檔案歸檔方法

時間：2024-10-09 13:10:19 檔案

檔案歸檔方法

　　檔案整理過程較為繁瑣，分享一下我在檔案管理時的一些小經(jīng)驗(yàn)，可以快速整理檔案歸檔方法，一起來看一下吧!

　　檔案歸檔方法

　　1、總的方法：

　　順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

　　2、“件”含義

　　(1)單份文件，一份文件為一件;

　　(2)正件與附件合為一件;

　　(3)來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、函與復(fù)函)合為一件;

　　(4)會議記錄、會議紀(jì)要成套性材料每次(期)為一件;

　　(5)各種報表、名冊、圖冊等，一冊(本)為一件。

　　3、分類

　　按年度——保管期限(永久、長期、短期)進(jìn)行分類整理歸檔。

　　4、編制頁碼：原則上保留歸檔文件本身的頁碼，如文件本身沒編頁碼的應(yīng)編制頁碼，或者文件有增加的，應(yīng)補(bǔ)充頁碼，用打碼機(jī)或黑色的墨水筆填寫都可以。歸檔文件整理方法

　　5、蓋章編號

　　(1)歸檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。

　　檔案章格式：

　　(2)檔案章的項(xiàng)目及填寫內(nèi)容：

　　件號：文件的順序號。年度、保管期限(永久、長期、短期)編制1 個流水號，每年斷號。

　　年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：“2000”

　　保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒及時歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

　　6、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表

　　(1)歸檔文件編號后。按照年度、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項(xiàng)內(nèi)容。盒號暫不要編。

　　(2)填寫盒內(nèi)備考表。

　　盒內(nèi)情況說明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫; 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名;

　　檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　7、填寫歸檔文件目錄：(見圖a1歸檔文件目錄式樣)

　　圖a1 歸檔文件目錄

　　(1)件號：編制的流水號;

　　(2)責(zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān);

　　(3)文號：文件的發(fā)文字號(沒有文號的不用填寫)

　　(4)題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題，原文標(biāo)題不能說明內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“[]”號;(舉例: [關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建檔工作的]補(bǔ)充通知

　　(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01

　　(6)頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁數(shù);(注意：正反面)

　　(7)備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見標(biāo)號;

　　(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

　　8、編寫歸檔說明

　　歸檔說明的內(nèi)容包括：

　　(1)單位的名稱;

　　(2)單位領(lǐng)導(dǎo)名單及任免時間;

　　(3)當(dāng)年的主要工作情況

　　(4)當(dāng)年檔案歸檔情況。

　　9、檔案目錄夾的整理(見歸檔文件目錄封面式樣)

　　按年度——保管期限排列的順序?qū)w檔說明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

　　科技檔案的整理方法

　　一般講，基層檔案部門對科技檔案的整理，大體要經(jīng)過分類、案卷組織與排列、編目幾個環(huán)節(jié)。

　　一、分類�？萍紮n案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)。

　　1、分類的要求。搞好科技檔案的分類，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)科技檔案的分類要遵循同一規(guī)則。在一個單位內(nèi)部或一個專業(yè)系統(tǒng)，同一種科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。

　　(2)科技檔案分類要遵循效用規(guī)則。即科技檔案分類要適應(yīng)科技檔案及其管理特點(diǎn)，追求分類的整體適用效果。也就是說，科技檔案的分類，要符合檔案形成專業(yè)和檔案形成單位科技活動的性質(zhì)和特點(diǎn)。

　　(3)科技檔案分類要遵循排它規(guī)則。即同一級類目必須互相排斥而不能重合。(4)要編制一個合理和切實(shí)可行的科技檔案分類方案。分類方案是進(jìn)行科學(xué)分類的依據(jù)性文件，在編制科技檔案分類方案時，要了解和掌握本單位科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，確定明確的分

　　類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法，設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系，形成完整的科技檔案分類方案。

　　2、分類的方法�；鶎訖n案部門對科技檔案的分類，實(shí)際上是在分類方案的指導(dǎo)下進(jìn)行的�？萍紮n案的種類很多，因此可運(yùn)用的分類標(biāo)準(zhǔn)或進(jìn)行分類的方法也是較多的，大體上，科技檔案實(shí)體分類基本是采用對象分類法和特征分類法兩種方法。對象分類法就是以一個實(shí)物對象的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造等活動形成的整套科技檔案為單元進(jìn)行分類的方法，其典型的形式是型號分類法、工程項(xiàng)目分類法和課題分類法。特征分類法就是以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進(jìn)行分類的方法，其典型的形式是專業(yè)特征分類法、時間特征分類法和地域特征分類法。

　　(1) 工程項(xiàng)目分類法。它適用于對基本建設(shè)工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內(nèi)，以工程項(xiàng)目為分類單元，劃分科技檔案的類別。

　　(2) 型號分類法。它適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類，就是以各個型號的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元，劃分科技檔案的類別。

　　(3) 課題分類法。適用于對科研檔案的分類，以各個獨(dú)立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。

　　(4) 專業(yè)特征分類法。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類別。

　　(5) 地域特征分類法。根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。

　　(6) 時間特征分類法。按科技檔案內(nèi)容所反映的時間特征劃分科技檔案的類別。

　　以上幾種基本方法，在實(shí)際應(yīng)用時，可根據(jù)具體情況，結(jié)合其中幾種靈活運(yùn)用�；窘ㄔO(shè)檔案的分類，具體到不同單位和不同基建項(xiàng)目，其檔案主要有性質(zhì)——工程項(xiàng)目分類法、流域——工程項(xiàng)目分類法。產(chǎn)品檔案的分類，由于產(chǎn)品種類繁多，各種產(chǎn)品代號也不盡相同，因此在型號分類法的基礎(chǔ)上，派生出許多具體分類方法，比較常用的有使用性質(zhì)——型號分類法、系列——型號分類法、年度——紗號分類法。設(shè)備檔案的分類，根據(jù)組織形式和設(shè)備類型的不同，設(shè)備檔案具體的分類主要有性質(zhì)——型號分類法、工序——型號分類法�？蒲袡n案的分類方法主要有學(xué)科——課題分類法、專業(yè)——課題分類法。

　　二、案卷組織與排列

　　案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體�？萍嘉募g的聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應(yīng)當(dāng)與該類科技檔案的分類方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：按結(jié)構(gòu)組織案卷、按子項(xiàng)或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專業(yè)組織案卷、按問題組織案卷、按名稱或文件性質(zhì)組織案卷。此項(xiàng)工作應(yīng)由有關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，檔案部門協(xié)助、指導(dǎo)。

　　案卷內(nèi)科技文件的排列應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　1、圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列;

　　二是對于沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關(guān)系排列。

　　2、文字材料的排列。可以按重要程度排列，可以按時間順序排列。

　　3、圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。

　　三、案卷編目

　　案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務(wù)部門隨同組織案卷一并進(jìn)行的，是科技文件整理工作的一項(xiàng)內(nèi)容，基層科技檔案部門應(yīng)協(xié)助和指導(dǎo)科技業(yè)務(wù)部門做好案卷編目工作。

　　案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。其內(nèi)容有：編頁號、填制案卷內(nèi)科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標(biāo)簽。

　　1、編頁號。為案卷內(nèi)每頁文件編制順序號，以便固定案卷內(nèi)科技文件的順序，便于確切統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量，有助于保護(hù)和查找使用。其方法是：1)凡是有書寫內(nèi)容的頁面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次逐頁標(biāo)注;2)單面書寫的文件在右下角編號，雙面書寫的文件，正面在右下角編號，背面在左下角編號;3)卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號。某些科技文件，如成套圖樣、說明書、計(jì)算書等，在編制時已有頁號，不必另行編號。只有在案卷內(nèi)科技文件沒有統(tǒng)一順序號，或者編號順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動及出現(xiàn)差誤時，才需要編頁號或重新編頁號。

　　2、填制卷內(nèi)科技文件目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，編目時應(yīng)盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，其項(xiàng)目有：序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號;題名，指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題(全稱);編號，指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號;責(zé)任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個人的姓名;日期，指該份文字材料圖樣的編制日期;以及備注和頁次。

　　3、填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的作用。備考表的項(xiàng)目主要包括兩個部分：一部分是對組織案卷時，卷內(nèi)科技文件基本情況的有關(guān)記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內(nèi)科技文件完整、準(zhǔn)確情況的說明。這部分內(nèi)容是由有關(guān)的科技人員填寫的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過程中，對有關(guān)該案卷變化情況的記載和說明。這部分內(nèi)容由科技檔案部門的有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫。備考表排列在案卷內(nèi)科技文件的尾頁之后。

　　4、填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)科技文件內(nèi)容和形式特征的一種工具。同時，它又對案卷內(nèi)的科技文件起著保護(hù)作用，封面編制的質(zhì)量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關(guān)系到科技檔案的管理和開發(fā)利用。所以，填制案卷封

　　面在案卷編目中是一項(xiàng)重要內(nèi)容。封面的內(nèi)容項(xiàng)目，主要由3部分組成。

　　1)案卷題名。又稱案卷標(biāo)題，是案卷內(nèi)科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向?qū)�。案卷題名在結(jié)構(gòu)上一般由3個部分組成：一是項(xiàng)目名稱，即案卷內(nèi)科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設(shè)備等的名稱。二是案卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容特征，如機(jī)械產(chǎn)品某組成部分(結(jié)構(gòu)特征)，工程設(shè)計(jì)某設(shè)計(jì)階段(階段特征)或某專業(yè)(專業(yè)特征)的科技文件，等等。三是科技文件名稱特征，如圖樣、說明書、計(jì)算書、實(shí)驗(yàn)記錄、成果報告等。擬定案卷題名，要注意概括性，做到文字簡練，表達(dá)準(zhǔn)確，不可繁雜冗長，防止卷內(nèi)科技文件名稱和簡單羅列;同時要注意完整性，能夠恰當(dāng)?shù)亟沂景妇淼膬?nèi)容和成分，避免不適當(dāng)?shù)暮喕?/p>

　　2)案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目。這一部分包括：編制單位(責(zé)任者)，指案卷內(nèi)科技文件是由何人、何部門編制的;編制日期，指案卷內(nèi)科技文件形成日期或起止日期;保管期限，填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限;密級，根據(jù)保密規(guī)定填寫。

　　3)檔號項(xiàng)。包括檔號，即本案卷的科技檔案號，由分類號和案卷排列順序號組成;檔案館(室)號，填寫國家給定的本檔案館(室)的編號;縮微號，填寫縮微時給定的本案卷的編號。需要說明的是，在編制檔號時，首先要編制同科技檔案分類有關(guān)的代字、代號表，然后進(jìn)行具體編制。

　　如某單位基建檔案號：j·2·3

　　案卷順序號

　　建筑項(xiàng)目代號

　　基建檔案代號

　　分類號

　　5、編制案卷脊背標(biāo)簽。脊背標(biāo)簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項(xiàng)目有案卷題名和檔案號。

　　檔案歸檔操作指引

　　方法/步驟

　　收集。

　　收集應(yīng)歸檔的文件材料，收集文件必須是辦理完畢的正式文件，未辦理完畢的文件原則上不能歸檔。