論檔案整理的本質與核心

時間：2024-08-24 04:25:48 公共管理畢業論文

論檔案整理的本質與核心

　　【摘要】歷史聯系性整理是檔案整理的核心與本質，檔案歷史聯系指檔案的形成與完善被某種特定規律所約束而形成內部相互聯系的關系表征，具有主、客觀統一性和來源、時間、內容和形式四維度架構等特征，其產生、發展與完善經歷“杜威十進制”分類法、“來源原則”和“全宗理論”的應用、電子檔案的元數據整理等過程，于此，闡述“虛擬整理”整理的技術特點，并從擺脫非歷史聯系因素、完善檔案整理實踐原則、檔案整理重心偏向信息整理三方面介紹其使用意義。

　　【關鍵詞】檔案整理;核心;本質

　　一、檔案歷史聯系綜述

　　(1)檔案歷史聯系的界定

　　檔案整理物質結構的演變規律表明，檔案歷史聯系的整理是檔案整理的本質與核心。檔案之間的歷史聯系指檔案在產生與處理的過程中，形成具有一定特征的內部相互關系;換言之，檔案的形成與完善被特定規律所約束，因此具有獨特的形成過程和表征特點，但是某些檔案因形成特點相同而存在客觀的必然聯系，稱之為檔案歷史聯系。于此，闡述檔案歷史聯系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯系與社會實踐息息相關，即表現檔案歷史聯系產生于檔案文件形成與完善過程中，而檔案的形成與完善則來自社會實踐的相應行為;第二是檔案之間的歷史聯系具有客觀存在性，即表現因社會實踐而產生的檔案文件內部的相互關系是真實存在的，不以個人的主觀意志發生轉移;第三是檔案是文件轉換的產物，檔案具備文件形成與完善的特點，檔案之間的歷史聯系來源于源文件之間的歷史聯系。

　　(2)檔案歷史聯系的特征

　　主、客觀統一性是檔案歷史聯系的特征之一，主要表現如下：其一是檔案歷史聯系的客觀特征來源于其源文件的客觀特征，即檔案歷史聯系來源于社會實踐中文件的歷史關系，具有客觀存在性;其二是檔案歷史聯系源于文件卻高于文件，表現為人類思維意識對客觀實踐的主觀抽象，具有主觀描述性。因此，檔案歷史聯系是主觀與客觀的統一體，并因檔案整理人員的知識結構和認知水平而存在差異，比如某些歷史聯系是客觀實踐的真實描述，而某些歷史聯系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應經客觀實踐和主觀意識的統一，將客觀歷史聯系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯系成為客觀與主觀的統一體，付諸于特定的物質載體，固化或物化為具體的物質形態以記錄檔案歷史聯系。

　　檔案的本質在于記錄歷史的真實性，歷史聯系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過程，歷史聯系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此，來源、時間、內容和形式四維度架構是檔案歷史聯系的特征之二，主要表現為：哲學維度的歷史具有清晰的嚴謹性、發散性和推理性，因此解析定義歷史由來源、時間、內容和形式組成的四維度架構，并將社會實踐的踐行者界定為主體，將社會實踐的被踐行者界定為客體，以對應時間為載體，將檔案歷史聯系界定為由來源、時間、內容和形式四維度架構，使檔案歷史聯系的記錄與哲學維度的歷史一一對應。

　　二、檔案整理的核心與本質：歷史聯系性整理

　　(1)歷史聯系思想的產生

　　檔案整理的核心和本質是檔案歷史聯系性的整理，回顧近現代檔案整理實踐，檔案整理的歷史聯系思想產生如下：民國初期因社會生產力和認知局限性，并未形成完整的檔案學分類理論，只是單純的借鑒“杜威十進制”分類法，機械地束縛并破壞檔案間的歷史聯系，不能真實地按照檔案的具體情況進行分類;但是，部分有識之士指出檔案整理與圖書管理的本質區別：檔案形成于特定的歷史實踐，是社會實踐系統性和積累性的歷史產物，其分類應源于歷史并尊重歷史，必須“特有要則”;于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點為基準，按照檔案間歷史聯系進行分類，例如1933年文獻館明清檔案整理原則即為：分析研究與檔案產生密切相關的文書程序、檔案術語、職官衙署等因素，有機選擇具備特有本質與形成關系的文件實體，并選擇不同的分類方案以體現歷史聯系的層面性。總之，歷史聯系思想的產生初期，主要體現了檔案四維度特征中的來源聯系，使檔案整理部分的體現歷史聯系的客觀結果，最終按照時間、內容、形式等要素分類排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯系思想的后續研究提供經驗和奠定基礎。

　　(2)歷史聯系思想的發展與完善

　　歷史聯系思想的發展與完善主要經歷兩個階段，第一階段是“來源原則”和“全宗理論”在檔案整理領域中的運用;第二階段是電子檔案的元數據整理在檔案實踐的應用。“來源原則”是檔案學理論的基石，指按照檔案來源或形成進行整理與分類的原則，其特點是斷定檔案來源差異并保持原有整理次序;“全宗理論”是檔案學的最高原則，指將來源相同的檔案作為統一整體進行保存與整理。但是，不論是“來源”還是“全宗”，其本質均為檔案整理的歷史聯系而且均來自檔案整理實踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯系，強調并維護歷史聯系檔案的客觀規律和客觀事實，以歷史聯系為載體，在特定的統一的原則下，辨析來源、時間、內容、形式等諸方面因素，為歷史聯系檔案整理提供理論依據和指導方向。

　　另外，電子檔案的元數據整理產生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實完整的描述電子文件形成的條件、內容、架構和過程，并為計算網絡系統提供自動變細、分析、分解、提取、歸納的數據信息，將其內容特征、文件形成、處理利用等過程用元數據記錄，具備真實性、時效性、完整性和高價值性。元數據整理電子檔案的本質也是歷史聯系性整理，通過整理元數據集記錄檔案間歷史聯系并對應和還原相應的社會實踐活動，反映電子檔案記錄社會實踐活動的歷史過程與形成背景。

　　三、歷史聯系整理技術：”虛擬整理”技術

　　(1)“虛擬整理”技術綜述

　　“虛擬整理”指與文件實體排列順序無關，以符號或符號的語法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯系的一種整理技術。“虛擬整理”技術的結果是形成檔案歷史聯系記錄，揭示并固化檔案歷史聯系，合理真實的表達檔案物質實體本質構成部分。”虛擬整理“技術優于“實體整理”技術表現于其不僅實現檔案歷史聯系的多為整理，而且實現紙質檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實踐環境下的統一，換言之，“虛擬整理”技術能以計算機網絡系統或者計算機整理軟件為載體，通過對檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實體排列為準則，全面、真實記錄實體記錄中所不能表現的檔案歷史聯系。“虛擬整理”技術應完善為以人工干預為主，以計算機模擬為輔助的全新檔案整理技術，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯系性，保證檔案歷史聯系的可檢索功能。

　　(2)“虛擬整理”技術的使用意義

　　“虛擬整理”技術具備多向歷史聯系記錄、豐富檔案整理實踐意義及理論等特點，現將“虛擬整理”技術詳細闡述如下：其一是擺脫非歷史聯系因素對檔案整理的影響，即擺腿檔案實體排列順序的歷史聯系記錄，注重檔案文件與社會實踐過程的一一對應，使檔案歷史聯系性整理免受保管期限、密級、載體種類等非歷史因素的影響;其二是完善檔案整理的實踐原則，“來源原則”不是檔案學的至善原則，也并非歷史性原則，而“虛擬整理”技術能實現檔案整理從“來源原則”向歷史性原則的過渡，使歷史性原則真實完整的包容“來源原則”以保證歷史性原則的適用性;其三是檔案整理實踐重心偏向信息整理，即檔案實體管理向以檔案歷史聯系整理為核心和本質的檔案信息整理便宜，“虛擬整理”技術作為其過程的加速器和助推器，保證此過程的穩定與合理。

　　四、小結

　　檔案整理的本質與核心是歷史聯系性檔案整理，其是檔案管理學理論與實踐的豐富內容，也是正確認知、分析、處理檔案管理其他工作的關鍵所在。因此，必須正確界定檔案整理歷史聯系的界定內涵與表觀特征，于檔案整理實踐中正確應用“來源原則”和“全宗理論”，輔之以電子檔案元數據整理技術，并適時采取“虛擬整理”技術，保證檔案整理的合理過渡與穩定發展。

　　參考文獻：

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　　[3]桑毓域，劉新安，曾永仁.“虛擬整理”技術的產生和實踐意義[J].蘭臺世界，2008(1)：14-15.

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