房地產(chǎn)公司檔案管理制度

時(shí)間：2022-07-21 23:53:30 檔案

房地產(chǎn)公司檔案管理制度

　　為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

房地產(chǎn)公司檔案管理制度

　　一、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、協(xié)議、合同、項(xiàng)目開、竣工資料、通知、對(duì)外申請(qǐng)且有回復(fù)的文件、證件資料、等一切具有參考價(jià)值的工程資料。

　　二、檔案管理職責(zé)

　　1、檔案管理人員要及時(shí)進(jìn)行歸檔資料的收集和整理，以保證檔案資料歸檔的及時(shí)性。

　　2、檔案管理員要保證文獻(xiàn)資料的完整性、安全保密性和查找便利性。

　　三、資料的收集與整理

　　1、資料歸檔實(shí)行“日常歸檔”、“季度歸檔”及“年度歸檔”制度。

　　(1)“日常歸檔”資料包括：協(xié)議、合同、會(huì)議記錄、證件(文件)資料、公司發(fā)文等。

　　(2)“季度歸檔”資料包括：各子公司項(xiàng)目竣工資料(圖)等。歸檔時(shí)間為每年的3月份、6月份和9月份。

　　(3)“年度歸檔”資料包括：年度計(jì)劃、公司規(guī)劃、人事檔案等。歸檔時(shí)間為每年的12月份。

　　2、在檔案資料歸檔、管理期，公司各部門各個(gè)人員應(yīng)積極配合和支持檔案員的工作。

　　3、凡應(yīng)該及時(shí)入檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

　　4、各部門及子公司收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件存入檔案室。

　　5、檔案管理員根據(jù)相關(guān)歸檔方法實(shí)施檔案歸檔整理和分類。

　　四、檔案的借閱

　　(一)公司內(nèi)部人員的借閱和移交

　　1、對(duì)于移交給檔案員的資料，移交人必須簽字，否則視為未移交，如未簽字而檔案發(fā)生遺失時(shí)，追究移交人責(zé)任;

　　2、對(duì)于向外借閱的資料，檔案員必須要求借閱人簽字，如未簽字而檔案發(fā)生遺失時(shí)，追究檔案員的責(zé)任。

　　3、必須保持在公司內(nèi)部至少有兩套完整的圖紙(一套用于公司內(nèi)部使用，一套用于公司外部使用)。

　　(二)公司外單位或人員借閱

　　原則上，不允許外來人員或單位借閱檔案資料。確屬工作需要借出的，必須由公司相關(guān)人員帶領(lǐng)辦理《檔案外借申請(qǐng)表》(附件1)，有必要時(shí)每份收取100-1000元不等的押金，相關(guān)人員負(fù)連帶擔(dān)保責(zé)任。如有押金押金，押金于檔案資料完好歸還時(shí)退還。

　　借閱檔案資料的個(gè)人和單位必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不得拆散、涂改、勾畫。注意安全保密。對(duì)丟失、損壞檔案者追究相關(guān)責(zé)任。

　　五、檔案的銷毀

　　1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員提出鑒定銷毀申請(qǐng)報(bào)告和清單，交部門領(lǐng)導(dǎo)審核并征得公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可銷毀。申請(qǐng)報(bào)告和清單永久保存。

　　3、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由部門領(lǐng)導(dǎo)指定專人監(jiān)督銷毀過程。

　　本制度自發(fā)布之日起生效并執(zhí)行。

　　本制度最終解釋權(quán)歸新疆光大山河房地產(chǎn)開發(fā)有限公司所有。

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