公司周例會制度

時間：2023-04-03 08:17:38 制度

公司周例會制度

　　例會是依據(jù)約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會議，最常見是辦公會。通常例會的進(jìn)行需要制度的規(guī)范——又稱例會制度。

公司周例會制度

　　一、目的

　　1、檢查、掌握公司日常運(yùn)營、管理工作執(zhí)行情況，規(guī)范公司管理，促進(jìn)公司上下的溝通與合作。

　　2、提高公司各部門執(zhí)行工作目標(biāo)的效率，追蹤各部門工作進(jìn)度。

　　3、集思廣益，提出改進(jìn)性及開展性的工作方案。

　　4、協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配。

　　二、公司周工作例會

　　1、會議組織、責(zé)任部門:行政部。

　　2、會議主持人(主要發(fā)言人):暫定為總經(jīng)理。

　　3、會議參加人:各部管理人員，由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向行政辦公室請假。

　　4、列席人員:視事實需要，可讓其他有關(guān)人員出席。

　　5、會議記錄人:行政辦。

　　6、會議時間:時間為每周一9:00，特殊原因需要延期召開、停開及另時增加會議的由行政辦提前通知。

　　7、會議地點(diǎn):會議室

　　8、會議內(nèi)容(議程):

　　(1)企業(yè)口號，由會議主持人帶領(lǐng)與會者說:大家早上好(下午好)，與會者應(yīng)回答:好，很好，非常好!全體人員應(yīng)具備一個良好的心態(tài)。

　　(2)主持人對上一周的重點(diǎn)工作進(jìn)行總結(jié)，包括主要的工作內(nèi)容、原定計劃(上周例會決定事項)的執(zhí)行情況及在執(zhí)行的過程中出現(xiàn)的問題及解決辦法，有哪些不足需要加以改進(jìn)，針對存在的問題進(jìn)行溝通研討，制定解決方案(如未得到解決的問題進(jìn)行討論，找到及時的調(diào)解和處理的辦法)，對本周的工作計劃進(jìn)行布置、規(guī)劃，追蹤并改進(jìn)日常管理工作，傳達(dá)、解釋總部的最新政策、文件和要求，對部門工作及部門人員進(jìn)行點(diǎn)評;

　　(3)各崗位員工匯報上一周主要的工作內(nèi)容、原定計劃的執(zhí)行及完成情況，在執(zhí)行的過程中出現(xiàn)的問題及解決辦法，有哪些不足需要加以改進(jìn)，針對存在的問題進(jìn)行溝通研討，制定解決方案(如，未得到解決的問題進(jìn)行討論，找到及時的調(diào)解和處理的辦法)，按照工作要求和指標(biāo)，根據(jù)自己的實際對本周工作計劃進(jìn)行闡述;

　　(4)對上一周來發(fā)生的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題進(jìn)行探討形成共識，對本周工作存在的困難進(jìn)行研究，找出解決方案;

　　(5)每人根據(jù)一周工作實際提出一項以上合理化建議，以改進(jìn)部門工作，提出有利于公司經(jīng)營管理和工廠正常運(yùn)行的方法和意見。

　　三、會議程序和要求?

　　(一)會議相關(guān)人員的要求

　　1、主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，做好會前準(zhǔn)備。

　　2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行簡要的說明。

　　3、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。

　　4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出總結(jié)性的結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

　　5、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。

　　6、公司行政部負(fù)責(zé)會議通知，會議要求的各種資料需在會議前準(zhǔn)備好。

　　7、與會人員必須嚴(yán)格遵守會議時間，應(yīng)盡量提前兩分鐘到達(dá)開會地點(diǎn)，如有特殊原因臨時不能與會者，應(yīng)提前通知主持人。

　　(二)議題準(zhǔn)備

　　會議召開前會議主持人須做好例會的準(zhǔn)備，會議前和相關(guān)人員擬定會議議題(主題)，通知與會人員等，不能毫無準(zhǔn)備地召開例會，各崗位人員要圍繞議題做好充分準(zhǔn)備，要有明確具體方案或意見，避免會議時間過長。

　　(三)發(fā)言要點(diǎn)

　　1、與會人員匯報工作、討論問題等，其發(fā)言要圍繞會議議程和主要議題，簡明扼要，條理清楚，發(fā)言時間一般控制在3-5分鐘。

　　2、不要總是圍繞一個問題不放，這次例會要解決的問題拿住一些有代表性的問題來解決，一些特殊的問題可以會后單獨(dú)處理，要是覺得有必要可以在以后的時間把解決問題的過程公布，對常規(guī)的一些問題的進(jìn)行針對性的滲透。

　　(四)會議記錄

　　1、行政部需負(fù)責(zé)做會議內(nèi)容記錄，做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作;會后整理<會議記錄>，<會議記錄>要標(biāo)明會議召開的時間(格式為年/月/日/時/分)、地點(diǎn)、議題、主持人、記錄人、與會人員、缺席人員、詳細(xì)會議內(nèi)容(發(fā)言記錄)、商議結(jié)果等，會議記錄應(yīng)簡明扼要反映會議內(nèi)容`，并準(zhǔn)確真實地反映與會人員的意圖，在會后2個工作日內(nèi)整理完畢，以文件形式(含電子文檔)報總經(jīng)辦備案。

　　2、各與會人員均應(yīng)記錄會議要點(diǎn)，與本身工作相關(guān)內(nèi)容應(yīng)詳記，以便對日后工作有指導(dǎo)意義。

　　3、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄，會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性，對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

　　4、下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要:公司各類臨時行政會議;須會后對會議精神貫徹落實進(jìn)行跟進(jìn)的會議;主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。

　　5、會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。

　　6、會議內(nèi)容的跟蹤落實。會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。與會人員及各有關(guān)部門要認(rèn)真執(zhí)行會議決定的事項，嚴(yán)格按照會議決定的內(nèi)容開展相關(guān)工作并及時向有關(guān)負(fù)責(zé)人匯報工作進(jìn)展情況。

　　(五)周會紀(jì)律

　　1、與會人員必須認(rèn)真對待會議主題，積極發(fā)表自己的見解，對發(fā)表意見的真實性、可行性負(fù)責(zé)。并且要注意條理清晰，簡明扼要。會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。遵循會議主持人對議程控制的要求。

　　2、與會人員要準(zhǔn)時到會，沒有特殊情況不得缺席周會，不得遲到、早退，中途不得隨意離場。因工作需要主持人不能參加周會，要提前指定主持人;其他人員不能參加周會者，應(yīng)當(dāng)事先請假，并提前將上一周工作情況和本周工作計劃以書面形式交主持人。

　　3、與會者必須嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不得隨意走動、交頭接耳，周會期間不得接聽電話，所有與會人員應(yīng)將隨身攜帶的手機(jī)調(diào)至無聲或振動狀態(tài);如事情緊急可向主持人請假，到會議室外面接聽電話。

　　4、所有與會人員著常規(guī)服裝，準(zhǔn)備好筆或筆記本。

　　5、例會上討論的問題屬于公司機(jī)密，參會人員必須遵守公司的保密制度保守公司機(jī)密。會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　(六)處罰規(guī)定

　　1、遲到、早退、缺席

　　(1)遲到:所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。

　　(2)早退:凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退。

　　(3)缺席:凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。

　　2、處罰