企業(yè)采購部合同管理制度

時間：2022-06-30 21:12:07 合同法規(guī)

企業(yè)采購部合同管理制度

　　為了提高效率，降低成本，采購部門制定了一系列的管理制度，一起來看看吧。

企業(yè)采購部合同管理制度

　　采購部合同管理制度

　　一、請購及其規(guī)定

　　1. 請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2. 請購單的要素

　　完整的請購單應(yīng)包括以下要素：

　　⑴

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　　⑸

　　⑹

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　　⒂ 請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數(shù)量; 請購的物品規(guī)格; 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財務(wù)審核人; 公司總經(jīng)理。

　　3. 請購單及其提報規(guī)定

　　⑴ 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門; ⑵ 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報;

　　⑶ 其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報; ⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;

　　⑸ 請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份;

　　⑹ 涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文

　　檔也需一并提交;

　　⑺ 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，

　　征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。

　　⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。 ⑼請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。

　　4. 公司物資請購單的提報部門

　　⑴ 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報;

　　⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

　　1. 請購的接收要點

　　⑴ 采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請

　　購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;

　　⑵ 接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資

　　料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　　⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　　⑷ 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。

　　2. 請購單的分發(fā)規(guī)定

　　⑴ 對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理;

　　⑵ 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理;

　　⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門;

　　⑷ 重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。

　　3. 采購周期的規(guī)定

　　⑴ 單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的

　　物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天;

　　⑵ 單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天; ⑶ 請購部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)

　　時應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因;

　　⑷ 遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。

　　三. 詢價及其規(guī)定

　　1. 詢價前應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通;

　　2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;

　　3. 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理;

　　4. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價;

　　5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價;

　　7. 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

　　四. 比價、議價

　　1. 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn);

　　2. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合

　　條件更加突出;

　　3. 收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格。

　　4. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實

　　地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等;

　　5. 參考目標(biāo)價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

　　五. 比價、議價結(jié)果匯總

　　1. 比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總;

　　2. 比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報價、工期、付

　　款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3. 如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。

　　六. 合同的簽訂及其規(guī)定

　　1. 合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，

　　受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

　　⑴ 合同正文應(yīng)包含的要素

　　1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

　　2) 采購物品/項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與

　　確認(rèn)圖紙是不可分割的部分;

　　3) 包裝要求;

　　4) 合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明;

　　5) 付款方式;

　　6) 工期;

　　7) 質(zhì)量保證期;

　　8) 質(zhì)量要求及規(guī)范;

　　9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;

　　10) 雙方的公司信息;

　　11) 其他約定。

　　⑵ 合同簽訂及其規(guī)定

　　1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任;

　　2) 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低;

　　3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;

　　4) 遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清

　　點;

　　5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期;

　　6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求;

　　7) 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;

　　8) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;

　　9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

　　10) 合同簽訂應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的'格式對合同初稿進行巡簽審查;

　　11) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效;

　　12) 簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。

　　七. 付款及合同執(zhí)行

　　1. 付款規(guī)定

　　⑴ 按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;

　　⑵ 按照貴公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八(資金支

　　出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務(wù)部付款;

　　⑶ 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，

　　遇特殊情況狂延期付款的應(yīng)及時通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。

　　2. 合同執(zhí)行

　　⑴ 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由采購部負(fù)責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問

　　題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo);

　　⑵ 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，

　　跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約;

　　⑶ 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補

　　充合同。

　　八. 報驗與入庫

　　1. 報驗

　　⑴ 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收; ⑵ 對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行; ⑶ 達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收; ⑷ 質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)

　　檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任;

　　⑸ 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。

　　2. 入庫

　　⑴ 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收; ⑵ 合同標(biāo)的物在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨

　　與搬運;

　　⑶ 質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資

　　接受;

　　⑷ 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單;

　　⑸ 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定入庫。

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