檔案的進館鑒定

時間：2022-07-20 01:08:01 檔案

檔案的進館鑒定

　　一、“進館鑒定”釋義

　　摘要：進館鑒定是檔案館在接收移交檔案時的一項重要工作，本文對進館鑒定的定義、兩個重要步驟，即范圍認可和質(zhì)量評判進行了全面論述。

　　主題詞：檔案進館鑒定

　　目前，在我國討論中的行業(yè)標準里，對進館鑒定的解釋是："檔案館在接收移交檔案時進行的鑒別和評定檔案是否屬于接收范圍的工作。"①另外，有些同行也提出進館鑒定是"在檔案館的主持下，根據(jù)黨和國家的根本利益的需要，挑選對國家和社會具有保存價值的檔案接收進館前的把關(guān)工作，是檔案價值從第一價值向第二價值過渡的重要環(huán)節(jié)。"②

　　筆者以為，作為一種承上啟下的鑒定環(huán)節(jié)，進館鑒定既不涉及劃分檔案保管期限，也不決定檔案的存毀，而是一種檔案在文件生命周期中運動階段的物理表現(xiàn)，一種"位移"前的審查。對它的釋義可作如下表達：

　　"進館鑒定是檔案館根據(jù)預(yù)先制定的進館范圍與進館檔案的質(zhì)量要求，對移交進館檔案所作的范圍鑒別和質(zhì)量評定。"

　　這一表述包括如下幾層涵義：

　　首先，進館鑒定是一項具有廣泛法律依據(jù)及明確操作程序的行為。跟其他鑒定的專業(yè)性、專項性規(guī)定相比，進館鑒定有著廣泛的法律條款作為依據(jù)。從《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》，到《檔案館工作通則》、《機關(guān)檔案工作條例》，再到專項的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，均有規(guī)定檔案進館的有關(guān)條款。而進館程序，包括進館鑒定的程序，長期在有關(guān)論著中都有介紹。

　　其次，檔案進館鑒定最終服務(wù)于檔案的進館交接，表現(xiàn)為一個物理位置的變化，由特定的人員根據(jù)現(xiàn)行法律、法規(guī)的規(guī)定對列入進館范圍的主體所形成的檔案進行挑選，從中選取對檔案形成機關(guān)、國家和社會具有長遠保存價值的檔案進館。

　　第三，進館鑒定跟歸檔鑒定、存毀鑒定、等級鑒定等鑒定行為相比，它雖邊緣于檔案價值，即它并不需要直接研究檔案價值，并以檔案價值鑒定依據(jù)進行具體的操作行為，但也需要了解檔案保管期限的劃分標準。如1986年2月頒布的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》第6條規(guī)定："檔案館在接收有關(guān)單位的檔案時，為保證進館檔案的完整和減少重復(fù)，除按照《檔案館工作通則》規(guī)定接收有關(guān)保管期限的檔案外，還應(yīng)協(xié)助機關(guān)檔案室做好案卷進館前審核、調(diào)整保管期限的工作……"進館鑒定的主要環(huán)節(jié)，是根據(jù)預(yù)先編制的進館序列以及檔案類型、成分，判斷是否屬于本館接收范圍，并且根據(jù)檔案的物理狀態(tài)，進行質(zhì)量評價，以決定采取何種改進或補救措施。

　　第四，從文件生命周期的運動階段上看，檔案由檔案館收藏，一般意義上是指第二價值占主導(dǎo)地位。當(dāng)然，從文件生命周期理論上看，中外在進館檔案表現(xiàn)的價值形態(tài)上有所差異。但中外檔案共同的特點是檔案進館是第一價值向第二價值過渡的外在表現(xiàn)。進館以后，檔案的第一價值的主導(dǎo)地位被第二價值所取代。第一價值的實現(xiàn)一般是在檔案室(或機關(guān)文件中心)階段，此時檔案只要對立檔單位有利用價值就需要保管。而第二價值，是對社會即檔案形成者之外的其他利用者所具有的價值，它的實現(xiàn)主要是在檔案館階段。檔案的第二價值是在與檔案第一價值的此消彼長中逐漸占主導(dǎo)地位的。檔案物理位置的變化，是檔案內(nèi)在價值形態(tài)變化所決定的，而不是相反。有研究者指出檔案的進館鑒定是檔案從第一價值向第二價值過渡中所必須經(jīng)過的一個環(huán)節(jié)，筆者以為這一觀點顛倒了因果關(guān)系。

　　第五，進館鑒定的主體是有接收檔案任務(wù)的檔案館。以往檔案進館鑒定的方法，一般是由同級檔案行政管理部門作出部署，由檔案館提出進館案卷質(zhì)量要求，再由檔案室具體組織人員做好進館檔案的鑒定和整理工作。這種做法有一定的可取之處，但也有研究者指出其存在著顯而易見的不足之處③：一是鑒定人員的指導(dǎo)思想難以轉(zhuǎn)變，很難一下子實現(xiàn)站到對社會具有利用價值的角度來思考問題，從而無法從整體上考慮避免進館檔案的重復(fù)問題;二是由于鑒定人員過多，掌握標準很難統(tǒng)一。所以進館鑒定由有接收任務(wù)的檔案館主持，檔案館工作人員對進館單位的檔案人員進行鑒定、整理方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這種指導(dǎo)方式可以是由檔案館工作人員去具體的機關(guān)單位進行指導(dǎo)，也可以采取把移交單位檔案人員集中起來進行短訓(xùn)，在做得好的"樣板"或"試點"單位現(xiàn)場示范，以使各單位都能掌握鑒定標準和案卷質(zhì)量要求。

　　進館鑒定有兩個重要內(nèi)容與步驟，一是評定檔案館檔案的接收范圍與類型;二是根據(jù)長久保管的需要，評價檔案的質(zhì)量。

　　二、范圍認可――關(guān)于確定進館序列與進館檔案類型

　　建立檔案館的進館序列，是進館鑒定的第一步。

　　檔案進館的指導(dǎo)思想："在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下，根據(jù)檔案分級管理的原則，將應(yīng)該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究價值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地收集進館，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。" ④根據(jù)這一指導(dǎo)思想，結(jié)合實際情況制定本館檔案進館范圍與進館檔案類型和成分。

　　《檔案館工作通則》、《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》等法規(guī)，已明確了各級檔案館的分工和進館范圍。因而，各級各類檔案館應(yīng)對本館負責(zé)管理的范圍進行全面普查、分析，以確定具體的收集單位名冊。

　　站在區(qū)域性綜合檔案館的角度，應(yīng)該把其區(qū)域內(nèi)的全部立檔單位，分成以下三大類型：

　　第一類是具有全局意義的本級機關(guān)及直屬單位，《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中，具體規(guī)定為本級中共委員會、顧問委員會、紀律檢查委員會、人民代表大會及其常設(shè)機構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會、共青團、婦聯(lián)等機構(gòu)及其工作部門和直屬的臨時性單位等。可稱為一級單位。

　　另外，經(jīng)協(xié)商同意，綜合性檔案館也可接收或代存同級民主黨派機構(gòu)形成的檔案;縣級檔案館要同時接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。因而，它們也可視為一級單位。

　　第二類是本級人民政府直屬工作部門所屬的獨立分管某一方面工作或從事某項事業(yè)的行政管理機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位。可稱為二級單位。

　　第三類是-般工廠、普通中小學(xué)、商店以及村民委員會等職能、性質(zhì)、任務(wù)相同的單位。可稱為三級單位。

　　一、二級單位，以及撤銷單位，應(yīng)該列入檔案館的進館序列;除有典型性、代表性的單位外，三級單位一般不列入進館序列。

　　相應(yīng)地，綜合性檔案館也應(yīng)將列入進館序列的機關(guān)單位的檔案作以下劃分：

　　一級單位對具有長遠價值的檔案，全面接收;二級單位，要有選擇接收其有長遠價值的檔案;三級單位的檔案，除有典型性、代表性的檔案外，一般不接收。同時，綜合性檔案館"經(jīng)協(xié)商同意，還可收集或代存集體所有制單位和典型的個體戶、專業(yè)戶形成的有進館價值的檔案和本級人事管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。"⑤由于機構(gòu)和職能會隨著時間的推移而變動，進館序列要適時調(diào)整。

　　三、質(zhì)量評判――鑒定進館檔案的好壞

　　為了使檔案館的各項工作能正常開展，對列入進館范圍的檔案還必須提出明確的質(zhì)量要求。

　　筆者以為，進館檔案的質(zhì)量標準應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　第一，價值狀況。檔案的價值狀態(tài)以保管期限的形式、通過歸檔鑒定表現(xiàn)出來，因而進館鑒定對價值狀況的判斷，主要通過宏觀方法進行。一是采用比例法，通過對移交機關(guān)永久、長期檔案的比例關(guān)系的測算，判斷歸檔鑒定的準確程度;二是利用統(tǒng)計選樣法，判斷一般列入進館范圍的三級單位檔案的價值，選定有代表性的若干三級單位，并決定接收其檔案的類型、成分和數(shù)量。因而，從鑒定的操作方法看，歸檔鑒定、存毀鑒定、等級鑒定等，一般用的是直接鑒定法，那么，在進館鑒定中，就需要用選樣統(tǒng)計法。

　　第二，整理質(zhì)量。檔案的分類整理，一要尊重和維護檔案的本質(zhì)特性，即保持文件之間的歷史聯(lián)系。二是檢查歸檔材料的手續(xù)是否完備。

　　第三，相關(guān)資料的編制應(yīng)隨同移交，如檢索工具、組織沿革、全宗指南和本次進館檔案的整理情況，這是進館檔案的一個有機組成部分。

　　第四，載體質(zhì)量。載體是記錄和使用檔案信息的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，檔案載體材料的鑒定，應(yīng)該列入進館鑒定的范圍。□

　　注釋：

　　①《歸檔文件與檔案鑒定指南》(征求意見稿)

　　②③嚴永官，檔案的進館鑒定，《中國檔案》，2002(5)

　　④⑤《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》(1986年2月頒布)第二條

【檔案的進館鑒定】相關(guān)文章：

拘留進檔案嗎08-07

檔案館介紹信02-20

檔案館搶險救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案10-29

城建檔案館工作總結(jié)08-01