采購合同的檔案管理制度4篇
采購合同的檔案管理制度1
公司為進一步規范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。
二、公司在業務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經營產品的采購、銷售均須訂立合同。
2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。
2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。
3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷售部經理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。
五、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各業務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無特殊情況不得外借。
五、附則：
1、本制度自審批通過之日起實施。
2、本制度由銷售部負責解釋。
六、附件：《合同檔案登記表》
采購合同的檔案管理制度2
一、檔案資料
招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。
二、歸檔及備案時間
總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。
監管機構資料備案時間：
1、電子資料
電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書 、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網站，經公司資質管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續。
2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較復雜的項目。
2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。
2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：
2.2.1盒內目錄
2.2.2備案資料
2.2.3招標文件
2.2.4投標文件正本
2.2.5中標通知書
2.2.6資料移交登記表
2.2.7客戶反饋意見表
2.2.8其它資料
成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。
公開招標采購歸檔盒內目錄：
邀請招標采購歸檔盒內目錄：
項目負責人： ｘｘ
日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日
采購合同的檔案管理制度3
第一章 總則
一、為了規范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材料，維護公司的經濟利益，降低經營風險，特制定本管理制度。 二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協議、單證、函電及與此相關的具有保存價值的材料形成。
第二章 合同分類
一、采購合同：指為生產產品采購原器件、外協部件、商品、禮品、固定資產等而簽訂的合同或框架協議。
二、銷售合同：指銷售公司產品而簽訂的合同或框架協議。
三、技術服務合同：指提供技術服務、產品維修、技術咨詢、技術轉讓等簽訂的合同。
四、產品合作合同：指公司購買或轉讓技術、合作開發技術或產品、合作或委托生產產品、外協加工以及商務合作等簽訂的合同。
五、測試協議：指用公司產品、商品、部件等用于外部測試的協議。 六、聯盟協議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協議。 七、市場營銷合同：指為市場運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場活動合同。
八、財務合同：指與相關金融機構簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。 九、企發合同：指為企業發展與相關機構、部門、行業組織簽訂的合同。 十、綜合合同：區別于上述類別的其他合同或協議。
第三章 檔案管理的責任分配
一、合同檔案管理的歸口部門為經營管理部。
經營管理部合同管理專員負責所有文件編號歸檔；非采購、非銷售類合同的蓋章和合同編號分配；合同相關檔案資料的收集、整理；所負責文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。
二、各部門設檔案管理員予以協助管理。
各部門負責本部門合同或協議的編號 分配、檔案資料的收集整理。
第四章 文件合同歸檔要求
一、文件合同編號規則
合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號14位，其余均為12位。
文件合同號由公司號、年度號、分類號、順序號、部門代碼組成。
基本模式：ST - 20xx － XS － 0001 － HT
1． 年度號：年度號由四位阿拉伯數字組成，指文件材料形成的年度。
2． 分類號：分類號是檔案號的主體, 分別依照合同類別拼音首字母給予識別代碼。
3． 順序號：順序號4位，用阿拉伯數字表示：0001、0002 …… 表示公司當年某一類合同的序號。
4． 部門代碼: 部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼音簡稱；
二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經辦人辦理合同評審手續；經領導審批后，到檔案管理員處編號并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。
三、合同簽訂人或經辦人負責將合同相關檔案資料及時提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。
四、所有檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認可，管理專員歸檔。
五、所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺只留復印件備查。檔案管理員每月初將統計出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。
六、檔案管理員每月5號前匯總本部門上月度的完整合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交經營管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。 七、公司各部門的投標標書文件，無論是否中標，都要求在投標后1個月內將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。
第五章 合同檔案保管期限及銷毀
一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案保管期限。
二、合同金額在50萬元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬元（不含）以下的'保存15年； 合同金額在5000萬元（不含）以下的保存50年； 合同金額在5000萬元以上的永久保存。
三、檔案銷毀：
1．任何組織或個人未經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
2．各檔案管理人員應定期對檔案進行檢查。
3. 合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
4．凡是超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷毀清單》上登記，經主管業務負責人批準后，專人監銷，由檔案管理專員銷毀，并由《檔案銷毀清單》立卷永久保存。
第六章 檔案借閱
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽訂的合同，應填寫借閱申請單，經部門經理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續。若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經理簽字外，還要報公司主管業務負責人批準方可借閱。檔案材料的復印手續同借閱。
三、借出檔案借用期限為一周。
借閱人應到期歸還。確因工作需要繼續借用的，必須再次辦理借閱手續（續借）。對逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發催還單，此后一周內仍不歸還者。
四、借閱人應注意檔案安全和保密，嚴禁涂改，轉借、損壞、遺失。
第七章 責罰制度
一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報批評。
二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機密的，涂改、拆散或未經經營管理部批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款200-1000元，并予以通報批評；
三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查，并對借閱人進行績效處罰100元；
四、一般檔案資料若出現丟失、損壞、缺頁等情況，應立即報告檔案歸檔部門并辦好補辦手續，同時對借閱人進行績效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負責人一個月績效工資，并視情況嚴重程度追究其相關責任。
五、不按規定存放電腦檔案，不按規定接收檢查者給予相應的紀律處分并給予通報批評。
六、對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責任。
第八章 附則
一、 本制度由行政部門負責解釋及修改，由總經理辦公會批準后執行。該規定可以依據實際情況進行隨時或定期修訂, 修訂的版本獲得總經理辦公會批準后生效,且自動替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規定。
二、 本制度自下發之日起執行。
三、 附件
附件1 《檔案移交單》
附件2 《檔案借閱單》
附件3 《檔案銷毀清單》
附件4 《合同登記本》
采購合同的檔案管理制度4
1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規范采購管理體系，制訂本制度。
2.適用范圍：適用于采購部對內部文件及檔案的控制。
3.職責：
3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的整理及歸檔。
3.2采購經理：負責采購檔案文件調閱、銷毀等事項的審批。
4.檔案管理辦法：
4.1歸檔內容分類：
4.1.1采購內部文件的歸檔。
采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門相關管理文件資料。
4.1.2公司其他部門提供的文件歸檔。
公司其他部門提供的圖紙、采購申請單、原材料質量返饋單等相關資料。
4.1.3外來或外放文件的歸檔。
供應商資料、采購合同、報價單、對賬單聯絡函或其他與供應商有聯系的文件資料。
4.1.4存儲在電腦或其它介質上的資料。
采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。
4.2檔案保存期限：
4.2.1公司內部往來文件需保存3年。
4.2.2公司外部往來文件需保存5年。
4.2歸檔要求：
4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯系及真實性。
4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。
4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關部門領導簽字或蓋章，是有效文件。
4.2.4采購部檔案要有專人、專位的保管。
4.2.5采購部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。
4.3檔案調閱：
4.3.1需查閱或借閱采購部文件時，需向采購部領導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時，需履行審批手續，得到采購領導簽字批準。
4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經采購經理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經理采購經理審批簽字。
4.3.4采購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。
4.4檔案銷毀
4.4.1采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時由采購部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。
4.4.2辦理銷毀手續，必須經由采購經理批準備，方能銷毀。
4.4.3采購檔案保管期已滿，但其中未了結的債權債務和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務和合同改造完畢為止。
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