管理公司檔案制度（精選5篇）
在現在社會，很多場合都離不了制度，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編為大家整理的管理公司檔案制度（精選5篇），希望對大家有所幫助。
管理公司檔案制度1
為加強公司檔案及文件管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，需要對檔案做好管理。
一、公司管理檔案的范圍及管理權限的劃分
1、公司級檔案管理范圍，由公司專人管理并負責一切借閱、復印、傳遞相關事宜。公司級檔案包括以下文件：
(1)公司設立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;
(2)業務來往方面的文件材料(含合同、對方資料、銀企聯系函件等);
(3)政府、項目批文、合同;
(4)上級機關發來的本公司有關的決定、決議、指示、命令、條列、規定、計劃等文件資料;
(5)公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項文件流程、公司決定等);
(6)工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
(7)公司月度、年中、年度工作計劃;
(8)公司簽訂的各類合同;
(9)公司有效證件、印章;
(10)公司重要的會議材料、包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄等;
(11)公司大事記及反映本公司重要活動的簡報、相片、錄像等;
(12)其他具有法律效益力及保護價值的文件。
(13)各項目相關資料分類存放。
2、檔案管理范圍，有指定專職文書管理。檔案文件如下：
(1)報請總經理批復的工作聯系單、工作計劃、總結、統計報表等;
(2)相關業務單位函件管理;
(3)公司媒體宣傳資料;
二、公司檔案管理準則
1、公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結合的體制，即堅持收集、管理文件材料的制度。由負責人主體檔案的管理，并對檔案管理工作進行督促和指導。設立專門檔案柜，配備專人分管檔案工作。
2、了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的規范范圍，收集管理本部門的文件材料。
3、認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔，每極度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢。
4、承辦人員需借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記。
三、檔案管理、歸檔文件整理
1、部門以公司名義制作的規劃規定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、項目方案等文件均應由部門文員制作副本發文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。
2、歸檔時限
各部門專職文書就文件歸檔工作應做到每日進行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。應做到及時處理，切忌拖拉積壓。
3、歸檔文件的整理
1)歸檔材料必須時辦理完畢的正式材料。
2)歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件請示和批復放在一起。
3)歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件，重要文件的草稿各為一件。
4)不同年度的文件分開存放。
5)合同按內分開，分別分為工程合同、設計合同、申元合同、申德合同。
四、檔案的銷毀
1、個人非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2、對于多余、重復、過時和和無保存價值的.或是盜了銷毀期限的檔案，由總經理批示后執行。
五、檔案保管
1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;
2、保持檔案存放室良好的通風，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防強光的工作，門窗應結實牢固。
3、隨時對檔案進行清理，清除不必要保存的材料;對破壞褪色的材料進行修補和復制。
管理公司檔案制度2
1、公司檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由專人全權負責。
2、文書結案后，原稿由檔案專員歸檔，經辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業務處置須要，原稿須由經辦部門保管者，應經檔案管理主管引導批準后妥為保留，檔案管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。
3、檢討文件的本文及附件是否完全，如有短少，應即追查歸入。
4、文件的'處置手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。
5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
6、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
7、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
8、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
管理公司檔案制度3
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。
2、歸檔的'文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
管理公司檔案制度4
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的`收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①文件材料齊全完整;
②根據檔案內容合并整理、立卷;
③根據檔案內容的歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
管理公司檔案制度5
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的'材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。
13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。
17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。
18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。
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