公司文件的管理制度

時間：2020-10-09 08:36:15 制度

關于公司文件的管理制度

　　1 目的

關于公司文件的管理制度

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2 適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

　　3 職責

　　3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

　　3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4 文件編制、審批、發布的權責

　　3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

　　3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

　　3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

　　3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規范、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。

　　3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。

　　3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

　　3.4.9 公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

　　3.5 質量體系文件的編制、審核、批準、發布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

　　4.定義

　　4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　4.2 受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

　　4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等）

　　5.工作程序

　　5.1 文件的分類

　　5.1.1 文件屬性分類

　　（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

　�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　　（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

　　（4）技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

　�。�5）外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

　　5.1.2 文件階層分類

　�。�1) 一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

　�。�2) 二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

　�。�3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

　　（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。

　　5.1.3 文件密級分類

　　（1）絕密文件：直接涉及到公司經營決策并影響公司權益的核心文件，如公司經營方針、戰略與重大經營舉措；公司內部重大改革、重大研發項目資料；產品原理圖、總圖、源代碼及關鍵技術資料；公司財務總體狀況資料。

　　（2）機密文件：

　　a、公司尚未付諸實施的中長期經營規劃、經營/產品項目、經營決策及經營能力配置。

　　b、各階段的營銷政策及商務、服務策略。

　　c、公司內部掌握的合同書、協議書、意向書、招標文件及可行性報告、重要會議記錄。

　　d、公司財務預、決算報告及內部經營指標、各類經營情況分析。

　　e、研發輸出的產品標準、產品零部件圖紙、編譯后程序、技術論文、產品成本核算資料。

　　f、公司計算機網絡資料及所涉及公司經營管理的重要資料。

　�。�3）秘密文件

　　a、公司所掌握的.尚未進入市場或尚未公布的各類信息統計數據。

　　b、公司員工人事檔案、人員統計資料及統計報表、薪資標準、調薪計劃、工資/勞務收入等有關資料。

　　c、公司機構設置和人員編制情況、尚未公開的人事安排、職務任免、人事考核、任用、調動、獎懲信息。

　　d、供應商檔案、采購合同/價格協議、商務談判記錄等。

　　e、客戶檔案、銷售合同/價格協議、商品需求及報價信息、商務談判記錄。

　　f、產品材料明細表、技術規范、經驗規程、各類工藝文件。

　　g、各類印章（含印模）和重要證件。

　�。�4）無密級文件：公司公開發布的管理制度、工作流程、產品說明書、通知/通告、一般性決定和決議等。

　　5.1.4 文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤貝和電子媒體等。

　　5.2 文件標識與編號

　　5.2.1 文件標識

　　（1）受控的質量體系、管理性文件，其封面和正文頁面均加蓋紅色“受控”文件專用印章（正本原稿除外），并標明分發號。

　　（2）正式發布的行政性文件，應加蓋紅色公司或部門印章。

　　（3）質量體系文件、管理性文件發布時，應在文件封面及正文頁腳處標明版本/修訂狀態標識。版本狀態用a、b、c順延表示；修訂狀態用0、1、2、3順延表示。

　�。�4）技術類文件的受控標識及版本/修訂狀態標識，依《技術文件管理制度》的相關規定執行。

　�。�5）有保密要求的文件在文件封面和正文頁右上角加蓋“絕密”、“機密”或“秘密”標識。

　　（6）無紅色印章標識的文件不得在公司內作為正式的工作依據使用，一經發現，予以沒收并按作廢文件的規定進行處置。

　�。�7）失效或作廢文件需要留作參考時，文件持有人應到原發文部門辦理作廢登記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍色“參考”印章。

　　5.2.2 文件編號規則

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