PPT幻燈片的技巧

時間：2024-10-02 22:24:17 辦公文秘

PPT幻燈片的實用技巧

　　幻燈片是PPT中比較重要的元素，關于它的技巧也相當多，為方便大家在工作中運用好ppt軟件，下面是小編為大家整理的PPT幻燈片的實用技巧，歡迎參考~

　　應用多彩的背景

　　PowerPoint中擁有很多設計模板，并提供了不少漂亮的背景，選擇“格式”→“背景”，再選中“忽略母版的背景圖形”復選框。如果只是想選擇顏色來填充，只要單擊彈出式下拉菜單，選擇“填充效果”，當然也可選擇“其他顏色”。如果還想更漂亮點，那就在彈出對話框中的過渡、紋理、圖案、圖片四個標簽中來選擇。設置完成后，只要單擊“確定”，然后再單擊“應用”就可以了。

　　讓幻燈片自動播放

　　先打開幻燈片，再把它打包成EXE文件。需要注意的是，在打包時，一定要包含鏈接媒體文件，并嵌入字體，這樣可以保證演示文稿中涉及的圖片、動畫、聲音都能夠進入打包文件，嵌入字體意味著文稿中所使用的字體在其他微機上也能正確顯示。同時，當詢問是否包含播放器時，選擇“是”按鈕。雙擊打包生成后的pngsetup.exe文件，進行解包，并把解壓出來的ppview32.exe、slideshow.pps(slideshow.pps是需要放映的幻燈片)等文件放到一文件夾下，然后再在該文件夾下新建一個autorun.inf文本文件，輸入如下內容：

　　[AUTORUN]

　　OPEN=ppview32.exe slideshow.pps

　　ICON=ppview32.exe

　　接著，把ppview32.exe、slideshow.pps和autorun.inf文件刻到光盤的根目錄，這樣刻錄出來的光盤，一插入到光驅中，就會自動播放其中的幻燈片。

　　自動更新幻燈片日期和時間

　　通過下面的技巧，可把日期或時間插到頁眉與頁腳中，還能自動更新：單擊“視圖”→“頁首與頁尾”，并單擊彈出對話框中的“幻燈片”標簽，再選中“日期與時間”復選框，然后選擇“自動更新”單選按鈕，保存演示文件。以后每次打開文件，系統就會自動更新日期與時間。你還可以選中“標題幻燈片中不顯示”復選框，這樣可以在標題幻燈片中隱藏“頁眉與頁腳”的設置。

　　借用另一幻燈片中配色方案

　　如果想使用另一幻燈片中的配色方案，可這樣操作：先把兩個演示文稿文件打開，然后選擇“窗口”→“全部重排”。同時，在兩個演示文稿的普通視圖中都使用“幻燈片”標簽。切換到配色方案較好的演示文件窗口，再單擊“常用”工具欄的“格式刷”按鈕。然后單擊第二個演示文稿窗口，最后單擊要應用方案的幻燈片即可。

　　讓幻燈片循環播放

　　如想讓幻燈片播放到結束后，自動回到開頭，重新開始播放，先打開想要播放的幻燈片，選擇“幻燈片放映”→“設置放映方式”，然后在彈出的對話框中選中“循環放映，按Esc鍵終止”復選框。單擊“確定”關閉對話框即可。

　　防止更改文稿

　　選擇“幻燈片放映”→“設置放映方式”，然后在彈出的對話框中選中“在展臺瀏覽(全屏幕)”，這樣可使演示文稿循環放映，還能防止更改演示文稿。

　　讓幻燈片自動切換

　　在PowerPoint中，可為每個幻燈片設置相應時間，讓它到達預定時間后自動切換而無需手工單擊切換：先在普通視圖中選中幻燈片，再選擇“幻燈片放映”→“幻燈片切換”，在“換片方式”下，選擇“每隔”復選框，再輸入要幻燈片在屏幕上顯示的秒數即可。

　　改善幻燈片放映性能

　　如果機器配置不是很好，那放映幻燈片時可能會出現停頓現象，甚至花屏。這時，可啟動硬件圖形加速，并以此來改善幻燈片放映性能：選擇“幻燈片放映”→“設置放映方式”，再選中“使用硬件圖形加速”復選框，單擊“確定”關閉對話框即可。

　　減少色深以達最佳性能

　　右擊桌面，選擇“屬性”，再在“顏色”下拉列表中單擊“增強色(16 位)，再單擊“確定”即可讓PowerPoint使用16位色深，這樣能獲得最佳性能了。

　　在演示文稿間復制/粘貼幻燈片

　　通過下面技巧，可在兩個演示文稿之間復制幻燈片：先同時打開兩個演示文稿，再選擇“窗口”→“全部重排”。然后在相應的演示文稿窗口的“幻燈片”窗口中，選擇要復制的幻燈片，再按下Ctrl+C鍵復制一下，切換到另一個演示文稿，按下Ctrl+V鍵粘貼過來即可。

　　如果希望所粘貼的幻燈片采用與前面的幻燈片不同的設計模板，并且希望它保留其原始格式，則可以單擊粘貼幻燈片下的“粘貼選項”按鈕，然后在按鈕菜單上，單擊“保持源格式”。這樣，則復制的幻燈片將使用左邊窗口的模板和格式。

　　如果要移動幻燈片而不是復制幻燈片，請在快捷菜單上單擊“剪切”而不是“復制”。

　　自由更改幻燈片順序

　　如果在做好幻燈片后，希望能改變其中某幾張幻燈片順序，則可按照下面步驟來操作：在普通視圖的“幻燈片”選項卡上，選擇一個或多個幻燈片縮略圖，然后將其拖動到一個新位置即可。如果使用的是幻燈片瀏覽視圖，同樣可以選擇一個或多個幻燈片縮略圖，然后將其拖動到一個新位置。

　　自由縮放幻燈片

　　PowerPoint可以在視圖中改變視圖中各個區域的大小，以方便編輯：單擊要更改顯示比例的區域，以適應“大綱”標簽、“幻燈片”標簽或要在幻燈片窗格中顯示的幻燈片，再單擊“常用”工具欄上的“顯示比例”框旁邊的箭頭，接著在下拉列表中單擊選擇所需的比例。或者直接在“顯示比例”框里鍵入所需要的數字。

　　在演示文稿中復制幻燈片

　　PowerPoint中不僅能復制圖片，文本，還可以復制演示文稿中的幻燈片：在普通視圖的“大綱”或“幻燈片”窗口中，選中要復制的幻燈片(可以配合Shift鍵和Ctrl鍵來選中多張幻燈片)。再選擇“插入”→“幻燈片副本”即可。

　　把演示文稿帶著走

　　把演示文稿打包，可以很方便地把演示文稿變成EXE文件，方便攜帶和發布。先用PowerPoint打開已經做好的.ppt文件，選擇“文件”→“打包”，出現打包向導。單擊“下一步”，向導提示打包哪些演示文稿，采用默認的當前演示文稿。當向導詢問文件復制到哪時，更改至本地硬盤，如d:。接著會詢問是否包含相應的鏈接文件，如果需要，可以選中所有鏈接文件，并同時選中并嵌入字體。這樣演示文稿中涉及的圖片、動畫、聲音、字體等都將會打包進文件。

　　在最后一步里，向導將會詢問是否包含播放器，一般選擇“是”。這樣，只要帶上pngsetup.exe文件及一些相關文件即可。

　　給演示文稿添加表格

　　在PowerPoint中使用表格，能很容易地使文本對齊，尤其是當文本可能會以多種形式(包括放映幻燈片、聯機內容以及打印的講義)表示時會更加方便：選中需要放置表格的幻燈片，選擇“插入”→“表格”，然后在“插入表格”對話框中設置表格的行數和列數，單擊“確定”按鈕，幻燈片上就繪制出表格了。

　　接下來，只要用鼠標單擊相應的表格單元格就可以在其中輸入數據，而按下Tab鍵則會進入下一個單元格。

　　導入word文件到PowerPoint中

　　利用下面的技巧可快速把word文件轉換成可供演示的PowerPoint文件：只要先在word中把文件轉換為大綱視圖，然后再設置好各級的標題，最后在PowerPoint中選擇“插入”→“幻燈片(從大綱)”，在彈出的對話框中選擇想要要轉換為幻燈片的word文件就可以了。

　　把幻燈片發到word中

　　Microsoft office系列軟件各個組件中都有著良好的合作關系，通過下面的技巧，可以把幻燈片發到word中：先啟動PowerPoint，然后打開演示文稿，再選擇“文件”→“發送”→“發送到Microsoft word”對話框即可。

　　自由控制編碼列表的開始編號

　　在PowerPoint中，編號不一定非要從1，或者a開始不可。完全可以自行設置編碼列表的開始編號：先在要更改開始編號的行中放置插入點，選擇“格式”→“項目符號和編號”。再在彈出對話框中單擊“編號項”標簽，再在“開始于”框中，選擇所要的編號，完成后單擊“確定”即可。

　　自定義項目符號和編號

　　選擇“格式”→“項目符號和編號”，在彈出對話框中使用“項目符號項”選項卡，然后單擊“自定義”，就可以在新彈出對話框中選擇多種多樣的項目符號，如“(、(、(、(”，將這些符號運用到幻燈片中，使內容更加豐富多彩。

　　計算字數和段落

　　如果想讓PowerPoint具有統計字數和段落的功能，可以這樣來做：選擇“文件”→“屬性”，在彈出對話框中單擊“統計”標簽，文件的各種數據，包括頁數、字數、段落等信息就會被顯示在統計的信息框中。

　　隱藏幻燈片

　　如果演示文稿中有某些幻燈片不必放映，但又不想刪除它們，以備后用。就可以隱藏這些幻燈片：在“幻燈片瀏覽”視圖中選中這些幻燈片(可以配合Ctrl和Shift鍵選擇多張幻燈片)，再選擇“幻燈片放映”→“隱藏幻燈片”即可。

　　快速在窗格之間移動

　　按F6鍵可以順時針方向在普通視圖窗格之間移動;Shift+F6可以按逆時針方向在普通視圖窗格之間移動;按下Ctrl+Shift+Tab在普通視圖中“大綱與幻燈片”窗格的“幻燈片”和“大綱”選項卡之間切換。

　　“隱藏”幻燈片中“聲音”圖標

　　把聲音圖標拖到幻燈片之外，這樣在放映幻燈片時，就看不到圖標了。

　　在放映幻燈片時顯示快捷方式

　　如果需要在放映PowerPoint幻燈片時快速訪問快捷鍵，只需按下F1(或Shift+?)，幻燈片放映幫助將自動顯示。.

　　創建一個摘要幻燈片

　　有時，在創建好一個PowerPoint演示文稿后，可能需要添加一個簡介、議程或小結。其實，PowerPoint本身就提供了向現有演示文稿中快速添加摘要幻燈片的方法：打開需要添加摘要的演示文稿，選擇“視圖”→“幻燈片瀏覽”，并在幻燈片瀏覽視圖中選擇所需幻燈片的標題(也可以配合Ctrl和Shift鍵選擇多張幻燈片，當然一般應當選擇那些最能概括該演示文稿的幻燈片作為摘要)。再單擊幻燈片瀏覽工具欄上的摘要幻燈片按鈕，PowerPoint將會自動利用所選幻燈片的標題創建名為“摘要幻燈片”的新幻燈片，該幻燈片將出現在所選幻燈片的前面，并作為摘要。

　　小提示:可以雙擊該幻燈片，更改標題、編輯現有項或添加新項來做進一步修改和完善。

　　快速重復上一動作

　　在PowerPoint中有時會進行很多的重復動作，不過，在執行了一個動作后，只要按下F4鍵即可重復這個動作。F4鍵只是重復最后一個動作，并不能記錄一系列動作，因此不能用它來完成多于一個動作的操作。

　　再給我多幾味后悔藥

　　知道，Windows中的“撤消”(Undo)功能確實為帶來了很多的方便。但默認情況下，PowerPoint的撤消操作次數最多只有20次。不過，完全可以自行定義可撤消的次數：選擇“工具”→“選項”，然后在彈出對話框中單擊“編輯”標簽，再在“最多可取消操作數”后在設置一個適當的次數為止。要注意的是，一般設置為三四十次即可。如果設置得太多，會影響機器的性能;另外，PowerPoint撤消操作次數限制為150次。

　　用我的默認文件夾

　　可能很多并不喜歡把所有文件都保存在“我的文件”文件夾中，因為它位于C盤，弄不好，機器就會崩潰，會造成數據丟失。這時，可以在另外的分區上建立一個文件夾，如D:MyPPT。然后啟動PowerPoint，再選擇“工具”→“選項”，在彈出對話框中單擊“高級”標簽，然后在“默認文件位置”中輸入路徑名稱“D:我的幻燈片”，然后單擊“確定”關閉對話框即可。這樣，以后在PowerPoint中保存演示文稿時，系統會自動轉到D:MyPPT文件夾下。

　　保存早期PowerPoint版本

　　雖然現在office XP已經很普及了，而且微軟也準備在明年發布office 11，但是仍有很多的地方在使用老版本的office，如office 95/97，甚至更早。不過，在PowerPoint中制作完幻燈片后，可以選擇“文件”→“另存為”，彈出的“另存為”對話框中的“保存類型”列表中，可以選擇演示文稿的保存類型，如PowerPoint 4.0.PowerPoint 95.PowerPoint 97-2002 & 95等。在做出文件類型的選擇后，輸入文件名，按下“保存”按鈕即可。

　　你還可以指定保存演示文稿的默認格式：選擇“工具”→“選項”，并單擊打開對話框中的“保存”標簽，在“將 PowerPoint 文件存為”下拉列表框中選擇相應的格式即可。

　　小提示：在轉換時，Microsoft Graph圖表也可以自動轉換，以便在早期的版本的Microsoft Graph中打開和編輯。如果不希望圖表轉換，可在 “保存”選項卡上，清除“保存為早期版本時轉換圖形”復選框的復選標記。

　　將最喜歡工作視圖作為默認視圖

　　PowerPoint的默認編輯視圖是普通視圖，并帶有“幻燈片”和“大綱”子窗口、備注窗格和幻燈片窗格。如果你更喜歡其他的默認視圖(如，只有幻燈片窗格，而沒有幻燈片縮略圖、大綱或備注等)，也可以自定義默認視圖：選擇“工具”→“選項”→“視圖”，然后在“默認視圖”下邊的下拉列表中，選擇所需的視圖即可。當然，如果選擇“保存在文件中的視圖”，那下次打開PowerPoint時，將會使用保存在當前文件中的精確視圖。

　　在Authorware中使用PowerPoint文件

　　Authorware和PowerPoint是兩種常用的課件制作軟件，Authorware功能強大，交互性強，而PowerPoint在制作字幕和圖像處理方面較為方便，這兩者結合能夠制作出使用更加靈活、操作更加方便的多媒體課件。下面將告訴大家如何在Authorware調用PowerPoint。

　　啟動PowerPoint，并建立一個用于鏈接到Authorware中的演示文稿文件，命命名為link.ppt。接著打開Authorware，并拖動一個顯示圖標到流程線上，雙擊該顯示圖標打開展示窗口，再選擇Insert→OLE Object命令，此時將會顯示Insert Object對話框。選擇“從文件創建”，輸入框中單擊“瀏覽”按鈕找到要先前制作的PowerPoint文件link.ppt，選中其下的“鏈接”復選框，單擊“確定”按鈕可將link.ppt插入到當前文件中，展示窗口中會出現link.ppt幻燈片的第一屏內容。

　　此時，選擇Authorware中的Edit菜單，再選擇“Linked 演示文稿 OLE Object ”，選擇Attributes選項，屏幕上將會出現Object Attributes對話框。選擇Activation Trigger下拉列表框，選擇Single Click項，再選擇Trigger Verb下拉列表框，從中選擇“放映”項，并注意在對話框下方選中Packageas OLE object復選框。

　　設置完成后，單擊“確定”按鈕即可設置放映的方式為單擊放映。

　　這樣，運行Authorware，在屏幕上單擊PowerPoint相應的圖標，即可播放幻燈片。用這一方法制作成的多媒體課件，同時具有Authorware和PowerPoint兩種軟件的優點，所插入的幻燈片如需修改、增添內容，只需對插入的幻燈片對象直接進行修改即可。

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