淺談?dòng)胑xcel開發(fā)mis的方法
目前國(guó)內(nèi)管理信息系統(tǒng)(MIS)開發(fā)研制一般采用人們熟悉的dBaseX、Foxbase或Foxpro等,這里將簡(jiǎn)要介紹如何用Excel開發(fā)MIS。一般來說,一套MIS主要包括信息輸入、信息處理、信息輸出三大組成部分,用Excel處理這些部分均顯得游刃有余。Excel是Windows環(huán)境下的一種電子表格軟件,可向用戶提供史無前例的超強(qiáng)功能和易用性。它同時(shí)具有電子數(shù)據(jù)表、圖表和數(shù)據(jù)庫的功能,具有極強(qiáng)的分析性能、報(bào)表制作工具和豐富的統(tǒng)計(jì)圖表。筆者曾用中文Excel 5.0 for Windows為一企業(yè)開發(fā)研制了一套物資管理、財(cái)會(huì)管理、營(yíng)銷管理和人事管理的MIS,充分感受到其強(qiáng)大功能和方便性。下面就信息輸入、信息處理、信息輸出界面設(shè)計(jì)、代碼設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)保護(hù)等方面的問題談?wù)勅绾问褂肊xcel。
一、信息輸入
最常用的信息輸入方法有三種,一是在工作表(WorkSheets)的單元格(Cells)中直接輸入文字和數(shù)據(jù)(重復(fù)數(shù)據(jù)可由填充把柄拖拉而得);二是采用輸入框(InputBox)輸入少量數(shù)據(jù);三是自行設(shè)計(jì)對(duì)話窗體(Forms),在其上可加入標(biāo)簽框、文本框、列表框、分組框、選擇框、滾動(dòng)條和命令按鈕等,然后設(shè)計(jì)其對(duì)象格式(如屬性、保護(hù)、控制項(xiàng)、對(duì)齊、字體和圖案等)。當(dāng)然,Windows提供的剪裁板進(jìn)行數(shù)據(jù)的復(fù)制或粘貼也不失為一種常用的方法。此外,Excel還提供了強(qiáng)大的文件轉(zhuǎn)換功能,可將Txt文件、dBase、Lotus 1-2-3文件、QuattroPro文件、MS Work文件、SYLK文件、DIF文件等直接轉(zhuǎn)換為Excel工作簿文件,這就為數(shù)據(jù)的共享、快速錄入及轉(zhuǎn)換提供了極大的方便。
二、信息處理
按行業(yè)的不同,信息處理的要求有較大的差別,常用的信息處理包括數(shù)據(jù)的修改、查詢、檢索、排序和統(tǒng)計(jì)匯總。在dBase中,這些工作一般需要編程設(shè)計(jì),而在Excel中,幾乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能輕松地完成。最常用的是右端"數(shù)據(jù)"菜單中的各項(xiàng)功能∶"記錄單"選項(xiàng)提供了數(shù)據(jù)庫記錄查詢、輸入、修改或刪除的簡(jiǎn)單方法;"排序"選項(xiàng)提供了數(shù)據(jù)庫記錄同時(shí)按三個(gè)字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考慮或不考慮大寫來進(jìn)行排序;"篩選"選項(xiàng)提供了隱藏除符合指定條件外的所有數(shù)據(jù)的方法,為數(shù)據(jù)庫同類記錄的查詢和重點(diǎn)顯示提供了方便;"分類匯總"選項(xiàng)提供了同類數(shù)據(jù)的匯總及統(tǒng)計(jì)方法;"數(shù)據(jù)透視表"選項(xiàng)可以迅速使一個(gè)復(fù)雜的表格變得容易閱讀和理解,它可以方便地概括出感興趣的字段,從不同的角度"透視"出求和值、計(jì)數(shù)值、平均值、最大值、最小值、乘積值、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體標(biāo)準(zhǔn)偏差、變異值、總體變異值。
表格設(shè)計(jì)是MIS的重點(diǎn)和難點(diǎn)之一,然而在Excel中,表格設(shè)計(jì)卻易如反掌。Excel的工作簿(WorkBooks)是一個(gè)三維電子表格,一個(gè)工作簿由若干個(gè)工作表構(gòu)成,每個(gè)工作表本身就是一張表格,它最多可達(dá)16384行256列,足以滿足表格設(shè)計(jì)的需要。表格中每一行的高度和每一列的寬度均可隨意調(diào)節(jié),多余的行和列可以隱藏起來,表格中的每個(gè)單元格可有不同的字體、字號(hào)、邊框線、前景色、數(shù)據(jù)格式、對(duì)齊方式和保護(hù)方式,在每個(gè)單元格中還可插入不同的文字附注和聲音附注。此外,在每個(gè)工作表中可任意繪制直線、曲線、矩形、橢圓、箭頭和
各種窗體控件(Controls),并且還可插入其他Windows應(yīng)用程序的圖片和對(duì)象,支持DDL和OLE。Excel的這些功能為靈活設(shè)計(jì)各種復(fù)雜的表格提供了極大的方便。
統(tǒng)計(jì)圖表是各類MIS的特色之一,能否設(shè)計(jì)出美觀易懂的圖表從一個(gè)方面反映了MIS生命力的強(qiáng)弱。Excel的作圖能力特別強(qiáng)大,操作使用方便,它可從工作表中靈活地提取所需的數(shù)據(jù),快速生成二維或三維的條形圖、柱形圖、餅圖、環(huán)形圖、散列圖、曲面圖、雷達(dá)圖等。
三、信息輸出
Excel具有所見即所得的功能,凡是在工作表上能顯示出來的內(nèi)容(文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖表)均可打印出來,超寬表格可以自動(dòng)分頁打印;其打印選項(xiàng)十分豐富,完全不需要自己編寫另外的打印驅(qū)動(dòng)代碼。
四、界面制作
在Excel中,MIS的界面既可采用對(duì)話窗體進(jìn)行設(shè)計(jì),也可在工作表上直接進(jìn)行設(shè)計(jì),窗體的各種控件可隨意放置在工作表上。在錄制或編寫了宏代碼后,還可根據(jù)自己的需要任意修改Excel的菜單、工具箱以及提示行顯示信息,而隱藏Excel本身的菜單系統(tǒng),使MIS仿佛脫離了Excel處于單獨(dú)運(yùn)行之中。
為了在進(jìn)入Windows的同時(shí)就進(jìn)入MIS界面,可在Windows的初始化文件WIN.INI中加入LOAD=C:Excel5Excel.EXE /E,在C:Excel5XLSTART子目錄中加入MIS的界面控制程序,這樣將在啟動(dòng)Windows的同時(shí)直接進(jìn)入Excel環(huán)境并啟動(dòng)MIS的操作界面,而不顯示Excel的啟動(dòng)封面;Auto-Open是含有特殊含義的子程序名稱,它可在打開工作簿的同時(shí)運(yùn)行Auto-Open中的語句。
五、代碼設(shè)計(jì)
對(duì)于簡(jiǎn)單的MIS,一般不需要進(jìn)行代碼設(shè)計(jì),用Excel本身提供的各項(xiàng)功能就可滿足要求。除具有通用的工作表函數(shù)外,Excel還提供了豐富的日期和時(shí)間函數(shù)、財(cái)務(wù)分析函數(shù)、統(tǒng)計(jì)分析函數(shù)和假設(shè)分析函數(shù)。例如在B1單元格輸入公式"=AVERAGE(A1:A9)",就可直接求出從A1到A9中各單元數(shù)據(jù)的平均值。
然而對(duì)于比較復(fù)雜的MIS,則必須使用Excel的編程語言—Visual Basic for Application (VBA,也就是Excel的"宏")。VBA直接嵌入Excel的工作簿中,其語法規(guī)則非常類似于Visual Basic,比較容易掌握。VBA包含豐富的各種函數(shù)、方法、對(duì)象、屬性和語句。理解并逐步掌握VBA中數(shù)量龐大的各類方法、對(duì)象和屬性是在Excel平臺(tái)上進(jìn)行二次開發(fā)的關(guān)鍵技術(shù)。Excel的所有菜單操作均可通過VBA編程實(shí)現(xiàn),此外VBA還可以實(shí)現(xiàn)Excel本身不具備的功能,如API函數(shù)的調(diào)用。利用Excel提供的"錄制宏"功能是初步學(xué)習(xí)VBA的簡(jiǎn)捷方法。熟悉VBA之后,就可自己修改宏并編寫新的宏。
需要說明的是,中文Excel 5.0的宏支持漢字過程名和變量名,這就為程序的閱讀和維護(hù)帶來了便利。例如以下的代碼片段是正確的∶
1: Sub求和計(jì)算()
2: Dim 被加數(shù),加數(shù),求和數(shù)
3: 被加數(shù)=100: 加數(shù)=350
4: 求和數(shù)=被加數(shù)+加數(shù)
5: MsgBox 被加數(shù) & "與" & 加數(shù) & "的和等于" & 求和數(shù)
6: End Sub
六、數(shù)據(jù)保護(hù)
MIS的數(shù)據(jù)保護(hù)能力是用戶和軟件開發(fā)人員共同關(guān)心的問題。用dBase開發(fā)的MIS,往往需要為設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫的保密功能而絞盡腦汁。然而在Excel中,您不必編寫任何程序代碼就可達(dá)到數(shù)據(jù)保護(hù)的目的。Excel為用戶提供了多級(jí)保護(hù)手段,可以自行選擇是否保護(hù)每個(gè)單元格或每個(gè)控件,是否保護(hù)某張工作表,是否保護(hù)每個(gè)工作簿,是否需要輸入打開工作簿的口令。一般而言,打開工作簿的口令由用戶設(shè)定,其他保護(hù)功能由程序設(shè)計(jì)人員設(shè)定,一經(jīng)設(shè)置了保護(hù)功能,任何人(包括程序設(shè)計(jì)者)在不知道口令的情況下均無法越權(quán)使用。
Excel內(nèi)置的強(qiáng)大功能以及提供的二次開發(fā)平臺(tái),為快速、簡(jiǎn)便地開發(fā)出具有專業(yè)水平的MIS提供了高效的手段,其眾多功能無法逐一談及,尚需讀者在使用中摸索。