office辦公應用與技巧

時間：2024-09-21 03:14:42 辦公文秘

office辦公應用與技巧

　　OFFICE辦公套裝是當今使用范圍最廣的一套辦公軟件，其功能應用全面而強大，而許多應用技巧，只有在具體工作中，才會被涉及而使用。下面小編為大家搜索整理了關于office辦公應用與實踐技巧，歡迎參考閱讀。

　　1 實際應用中的問題

　　1.1 Word表格居中

　　Word表格想居中，點擊表格圖表右鍵，選自動調整→根據窗口調整表格，表格就居中了。

　　1.2 在Word文檔中插入目錄

　　在Word文檔中插入目錄：要先定義標題樣式和級別，然后插入——引用——索引和目錄——目錄就可以自動插入了。

　　1)輸入題目時這樣操作。

　�、俅蜷_Word文檔輸入題目時，點菜單字體欄左側樣式窗口，選“題目1”，并選好字體和字號;如果想在目錄中顯示二級題目，輸入二級題目時應選擇“題目2”。

　�、谳斎胝臅r，則應在樣式窗口選擇“正文”。

　　③如果文件已經輸入完成，可選中已輸好題目，補做上述方法1程序。

　�、�6凡設置標題樣式的題目，其左側有小黑方塊標志。

　　2)文件輸入完畢要自動生成目錄時的操作。

　�、賹⒐鈽酥糜跀M加目錄處。

　　②點“插入/索引和目錄/目錄”，在出現界面上在顯示級別欄選定頂級別確定目錄是幾層;選擇“顯示頁碼”、“頁碼右對齊”及虛線樣式等。

　�、鄞_定。至此，目錄在你指定位置已經生成。

　　已生成目錄的字體、間距等仍可以在目錄中直接調整。

　　1.3 Word文檔中怎樣分節

　　1)在“文件”菜單下頁面設置→版式：節的起始位置選新建頁;預覽應用于選插入點之后。這樣操作后就可以將文檔分為兩節，若想分為多節操作方法一樣。

　　2)若想合并節在前一節的最后按“”鍵，這樣兩節就合并為一節了。

　　1.4 文件名后面不帶后綴(譬如Word文件名后綴doc，excel文件名后綴xls)

　　在“我的電腦”中菜單“工具” →“文件夾選項”的“查看”中將“隱藏文件擴展名”畫上勾，再點應用，文件后面的后綴就沒了。

　　1.5 選擇性粘貼

　　1)假如在一個excel單元格中用公式計算的數值，要想將數值粘貼到另一個單元格中，在第一個單元格中按復制按鈕，在另一個單元格中點選擇性粘貼，在“選擇性粘貼”下選“數值”。

　　2)假如是一行要粘為一列，在在“選擇性粘貼”下選“轉置”。

　　1.6 插入公式

　　在菜單“插入” →“對象”中的“新建”選“miscrosoft 公式3.0”然后選擇所需要的公式。

　　1.7 在excel中凍結窗口

　　選中某一單元格，點窗口-凍結窗口，以此單元格的左上角把屏幕劃成四部分，上方和左邊的就固定了，便于查看大型表格。凍結后，上方的行會固定不參與屏幕滾動，左邊的列也會固定。

　　1.8 文件加密碼

　　1)word文檔在菜單“工具” →“選項” →“安全性” 輸入打開文件時的密碼，輸入修改文件時的密碼，然后點確定，這樣此文檔就加上密碼了，打開時必須輸入密碼。

　　2)excel表格，在菜單“工具” →“選項” →“安全性”輸入打開權限密碼，輸入修改權限密碼，然后點確定，這樣此電子表格就加上密碼了，打開時必須輸入密碼。

　　1.9 怎樣解決一篇文檔中封皮不顯示頁碼，內容加頁碼

　　先將封皮分為第一節，將內容分為第2節，在第一節插入頁碼設置中將“首頁顯示頁碼”的勾去掉;在第二節插入頁碼設置中將“首頁顯示頁碼”的勾選上。這樣就可以實現一篇文檔中封皮不顯示頁碼，內容加頁碼。

　　1.10 頁面設置中的頂端對齊

　　一般情況下將頁面設置→版式→頁面中的垂直對齊方式選頂端對齊。

　　1.11 怎樣快速選中文檔中的一部分(比較長，好幾頁)

　　要選中文檔中的某一部分，譬如此部分比較長，好幾頁，直接用鼠標選不好選，那么就用鼠標左鍵單擊要選中某一部分的開頭，再按下“shift”鍵，再在選中某一部分的結尾處點擊鼠標左鍵，那么這一部分就選中了。

　　1.12 怎樣保證word文檔中的繪圖是一整體

　　首先將常用工具欄中“繪圖”調出來。

　　畫第一個圖形時會出現一個虛框，那么緊接著的要畫的圖形必須都在虛框內，這樣才能保證，整個圖形是一個整體。

　　1.13 Word中的腳注如何刪除?把正文相應的符號刪除，內容可以刪除，但最后那個格式還在，應該怎么辦?

　　1)切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時最下方出現了尾注的編輯欄。

　　2)在尾注的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫線出現了，選中它，刪除。

　　3)再在下拉菜單中選擇“尾注延續分隔符”，這是那條長橫線出現了，選中它，刪除。

　　4)切換回到頁面視圖，尾注和腳注應該都是一樣的。

　　1.14 Excel重復打印表頭

　　1)文件-頁面設置-工作表-頂端標題行-點擊要輸出表頭的那一個框。

　　2)在點回來確定-在用打印預纜看看每一頁是否都有表頭。

　　1.15 Excel大小寫數字互換

　　選中你要轉化的大小寫數字-右鍵設置單元格格式-數字-特殊-來選中你的類型-確定。

　　1.16 文檔中需插入帶框文字

　　插入文本框，再在文本框中填寫內容。但這種插入方法在排版過程中會變形，不好排版，如果插入公式，再在公式格式中輸入內容，例如：要插入帶框文字，先點菜單“插入”→公式→點圍欄模板中的矩陣格式。

　　綜上所述，我們在計算機日常工作中常常會遇到這樣或那樣的問題，以上僅供參考，office的功能很強大，許多功能我們只是沒發現而已。

　　常用技巧

　　一、Excel表格計算公式

　　1、求所有數值和：SUM(在空白處點下,用SHIFT選中所數,回車就可以出來)

　　2、求平方和：SUMSQ

　　3、求開平方：SQRT

　　4、在其它函數里有很多公式可以查找。

　　5、去掉前兩為數字：mid(A1,3,6)(A1：是你要修改的數的地方6：是你要保留的位數)

　　6、前面加兩固定數：=19&D2

　　7、去掉最后兩數＝LEFT(A1,7)

　　8、把19820213怎樣轉換成1982.02格式可以這樣做：=LEFT(A1,4)&"."&MID(A1,5,2)

　　二、Word文檔輸入的技巧

　　1、快速給文字加下劃線：Ctrl+Shift+W

　　2、一條虛線：連續輸入3個"*"再按回車鍵-可以得到虛線

　　3、得到雙直線：連續輸入3個“=”再按回車鍵-可以得到雙直線

　　4、“～”得到一條波浪線，“#”得到中間加粗的三直線

　　5、選中Word文檔的字體-同時按下SHIFT+CTRL+>或者是<號

　　6、快速轉換英文字母大小寫：“Shfit+F3”快捷鍵

　　7、隱藏文字：“格式”-“字體”-“隱藏文字”勾選上

　　8、還原圖片：按住Ctrl鍵的同時，雙擊該圖片(該圖片就被還原了)

　　9、Word快速建立表格：先輸入好表格的文字--在選中文字--表格--插入--表格

　　10、Word換頁時不再頻繁敲回車鍵:遇到需要換頁的時候按住“Ctrl”鍵后再按下回車鍵就換成新頁面了

　　11、Word自動生成目錄1。選中文字-格式-樣式格式-把要做的目錄標題都上標題

　　12、插入-引用-索引和目錄-點目錄-顯示級別設置3-確定-自動生成目錄了

　　三、Word中保存插入的圖片

　　1、方法一：word文檔中另存為--網頁格式--在*.files文件中-就可以找出全部Word文檔的圖片了

　　2、方法二：把你想要的圖片復制到PPT里,在用PPT里另存就可以得到圖片了。

　　四、在Excel中做100 100+20 120+20 140+20等循環語句

　　在Excel表中公式:

　　X坐標 Y坐標

　　A B C D

　　757743 200 3683087 40

　　=$A1+$B$1 =$C1-$D$1

　　五、Excel重復打印表頭

　　1、文件-頁面設置-工作表-頂端標題行--點擊你要輸出表頭的那一個框

　　2、在點回來確定-在用打印預纜看看每一頁是否都有表頭.

　　六、設置Excel列寬行高設置

　　1、全選或者是選擇一個都可以設置--格式-行-行高-輸入一個行高-確定

　　2、設置列也是在格式里面設置的-列-列寬-輸入列寬-確定.

　　七、Excel大小寫數字互換

　　1、選中你要轉化的大小寫數字-右鍵設置單元格格式-數字-特殊-來選中你的類型-確定.

　　八、在Excel中工作表進行分區加密

　　1、選中需要加密的區域-工具-保護-允許用戶編輯區域-新建-輸入一個標題-點引用單元格-選好單元格后-設置密碼-確定-在選中保護工作表-在輸入密碼兩次-確定。

　　2、Excel表表格加密-保存表-保存框的右上角(工具)-點常規選項-輸入密碼-確定-在保存就是

　　有密碼的表格了。

　　九、在Excel表數據表中如何按條件顯示數字

　　1、選中你要條件顯示的數字-格式-條件格斯-條件(單元格數據)-設置你要選的條件-設置顏色-

　　可以添加-選出設置。

　　十、高級篩選

　　把滿足條件的篩選出來，放到別的地方。

　　文秘使用技巧

　　數字格式批量轉換

　　在完成一篇報告后，才發現其中最有說服力的數字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數字達到醒目的效果，可以為它們設置一些特殊格式。按下“Ctrl+H”組合鍵調出查找和替換對話框，將光標定位在“查找內容”框中，然后單擊“高級”展開對話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數字”，這時“查找內容”中會自動顯示為“^#”。將光標定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內容”，將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數字設置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數字都改變的。

　　查找對話框中的快捷鍵

　　執行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框，會發現對話框中的許多項目之后都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開高級選項，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位這三個選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話框)。

　　另外，在office20xx中進行查找/替換時，我們經常會在不關閉查找/替換對話框的情況下，切換到正文中進行修改，然后再回到查找/替換對話框中繼續操作，一般都是通過鼠標點擊進行切換，其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。

　　在最后一次搜索結果中快速瀏覽

　　當你搜索完畢，退出查找對話框后，如果想回過頭看看剛才的搜索結果，這時不用再打開查找對話框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜索結果中快速瀏覽了。

　　高亮顯示所有搜索出來的結果

　　為了讓搜索出來的結果更醒目，可以讓搜索的結果內容高亮顯示出來。操作很簡單：在查找對話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。

　　替換時巧妙保留書簽

　　假設在word中有這么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號括起來的部分表示定義了書簽，括號是為了讓大家看的清楚，真實文本中并沒有出現。如果在進行替換操作時，將兩個人物名稱換成了其它人名，那么書簽也會隨之丟失。大家在定義書簽時，將人名前后的空格都包括進來，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

　　使用圖片替換文本

　　有時我們可能想用圖片來替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱，可通過下面的步驟來實現：

　　第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統的剪貼板中。

　　第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號，下同)。

　　第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字，就都會成圖片了。

　　快速找出word中的域

　　為了增加互動性，有些人會在word中插入大量的域，數量一多，可能連作者自己都記不清了�？梢酝ㄟ^查找功能，快速瀏覽這些域代碼。

　　第一步：確定域代碼為打開狀態，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。

　　第二步：按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框，在“查找內容”中輸入“^d”或者“^19”，然后連續按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。

　　巧用替換批量設置文檔格式

　　在一些文章中，尤其是一些學術論文，會大量出現一些同樣的術語或關鍵詞，如果想讓這些術語或關鍵詞有一個統一的格式，不用一個一個設置，用替換功能很快就能完成。

　　第一步：找到要設置格式的第一個術語或關鍵詞(如：“虛擬現實”)，設置它的大小、字體、顏色等格式。選中設置好的術語，按“Ctrl+C”鍵將它復制到剪切板上。