如何做好檔案交接工作
目前學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。以下是小編為大家整理以下是小編為大家整理相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！
1、檔案接交工作中存在的問(wèn)題
�。�1）存在于領(lǐng)導(dǎo)層方面的問(wèn)題
一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案交接工作不夠重視，對(duì)其專業(yè)性和復(fù)雜性不夠了解，在監(jiān)督辦理交接工作時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，工作程序不完整，導(dǎo)致應(yīng)交未交，交接不及時(shí)。
�。�2）存在于老檔案員方面的問(wèn)題
前任老檔案人員對(duì)所管理的各類檔案資料未妥善整理就倉(cāng)促移交，造成工作的遺留和積壓，甚至使檔案資料遭受損失。離崗時(shí)若不收集齊全、整理妥善，就草草交接，往往造成材料的積壓和損失，把許多問(wèn)題遺留給后任。若碰到不明情況或馬虎粗心的，也許會(huì)把遺留多年的有價(jià)值的材料當(dāng)作多余的廢物處理掉，造成無(wú)可彌補(bǔ)的損失。
有的檔案人員在轉(zhuǎn)崗時(shí)急于離開(kāi)，與新任人員草草交接。因前任交代不明，致使后任摸不清底細(xì)，造成工作前后無(wú)法銜接。還有些檔案人員因重視不夠或責(zé)任心不強(qiáng)，只簡(jiǎn)單介紹，就一交了之，使后任到具體情況弄不清楚，造成工作上的被動(dòng)與失誤。
辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)實(shí)際上是對(duì)前一階段檔案工作的全面檢驗(yàn)，而一些單位的檔案工作或多或少存在問(wèn)題，檔案人員就無(wú)法辦理正式交接手續(xù)。
�。�3）存在于新檔案員方面的問(wèn)題
目前，檔案工作尚未實(shí)現(xiàn)先持證后上崗，多數(shù)檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓(xùn)取得崗位資料證書(shū)。因此，有些檔案人員接手時(shí)都是前人怎么交，自己就怎么接，看不出問(wèn)題，更提不出問(wèn)題，也難以完成各項(xiàng)清點(diǎn)核對(duì)工作。
2、如何解決檔案交接工作中存在的問(wèn)題
�。�1）檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中
檔案交接是單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起單位的重視，尤其是單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程。在檔案人員轉(zhuǎn)崗或調(diào)離工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員不得離開(kāi)原工作崗位。要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。
�。�2）檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作
檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面。對(duì)于移交方來(lái)說(shuō)，要做好五項(xiàng)工作：
一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；
二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的，要在借據(jù)上注明原因及催還情況；
三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；
四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；
五是撰寫(xiě)檔案移交說(shuō)明。
對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)在接收之前要做好三項(xiàng)工作：
一是了解移交工作職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況；
二是向前任檔案人了解檔案工作情況；
三是要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分才能保證交接工作順利進(jìn)行。
（3）明確職責(zé)，建立良性運(yùn)行的工作機(jī)制
第一、單位檔案人員調(diào)動(dòng)工作、離職、轉(zhuǎn)崗、臨時(shí)借調(diào)外單位工作或連續(xù)休假超過(guò)三個(gè)月的，都應(yīng)當(dāng)在離開(kāi)本崗位之前與接管人員辦理交接手續(xù)。
第二、檔案行政管理部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種形式的宣傳，使各單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案工作交接責(zé)任重大，手續(xù)繁雜，促使其為順利交接提供必要條件。
第三、交接雙方均應(yīng)有相對(duì)合理而明確的職責(zé)分工。移交人員和接管人員都應(yīng)做好各自工作。交接中前任向后任介紹基本情況、傳授工作經(jīng)驗(yàn)和方法也是十分重要的。
�。�4）認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作
檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦事。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式三份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章。
擴(kuò)展資料：
檔案，是直接形成的歷史紀(jì)錄，檔案是由官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)以及一定的個(gè)人、家庭和家族形成的，是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)。我國(guó)古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊(cè)”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書(shū)”“文案”“案牘”“案卷”“簿書(shū)”，清代以后多用“檔案”，今統(tǒng)一稱作“檔案”。
基本含義
檔案袋讀音：dàng àn1、檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄�！爸苯有纬伞闭f(shuō)明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說(shuō)明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)闄n案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價(jià)值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書(shū)情報(bào)資料和文物。
2、檔案的形成者。檔案是由官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)以及一定的個(gè)人、家庭和家族形成的。
3、檔案來(lái)源于文件。檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過(guò)程。
從信息的內(nèi)容和形式來(lái)說(shuō)，兩者完全相同的，但從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上來(lái)說(shuō)，檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄。首先是時(shí)效性批判，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件；其次是價(jià)值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價(jià)值的部分；最后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。
4、檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。從載體來(lái)看，有甲骨、金石、縑帛、簡(jiǎn)冊(cè)、紙質(zhì)、膠磁等；從制作手段來(lái)看，有刀刻、筆寫(xiě)、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來(lái)看，有文字、圖表、聲像等。
5、檔案的本質(zhì)屬性。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
檔案定義
檔案管理員關(guān)于檔案的定義，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，國(guó)內(nèi)外已有上百種，如果根據(jù)其下定義的出發(fā)點(diǎn)和角度來(lái)劃分，可以歸納為五種類型：法規(guī)型、辭書(shū)型、教科書(shū)型、專著型、論文型。為什么會(huì)有如此眾多的檔案定義呢？其原因大概是：
一、不同國(guó)家有不同的政治文化觀念，對(duì)檔案這一事物的認(rèn)識(shí)也有所不同，例如法語(yǔ)國(guó)家認(rèn)為文件（文書(shū)，下同）一旦形成就叫做檔案，包括文件的現(xiàn)行作用、半現(xiàn)行作用和非現(xiàn)行作用三個(gè)階段在內(nèi)；我國(guó)認(rèn)為文件向檔案部門(mén)歸檔后才叫做檔案，包括文件的半現(xiàn)行作用和非現(xiàn)行作用兩個(gè)階段在內(nèi)；英語(yǔ)國(guó)家認(rèn)為文件進(jìn)入檔案館后才叫做檔案，僅指文件的非現(xiàn)行作用階段。
二、同一國(guó)家不同時(shí)期的人們站在不同的角度觀察，對(duì)檔案這一事物的認(rèn)識(shí)也會(huì)產(chǎn)生差異，例如我國(guó)有人認(rèn)為只有經(jīng)過(guò)專門(mén)整理和鑒定的歸檔文件才能稱作檔案，有人認(rèn)為只有檔案機(jī)關(guān)收藏的無(wú)現(xiàn)行作用的文件才能稱之為檔案，如此等等，不一而足。正如北宋大詩(shī)人蘇東坡在《題西林壁》一詩(shī)中所寫(xiě)“橫看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同”。
三、同一國(guó)家同一時(shí)期的人們因不同的需要，對(duì)檔案這一事物的認(rèn)識(shí)也會(huì)有所差別中國(guó)檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價(jià)值的歷史記錄，而不少檔案學(xué)者則認(rèn)為檔案是由檔案機(jī)關(guān)保存?zhèn)洳榈臍v史記錄。
四、因?yàn)闄n案學(xué)作為一門(mén)新興學(xué)科，還處于尚未成熟的階段。
五、隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)就有一個(gè)不斷豐富、完善的發(fā)展過(guò)程。
六、人們對(duì)客觀實(shí)踐的認(rèn)識(shí)不可能一次完成，將隨著實(shí)踐的發(fā)展而不斷深化�，F(xiàn)舉檔案定義三例以見(jiàn)一斑：
《法蘭西共和國(guó)檔案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何國(guó)家機(jī)關(guān)或組織，任何私人機(jī)構(gòu)或部門(mén)，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案�！�
《蘇聯(lián)大百科全書(shū)（第三版）》：“檔案是機(jī)關(guān)、個(gè)人、家族在活動(dòng)中形成的文件材料的總和�！�
美國(guó)現(xiàn)代著名檔案學(xué)者謝倫伯格在其名著《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》中說(shuō)：檔案是“經(jīng)鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機(jī)構(gòu)的任何公私機(jī)構(gòu)的文件。”
以上檔案定義雖然認(rèn)識(shí)有所不同，但都認(rèn)為檔案必須具有三個(gè)基本要素：形成者、具有查考價(jià)值、載體和形式的多樣性。
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