公文寫作規范

時間：2025-01-18 14:14:49 智聰辦公文秘

公文寫作規范

　　公務文書是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文件。下面是小編為你帶來的公文寫作規范，歡迎閱讀。

公文寫作規范

　　【公文寫作規范】

　　(一)發文機關(亦稱“版頭”、“文頭”)

　　版頭是發文機關的標志，它具有法定性、權威性和效用性，通常套紅，以示莊重。常用的公文版頭形式有三種：

　　1、由發文機關名稱加“文件”二字組成。

　　例如：國務院文件

　　2、只用發文機關全稱或規范化的簡稱作版頭。

　　例如：江蘇省人民政府

　　3、幾個同級機關(如江蘇省人事廳、江蘇省科學技術委員會、江蘇省財政廳)聯合發文，可用主辦機關(江蘇省人事廳)的名稱加“文件”二字作版頭?(例1)，但發文機關署名應標聯合行文單位的名稱;也可用幾個同級機關的名稱加“文件”二字作版頭(例2)，但應將主辦的機關排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。

　　例1：江蘇省人事廳文件

　　例2：江蘇省人事廳

　　江蘇省科委文件

　　江蘇省財政廳

　　4、有時根據工作需要，同一機關還可以制發專用公文版頭。

　　例如：xxx人民政府令、xxx人民政府任免通知

　　發文機關名稱必須使用全稱或規范化的簡稱，一般用22毫米x15毫米(高x寬)黑變體字。聯合行文，應視機關多少，選擇大小適當的宋體字。在民族自治地方，發文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。版頭和版頭下的一條細實橫隔線(寬140毫米，高1毫米)，居中套紅印在公文首頁圖文區第13行—22行和37行—46行區域內。

　　為了保證公文的權威性、嚴肅性，除“公告”、“通告”不用公文版式頭外，其它各類公文均需使用公文版頭。發文機關的公文版頭一經確定，不可經常變動。

　　(二)密急

　　密級是指公文內容涉密的程度。公文內容涉密應分別標明“秘密”、“機密”、“絕密”，“絕密”、“機密”公文應當同時標明份數序號。密急在公文首頁發文機關版頭的左上角區域內標注。密急的標識為一個五角星，即“”，五角星之前標密急，五角星之后標期限，如：機密20年。

　　密急件的份數序號是同一文件在其總印數中逐份所給的順序編號。一份文件一個號，依次流水編列，以便查對和清退。份號使用6位阿拉伯數字在密級標識區域的上一行標注。如：某份文件份號為“000068”就說明這份文件是總印數中的第68份。

　　(三)緊急程度

　　公文處理必須做到及時、準確、安全。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項的及時處理。文秘部門處理公文要力求“當日簽收、當日登記、當日呈批、當日轉辦”。特別是急件，要貫徹“急事急辦、特事特辦”的原則，抓緊辦理，行文時應根據緊急程度，分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應分別標明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情況下，也可以標明“在x日x時送達”。緊急程度在公文右上角標注。公文標題內有“緊急”二字的，如“關于xx緊急通知”等，也應視同急件處理。

　　(四)發文字號(亦稱“文號”)

　　發文字號是由發文機關代字、發文年度和順序號三個部分組成。年度使用公元紀年，用阿拉伯數字，兩側用方括號“[]”。例如：皖政[1997]18號，“皖政”是江蘇省人民政府的代字，“[1997]”是發文的年度，“18號”是1997年發文的順序號。幾個機關聯合行文，只標注主辦機關發文字號。有發文機關加“文件”二字組成文頭的文件，發文字號一般標注在文頭之下、橫線上方居中;只用發文機關作文頭時的文件，發文字號則標注在橫線之右下角、文件標題之上。

　　上報的公文，應注明簽發人。聯合行文要同時注明聯合發文機關的簽發人。簽發人姓名標在文頭之下、橫線以上右側位置，或標在橫線之右下角、文件標題之上。同時，發文字號則移至左側。

　　機關代字應相對穩定，不可經常變動。為保證發文字號規范，防止重號、漏雨和錯號，發文字號應由發文機關的文秘部門統一管理與編寫。

　　(五)公文標題

　　公文標題是對公文主要內容的揭示。要求做到準確、簡要。規范化的公文標題一般應由發文機關名稱、公文主題(事由)和公文種類三個部分組成。除三個部分外，在發文機關名稱與公文主題之間加個介詞(如：“關于”、“對”、“在”、“為”、“給”等)，在公文主題與公文種類之間加一個結構助詞“的”字。例如：“國務院辦公廳關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”，其中：“國務院辦公廳”是發文機關名稱，“關于”是介詞，“發布《國家行政機關公文處理辦法》”是公文主題，“的”是結構助詞，“通知”是公文的種類。標題除發布法規性的文件可加書名外，一般不用標點符號。

　　公文標題居中在公文首頁紅色橫隔線之下、正文之上各空一行排列。

　　當遇到下列情況時，公文標題可以省略發文機關名稱或公文主題組成部分。

　　1、使用正式的套紅文件版頭，公文標題可以省略發文機關名稱。例如：“關于印發《江蘇省行政機關公文處理實施細則》的通知”。這份文件是使用“江蘇省人民政府辦公廳”機關固定的文件版頭印發的，因此，公文標題就省略了發文機關名稱。

　　2、印發公布性文件時，有的公文標題可以省略公文主題部分。例如：“銅陵市人民政府令”。

　　經會議討論通過或批準的公文，可在標題下加題注，在圓括號內注明某年某月某日經某會議討論通過。

　　公文標題字數不宜太多，可視情況分一行或多行排列。公文標題多行排列時，盡量不要把人名、地名以及兩個字以上的詞或數字分開，以防產生歧義。

　　(六)主送機關(亦稱“抬頭”)

　　主送機關是指發文機關要求對公文進行辦理或給予答復的機關。主送機關應使用全稱或規范化的簡稱;主送機關不是一個時，應按其性質、級別以及有關規定或慣例依次排列;同類型機關可使用統稱，如“省政府各部門”。主送機關應明確、具體，標列在公文標題的下方、正文之上，從左至右頂格書寫，回行繼續頂格，未尾加冒號。

　　主送機關的確定，應注意以下幾個方面：

　　1、上行文是向上級機關請求指示、批準事項以及匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用。

　　2、平行文是同級機關互相商請解決有關問題或布置某項工作時使用的一種公文，主送機關可以是一個，也可以是多個。

　　3、下行文是上級機關要求下級機關周知、辦理或執行事項時使用的一種公文。這種公文如發行范圍大，主送機關可用統稱。

　　4、張貼性在需廣大群眾周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不標主送機關;經會議討論通過的公文，如：“決定”、“會議紀要”、“令”，主送機關名稱則移至文尾抄送欄上方標明。

　　5、對參閱性文件，不需要明確的主送機關，可將“主送”“抄送”合并為“分送”，印在原“抄送”位置。“分送”欄一般分為三個層次：一是上級領導;二是文件內容涉及的有關單位;三是應抄送周知的單位。

　　(七)正文

　　正文是公文的主體部分，用來表達公文的內容、傳達發文機關的意圖。撰寫公文總的要求，內容符合黨的方針、政策和國家的法律、法規，情況準確，措施、要求扎實具體，觀點明確，條理清楚，文字通順、精煉，書寫工整，標點正確，篇幅力求簡短。

　　當正文占滿了公文用紙的全頁，發文機關署名和成文時間不得不轉時，必須在的首行標注“此頁無正文”并加圓括號，然后在下方的適當位置標注發文機關署名牌成文時間。

　　(八)附件

　　附件是指附在正文后面的文件、材料、圖像和聲像資料等，是某些公文的重要組成部分。附件有的起補充、闡明作用，有的起說明、注釋作用，有的起證實、執行作用。附件應在正文之后成文時間之前注明順序和名稱。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件應放在正文未頁后面一起裝訂。被印發、批轉、轉發的公文應視為正文，不能作為附件處理。

　　(九)發文機關署名

　　公文除電報、會議紀要外，大部分文件的發文機關署名都應加蓋印章。

　　印章是代表機關組織或領導人的象征，是行使法定職權的一種印信憑證。法定機關印章具有法定性、權威性和效用性。公文蓋上印章，是表示發文機關對文件正式生效和確認無誤的一種憑證。

　　印章與公文版頭一樣，都必須使用全稱或規范化的簡稱。用印位置在成文日期的中間偏上，要求上不壓正文，下騎年蓋月。印章必須蓋得端正、清晰。

　　(十)成文時間

　　成文時間以領導人簽發的日期為準;聯合發文，以最后簽發機關領導人簽發的日期為準;會議討論通過的公文，一般以討論通過的日期為準;電報，以發出日期為準。

　　成文時間一般在正文之后的右下方專行標注。會議討論通過的公文，如決議、決定、條例等，一般應用小于標題的字體將會議討論通過的時間和會議名稱在公文標題之下居中標注，并加圓括號。

　　成文時間一般應是公文正式生效、執行的日期，但是發布法規、規章的公文，除了標注發布時間外，還專門公布具體實施的年、月、日。成文時間使用漢字寫明年、月、日，年度使用公元紀年全稱，不得簡寫或省略。如：1997年1月8日，既不能寫成“97年1月8日”，也不得寫成“九八、元、八”。成文時間必須按規定標注，切忌標注擬稿、審稿或打印時間。

　　(十一)附注

　　附注用于說明公文中在其它區域不便說明的事項。如需要加以解釋的名詞術詞、或用于表述公文的傳達范圍等。附注的內容，一般在成文日期的左下方、主題詞的上方，另行標注，并加圓括號。如：“(此件發止各鄉、鎮人民政府)”;“(此件至xx月xx日對外公開)”等。

　　(十二)主題詞

　　主題詞是為實現辦公現代化的要求，便于計算機管理公文和提高查找率、查全率，根據公文基本內容按照一定的規范優選的詞或詞組。

　　公文應根據內容和文種標明主詞題。

　　(十三)抄送機關

　　抄送機關即需要了解公文內容以便協助辦理或周知的機關，應標注在公文主題詞下端、印發機關之上，上下用兩條等寬的平行細實線(寬140毫米，高1毫米)作為界線。抄送機關在“抄送：”后面依機關性質、職權、隸屬關系用其它邏輯關系依次標注抄送機關的全稱或規范化的簡稱，移行時與上一行平行書與。抄送機關一般按上級、平級、下級機關的次序排列，同級機關按黨、政、軍、群次序排列。不同級別或同一級別不同性質的單位之間用逗號，同一級別、同一性質的單位之間用頓號。

　　(十四)簽發人

　　許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發人：xxx”。

　　(十五)機密等級

　　機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常定格標在版心左上角第一行。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

　　(十六)緊急程度

　　這是指公文送達和辦理的時限要求，分為“特急”、“加急”。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

　　(十七)閱讀范圍

　　根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發送和閱讀范圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規定閱讀范圍。

　　(十八)附件

　　這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發文機關之前，注明附件的名稱和件數，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件x件”。

　　置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數字依次標注序號。附件名稱長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。

　　(十九)印章

　　上行文要加蓋印章，用印端正、著色均勻、騎年蓋月，上不壓正文或附件名稱、下不壓版記；黨政機關聯合行文的，左右用印，兩個印章中間約空開3mm。

　　(二十)印制版記

　　由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的，印發日期后接著排印“印”字；下行文平行文的，排印“印發”2字。

　　【公文的基本知識】

　　（一）公文的含義

　　公文，系公務文書的簡稱，是黨政機關、社會團體、企事業單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務時經常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達黨和國家的方針政策、發布黨規政令、指導和商洽工作、請示和答復問題、報告情況、交流經驗的一種重要文字工具。公文是應用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。

　　公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種行政公文和《黨政機關公文處理工作條例》中規定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位等普遍使用的公文；所謂專用公文，是指在一定的業務范圍內，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強的專業特點，如外交公文，法規公文，司法公文，經濟公文，公關公文，軍事公文，等等。

　　就法院來說，法院公文既包括專用的司法文書如裁判文書、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務文書如總結、匯報、發言、經驗交流材料、事跡材料、宣傳、調研、簡報類材料等等。可以說，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。

　　公文、文件、文書，這是三個既密切聯系又有所區別的概念。公文、文件、文書，它們在內涵上是有交叉的，就是說，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書，但是，這樣的文字材料，在形式和內容上都是有嚴格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書才可以作為同義詞來交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書三者可以說是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領導機關根據自己的職責范圍而制發的、具有法定效力并設有特定版頭的公文；所謂文書，它是一切機關、團體、單位和個人，為傳遞信息、交流思想、聯系事務、商洽問題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對比我們便不難發現，公文、文件、文書三者是一種包含與被包含的關系，具體地說，文件只是公文當中的一部分，而公文則又只是文書當中的一部分，文書除了公文之外，還包括私人文書。

　　狹義的公文與調研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經聽了關于調研和宣傳文章寫作方面的交流發言和講座，應該有了很深的印象。實踐中，有的同志寫得好調研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文；同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長寫宣傳類文章，因為他們是幾種截然不同的文體。從公文的特點中，我們可以找到原因。

　　（二）公文的特點

　　1、明確的公務性。

　　2、鮮明的政治性。

　　3、極高的權威性。

　　4、作者的法定性。

　　5、較強的時效性。

　　6、體式的特定性。

　　7、文風的樸實性。

　　8、嚴格的程序性。

　　（三）公文的作用

　　1、領導和指導作用。

　　2、規范和約束作用。

　　3、宣傳和教育作用。

　　4、聯系和知照作用。

　　5、依據和憑證作用。

　　以上是公文的現實效用，還具有歷史效用，可以存史。

　　（四）公文的分類

　　1、按基本使用范圍分為：通用公文（法定公文、普通事務文書）和專用公文。

　　2、按行文的方向分為：上行文（請示、報告等）、下行文（決定、指示、批復等）、平行文（函等）以及通行文（意見、會議紀要等）。

　　3、按公文的內在屬性分為：規范性公文（規定、條例、章程、辦法、細則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導性公文（批示、意見等）、知照性公文（通知、通報、公報、簡報等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報請性公文（請示、報告等）、記錄性公文（會議紀要、大事記等）。

　　4、按制發機關的性質分為：黨內公文、行政公文、群眾團體公文、聯合行文等。

　　5、按公文辦理的時間要求分為：特急公文、緊急公文、常規公文等。

　　6、按機密程度分為：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。

　　7、按公文的規范程度和約束力分為：規范性公文和非規范性公文。

　　8、按公文的載體分為：傳統紙質公文和電子公文。

　　（五）公文的文種及其適用范圍

　　1、命令（令）

　　命令（令）屬下行文。《國家行政機關公文處理辦法》指出：它“適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布.施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。

　　2、決定

　　決定是黨政機關共有的一個公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機關比在黨的機關要廣泛得多。在黨的機關，決定“用于對重要事項做出決策和安排”，而在行政機關，決定則“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項”。

　　3、公告

　　公告“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”。它一般以國家各級領導機關的名義發布，社會團體、企事業單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實上，公告的使用范圍非常廣泛，已經擴大化，如法院的開庭公告、公示公告等等。

　　4、通告

　　通告“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會，都是知照性的。但是二者也有明顯的區別，這種區別，一方面表現為制發的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機關、團體和單位都可以采用的；另一方面表現為涉及的內容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項或者法定事項，而通告涉及的則是各有關方面應當遵守或者周知的事項。

　　5、通知

　　通知“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告則無；通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機關的經常性工作密切相關，通告則與社會事務聯系密切，如此而已。

　　6、通報

　　通報“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。公告與通告面向整個社會，具有較強的公眾性，通知與通報則主要是面向機關，具有較強的業務性。通知與通報的適用范圍有一定的重合，但也有各自專享的“領地”，不能做人為的取舍。

　　7、議案

　　議案“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。議案有其獨具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來說，議案適用于人民法院依照法律程序向同級人民代表大會及其常務委員會提請審議事項，主要是法官職務任免。

　　8、報告

　　報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。行政機關與黨的機關均使用報告這一文種，而且適用范圍也基本相同。

　　9、請示

　　請示“適用于向上級機關請求指示、批準”。請示與報告都屬于上行文，兩者的區別在于，報告只是客觀地將有關情況匯報給上級機關，無需上級機關答復，而請示則是將自己無權或無力處理的事項及相應的對策主張反映給上級機關，上級機關必須明確予以答復。

　　10、批復

　　批復“適用于答復下級機關的請示事項”。下級機關用請示向上級機關行文，上級機關即須以批復做出相應的答復。

　　11、意見

　　意見“適用于對重要問題提出見解和處理辦法”。意見過去沒有被《國家行政機關公文處理辦法》作為一個公文文種列出，因其形式相對靈活，適用范圍廣，可以有效補救行政機關其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發布的《國家行政機關公文處理辦法》將其正式確定為一個機關公文文種。它屬于通行文，適用范圍非常廣泛。

　　12、函

　　函“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。函的答復功能僅僅適用于不相隸屬的機關之間，這是它與批復的一點重要不同。

　　13、會議紀要

　　會議紀要“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

　　黨的機關專用的公文文種有：

　　14、決議

　　決議被列為黨的機關14個法定公文文種的首位，可知它在黨的機關公文中居于突出重要的地位。《黨政機關公文處理工作條例》指出：決議“用于經會議討論通過的重要決策事項”。這里有兩點需要注意：第一，從形式上說，決議必須是經會議討論通過的，就是說，只有拿到黨的會議上，提交與會者認真討論，并得到表決通過的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內容上說，決議必須是重要決策事項，就是說，一般的事項、非決策性事項不能采用決議這一公文文種。

　　15、指示

　　指示屬下行文，“用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求”。就是說，指示主要適用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事無巨細樣樣說到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開展，還須由下級機關根據各自的實際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結合實際情況，認真貫徹執行”之類的結束語。

　　16、公報

　　公報“用于公開發布重要決定或者重大事件”。相對于通報而言，公報的公開程度更高，而且涉及內容的重要性一般來說也更強。如國務院公報、最高法院公報等等。

　　17、條例

　　條例“用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度”，屬規范性公文。就是說，一方面，條例的制發有嚴格的資格限定，下級黨組織不可以制發條例，只有黨的中央組織才可以制發條例；另一方面，條例是關于黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度的具體化，是條文性法規，具有極大的權威性和約束力。

　　18、規定

　　規定“用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范”。規定與條例一樣，也屬規范性公文。兩者的不同之處在于，一方面，就制發的主體而言，規定并無條例那樣的嚴格限定，各級黨組織都可以制發規定；另一方面，就適用范圍而言，規定往往與特定的時期、特定的條件和背景，以及特定的問題相聯系，正因為如此，其時效性更強，而穩定性相對略差。其實，規定不僅用于黨的機關，在行政機關和其他機關應用也很廣泛，主要用來制定規章制度，但因為它不是行政公文文種，所以必須用通知的形式印發，而不能單獨成文印發。

　　（六）公文的行文規則

　　公文的行文規則，是關于公文制發的基本原則和基本方法的概括和總結。

　　（2）不以機關名義向領導個人報送公文原則。《國家行政機關公文處理辦法》第22條規定：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’”。《黨政機關公文處理工作條例》也有相同規定。直接向領導同志個人報送公文，有損領導機關的權威，違背公文流轉辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領導機關而言，則損害了效率。就法院而言，領導同志批示、交辦的案件比較多，對于交辦案件，領導同志明確批示“望復”、“回告結果”等意思的，可以公文形式對領導同志個人報送，除此之外，一般不要向領導同志個人報送公文。

　　2、行文關系。分為領導與被領導關系、指導與被指導關系、互不統屬關系三類。

　　3、行文方式。根據制發機關劃分，可分為單獨行文和聯合行文；根據接收機關劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。

　　4、具體要求。（1）恪守隸屬關系，一般不越級行文。《黨政機關公文處理工作條例》規定：“黨的機關的行文關系，根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。……不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。”《國家行政機關公文處理辦法》有相同規定。允許越級行文的情形：發生了嚴重緊急情況；直接上級機關的上級機關越級交辦某些事項，同時指令越級上報的；詢問只有直接上級機關的上級機關才能答復的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關沒有任何聯系的；數次向直接上級機關行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關長期不予解決，以致對工作或即將對工作產生嚴重的負面影響的；等等。

　　（2）明晰發文權限，向適宜的對象行文。根據規定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權后，可以向下一級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設部門。不相隸屬的機關之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導性和規范性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。

　　（4）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

　　（5）需要聯合行文時，作者應是同級機關。《國家行政機關公文處理辦法》第16條規定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，應當明確主辦部門，應當嚴格控制聯合行文單位數量。

　　（6）關于“請示”的具體規定。“請示”應當一文一事；請示事項涉及其他機關職權范圍的問題時，應與有關機關協商一致，如未能達成一致，需在請示中寫明；請示問題應當提出明確的意見；請示一般只寫一個主送機關；請示不得抄送其下級機關：“報告”不得夾帶請示事項。

　　【特定格式】

　　信函式格式

　　發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。

　　命令格式

　　命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。

　　會議紀要格式

　　會議紀要標識由“xxxxx會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。其他要素從本標準相關要素說明。

　　【公文用紙】

　　采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm±0.5mm，下白（地腳）寬7mm±0.5mm，左白邊（訂口）寬20mm±0.5mm，右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm。首頁不要頁碼.為了防止出現“此頁無正文”字樣，在調整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1―2個字，也可每頁增加1―2行，每行增加1―2個字。公文要雙面印刷。公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。公文裝訂與公文排印一致，左側裝訂，不掉頁。

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