序號。

　　3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進行,排列要整齊、美觀。

　　4、庫房內經常保持清潔,禁止亂放雜物,庫房內外要設溫濕度計,每天上、下午定時測試、記錄。

　　5、每半年對檔案保管狀況進行一次全面檢查,做好檢查記錄,發現問題及時解決。

　　6、嚴格檔案的出入手續,做好日常登記,統計工作,按規定搞好年報。

　　7、為確保檔案的安全,庫房管理人員要提高警惕,并配合有關保衛人員做好夜間值班工作;平時非工作人員未經許可,一律禁止入內。

　　8、檔案工作人員調動工作時,必須將所保存的檔案數量、狀況詳細交待清楚,辦好交接手續后,方可離職。

　　三、檔案保密制度

　　1、檔案人員要嚴格遵守《中華人民共和國保密法》,切實保證檔案的完整與安全。

　　2、檔案資料要嚴加管理,經常清點,不丟失,不泄密。

　　3、不準隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話不得涉及機密檔案內容;不準把機密檔案資料外借或帶出。

　　4、私人不準在辦公室或存檔案、資料的地方會客。

　　5、工作中形成的帶有字跡的.廢紙要集中存放,統一銷毀,以免泄密。

　　四、檔案統計制度

　　1、檔案資料的收進和移出隨時進行登記。

　　2、全宗和案卷數量要每年年底匯總、核對一次。

　　3、及時準確地掌握并記錄檔案資料的情況。

　　五、檔案利用制度

　　1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機密檔案資料,要說明查閱目的,經領導批準后方可查閱,借閱的要填寫《檔案利用登記薄》,并且只限批準的內容,不得隨意擴大閱讀范圍。摘抄、復制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷毀。

　　2、利用者在查閱要愛護檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁。

　　3、利用者必須在閱覽內查閱檔案資料,非經批準不得帶出室外。

　　4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴格進行清點、核對、辦理退還手續。

　　8、檔案資料利用后,查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》。

　　工作檔案管理制度3

　　1、外單位借閱檔案資料需持介紹信,經主管經理批準后,方能查閱.

　　2、凡公司系統的工作人員,因工作需要借閱檔案的,由借閱人向檔案員辦理借閱手續,填寫借閱登記卡,返回檔案時,由檔案管理人員認真檢查并及時銷帳.

　　3、借閱檔案資料要妥善保管,不得勾劃、涂改、圈點、裁剪、損壞,否則取消借閱權.對于將檔案丟失者要追究責任.

　　4、借閱各項檔案人員必須遵守保密制度,不得轉讓他人使用.

　　5、公司各單位工程技術人員在工作發生變動時,必須由本人向檔案室交回借用的全部資料,否則,主管調動部門不予開調令.

　　6、工作調出,必須將檔案、科技書、資料全部交加,外出參加科技性會議帶回的資料,一律交檔案室存放.

　　7、經批準查閱的絕密檔案,只能在檔案室閱文,不得帶出室外查閱、翻印和轉借.

　　8、在查閱檔案中不得折卷,不得損壞、涂改, 因工作需要必須摘抄的,必須抄在保密工作手冊上.

　　9、查閱檔案的部門,要及時將利用效果登記冊內.

　　10、上級部門審查檔案資料時，需派車由有關人員和專職檔案管理員妥善保管共同到指定部門進行審檢，待審查結束后，把檔案資料安全歸位。

　　11、檔案資料按統一分類大綱進行分類、編目、劃定保管期限限、密級。

　　12、維護國家機密，卷面、封面要注意密級。密級定為三種：（1）絕密（2）機密（3）秘密

　　13、加強檔案的安全管理，檔案必須存放在專用的`保險柜內嚴密保管，檔案室門窗要堅固，做到安全可靠。

　　14、保護檔案庫的清潔，經常檢查，發現問題要及時請示處理。

　　15、保持好庫的溫濕度，經常檢查調整，按規定填寫溫濕度記錄。

　　16、案庫房是檔案保管要害部位，非本室人員一律不得進入。有查閱檔案資料的同志請等候調卷，在閱覽室查閱。

　　17、借閱制度，搞好借閱、查閱、入庫、發放登記工作。

　　工作檔案管理制度4

　　為加強干部檔案業務建設，提高干部檔案工作水平，根據中共中央組織部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》的有關規定，結合我省干部檔案工作情況，特制訂本細則。

　　一、干部檔案管理體制、機構和職責

　　（一）干部檔案管理體制：

　　干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。省直單位，對直屬單位的干部檔案，實行廳局集中管理。地市直單位，管理干部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理。縣（市、區）以下機關單位的子部檔案，實行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對集中管理。企事業單位的干部檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理；不具備保管條件或干部檔案很少的`單位，其干部檔案由上一級單位管理干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人、專庫管理，業務工作要接受本單位組織部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。

　　（二）干部檔案工作機構：

　　地、市、縣（市、區）委組織部和省直單位要建立干部檔案工作機構，負責對本地區、本部門、本系統的干部檔案工作進行指導、監督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職干部，地、市委組織部要配備業務指導人員，縣（市、區）委組織部和省直有業務指導任務的單位，也要配備相應的業務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理干部檔案的單位和企事業管理干部檔案的單位，根據上述原則要配備專職人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。

　　（三）干部檔案管理部門的職責

　　1、保管干部檔案，為國家積累檔案史料；

　　2、收集、鑒別和整理干部檔案材料；

　　3、辦理干部檔案的查閱、借閱、轉遞和統計；

　　4、登記干部職務、工資的變動情況；

　　5、為有關部門提供干部的情況；

　　6、做好干部檔案的安全、保密保護工作；

　　7、調查研究干部檔案工作情況，制定規章制度，搞好干部檔案的業務建設和業務指導；

　　8、推廣、應用干部檔案現代化管理技術；

　　9、定期向檔案館（室）移交死亡干部的檔案；

　　10、辦理其他的關事項。

　　二、干部檔案管理范圍

　　(一)在職干部檔案的管理：

　　1、在職干部檔案的管理，按照管理體制集中或相對集中管理；

　　2、縣級以上協管干部的單位，可管理協管干部檔案的副本；

　　3、軍隊干部兼任地方職務的，其檔案正本由軍隊保管。地方干部兼任軍隊職務的，其檔案正本由地方保管；

　　4、干部檔案管理人員及其在本管理范圍的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管；

　　5、不管理干部檔案的干部所在單位組織人事部門，根據工作需要可復制干部職務變動登記表、工資變動情況登記表。此表不隨干部調動而轉遞，干部調出后，原單位可自行銷毀。

　　(二)退(離)休干部檔案的管理：

　　干部退(離)休以后，其檔案仍由原檔案管理部門保管。

　　(三)死亡干部檔案的管理：

　　1、省委管理的干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，移交省檔案館保存；

　　2、其他干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，省直單位的，移交省檔案館保存；地市以下單位的，移交同級檔案館保存。

　　工作檔案管理制度5

　　第一條為了加強公司檔案工作的管理，使其達到規范化、標準化、系統化的要求，充分發揮檔案在維護企業合法權益及公司各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和北京市《檔案法實施辦法》等法律規章，制定本制度。

　　第二條公司檔案是公司自成立以來在各項活動中形成的有保存價值的以各種載體形式真實記錄的總和。其構成是：以基建（工程技術）檔案為主體，包括文書、工程、市場、會計、經營、法律、設備、聲像、實物等門類的檔案。

　　第三條對公司各個門類、各種載體的檔案必須堅持集中統一管理的原則，以確保檔案的真實、完整和安全，利于檔案信息的開發利用。

　　第四條公司檔案工作由集團辦公室主管。檔案室設專職檔案員一人，負責公司檔案工作的日常管理。公司各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門各類文件材料的收集立卷歸檔工作。

　　第五條公司檔案室在集團辦公室的指導下獨立開展檔案工作。宣傳、貫徹檔案工作的`法律、法規和方針政策，建立健全公司檔案工作各項規章制度，維護和保持公司檔案的完整與安全，主動快捷地提供檔案利用服務，使檔案在公司各項工作中發揮應有的作用。

　　第六條檔案室負責對集團公司各部門和各分公司文件材料的立卷和歸檔工作進行監督、指導和檢查。

　　第七條檔案工作人員要努力學習檔案業務知識，恪守職業道德、不斷提高業務素質和管理水平，認真做好檔案管理工作。

　　第八條借閱檔案，一般以借閱本部門工作形成的檔案為主。借閱非本部門的檔案，須經該部門領導或公司主管檔案領導批準。

　　第九條查閱檔案原件一般限在檔案室內。如需借出則借閱期限一般不超過三天。到期不能歸還者要及時說明原因，經允許后方可延期歸還。

　　第十條如需提供檔案復印（制）件，必須由申請部門經理簽字后，并由辦公室負責人簽字后方可辦理。重要檔案的復印（制）需經相關部門領導或公司主管檔案領導批準。

　　第十一條借閱人員必須負責維護檔案的完整、安全與清潔，不得將檔案材料擅自轉借、復制、拆散、污損、涂改和加注標記。借閱檔案要確保不遺失，不擅自帶出本公司。

　　第十二條借閱時，檔案人員應填寫《借閱檔案登記簿》，并對歸還的案卷嚴格檢查和清點，然后注銷借閱。

　　第十三條外單位查閱檔案時，須持單位介紹信，并由集團公司辦公室或相關部門領導批準。各類（載體）檔案不辦理對外借閱。

　　第十四條對借閱中違反本規定，造成檔案遺失、損壞、泄密的，檔案管理人員應及時向主管領導報告，并追查責任，按集團公司《管理人員違規處理辦法》進行處罰，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　（一）毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案；

　　（二）擅自向外界提供、抄摘企業檔案；

　　（三）涂改、偽造檔案；

　　（四）未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；

　　（五）未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。

　　第十五條認真貫徹《檔案法》，嚴格執行黨和國家的保密政策、制度，維護國家和企業的機密，確保檔案信息的絕對安全。

　　第十六條檔案管理人員應忠于職守，嚴格遵守保密制度，保持高度的保密意識和良好職業道德。不允許擅自提供、抄錄、公布檔案內容。

　　工作檔案管理制度6

　　1目的

　　為了加強檔案的管理工作，確保現有檔案齊全、完整、準確、安全，更好地為各項工作服務，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，根據《檔案法》有關檔案工作條例及公司經營管理工作需要，制訂本制度。

　　2適用范圍

　　適用于公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等工作管理。客戶及供方檔案管理不適用本制度。

　　3管理職責

　　3.1綜合管理部負責公司檔案管理工作。

　　3.1.1制定公司檔案工作制度；

　　3.1.2對公司各部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督；

　　3.1.3做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

　　3.1.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作；

　　3.1.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

　　3.2各部門、子公司負責職責范圍內的檔案管理工作。

　　3.2.1人力資源負責公司勞資人力資源資料檔案的收集歸檔、保管。

　　3.2.2財務審計部負責公司財務會計賬簿及各類憑證的收集歸檔、保管。

　　3.3項目公司負責本公司檔案管理工作；項目公司因故解散，解散前負責將公司檔案移交公司辦公室。

　　4收集歸檔范圍

　　4.1收集歸檔范圍包括下列紙質和有電子版資料文件。

　　4.2法規性文件。包括上級頒發，需公司執行的，或由公司發行的各種標準、規章制度等。

　　4.3公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

　　4.4計劃性文件。包括公司總體計劃或規劃、開發計劃、科研報告、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

　　4.5 總結性文件。包括公司年度和月度工作總結、下屬部門、子公司的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

　　4.6批示性文件。包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及公司各類命令、工作指示等。

　　4.7憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

　　4.8證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、公司和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

　　4.9匯報性文書資料。包括公司上報各級主管部門、子公司的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

　　4.10勞資人力資源資料。包括公司各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

　　4.11財務資料。包括公司及子公司財務預決算、財務審計報告。

　　4.12聲像制品資料。包括公司及各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門、子公司提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

　　4.13題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

　　4.14技術性資料。包括開發項目各類工程圖紙、竣工資料等。

　　5檔案移交

　　5.1文書檔案。工作辦結后，移交綜合管理部歸檔；

　　5.2開發項目檔案，項目結束后移交綜合管理部歸檔；

　　5.2.1開發項目前期資料，由經營發展部收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔；

　　5.2.2開發項目技術資料，由承辦單位（工程管理部或項目部）收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔；

　　5.2.3工程竣工驗收備案資料，由項目部整理成冊，交綜合管理部驗收、歸檔；

　　5.2.4后期銷售資料，由市場研發部收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔；

　　5.2.5其他需要歸檔的，由承辦單位收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔。

　　6程序

　　6.1檔案管理的基本程序。

　　6.2包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體。

　　6.3檔案的收集。

　　6.3.1各部門負責把分散的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到綜合管理部，其收集的主要方式是歸檔。即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由各部門和個人定期協同綜合管理部進行整理、立卷、歸檔。歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件不能以復印件歸檔，必要時存復印件須加蓋公章注明原件存放處。

　　6.3.2立卷歸檔的'范圍：凡屬本制度第4條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

　　6.3.3立卷歸檔的時間。

　　6.3.3.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交綜合管理部立卷歸檔；

　　6.3.3.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別項目部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長；

　　6.3.4歸檔立卷的要求。

　　6.3.4.1歸檔立卷檔案要同時建立紙質和電子檔案。

　　6.3.4.2各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交綜合管理部立卷歸檔。同時遞交該部分電子文檔，電子文檔的內容和編排順序應與紙質文件保持一致。

　　6.3.4.3移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

　　6.3.4.4歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

　　6.3.4.5立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無任何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

　　6.3.4.6填寫案卷一律用黑色鋼筆或中性筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

　　6.3.4.7立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映公司生產活動狀況和面貌。