辦公軟件Excel數據錄入的小技巧

時間：2024-08-01 04:10:23 office辦公

關于辦公軟件Excel數據錄入的小技巧

　　一、同組單元格、同組工作表數據錄入

　　1.同組單元格數據錄入

　　在一張工作表中，如果多個單元格數據內容相同，我們可以同時選中這些單元格，使其成為一組單元格，然后一次性輸入相同內容。

　　方法：按住CTRL鍵后，分別單擊需要輸入相同內容的單元格，選中它們，然后松開CTRL鍵，開始輸入數據，此時數據會顯示在最后選中的單元格中，輸入完后按下CTRL鍵，再敲回車鍵，即可看到所有選中的單元格都輸入了相同的內容。

　　2.同組工作表數據錄入

　　如果在一個工作簿中，有多張工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3），這些表的結構相同，部分內容也相同，需要輸入或修改，也可一次性，批量完成。

　　方法：按住CTRL鍵后，分別單擊需要輸入相同內容的工作表，選中它們，然后松開CTRL鍵，開始輸入數據，輸入完后即可看到，所有選中的工作表內相同的位置都輸入了相同的內容。

　　二、填充數據

　　說到填充數據，大家可能最熟悉的就是數字序列的填充，即輸入前兩個數字，確定起點和等差數列步長后，填充數據。今天我在這里要給大家講的是另外兩種填充。

　　1.日期填充

　　日期可以跟數字序列一樣，直接填充。

　　方法：數字序列一樣，在前兩個單元格確定起始值和步長，選中這兩個單元格，按住填充柄拖動即可。

　　2.姓名序列填充

　　如果經常會用到一組序列，我們通常的做法是打開原來的一張表，將其復制到新表，而實際上，我么你只需要將這一組姓名定義為一個序列，以后每次就可以像填充數字一樣，直接拖動填充。

　　方法：第一次，完整得輸入整個姓名序列，選中這些姓名，單擊【工具】-【選項】-【自定義序列】-【導入】-【確定】，即可完成定義的過程。以后每次只需要輸入第一個人的姓名，然后按住填充柄往下拖動即可象填充數字一樣將這組姓名輸入到表格中。

　　三、通過下拉列表規范錄入

　　有些時候，表格中的數據必須要限定一個輸入范圍，讓用戶只能填寫范圍內的值，這時我們可以制作一個下拉列表，讓用戶選擇。

　　方法：選中需要限定范圍值的單元格，單擊【數據】-【有限性】-【設置】命令，在對話框中按下圖設置，不同值之間用英文的【，】隔開，確定。設定下拉列表后的單元格區域就只能從列表中選取數值了。

　　四、通過公式錄入數據

　　在制作一張通訊錄時，我們發現很多單元格的值都跟其上面單元格相同，在錄入時我們只需要錄入最上面一個，下面的就先空著，等整張表錄入完，集中一起處理。

　　方法：選中整張表格數據區域；

　　單擊【編輯】-【定位】-【條件定位】菜單命令，選擇“空值”，然后確定；

　　通過鍵盤輸入'等號'，然后按一下'向上'的箭頭；再按“Ctrl+回車”，即可看到所有選中的空單元格自動輸入了與其上面單元格相同的內容。

　　以上這些招數，熟練運用，可以為我們節省錄入時間，辦公效率也必然后有效提升。

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