怎么建立合同管理制度

時間：2022-07-05 00:30:26 合同法規

怎么建立合同管理制度

　　怎么建立合同管理制度?下面小編就為大家帶來建立合同管理制度的方法，歡迎閱讀。

怎么建立合同管理制度

　　建立合同管理制度的步驟

　　一、明確合同管理機構

　　大、中型企業通過法律事務機構作為統一的合同管理機構，配備專職的管理人員進行合同管理是最佳選擇;小型企業則可指定某個綜合部門如計劃科、經營科負責合同管理工作，并視需要配備專職或兼職的管理人員。

　　在合同管理體制上，應采取統一歸口管理與分類專項管理相結合的形式。即由企業法律事務機構全面負責企業合同管理的各項工作，對本企業的合同實行統一管理。同時，在企業的銷售、供應、基建、技術、設備等有合同業務的部門，視需要設專職、兼職合同管理人員，分類專項管理本專業的合同。

　　二、明確合同管理機構和人員的職責

　　根據有關法規、規章及現實生活中的做法，企業合同管理機構、管理人員及合同承辦人員應分別履行如下職責：

　　(1)合同管理機構的主要職責

　　①制定具體的合同管理制度;

　　②宣傳有關法律、法規和專業知識，總結推廣合同管理工作經驗;

　　③承擔直接管理的有關業務工作;

　　④審查合同，防止不完善或不合法的合同出現，制止單位或個人利用合同進行違法活動;

　　⑤監督、檢查有關部門簽訂、履行合同的情況，并定期向本單位負責人匯報;

　　⑥代表本企業參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟活動;

　　(2)合同管理人員主要職責

　　①協助合同承辦人員依法簽訂合同，參加重大合同的談判、起草與簽訂;

　　②審查合同，防止不完善或不合法的合同出現;

　　③檢查合同履行情況，協助合同承辦人中處理合同執行中的問題和糾紛;

　　④會同合同承辦人員輸有關合同文書，并負責建立合同檔案;

　　⑤制止不符合法律、法規規定的合同行為，并及時向合同管理機構和單位負責人報告;

　　⑥依法參加對合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟。

　　(3)合同承辦人員的主要職責

　　①代理企業在授權范圍內簽訂、變更、解除合同;

　　②提請有關方面審查其經辦的合同;

　　③檢查所簽訂合同的履行情況;

　　④及時向合同管理人員通報合同在履行中發生的問題，并同時提出解決問題的意見和建議，必要時可直接向單位負責人匯報;

　　⑤依法參加對合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟;

　　⑥保管好合同文本及與履行、變更、解除合同有關的文件，及時交送合同管理人員歸檔。

　　三、建立健全企業各項合同管理制度

　　企業法律事務機構應根據國家有關法律、法規，結合本單位的實際情況，制定各項合同管理制度。

　　(1)合同歸口管理制度

　　合同歸口管理制度即對企業合同實行由企業法律事務機構全面、統一管理的制度。內容包括確定合同管理機構及其職責;規定合同管理的原則和基本內容;規定合同簽訂、履行、變更、解除的程序和要求;規定合同管理人員和合同承辦人員的崗位資格要求以及對合同管理人員與合同承辦人員的考核獎懲等。

　　(2)合同分類專項管理制度

　　企業法律事務機構應根據本企業合同的種類和特點，在合同歸口管理制度的基礎上，制定各類合同的分類專項管理制度。包括專項管理機構和管理人員及其職責;管理原則、程序和要求;對管理人員的考核、獎懲等內容。

　　(3)合同授權委托制度

　　企業對外簽訂合同，應由其法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以企業名義對外簽訂合同。

　　法定代表人授權代理人簽訂合同，必須采用書面形式，由法定代表人簽發授權委托書，規定明確的授權范圍、代表權限和有效期限。

　　(4)合同的審查制度

　　合同的專業性、法律性很強，內容復雜，特別是一些重大合同，能否正確地簽訂履行，對企業關系極大。因此，必須經過審慎、嚴密的審查，方能對外簽訂。合同的審查制度就是規定企業各有關部門在合同審查中的職責、審查程序、審查內容、審查標準、審查時限，保證合同正確簽訂履行的制度。

　　(5)合同的公證制度

　　在訂立一些重大合同時，可依法辦理公證，以使合同更具合法性、證據力，使合同內容趨于完備，為合同順利履行打好基礎。為此，企業法律事務機構應制定相應的管理制度，加強對合同公證工作的管理。

　　(6)合同專用章管理制度

　　合同專用章是企業簽訂合同時專門使用的'印章。合同專用章使用管理制度的主要內容包括：企業簽訂一切合同都必須使用合同專用章;合同專用章由專人使用、保管;合同專用章應由合同歸口管理部門編號、備案;合同專用章刻制的申請、審批手續;對濫用合同專用章或合同專用章管理不善的責任者的處理等。

　　(7)合同臺帳及統計報表制度

　　合同臺帳及統計報表制度，即建立合同管理臺帳及有關統計報表，對合同編號、標的類別、標的名稱、雙方當事人、標的的規格和數量、交付期限、執行記錄、欠交數量等情況進行登記，以便隨時掌握合同訂立及履行情況。

　　合同臺帳主要有：合同執行情況進度表;合同簽訂情況進度表。

　　(8)合同歸口檔制度

　　必須制定嚴格的歸檔制度，妥善保管合同。合同依法簽訂后，合同承辦人員應將合同正本交單位合同管理人員保管，合同副本留承辦人員備用，必要時抄送、抄報有關部門;合同管理人員對已經生效的合同要編號登記，逐個建立檔案，與合同有關的文書也要附在合同卷內歸檔;履行完畢的合同，按會計檔案保管期限保管。

　　(二)直接管理合同業務

　　由企業合同管理部門直接管理的合同業務包括以下幾個方面：

　　(1)授權委托書的管理

　　簽訂合同的授權委托書是由法定代表人簽發的授權合同業務人員代表企業簽訂合同的資格證書。合同業務人員必須經過嚴格的法律及合同業務知識培訓并考試合格，同時具備相應的政治素質，方可取得該委托書。

　　授權委托書必須明確代理人的姓名、單位名稱，代理事項、代理權限和有效期限，由法定代表人簽名并且加蓋企業公章。合同業務人員的授權范圍應由企業法律事務機構提出審核意見報企業領導人確定，還應與業務人員的工作崗位職責相一致。授權委托書的印制應由企業法律事務機構統一管理。

　　合同承辦人員外出簽訂合同應持有授權委托書，無授權或授權不明不能簽訂合同。

　　(2)合同專用章的管理

　　合同專用章的管理主要有以下內容：

　　①合同專用章的刻制應由企業法律事務機構審查并經企業主管領導同意，然后到當地公安機關辦理審批手續。

　　②建立合同專用章使用臺帳，對合同專用章的使用情況進行登記。

　　③建立相應的合同專用章管理制度。

　　(3)建立合同管理臺帳及統計報表

　　企業法律事務機構對直接起草、審查的合同，應建立合同管理臺帳及統計報表，對合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛等情況進行登記。

　　(4)對起草和審查的合同進行歸檔

　　企業法律事務機構對起草和審查的合同應交合同管理人員逐個建立檔案，與合同有關的文書、電報和圖表及企業法律顧問出具的法律意見書也要附在合同卷內歸檔。

　　(5)宣傳合同法律知識，培訓合同業務人員

　　合同業務人員，是企業經營活動的主要經辦人，必須掌握合同法律知識，懂得如何依法訂立、履行合同，如何正確解決合同糾紛。企業法律事務機構應結合國家普法教育，作好合同法及相關法律、法規的宣傳與貫徹工作。對從事合同管理及供銷工作的業務員，應進行崗前學習培訓。

　　(三)對合同管理情況進行監督檢查

　　監督檢查的內容主要有四個方面：

　　(1)對合同法及有關合同法規、規章在企業中貫徹執行的情況進行監督檢查，對違法違紀的合同行為及時制止、糾正，以保證國家法律、法規的貫徹實施。

　　(2)對企業合同管理制度的執行情況進行監督檢查，對違反制度的行為及時制止、糾正，并嚴格考核，對合同管理中出現的新情況、新問題進行分析研究，不斷修改、完善各項合同管理制度。

　　(3)對簽訂、履行合同的情況進行監督檢查，預防合同糾紛的發生，提高合同履約率。為了提高合同的履約率，減少合同糾紛，維護企業合法權益，企業法律顧問對企業合同的簽訂必須認真監督檢查，嚴格把關，發現違法違紀、損害企業利益、社會公共利益的簽約行為，應及時加以糾正和制止。合同生效后，要及時檢查履行情況。對履行中出現的問題，要及時調查處理。如果發現合同確實不能履行，應及時采取補救措施，減輕或者避免損失，并按照法律規定追究違約者的責任。

　　(4)對合同糾紛的解決情況進行監督檢查。合同發生糾紛時，企業法律事務機構應及時提出解決的辦法，直接或協同有關業務部門進行處理，并對糾紛解決情況進行跟蹤檢查，發現損害企業合法權益的行為，應及時加以糾正和制止。

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