商務秘書禮儀知識

時間：2024-06-08 00:41:27 煒亮商務秘書

商務秘書禮儀知識

　　掌握得體的商務禮儀，具備良好的行為習慣，能夠為秘書銷售加分。因為得體的商務禮儀能夠體現秘書良好的內在修養和素質，能夠贏得客戶的尊重，使客戶對秘書及其所在的公司印象深刻且美好，提高客戶的滿意度和美譽度。接下來我們就帶您看一下幾點注意事項。

商務秘書禮儀知識

　　商務秘書禮儀知識

　　1.握手禮儀

　　秘書在與客戶握手時應在向前迎上客戶的同時伸出自己的右手，身體略向前傾，雙眼看著客戶的眼睛。握手需要握實，搖動的幅度不要太大，時間長度以客戶松手的感覺為準。

　　2.使用名片的禮儀

　　秘書在遞名片時，態度要恭敬。如果對方地位較高，應當用雙手捧著遞去。對于一般人，可以用右手遞送，但要莊重大方，動作要輕緩，伴隨著“請關照”“歡迎聯系”等敬語。接過名片后要認真看一遍，然后鄭重地裝入口袋或名片盒內，不要隨手往桌上一扔，更不要往名片上壓東西，因為這樣會令對方感到不被重視。

　　3.入座的禮儀

　　在座次安排上，會客室的入座一般沒有規矩可循。因此，當客戶進來時，秘書要站立起來，遵循客戶的指示入座。乘坐出租車時，客戶的位置一般為駕駛座后面的座位;乘坐火車時，一般讓客戶坐順行方向的靠窗座位。入座時，應禮貌地點點頭，表示謝意，然后平穩地坐好。同時要注意自己的坐姿，不要彎背曲腰，也不要蹺起二郎腿或兩腿叉開太大。

　　4.商談時保持適當的距離

　　通常，秘書在與較熟悉的客戶交談時，距離應該保持在70厘米～80厘米;與不熟悉的客戶交談時，則應該保持100厘米～120厘米的談話距離。如果秘書與客戶是站著商談的，一般適宜的距離為兩個手臂長;如果一站一坐，則彼此的距離可以稍微拉近，約一個半手臂長;雙方都坐著時，距離保持在一個手臂長，避免讓自己的口氣吹到對方臉上。

　　5.謙敬語的運用

　　謙敬語是社交中的潤滑劑，能減少人際間的摩擦，使雙方建立起友好的關系，其作用是不可低估的。初次見面應說：幸會(久仰)，好久不見應說：久違，等候別人應說：恭候，請人勿送應說：留步，對方來信應稱：惠書，麻煩別人應說：打擾，請人幫忙應說：煩請(勞駕)，求給方便應說：借光，托人辦事應說：拜托，請人指教應說：請教，他人指點應說：賜教，請人解答應說：請問，贊人見解應說：高見，歸還原物應說：奉還，求人原諒應說：包涵，歡迎客戶應說：光顧，送客出門應說：慢走，與客道別應說：再來。

　　商務禮儀中用肢體語言表達溝通

　　其實，人與人相處，除了以“語言”表達溝通信息外，“肢體語言”也占了重要的作用，有時候，雙方即便不說話，但兩人的肢體互動狀態卻可以使對方明白一切。

　　“安全距離法”就是在雙方還沒有開口說話前，尊重對方有“自主空間”的要求。

　　例如，當客人進入店內時，店員讓客人先舒放一下身體，隨意瀏覽商品。約一兩分鐘后，若客人發出聲音詢問，或者抬高眼神尋找店員時，這時就表示客戶歡迎店員靠近他(她)的“自主空間”了。

　　例如，辦公室的同事們，不論是主管，還是平級的同事，也都有默契的、屬于個人的“自主空間”，通常是以自己辦公桌為中心的方圓幾步內。當我們有事去協調或交辦時，一定要站在對方的領地之外，讓他(她)有足夠的安全感。

　　例如，當主管匆匆從外面進入辦公室時，最好不要馬上跟他討論事情，真有急事商量也需要等他休息幾分鐘，然后敲敲他的門，后市站在距他辦公桌一米處，問道：“我方便跟您討論一件事嗎?”

　　總之，只有在“自主空間”內得到足夠安全感的人，他(她)才容易敞開心扉，愿意和我們溝通。常有一些百貨秘書，從我們一進店門，就緊跟在我們的身邊，介紹這，介紹那，給我們很大的壓迫感，使我們急于想離開這個空間。造成這種適得其反的結果，往往是他們不了解自、不尊重他人“自主空間”的緣故。

　　根據美國文化人類學家愛德華·赫爾的研究，個人方圓0.5米內位親密領域，只有很親近的人才能靠近，例如配偶、子女、好友或兄弟姐妹等。個人方圓0.5米至1.25米以內為個體領域，靠近的人可以是同事、同學、學生、一般朋友等。

　　方圓1.25米至3.5米為社會領域，此區域內可以是客戶、鄰居、泛泛之交等。方圓3.5米以外，屬公眾領域，你和他偶爾相見，彼此還是陌生人。

　　秘書禮儀之商務禮儀

　　（一）學習目標

　　要求做好熱忱待客。秘書人員要熱情周到地接待來訪者。

　　（二）做好熱忱待客

　　在帶領來訪者時，要配合對方的步幅，在客人左側前一米處引導。可邊走邊向來訪者介紹環境。要轉彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。側身轉向來訪者不僅僅是禮貌的，同時還可觀察留心來訪者的意愿，及時為來訪者提供滿意的服務。到達會客室前要指明"這是會客室"，如果門是向外開的，用手按住門，讓客人先進入，如果門往內開，自己先進入，按住門后再請客人進入。一般右手開門，再轉到左手扶住門，面對客人，請客人進入后再關上門，通常叫做外開門客先入，內開門己先入。

　　有時會客室的布置，經常會有使來客不知該坐何處才好的感覺，因此引導坐位的行動是有必要的。

　　客人來到后，秘書人員要負責端茶倒水，當然最好先征求客人的意見，問清愿意喝哪種飲料再送上。優秀的秘書人員對重要客人喜歡的飲料要記住，以便再次來訪時主動送上。

　　熱忱待客，看似簡單，實則不然，秘書人員熱情周到待客所表現出來的形象，就是整個單位形象的縮影。

　　（三）相應知識

　　1、交際心理基本原則

　　這里所說的交際心理基本原則，實際上就是禮儀的基本原則。做接待工作就是要從心理上真誠地尊重別人、關心別人、理解別人、體貼別人、善待別人。在此基礎上還要注意以下幾項原則

　　（1）自尊與尊人的原則

　　自尊是指一個人對自身的一種態度，它是自我意識的一種表現形式。一個人能夠自己尊重自己，接納自己，保持自己的人格和尊嚴，就叫做自尊。

　　尊人指的是對待他人的一種態度，這種態度要求承認和重視每個人的人格、感情、愛好、職業、習慣、社會價值以及所應享有的權力和利益。尊人，從社會角度來說，它是一個重要的道德規范；對個人來說，則是一種良好的道德品質。

　　尊人的精神滲透在接待工作的方方面面。比如，當我們使用"請、您、謝謝、對不起、……"這些用語時，是尊人的表現；來了客人起立招呼，上茶時雙手捧上，也是尊人的表現。

　　（2）內在美與外在美的原則

　　外在美主要是指一個人外部形態的美，是其在身材、相貌、服飾、談吐、舉止等方面表現出來的美。內在美主要是指一個人內心世界的美，是其在文化素養、道德品質和思想境界等方面所具有的美。

　　交際禮儀就是表現人的美德的一種具體形式，使美好的心靈與美的儀表、美的談吐、美的舉止形成一個有機的整體，使人們在交際活動中能夠充分展現出自己美的風采。

　　（3）自信大方與適應環境的原則

　　自信大方和適應環境是一種互補的關系。

　　一個自信的人保持著一種積極主動的心理狀態，因此面對一些意外的情況，他能處變不驚，鎮定自若，及時地采取相應的措施予以補救，而決不會手足無措。即使出了一點差錯，他也敢于落落大方地向對方表示歉意，求得對方的諒解，從而安然過關。

　　我們強調適應環境的原則并不意味著人們在交際活動中只能畏畏縮縮，生怕哪里禮儀不當會引起對方的不快。如是這樣，容易引起對方的猜疑。適應環境與自信大方應當和諧地統一起來。

　　（4）言行適度與交往目的原則

　　人際交往要言行適度，該說則說，該行則行，但要把握好分寸。

　　人的行為總是為了達到一定的目的、獲得某項具體結果的。特別是在今天，世界正處于新技術革命的時代，社會的飛速發展迫使人們不得不樹立嶄新的時間觀念。那些沒有實際意義的"虛禮"已日益失去了市場。因此，我們在進行一項交際活動之前，都應認真地思考一番，此番交際活動的目標究竟是什么？可以采取哪些最省時、最簡便的禮儀形式達到這一目標。

　　2、與來訪者言談的禮節

　　言談是人際傳播的重要手段，若要使之在人際交往中發揮更大的作用，除了做到言簡意明，我們還應力求以語言的"禮"吸引他人，以語言的美說服他人。下面著重介紹的是直接言談禮節。

　　直接言談即聽者與言者在同一場所進行的面對面交流。在直接言談中，有以下幾點須多加注意的：

　　（1）談吐的儀態。不論言者還是聽者，交談時雙方必須保持精神的飽滿；表情自然大方和顏悅色；站立寒喧也好，坐著聊天也罷，兩人均應目光溫和、正視對方，以示尊重；兩人之間的距離可視雙方關系的親疏而定。

　　（2）話題的選擇。所謂話題，就是言談的中心。話題的選擇反映著言談者品位的高低。選擇一個好的話題，使言談雙方有了共同語言，往往就預示著言談成功了一大半。因此，首先，要選擇交談者喜聞樂見的話題。如天氣狀況、風土人情、體育比賽、電影電視、旅游度假、烹飪小吃等。其次，要回避眾人忌諱的話題。如個人的私生活（包括一個人的年齡、婚姻、履歷、收入、住址等其他方面的家庭情況）、令人不快的事件（疾病、死亡、丑聞、慘案等）、以及某人生活習慣、宗教信仰、政治主張等均少談或不談為好。最后，不宜談論自己不甚熟悉的話題。

　　（3）言者的表現。談話者語言表達應準確明了，語意完整，合乎語法；語言輕柔，語調親切，語速適中。同時，要顧及聽者的情緒與心理的變化，不可滔滔不絕"一言堂"式地說個沒完，或大搞"酒逢知己千杯少，話不投機半句多"而冷落了某些人，更不能選用只有在場少數幾個人聽得懂的外語或方言與個別人交談而置多數人于不顧。不雅的口頭禪甚至粗、臟的語言"垃圾"在言談中應杜絕使用。言談間，適當運用各種手勢能起到錦上添花的作用，但手勢過多、動作幅度過大卻會有輕浮、欠穩重之感，甚至產生畫蛇添足之效果。

　　（4）聽者的反應。與言者相比，聽者在交談中處于相對被動的地位，全神貫注，認真聆聽是其首要任務。在聆聽時要適時作出積極的反應，以表明你聆聽的誠意。如點頭、微笑或簡單重復對方的談話要點等。同時恰如其分的贊美不可缺少，它能使交談氣氛變得更加輕松、友好。輕易打斷對方的講話或隨意插話，是聽者的忌諱，因為這對言者有不敬、失禮之嫌，故應盡量避免。當然，在交談中做"永遠"的聽眾，一言不發也是會令眾人掃興的。

　　言談過程中，目光應以溫和、大方、親切為宜，應多用平視的目光語，雙目注視對方的眼鼻之間，表明重視對方或對其發言頗感興趣，同時也體現出自己的坦城。那種故意回避對方或閃爍不定的目光語，均會形成交談障礙，應該摒棄。但當雙方緘默不語，或別人失言時，不應再看著對方，以免使已有的尷尬加劇。

　　（四）注意事項

　　在接待工作中，要注意會用交際常用禮貌用語。

　　1、問候語

　　隨著社會的進步，交往中對語言文明的要求更高了。見面時應根據彼此的關系問候"您好！"、"你好！"、"早上好！"、"晚上好！"等。這種問候語簡單明了，不受場合約束而且聽來親切自然。

　　不論是在何種場合，問候時表情應該自然、和藹、親切，臉上應帶有溫和的微笑。

　　2、感謝語

　　當別人幫了你哪怕是一點小忙，都應該說"謝謝！""麻煩你了，非常感謝！"接受別人的贈物或款待時，應該說："好，謝謝！"拒絕時應該說："不，謝謝"，而不應該說："我不要！"或是"我不愛吃！"

　　感謝的時候還應該以熱情的目光注視對方。

　　3、道歉語

　　做了不當的事，應及時道歉說："對不起，實在抱歉。"、"真過意不去。"、"真是失禮了。"如果不經意打擾了別人，或是打斷了別人的話，應該說："對不起，打擾了。""對不起，打斷一下。"在公共場合不小心碰了別人，應該說："真對不起。"在服務對象面前應該學會說："對不起，讓您久等了。"

　　4、征詢語：

　　"您有什么事情嗎？""我能為您做些什么嗎？""您需要我幫您做些什么嗎？""您還有什么別的事情嗎？""這樣會不會打擾您？"

　　5、應答話：

　　"您不必客氣。""沒有關系，這是我應該做的。""照顧不周的地方請您多多指教。""我明白了。""好的，是的，謝謝您的好意。"

　　6、慰問語：

　　"你（您）辛苦了。""讓你（您）受累了。""給你們添麻煩了。"這些話是一種善意的慰問。人際交往中，這類話看來很簡單，似乎說不說兩句都可以，實際上能讓對方感到溫暖，于是也就換來對方對你的好感。對方會認為你這個人是個熱情的關心別人的人。

　　7、"請"字的運用：

　　"請您幫我個忙。""請幫我一下。""請您稍候。""請您稍稍休息一下。""請您喝茶！""請用餐！""請您指教！""請您留步。""請多關照。""請問您……"這些話中的"請"字不是多余的，多含有謙虛、尊重對方的意思，或使語氣委婉。

【商務秘書禮儀知識】相關文章：