酒店采購成本控制的策略
酒店業(yè)的微利時代已經(jīng)到來，成本控制在酒店運(yùn)營與管理中顯得愈發(fā)重要。采購部門要與業(yè)務(wù)部門緊密合作，從戰(zhàn)略層面為酒店貢獻(xiàn)價值，節(jié)約成本，考 慮總成本概念而不只是價格。為了盡可能有效地控制成本，制定合適的采購策略可以使酒店采購人員更加了解酒店的需求，并運(yùn)用這些策略使酒店得以控制和降低成本。下面是yjbys小編為大家?guī)淼木频瓴少彸杀究刂频牟呗缘闹R，歡迎閱讀。
1采購效益最大化
為了實(shí)現(xiàn)采購效益最大化，采購經(jīng)理們必須評估所有可能的選擇，比如是否選擇集團(tuán)采購或參加大型酒店用品市場組織的供需見面會。大規(guī)模的采購能夠以較低的成本獲得產(chǎn)品，還可以使供應(yīng)商不必在同一個地區(qū)往返數(shù)次，酒店采購可以以幫助供應(yīng)商縮減成本來增強(qiáng)自身討價還價的實(shí)力。同時，買方有效的采購程序和管理機(jī)制，也會讓賣家給予更優(yōu)惠的價格，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
供應(yīng)商與采購商之間需要誠信合作，但因?yàn)樾畔⒉粚ΨQ、溝通脫節(jié)，往往阻礙了雙方的合作。供應(yīng)商自身的推廣精力和能力有限，難尋一個長期合作的酒店和有實(shí)力的經(jīng)銷商。同時，對于酒店采購人士來說，由于對賣家背景了解不清楚，找到優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商也不容易。能夠真實(shí)地深入廠家，實(shí)地考察，面對面咨詢，最后能夠真正實(shí)現(xiàn)貨比三家，采購到物美價廉、稱心如意的產(chǎn)品是采購者最大的心愿。前不久舉辦的廣州酒店用品展期間，南天國際酒店用品市場專門邀約了數(shù)百名有合作意向的酒店供需雙方的代表到“南天”考察，并組織了供需雙方見面會，就取得了很好的效果。此為一例。
此外，酒店業(yè)還流行一種“點(diǎn)對點(diǎn)”的“聯(lián)姻”活動，更為直接、高效、達(dá)成目標(biāo)。由行業(yè)協(xié)會或相關(guān)單位組織、協(xié)調(diào)一些或一批有意向采購的酒店總經(jīng)理和采購部門負(fù)責(zé)人直接到一家頗有實(shí)力的酒店用品生產(chǎn)企業(yè)考察、體驗(yàn)，或去一個酒店用品生產(chǎn)企業(yè)集中地如揚(yáng)州、深圳、東莞等地的數(shù)家企業(yè)考察、觀摩。目的就是要促進(jìn)供需雙方面對面交流，通過與企業(yè)直接溝通、洽談交流，更多有實(shí)力、有潛力的買家能更加直觀地了解企業(yè)的規(guī)模、實(shí)力、文化以及優(yōu)勢產(chǎn)品等各個方 面，而彼此之間的深入了解也有利于雙方信心的建立。
2比較供應(yīng)商
采購經(jīng)理們在與供應(yīng)商打交道時應(yīng)時刻關(guān)注并清楚產(chǎn)品的供求關(guān)系。盡管一般意義上“最佳價格中標(biāo)”，酒店都愿意以最佳的價格采購產(chǎn)品，但負(fù)責(zé)任的采購經(jīng)理更應(yīng)該做的應(yīng)是比較各供應(yīng)商及其提供的產(chǎn)品，有時候價格最低的產(chǎn)品不一定能夠保證產(chǎn)品的質(zhì)量和穩(wěn)定性。比較供應(yīng)商首先應(yīng)看其資質(zhì)，但所謂資質(zhì)分很多種，有硬性資質(zhì)，比如企業(yè)是否具備一定規(guī)模的生產(chǎn)能力，是否是官方認(rèn)可的合格生產(chǎn)企業(yè)等。如能入選到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的起草單位則更能加分。也有獲評的行業(yè)榮譽(yù)等，如一些行業(yè)評比獎項。但當(dāng)前供應(yīng)商的各種榮譽(yù)是魚龍混雜，實(shí)在很難衡量，此項只能作為參考。
比較供應(yīng)商時應(yīng)評核其經(jīng)營標(biāo)準(zhǔn)。比如，供應(yīng)商企業(yè)若沒有實(shí)行完善的衛(wèi)生措施，產(chǎn)品可能就不是安全的。一個擁有HACPP食品安全管理體系認(rèn)證的企業(yè)總比一個毫無資質(zhì)的企業(yè)看上去更加適于合作。
比較供應(yīng)商時還應(yīng)評估其送貨方式以判斷其是否能夠及時送貨上門，在送貨過程中能否按照規(guī)定的溫度保存產(chǎn)品等。
比較供應(yīng)商時還應(yīng)評估其結(jié)算方式。實(shí)行較靈活的多次結(jié)算方式的供應(yīng)企業(yè)一般會被認(rèn)為財力雄厚，容易被選擇合作，而那些希望一次性支付的供應(yīng)商一般不被選擇。這也不應(yīng)作為唯一衡量依據(jù)。
比較供應(yīng)商時還應(yīng)評估其退換貨政策。一個擁有良好的退換貨政策的供應(yīng)企業(yè)，一般較受歡迎。
3比較品牌
在采購中，采購經(jīng)理們經(jīng)常會面對一些新產(chǎn)品和新品牌，往往要比較相似的產(chǎn)品以確定這些產(chǎn)品是否符合需要、質(zhì)量是否一致、能否達(dá)到使用目的。我們需要討論的是是否一定得使用品牌或名牌產(chǎn)品?
在烹飪的物料選擇上，不同產(chǎn)地、不同品種的馬鈴薯的用途也是不一樣的，有的適于炸薯條，有的則適于熘炒。同樣炸薯條，一些品牌的馬鈴薯可以做出味道極佳的法式炸薯條。一些品牌的馬鈴薯在烘烤后的保鮮時間顯然超過其它品牌的馬鈴薯，這些馬鈴薯可能就會被用于宴會和自助餐。同樣，不同產(chǎn)地、質(zhì)地的海參，價格也是不等的，這取決于客人的需求。
同樣，酒店對產(chǎn)品的選擇，是否考慮品牌或名牌產(chǎn)品，還與酒店的定位有關(guān)。定位奢華和定位高檔的酒店，也許都是五星級，但酒店的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、客源層 次還是有其差異性，所以在品牌的選擇和使用上也是有其區(qū)別的。很多國際酒店品牌就制定了嚴(yán)格的品牌標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范物品采購中的標(biāo)準(zhǔn)問題，便于采購部門的甄 選。
另一種情況是，無論是名牌產(chǎn)品還是普通品牌，很有可能它們的效用基本上是相同的，因?yàn)槎歼_(dá)到了國家標(biāo)準(zhǔn)，甚至于都超出了國家標(biāo)準(zhǔn)。比如國際品牌 和國內(nèi)品牌，很有可能國際品牌也是國內(nèi)代工的。名牌也許意味著更好的保證性，但往往只有在特殊要求下才有必要使用名牌產(chǎn)品。如果酒店一味采購名牌產(chǎn)品，就 會提高采購的價格，這個道理是淺而易見的。所以說酒店采購經(jīng)理們要和各物品使用部門負(fù)責(zé)人溝通的是，能確保質(zhì)量又不影響對客服務(wù)的，盡量還是使用替代品 牌。
根據(jù)酒店的檔次、星級標(biāo)準(zhǔn)、客人的需要進(jìn)行針對性的采購，正確的認(rèn)識品牌、比較品牌、選用品牌，是有效控制采購成本的有效環(huán)節(jié)。
4利用具有成本效益的各種折扣
供應(yīng)商在推銷產(chǎn)品時，適時推出優(yōu)惠價及各種折扣也是其有效策略之一。在大多數(shù)情況下，有經(jīng)驗(yàn)的采購經(jīng)理往往會不局限于某一種品牌而放棄利用折扣的機(jī)會。在特定的情形下，如果酒店此前并沒有和供應(yīng)商簽訂此類產(chǎn)品的供貨合同，性價比高的折扣產(chǎn)品將會被優(yōu)先選擇，前提是確保維持產(chǎn)品的質(zhì)量和穩(wěn)定性。
此外，酒店賒賬乃至拖延支付供應(yīng)商貨款的情形是當(dāng)前酒店業(yè)的普遍現(xiàn)象，供應(yīng)商往往允許酒店在30日內(nèi)支付所欠款項而不收取任何利息。如果酒店能用現(xiàn)金創(chuàng)造出高于利息成本的利潤，那么以賒賬的方式支付可能更具成本效益。因此供應(yīng)商也有通過現(xiàn)金折扣的方式，鼓勵酒店客戶提早付款，甚至預(yù)付款。在營銷實(shí)務(wù)中，這是加快資金周轉(zhuǎn)的有效方式，是商品流通領(lǐng)域中常見的經(jīng)營策略之一。對酒店而言，現(xiàn)金付款如能帶來具有成本效益的價格優(yōu)惠(比如折扣)，也是可以 接受的。
5采購適量的存貨
存貨占用的資金是在評估折扣和單位價格時必須考慮的因素。大量的存貨會增加浪費(fèi)、偷盜和食品過期變質(zhì)的可能性，但同時酒店又不應(yīng)陷入缺貨的尷尬困境，因?yàn)檫@必將失去客人。
菜單上的食品是否應(yīng)該保證100%供應(yīng)，一流酒店的回答是肯定的、必須的，這與酒店的定位與豪華水平相關(guān)。然而在酒店業(yè)內(nèi)，一般通行的做法卻是菜單上的食品能夠90-95%提供就屬正常。不能提供有多種原因，可能因?yàn)楫?dāng)日沽清，可能臨時促銷結(jié)束，也有可能當(dāng)日根本就沒有準(zhǔn)備或因供應(yīng)商供貨不足。90-95%的范圍之所以合理，也因?yàn)榭腿瞬惶赡?00%的點(diǎn)到所有的菜品，更多的情況是往往某些熱銷菜式或推廣菜式需要多做準(zhǔn)備，有的備貨可能僅僅為 幾份或一份，個別特殊菜品甚至需要預(yù)訂才會提供。
因此，合理的存貨量是成本控制的關(guān)鍵之一。大量的存貨意味著占用了本可以放在銀行里獲得利息的資金。如果在酒店淡季某種產(chǎn)品的需求量降低的時候，就是有必要減少這種產(chǎn)品的庫存量的時候了。
6采購節(jié)省人工的產(chǎn)品
就算在人力成本較低的中國，近年來人力成本占總成本的比例也在逐年上升。為了省錢而放棄機(jī)器化的時代已經(jīng)過去。酒店業(yè)本就屬于勞動密集型產(chǎn)業(yè)，降低人工成本可以為酒店帶來競爭優(yōu)勢。
任何一項采購決定作出之前，應(yīng)進(jìn)行價值分析以確定這項采購對于人工的影響。比如員工餐廳擬申購兩臺面條機(jī)，費(fèi)用不到幾百元，但是因此會節(jié)省了一個人的人工成本，這項采購就是值得的、劃算的。這和買一個切片機(jī)還是投入人工將蘿卜按菜單要求切片的問題如出一轍。另一個方面，采購設(shè)備的質(zhì)量高低也決定了其對人工成本的影響。全自動咖啡機(jī)做出的咖啡口感顯然要好于半自動咖啡機(jī)的，更重要的是全自動咖啡機(jī)更加節(jié)省人工(比如無需研磨咖啡豆)，乃至客人可以自行完成。
7以符合道德標(biāo)準(zhǔn)的方式進(jìn)行采購
在采購過程中，賣方和買方都有可能出現(xiàn)不道德的行為。由于在采購這個領(lǐng)域很容易出現(xiàn)不道德行為與合謀欺詐(如串標(biāo)等)，就必須有一些規(guī)章制度等來限制這些不道德行為，比如制定出書面的道德準(zhǔn)則要求。
單純追求傳統(tǒng)銷售收入的時代已經(jīng)過去，但凡省下來的都是利潤，而采購則貫穿了“省”的全過程。杰克韋爾奇說過：“在一個公司里，采購和銷售是僅有的兩個能夠產(chǎn)生收入的部門，其他任何部門發(fā)生的都是管理費(fèi)用。”采購在控制成本，增加利益方面起到了決定性的作用。
酒店采購過程中往往會遇到一種或多種選擇，這些選擇也決定了成本控制的效果。一般圍繞如下方面：
是否有可能制造這種產(chǎn)品而不是采購這種產(chǎn)品?
是否需要采購某一特定品牌的產(chǎn)品(是否根據(jù)部門的申購單購買)?
是否可能盡量推遲采購或延期付款?
是否應(yīng)該支付現(xiàn)金?
綜合衡量價格、質(zhì)量、穩(wěn)定性及服務(wù)等多種因素，哪個供應(yīng)商更值得信賴與選擇?
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