淺析城市軌道交通項目投標文件的編制
摘 要：隨著國家經濟體制改革的不斷深入，城市軌道交通市場的招標投標工作也逐漸趨向規范化，通過近幾年的工作實踐，全面、系統地闡述了投標文件的編制方法，在投標文件編制過程中，形成規范的投標流程，編制出一個高質量的投標文件。
關鍵詞：城市軌道交通;編制;投標文件;
目前，我國的經濟體制是具有中國特色的社會主義市場經濟體制，它的形成是一個逐步建立、發展和完善的過程。城市軌道交通市場的發展同樣也經歷著一個從培育、發展到逐漸完善的過程，逐步建立了招投標制，工程項目需要通過市場競爭獲取。自2000年《中華人民共和國招標投標法》頒布實施以來，我國城市軌道交通市場的招標投標工作取得了穩步發展，一個公平、公開、公正的勘察設計市場正在逐步形成。實行建設項目的招投標是我國城市軌道交通市場趨向規范化、完善化的重要舉措，擇優選擇勘察設計單位，保證工期和質量，以及有效控制工程項目建設投資，具有十分重要的意義。
據中國城市軌道交通協會統計，截止2014年12月31日，全國已有22個城市的城市軌道交通建成并投入運營，運營里程達3173公里，在建城市40個，在建線路4073km。預計“十二五”將完成總投資1.1萬億元，運營里程將達到3600km。隨著國務院審批權下放，原來還處在規劃研究的城市，這次很可能會開展地鐵建設。隨著地鐵建設的高速發展，各勘察設計單位加大了城市軌道交通項目的經營開發力度，城市軌道交通項目投標文件的編制工作量也隨著相應加大。
在投標過程中，投標文件的編制要求是既準確又快捷，既細致又全面，對招標文件的理解和響應不允許出現任何偏差或疏漏。投標文件是評標的主要依據，對投標人是否中標起著極其重要的作用。
一、投標流程規范化
投標工作必須進行科學、嚴密的組織和籌劃，形成規范化的流程，做到事事有流程、事事有規范，可有效的提高效率，減少疏漏，保證投標文件的質量。
(一)確定投標目標
經營開發人員首先應了解國家及本地區的城市軌道交通整體建設規劃，經分析后從中選取合適的項目進行跟蹤，多方面收集項目信息，包括項目的投資規模、資金來源、招標代理單位、建設管理模式等。當項目進入招標階段時，就要對該項目所有的信息、業主需求、其他參投單位情況進行分析，根據企業管理辦法及時向企業高層領導匯報，最后決定是否參加該項目的投標。
(二)投標報名、購買標書
經營開發人員根據招標公告，攜帶所需要的企業營業執照、資質證書、項目負責人職稱證書、企業業績合同、證明等資料，在規定時間內報名、購買標書。
(三)成立臨時投標機構，明確分工
投標工作有其獨特的專業性、系統性和連續性，應選派有經驗的專職領導負責分管該項工作，并設立專門的投標項目組。城市軌道交通項目一般分為商務標和技術標，應配備責任心強、業務精干的技術總體負責人和專業技術人員，負責技術標的編制工作。投標部門應制定相應的市場開發管理辦法和投標激勵措施，充分調動全體編標人員的積極性，確保投標工作的順利進行。
投標項目組實行投標項目組長負責制，根據城市軌道交通的實際情況投標項目組共分為商務組、投標報價組和技術組。商務組主要負責投標文件要求的人員、業績、資質的匯總和編輯;投標報價組需要根據工程的實際情況，確定項目的投標報價;技術組主要根據項目情況，編寫技術文件。每個小組都要有專人負責，工作相對獨立，但又要相互配合和協調。對編標工作必須明確分工，責任到人，要求每一位參加編標的人員，要按照分工，高質量、高標準地完成所承擔的工作，共同編制出高質量的投標文件。
(四)制定投標工作計劃
根據《中華人民共和國招標投標法》第二十四條，“自招標文件開始發出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于二十日”，所以很多招標代理一般均按20日控制，所以對于投標單位來說，在短時間內，編制出高質量、高標準的投標文件，所以投標工作必須制定投標工作計劃。對確定參與投標的項目應及時購買招標文件，在編制投標文件前，投標項目組長應及時組織召開標前會議，介紹投標項目情況，制定編制投標文件的詳細工作計劃，明確商務組、投標報價組和技術組的工作內容和責任，確定編制投標文件的標準等。商務組、投標報價組和技術組的負責人再根據實際分工情況，制定各自小組的階段目標，確保目標按計劃完成。
(五)建立文件審核制度
在短時間內，編制的投標文件，很容易在一些細節上出現問題，從而造成廢標。所以，我們必須建立文件審核制度，在制定投標工作計劃時，應充分考慮文件審核的時間。投標文件編制工作一定要在開標日期前3～4天完成，以留出時間對投標文件作最后的檢查、復核或局部修改。特殊的重點項目，集團公司總經理或副總經理也會審查。為確保文件質量、減少疏漏，編制完投標文件后，必須由專人進行逐級復核、審查，最后經分管領導審核后才能定稿。
(六)各部門關系的協調
投標工作是一項非常復雜的系統工作，其涉及的部門相當多，不僅是一個經營開發部門就能夠獨立完成的，還需要各部門的積極配合，其中主要包括生產部門、財務部門、合同部門、人事部門、科技部門等。其中生產部門主要負責技術文件的編制;財務部門主要負責提供各項財務審計報告、投標保證金、稅務登記證、開戶許可證等;合同部門負責提供合同文本、單位資質證書等;人事部門主要負責提供各類專業人員的職稱證書、各種執業資格證書等;科技部門負責提供單位項目的獲獎證書、設計質量承諾文件。因此，還要努力做好各項協調工作，理順各部門之間的關系。
二、投標文件的編制
(一)詳讀招標文件
招標文件是工程項目招投標過程中對招投標雙方都具有法律約束力的文件。投標文件編制人員拿到招標文件后，應及時組織有關人員認真仔細閱讀招標文件，必須把招標文件從頭到尾認真、仔細地閱讀，不放過任何細節和疑問，加深理解，并標注重點注意事項，“投標須知前附表”及“投標須知”更是編制投標文件的重點，是招標人提醒投標人在投標文件中務必全面、正確回答的具體注意事項的書面說明，因此，投標文件編制人員必須反復閱讀和理解，直至完全明白。否則，稍有不慎或內容理解錯誤，都有可能導致投標失敗。
對招標文件的領會要注意以下內容：
1、招標文件的各項實質性要求，例如資質、公司業績、技術負責人的業績、工程獲獎情況等;
2、投標文件部分，尤其是投標文件的組成和格式;
3、投標保證金應特別注意，是否要求從投標人所在地企業基本賬戶銀行匯出，匯出的金額、幣種，匯款形式，投標保證金匯達賬戶和匯達截止時間;
4、投標文件遞交方式、地點及投標截止時間;
5、投標文件的份數、裝訂、包封、密封和標志的規定、簽字蓋章要求;
6、評標方法和標準;
7、廢標條款。
8、招標答疑的時間及方式。
(二)招標文件答疑
《中華人民共和國招標投標法》第二十三條，“招標人對已發出的招標文件進行必要的澄清或者修改的，應當在招標文件要求提交投標文件截止時間至少十五日前，以書面形式通知所有招標文件收受人。”。第二十四條，“自招標文件開始發出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于二十日。”所以當招標文件購買之后，到編制投標文件人員拿到時，答疑時間已經很短，所以投標人應認真、仔細地閱讀，找出的所有問題及疑問，盡快列出問題清單，并按照招標文件的有關規定，及時向招標人遞交書面函件。招標人將會在規定的時間內對各投標人提出的問題和疑問作出書面澄清復函。
(三)編寫商務標
商務標是投標文件中至關重要的組成部分，是投標競爭獲勝的關鍵因素，特別是投標報價，是商務標編制的重點，因為多數工程項目質量標準明確、工期基本確定。
根據《中華人民共和國招標投標法》的第四十一條規定：“中標人的投標能夠最大限度地滿足招標文件中規定的有關標準，能夠滿足招標文件的實質性要求，并且經評審的價格最低;但是投標報價低于成本價的除外。”近年來，在城市軌道交通項目中部分項目采用“經評審的最低價中標法”，要求投標報價要經得起評審，既要滿足招標文件要求，又不得低于成本價。因此，投標報價組應結合項目自身特點，本地經濟發展水平，嚴格進行技術經濟分析，準確測算出工程項目的投標報價，同時綜合分析競爭對手的情況，預測對手的報價及業主的標底價，然后科學、合理地確定投標人最終的投標報價。
商務標的編制除報價外，還需針對招標文件對投標人所要求的資格審查部分進行一一響應，比照投標人資格要求、評分要求逐條響應。例如：企業營業執照的有效期，資質證書的等級、有效期，質量體系證書，信用等級證書，單位業績、人員業績需在滿足最高評分項外多補充1-2項，擬派人員職稱、專業、人數要求，質量、服務承諾，單位獲獎證明等。
(四)編寫技術標
在城市軌道交通項目中，技術標一般是投標人要求必須提供的主要文件，是招標人評標時必須考慮的主要因素之一。技術標一般包括總體總包文件、系統設計文件等部分，文件編制人員應結合招標文件要求和現場實際情況，投標人在報價以前必須認真地進行現場考察，全面地、仔細地調查了解工程及其周圍的經濟、地理等綜合情況，編制出一套科學合理的技術文件，既滿足招標文件和城市建設的要求，同時還應該體現出企業的綜合實力，體現勘察設計單位的設計水平。
三、編制投標文件注意事項
根據《中華人民共和國招標投標法》第二十七條規定，“投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應當對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應”。這就意味著投標人只要對招標文件的某一條實質性要求遺漏，未做出響應，都可能導致廢標。
(一)按規定格式編寫投標文件
按招標文件規定格式編寫投標文件，部分招標文件會規定每頁行數、每行字數、字體大小、表格樣式，同時應按要求完整地填寫投標函和開標一覽表等，要求商務組人員在編制投標文件時要認真、詳盡，不能有絲毫地馬虎，對招標文件中的各項實質性要求和條件逐條做出響應，不能有任何遺漏，并嚴格按招標文件規定的統一格式編制投標文件。
(二)排版裝訂包封
要提高投標文件的外觀，排版裝訂也是一件非常重要的內容。外觀要盡量做到美觀、大方、整潔，圖表、證件、證書等應采用彩頁，頁面設置應統一。在無特殊要求的情況下，字體、字號應根據內容和層次關系保持一致。包封要按要求認真細致，做到四方和整齊，部分招標文件要求特殊封簽，也是值得我們注意的地方。投標文件的排版裝訂包封是給招標人第一印象，第一印象也同業決定著評分高低。
(三)準備開標前的原件
參加開標的人員，一般都是委托代理人，委托代理人應認真做好投標文件遞交前的各項工作，應嚴格按照招標文件的規定，準備好遞交投標文件時要攜帶的各種證件和資料，如法人授權委托書、身份證等。其他企業在投標過程中，因委托代理人將授權委托書包封在了標書內，而無法開標，導致廢標的情況。除了授權委托書和身份證，有些招標文件對授權委托人也有一定的要求，例如必須是高級工程師，那么在開標前，委托代理人必須帶好高工證書。除此之外，還應該按招標文件要求，準備好企業營業執照(副本)、勘察設計資質證書、投標保函、銀行匯票、人員職稱證、人員注冊證書、合同、資信證明等。在實際投標中，因投標人的開標準備工作不充分，造成失誤被中止投標的事件時有發生。
四、總結
隨著工程招投標法制和機制的不斷完善，招投標工作也逐步得到規范，為勘察設計企業承攬項目提供了公平的保障。在此環境下，對企業的投標工作也提出了更高的要求。不僅要有技術實力和良好的信譽，還要編寫出高質量的投標文件。一個企業應培養和擁有一支思想境界高、專業技術強的投標隊伍，不僅要有團隊精神，還要工作嚴謹、吃苦耐勞，只有這樣，企業才能編制出高水平的投標文件，從而在激烈的市場競爭中站穩腳跟。
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