高級商務英語寫作技巧

時間：2024-07-04 21:31:45 挺商務英語

高級商務英語寫作技巧

　　在高級商務英語中，寫作是進行涉外貿易、在外企就職必須掌握的技能。下面是小編分享的高級商務英語寫作技巧，歡迎大家閱讀！

高級商務英語寫作技巧

　　一、高級商務英語寫作概述

　　1.學習高級商務英語寫作的實際意義

　　在商務英語能力的實際應用中，口語是交流的最直接方式，聽力是溝通的必要能力，而大多數時候，涉外貿易需要通過文字的方式表達雙方的需求，求職、入職及調換工作等也需求要書面報告，因此，寫作的應用范圍是最廣的。

　　2.商務英語寫作中常見的問題

　　通過對學習商務英語的學生進行寫作能力的調查和涉外貿易工作人員對商務英語寫作的態度調查，我們發現，大多數學生在高級商務英語學習階段存在“可以寫，但寫不出好文章”的問題，涉外貿易工作人員也認為寫作需要技巧。下面就高級商務英語寫作技巧方面進行簡要分析。

　　二、高級商務英語寫作技巧

　　1.明確寫作目的

　　在高級商務英語寫作中，寫作的內容比初級、中級更為復雜，電子郵件、信函等體裁仍是應該熟悉掌握的寫作內容，除此之外，擬定合同、撰寫商務報告和工作報告，也是高級商務英語寫作的重要內容。因此，高級商務英語的寫作在內容上呈現出文體更復雜、涵義更具體、目的更廣泛的特點，需要寫作者在行文之前對寫作目的進行合理的剖析，作為寫作的基礎。

　　很多學生在進行商務英語寫作時經常出現“詞窮”、“能寫，但是寫不好”的問題，包括已經參加工作的涉外商務貿易的員工，在撰寫商務信函和商務報告時，也為詞不達意的問題而苦惱，這是由于對寫作目的分析的不明確造成的。一般BEC考試中都將寫作的目的以中文的形式呈現在考卷上，實際工作中所接到的任務也是“撰寫一份合同”、“出具本年度對外貿易報告”、“給某公司工作人員發送一份邀請函”等，看似寫作的目的一目了然，但只有對寫作目的進行深刻的分析，才能夠使行文更加準確，語言更加豐富。這里的對寫作目的的分析，不僅是對寫給誰，寫什么內容的確定，還包括寫作的態度和希望達到的目的確定。以商務洽談中關于合同意見的交流信函為例，同樣是寫一封信函表達公司對合同的意見，存在著“我公司處于主導地位，合同談成與否由我公司決定”和“我公司在盡力談成這一合同”兩種態度，在寫作過程中，就合同可能存在的分歧，因為洽談態度的不同，存在兩種表達方式：“Let us imagine a hypothetical case where we disagree.”所表達的字面意思是“讓我們假設一個我們不同意的狀況。”這種表達實際的涵義是表示我方可能存在不同意某個合同條款，而你方需要接受我們的“不同意”的態度，這是我公司處于主導地位時可以使用的表達方式；“Just for arguments sake， suppose wedisagree.”所表達的字面意思是“為了討論各種情形，讓我們假設我方不同意時的處理方法。”而在用詞“Just”的時候，實際上表示了態度上的更加誠懇和謹慎，這種表達方式適合我公司在盡力談成合同的情況，能夠明確地傳達態度。通過對寫作目的的深入分析，能夠更加準確地使用詞匯和短語，從而避免“詞不達意”、“寫出來的文章感覺不對”的問題。

　　2.熟悉商務文化

　　在高級商務英語寫作中，另外一個嚴重影響文章水平的原因是中外的文化差異，這種文化差異不僅存在于日常用語的表達當中，也存在于對某件事情的行為和態度上。文化差異的產生是由中外政治、經濟環境差異決定的，由于文化差異的存在，可能導致寫作中不能確切表達寫作的初衷的問題，這些問題體現在文章給讀者的感覺上，落到實處，就是作者對寫作內容的靈活性的掌控不足，導致行文生澀的問題。

　　學習高級商務英語的人一般目的在于進外企工作或者在涉外貿易方面發揮自己的能力，與外企接觸，有效地進行商務溝通是商務英語“學以致用”的最好表現。然而商務寫作能力實際的應用過程中，很多由于商務文化不同造成的溝通不良的情況浮出水面。在中國企業里，商務文化與社會文化相通，企業制度與國家公共管理制度類似，具有明顯的層級性和基于集體利益的“公利性”。而在外企當中，由于個人主義大背景的熏陶，除了員工必要的職業道德、責任心和忠誠度外，更重視員工個人的生活態度、自我實現和自由意志的表達。因此，在撰寫商務信函的時候，應注意表達的內容符合外企的企業文化氛圍，使閱讀者印象深刻，務必避免中國式的刻板的表達方式造成的行文死板、內容枯燥的問題。以求職信函為例，如BEC考試中出題是撰寫一封求職信函，表達想要入職某企業的產品策劃部門的意愿。那么在信函的行文不僅應該符合求職信的基本規范，在內容的闡述中，除了以簡潔、明確的語句闡述自己的來歷、教育背景和工作經驗之外，在工作能力方面可以列舉以往工作中取得的成就，適當地用“It's my proud”（這是我所自豪的）、“I can prove”（我能夠證明）等表達，加強個人對工作的自我肯定方面的表述；或者可以介紹自己在業余愛好中的成果，使用“Allow me to share my...”（請允許我分享……）等比較開放、活潑的表達，或對情緒的描述。這種內容是與外企商務文化相符合的，能夠使信函的閱讀者對來信者的狀況有更為具體的理解而且更容易接受。這些基于對商務文化的理解使用的技巧，不僅能夠豐富文章內容，還能夠使文章閱讀者耳目一新，印象深刻。 3.巧用行文手法

　　在高級商務英語寫作中，行文手法是能夠區別寫作能力的要點。高級商務英語寫作訓練不同于初級、中級商務英語的寫作訓練，不僅在寫作內容上更為復雜，而且要求學生對詞語的靈活運用、句子結構的掌握和語言表達的態度的分析能力上更上一層樓。學生在寫作中存在“詞不達意”、“越寫越亂”的問題和因為單詞不能拼寫導致意思不能表達的問題，可以通過巧妙地運用行文手法解決。

　　行文手法包括文章的結構安排、每段的句子邏輯關系、句法的使用、詞語的使用等。在撰寫商務文章當中，存在著兩種基本的態度，即正式的和非正式的。在確定寫作目的的情況下，根據兩種基本寫作態度，靈活的使用行文手法，能夠為文章增色。正式的商務文章一般有固定的寫作模式，要求句子邏輯嚴密、因果關系明確、條理清晰，句法多以復句使用為上，詞語的運用也力求準確、專業；而非正式的商務文章則可以靈活調整文章的結構，句子的邏輯表達方式更輕松，可以多使用短句子，如果出現不能準確表達的詞語，可以用其他短語替代。如在正式的商務文章中，某幾個因果關系應并列闡述，以“因——果、因——果、因——果，總結”邏輯體現，而在非正式的商務文章中，因果關系也許并不是所要表達的重點內容，可以“因1、因2、因3——總結”的邏輯簡略體現。在詞語使用上，由于文章態度主導著不同的語言風格，不同的詞語表達同一個意思，是提高文章水平必要的技巧，如“關于產品質量的問題，可以咨詢售后服務部門，我們將盡快找到問題的原因，并提供幫助”，是正式的商務文章中的內容，其中“關于”、“咨詢”、“找到”、“幫助”應使用“approximately”，“inquire”，“ascertain”，“assist”來表達；而“關于您來參觀的機票問題，可以詢問行政部門，他們會找到最快的解決方法并幫您買到機票”，是非正式的商務文章中的內容，其中“關于”、“詢問”、“找到”、“幫助”可以使用“about”，“ask”，“find out”，“help”來表達。

　　三、高級商務英語寫作的注意事項

　　1.遵循“6C”原則

　　6C原則是商務英語寫作的基本原則，即準確（Correctness）、清楚（Clarity）、簡明（Conciseness）、具體（Concreteness）、完整（Completeness）和禮貌（Courtesy）。在寫作中時刻注意6C原則，寫出的文章就能夠保證最基本的質量。

　　2.重視細節

　　細節是商務英語寫作能力高低的指標之一。細節包括詞語的使用、句法的排列和行文的邏輯性以及在寫作目的基礎上的文章潤色。同樣一封郵件，高級商務英語學習者寫出來的與初級、中級學習者體現在行文的流暢性、語詞的豐富性上的差別，就是重視細節之后的能力的提升。

　　四、結論

　　綜上所述，高級商務英語的寫作是高級商務英語學習中最常使用到的技能之一，是每個學習高級商務英語并希望在涉外貿易方面和外企工作的學生必須并且應該熟練掌握的一門知識。高級商務英語寫作看似簡單，實際是學生詞匯掌握量、英語文化知識、邏輯分析能力和行文能力的綜合體現。明確寫作目的、靈活運用自己的商務文化知識，重視行為手法的練習是出色完成高級商務英語寫作的基本技巧。同時，應時刻牢記“6C”原則，從細節方面檢查和反思寫作的結果，將對寫作能力的提高大有益處。

　　商務英語寫作技巧精選

　　1. State your conclusion first.

　　1.先陳述結論。

　　People today are simply too busy to ponder your thought processes. They need you to get to the point of the email within the first two sentences.

　　現在人們沒有時間去斟酌你的思考過程。他們需要你在前兩句話中直接點明郵件的主旨。

　　Wrong: In this white paper, we will investigate the potential impact of remedial sales training in our buyer/seller relationships. First, let us discuss the initial conditions which precipitated our inquiry.

　　錯誤示例：在這本白皮書中，我們將調查補救銷售培訓對顧客和銷售員關系的潛在影響。首先，在開始調查之前，讓我們討論一下初始條件。

　　Right: If we dont fund the ABC sales training program, our sales will plummet.

　　正確示例：如果我們不投資ABC銷售培訓項目，我們的銷售額會大幅降低。

　　2. Be personal rather than impersonal.

　　2.使用第一人稱而不用無人稱句子。

　　Strong business writing strengthens relationships. But how can you have a relationship with somebody you dont know or who hides behind biz-blab?

　　有力的商務寫作能鞏固關系。但是如何和陌生人或是滿口術語行話的人建立關系呢?

　　Wrong: "The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall jobsatisfaction."

　　錯誤示例：這個組織的運作目標包括鼓舞士氣和提高工作滿意度。

　　Right: "I want to enjoy working here. Ill bet you do, too."

　　正確示例：我想要享受在這兒工作。我相信你也是。

　　3. Give concrete examples rather than abstract concepts.

　　3.舉實例而不是談抽象的概念。

　　While abstract concepts have value, theyre difficult to understand when not anchored by an actual example.

　　雖然抽象概念有一定價值，但是如果沒有實例加以解釋就很難理解。

　　Wrong: "The ability for sales and marketing to cooperate on sales opportunities is crucial to sustainable revenue growth."

　　錯誤示例：通過銷售和營銷能力提高銷售幾率對可持續的銷售增長至關重要。

　　Right: "The other day, we lost the Acme account because our sales message and our marketing message didnt jibe."

　　正確示例：因為銷售信息和營銷信息不匹配，我們失去了重要客戶。

　　4. Appeal to emotion as well as intellect.

　　4.兼顧情感和理性

　　Human beings make decisions based on their emotions and then find intellectual reasons to defend the decision.

　　人們根據情感做決定，然后再為決定找智力方面的理由。

　　Wrong: "Our records indicate that 10% of our sales opportunities are lost without any sustained effort in the area of competitive analysis and comparison."

　　錯誤示例：我們的記錄顯示我們因為缺乏在競爭分析和比較方面的持續努力而喪失了10%的銷售機會。

　　Right: "Everyone around here loves winning deals so much that we get skittish when it comes to finding out why we lost a de

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