商務書信的格式

時間：2024-08-03 04:48:14 商務英語

商務書信的格式

　　美觀整潔的書信格式會給收信人留下深刻的印象，那么商務書信的整體格式是怎樣的?下面小編就為大家細細說來吧!

商務書信的格式

　　一、信頭

　　在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。

　　發信人地址

　　一般來說，商業書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。傳真發信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內。

　　發信日期

　　日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能縮寫，序數詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。

　　收信人地址

　　收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的空格內。

　　指定收信人姓名

　　在商業書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的首行已經寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。

　　稱呼

　　商業信件和傳真常用以下方式開頭：

　　1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);

　　2、Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且寫信人知道對方的性別);

　　3、Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);

　　4、Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒有明確的收信人)。

　　稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。

　　事由

　　寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內容一目了然。

　　二、信文

　　全齊頭式(full-blocked)書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開。

　　在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空一行。

　　三、信尾

　　傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結尾敬辭和署名)，而書信的信尾內容則相對較長。

　　結尾敬辭

　　一般來說，書信和傳真結尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結尾則用“Yours faithfully”。

　　信末簽名

　　寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：

　　Yours faithfully

　　For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

　　Yvonne Chong

　　Ms Yvonne Chong

　　Regional Sales Manager (Singapore)

　　信末簽名位于左邊空白處。在結尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的位置，然后再打上寫信的姓名、職銜及/或部門。

　　口述者/打字員姓名縮寫

　　下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫。

　　口述員　　　　　　打字員　　　　　　姓名縮寫

　　- 　　　　　　　　Sim Loo　　　　　　 Lee sll

　　Cheng Fook Jam 　　Chan Chuen Fye　　 CFJ/ccf

　　Chew Yit Lin Chin 　　Kein Hoong Chew　 Yit Lin/ckh

　　Grahame T Bilbow　　 Foo Tuan Seik 　　　GTBilbow:fts

　　Goh Bee Hua　　　　　 Han Swee Lean　　 GBH:HSL

　　附件

　　如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中注明。附件說明通常位于口述者/打字

　　員姓名縮寫之后。可以采用以下幾種方法：

　　·Estimate enclosed

　　·2 Enc./Enclosuree 2

　　·Enclosure

　　·Enclosures:

　　1. 2000 Price list

　　2. Catalogue

　　抄送

　　如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”(復寫本;副本)。有時，如果發信人不想讓收信人知道信件或傳真還要抄送給別人，就用“bcc”(“blind carbon copy”無信頭副本)代替“cc”，標注在不發給收信人的影印件的下方。

　　附筆

　　商業信函或傳真中的“附筆”(縮寫為“PS”)用于補充本人的說明。“附筆”位于左邊空白齊頭處，在“附近”或“抄送”等說明之下空一行。頁碼說明

　　商業信函如果超過一頁，隨后的各頁可以在頁首加注說明收信人姓名、頁碼及日期。如：

　　Mrs. H Itakura

　　Page 2

　　14 June 200-

　　在商業信函中，頁碼有時位于距頁頂一英寸的左邊空白處，與信文之間空兩行。

　　信封

　　信封顯然只適用于商業信件。信封上收信人地址的格式必須與內文的寫法一致，即齊頭式，單行間隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中間空兩行。也可以在收信人地址的第一行中直接寫上收信人的姓名和職銜。

　　傳真格式

　　傳真的首頁一般都印有現成的信頭格式，只需填入寫信人和收信人的姓名、地址、傳真號碼、頁數和日期等內容即可。

　　在商業信函中，寬式標點比嚴標點更為常用。