知識(shí)管理融入?yún)f(xié)同辦公OA系統(tǒng)
在全球信息化時(shí)代，使用OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化辦公已成為企事業(yè)單位現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。辦公自動(dòng)化領(lǐng)域一系列的變革令人矚目，其中之一便是OA的管理核心由正在由單純的事務(wù)處理轉(zhuǎn)向融合知識(shí)管理的協(xié)同辦公，換言之，知識(shí)管理是辦公自動(dòng)化的革命性進(jìn)展，是新一代OA的發(fā)展方向，而OA將為知識(shí)管理提供基礎(chǔ)環(huán)境，成為實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的協(xié)同工作平臺(tái)。
什么是知識(shí)管理
正如安德魯.卡內(nèi)基所說(shuō)“在一個(gè)組織內(nèi)，唯一不能被替代的資產(chǎn)是組織的知識(shí)和她的人員。”知識(shí)正在成為推進(jìn)企業(yè)持續(xù)性發(fā)展的源動(dòng)力。尤其當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)邁入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，與工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代不同，它的特征是社會(huì)生產(chǎn)能力和商品過(guò)剩，競(jìng)爭(zhēng)異常激烈、客戶需求變化頻繁，對(duì)企業(yè)的應(yīng)變能力、決策能力和創(chuàng)新能力都提出了更高的要求。因此推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的主要力量不再是傳統(tǒng)的自然資源、資本和勞動(dòng)力，而是知識(shí)。
那么什么是知識(shí)管理呢?引用斯維拜(Karl E Sverby)從認(rèn)識(shí)論角度對(duì)知識(shí)管理的定義，便是“利用組織的無(wú)形資產(chǎn)創(chuàng)造價(jià)值的藝術(shù)。”也就是說(shuō)，知識(shí)首先不同于傳統(tǒng)的資產(chǎn)，它更多的以“無(wú)形”的形式存在，例如人的經(jīng)驗(yàn)、心得，人所掌握的技能等，而無(wú)形的知識(shí)卻是無(wú)價(jià)的，知識(shí)管理就是要用科學(xué)的方式獲取、組織、分享、更新、創(chuàng)新這些知識(shí)，從而在企業(yè)組織中成為管理運(yùn)營(yíng)的智慧資本，給企業(yè)帶來(lái)價(jià)值。
因而我們說(shuō)，知識(shí)管理是一種全新的經(jīng)營(yíng)管理模式，它要求企業(yè)將知識(shí)視為企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，把最大限度地掌握和利用知識(shí)作為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵;從實(shí)踐的層面上來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理一方面需要及時(shí)獲取存在于企業(yè)內(nèi)外部的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔等，另一方面還需要對(duì)與知識(shí)相關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行充分的管理和支持，這就需要把知識(shí)本身、使用知識(shí)的人、傳播知識(shí)的活動(dòng)等各方面的資源協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來(lái)。
OA對(duì)知識(shí)管理的支撐
了解了知識(shí)管理的基本概念后，OA又該如何提供對(duì)知識(shí)管理的支撐呢?首先，我們來(lái)看一下知識(shí)管理所包含的基本要素：
知識(shí)來(lái)源：從內(nèi)容上來(lái)分類(lèi)，知識(shí)包括各種技能、專(zhuān)業(yè)、事實(shí)、能力、法則、規(guī)律等;從存在的形態(tài)來(lái)分類(lèi)，知識(shí)包括顯性知識(shí)(各種數(shù)據(jù)、文檔、材料等)和隱性知識(shí)(人頭腦中的思維方式、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、掌握的技能技巧等)。
存儲(chǔ)知識(shí)：知識(shí)的存儲(chǔ)包括存儲(chǔ)的場(chǎng)所、存儲(chǔ)的形式、組織的方式等。
共享知識(shí)：知識(shí)的共享從另一個(gè)方面來(lái)說(shuō)就是知識(shí)的分發(fā)、傳播，讓知識(shí)的使用者可以最大限度的獲取知識(shí)，從而使知識(shí)通過(guò)共享實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。
利用知識(shí)：知識(shí)的利用就是要讓知識(shí)在獲取的同時(shí)，轉(zhuǎn)化為人員的技能、能力，以及組織的智慧資本。
因此，相對(duì)應(yīng)的，OA應(yīng)該為知識(shí)管理的這些要素提供管理工具：
知識(shí)的獲取：除了現(xiàn)成的文檔資料外，知識(shí)更多的存在于的日常活動(dòng)的過(guò)程中，并不斷的在產(chǎn)生和更新的過(guò)程中。因此OA應(yīng)擴(kuò)大其對(duì)企業(yè)管理的涵蓋面，深入企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，同時(shí)將知識(shí)管理貫穿于企業(yè)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓企業(yè)可以隨時(shí)隨地的關(guān)注、跟蹤和攫取業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的知識(shí)，并進(jìn)行及時(shí)的記錄，而不必從頭撰寫(xiě)文檔或單純的以文檔的形式展現(xiàn)。例如對(duì)一個(gè)客戶從獲得信息到簽單的銷(xiāo)售過(guò)程可以很方便的隨時(shí)被記錄，簽單結(jié)束后便可自動(dòng)形成知識(shí)庫(kù)的一部分;另外就是OA也可以進(jìn)一步擴(kuò)展成為搜索、整合和組織各種外部信息的平臺(tái)，并將其中的信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)供訪問(wèn)者共享。
知識(shí)的整理：知識(shí)的原始形態(tài)是雜亂無(wú)章的，因此需要對(duì)各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化知識(shí)的有序管理。這包括提供對(duì)各種形式(PPT、EXCEL、WORKD、圖片、掃描)文檔的存儲(chǔ);對(duì)各種數(shù)據(jù)和信息的轉(zhuǎn)化;提供可高度定義的知識(shí)目錄;提供可細(xì)分的，多角度的共享權(quán)限安全設(shè)定;提供各種知識(shí)展現(xiàn)平臺(tái);提供知識(shí)與知識(shí)之間的關(guān)聯(lián)等。
知識(shí)的分發(fā)：完成了知識(shí)的獲取和整理后，下一步就需要將這些有價(jià)值的知識(shí)通過(guò)各種手段進(jìn)行廣泛的傳播。因此一方面，知識(shí)可以以各種形式展現(xiàn)，例如內(nèi)外網(wǎng)站、企業(yè)新聞、電子期刊、相關(guān)文檔等;另一方面還可以通過(guò)知識(shí)訂閱、交流社區(qū)、即時(shí)通訊、網(wǎng)絡(luò)學(xué)校、工作流程等進(jìn)行分發(fā);分發(fā)對(duì)象可以為某個(gè)部門(mén)的人員，也可以為整個(gè)企業(yè)或外部的合作伙伴等。
利用知識(shí)：完成了知識(shí)分發(fā)后，下一步的工作就是促進(jìn)人員有效的對(duì)知識(shí)進(jìn)行汲取，并對(duì)知識(shí)的轉(zhuǎn)化進(jìn)行評(píng)估和分析。這包括知識(shí)的查詢(xún)，如提供出色的信息檢索功能、知識(shí)關(guān)聯(lián)、知識(shí)地圖等使企業(yè)在業(yè)務(wù)過(guò)程中可以迅速地獲得需要查找的信息;學(xué)習(xí)評(píng)估和考核，提供各種學(xué)習(xí)和測(cè)驗(yàn)工具;知識(shí)分析和統(tǒng)計(jì)，從各種角度分析知識(shí)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容以及被閱讀的情況，判別知識(shí)的價(jià)值和人員的趨向等。
創(chuàng)新知識(shí)：知識(shí)被汲取并加以利用后，又會(huì)在實(shí)踐中產(chǎn)生新的知識(shí)。因此知識(shí)管理還需要利用創(chuàng)建、溝通、交流等手段讓新的知識(shí)顯性化，補(bǔ)充到原有的知識(shí)體系中，并重新進(jìn)入知識(shí)獲取、存儲(chǔ)、共享、利用、創(chuàng)新的新一輪循環(huán)，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的不斷更新和積累。這包括在日常工作中隨時(shí)和便利的創(chuàng)建知識(shí);新知識(shí)能夠迅速進(jìn)入原有的知識(shí)體系;與人力資源管理相結(jié)合，對(duì)知識(shí)積累的考核和激勵(lì);突破組織界限，進(jìn)行動(dòng)態(tài)的靈活的溝通交流，聯(lián)合內(nèi)外部的知識(shí)力量等。
總結(jié)而言，從知識(shí)管理的過(guò)程來(lái)看，它像是一個(gè)螺旋形，一方面，知識(shí)從獲得、整理、分享、更新、利用、創(chuàng)新，再到獲得，這是一個(gè)不斷循環(huán)往復(fù)的過(guò)程;另一方面，知識(shí)通過(guò)這樣的循環(huán)，知識(shí)本身得到不斷的積累，知識(shí)量不斷擴(kuò)大，從而對(duì)組織產(chǎn)生越來(lái)越強(qiáng)的影響力。而從知識(shí)管理的平臺(tái)來(lái)看，新一代OA將拓展和深化其應(yīng)用，圍繞整個(gè)的知識(shí)管理過(guò)程，提供內(nèi)容管理、知識(shí)檢索、知識(shí)推送、知識(shí)創(chuàng)建、知識(shí)激勵(lì)、知識(shí)分析等一系列的工具，同時(shí)將知識(shí)管理從狹隘的文檔管理擴(kuò)展到企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)管理和運(yùn)作環(huán)節(jié)中，并與其緊密的融合在一起，從而以知識(shí)管理有效的提升個(gè)人和組織的能力!
業(yè)界領(lǐng)先的協(xié)同辦公OA解決方案供應(yīng)商萬(wàn)戶，能為企業(yè)全面導(dǎo)入知識(shí)管理解決方案，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部“協(xié)同應(yīng)用+知識(shí)管理”的新型管理模式，是企業(yè)在開(kāi)放的協(xié)同式環(huán)境里，實(shí)現(xiàn)信息與信息、人與人、業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)與業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)等都進(jìn)行了緊密的聯(lián)結(jié)和充分的整合，使得協(xié)同工作可以跨越地理邊界和組織邊界隨時(shí)隨地的進(jìn)行，知識(shí)管理工作可以更為有效的進(jìn)行。
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