醫(yī)藥公司管理制度
銷(xiāo)售部門(mén)流程文件
一、 每月跟蹤管理重點(diǎn)客戶和新開(kāi)發(fā)客戶的銷(xiāo)售進(jìn)展及售后服務(wù)的維護(hù)。
二、 每月組織、參與專業(yè)產(chǎn)品知識(shí)及銷(xiāo)售技巧培訓(xùn)。
三、 簽回聯(lián)：銷(xiāo)售人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將簽回聯(lián)交給部門(mén)內(nèi)勤，由內(nèi)勤在每月月底進(jìn)行整理，于次月1—2日交到財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一進(jìn)行保管。
四、 各銷(xiāo)售員應(yīng)按公司規(guī)定的格式建立自己的銷(xiāo)售臺(tái)賬，每月10號(hào)前與財(cái)務(wù)部相應(yīng)分管人員對(duì)賬。
五、 銷(xiāo)售員對(duì)客戶與公司間的往來(lái)帳要做到每月對(duì)帳，醫(yī)院部，快批部每半年收回經(jīng)雙方確認(rèn)的對(duì)賬函，器械部每一年收回經(jīng)雙方確認(rèn)的對(duì)賬函，賬賬不符時(shí)配合財(cái)務(wù)人員和客戶直接對(duì)帳。
六、 分析銷(xiāo)售員的月報(bào)表并做出指導(dǎo)性批示，在月銷(xiāo)售分析會(huì)的兩天前做出部門(mén)分析表上報(bào)主管上級(jí)。
七、 每月跟蹤分析轄區(qū)銷(xiāo)售員和自己的任務(wù)完成進(jìn)展并討論制定下一步措施方案。
八、 每天填寫(xiě)銷(xiāo)售日志，明確年、季度、月、周的工作計(jì)劃、銷(xiāo)售任務(wù)、銷(xiāo)售回款任務(wù)等。
九、 內(nèi)勤建立客戶檔案，并報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人。
十、 分析銷(xiāo)售員的月報(bào)表并做出指導(dǎo)性批示，在月銷(xiāo)售分析會(huì)的兩天前做出部門(mén)分析表上報(bào)主管上級(jí)。
十一、 每月跟蹤分析轄區(qū)銷(xiāo)售員和自己的任務(wù)完成進(jìn)展并討論制定下一步措施方案。
采購(gòu)部流程文件
一、 對(duì)實(shí)行庫(kù)存上下限管理的品種，品種負(fù)責(zé)人不僅保證所負(fù)責(zé)的品種上下限滿足需要，還要考核在庫(kù)時(shí)間。采購(gòu)部必須與銷(xiāo)售部門(mén)密切配合，按《滯銷(xiāo)商品管理辦法》控制品種在庫(kù)庫(kù)存。
二、 對(duì)系統(tǒng)內(nèi)無(wú)資料的新品按《新品采購(gòu)申請(qǐng)表》報(bào)送，必須按表上要求注明標(biāo)準(zhǔn)通用名、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量等;缺項(xiàng)的，采購(gòu)負(fù)責(zé)人可退回。申請(qǐng)通過(guò)后質(zhì)管部留檔，并將基礎(chǔ)資料錄入到業(yè)務(wù)軟件中。
三、 除常用品種日常備貨范圍內(nèi)，銷(xiāo)售部門(mén)一次性大宗采購(gòu)計(jì)劃，即大輸液在100件以上、小針劑(含水針及粉針)與外用口服制劑在10件以上、或一次性采購(gòu)貨物價(jià)值在10萬(wàn)元以上，必須填寫(xiě)《大宗商品采購(gòu)計(jì)劃》，經(jīng)需貨部門(mén)經(jīng)理在采購(gòu)計(jì)劃上簽字確認(rèn)并承諾銷(xiāo)售時(shí)間，由運(yùn)營(yíng)管理部、常務(wù)副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理后續(xù)手續(xù)。
四、 對(duì)常用品種需要采購(gòu)的，由銷(xiāo)售內(nèi)勤在兩個(gè)小時(shí)內(nèi)通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)將采購(gòu)計(jì)劃登記報(bào)送給品種負(fù)責(zé)人，品種負(fù)責(zé)人在四個(gè)小時(shí)內(nèi)提取采購(gòu)計(jì)劃登記并下采購(gòu)訂單。
五、 虧損采購(gòu)及未能采購(gòu)到的品種，品種負(fù)責(zé)人必須事先向需貨部門(mén)內(nèi)勤說(shuō)明，由需貨部門(mén)決定是否采購(gòu)，上述工作完成以一個(gè)工作日為限。
六、 采購(gòu)數(shù)量超過(guò)上月銷(xiāo)售數(shù)量的及現(xiàn)金采購(gòu)的計(jì)劃，需銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)人、運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人通過(guò)業(yè)務(wù)軟件審核后，品種負(fù)責(zé)人方可下采購(gòu)訂單。
七、 采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)確認(rèn)后，在本地采購(gòu)的，必須在48小時(shí)內(nèi)到位，需要省外采購(gòu)的，要求9天內(nèi)到貨，采購(gòu)部全程負(fù)責(zé)，需要預(yù)付款的，從付款之日起計(jì)算。預(yù)付款采購(gòu)，如果到貨數(shù)量不足付款數(shù)量的，視為采購(gòu)不到位。
八、 急需商品請(qǐng)計(jì)劃報(bào)送人特別說(shuō)明，在本地有貨情況下，在24小時(shí)內(nèi)完成采購(gòu)和配送。
九、 與供應(yīng)商交易達(dá)成后，品種負(fù)責(zé)人在業(yè)務(wù)軟件中做采購(gòu)訂單。到貨后一個(gè)月內(nèi)增值稅專用發(fā)票必須到位。
十、 各品種負(fù)責(zé)人應(yīng)按公司規(guī)定的格式建立自己的采購(gòu)臺(tái)賬。
十一、 供應(yīng)商提出對(duì)賬時(shí)，由品種負(fù)責(zé)人向財(cái)務(wù)人員預(yù)約，除每月前后五天，三天內(nèi)財(cái)務(wù)人員應(yīng)安排對(duì)賬，對(duì)賬周期不得超過(guò)三天，對(duì)賬后雙方確認(rèn)對(duì)賬函。
十二、 庫(kù)存商品中同品種不能超過(guò)三個(gè)生產(chǎn)企業(yè)，特殊情況必須由需貨部門(mén)按新品采購(gòu)流程執(zhí)行。
十三、 配合質(zhì)量管理部門(mén)，按照GSP要求索取合格的供貨商資料。
十四、 向供應(yīng)商辦理付款時(shí)需符合《合同管理制度》之規(guī)定。
十五、 簽訂采購(gòu)合同，包括以下最有利的條件(質(zhì)量、包裝、品牌、折扣、價(jià)格、進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)、廣告贊助、促銷(xiāo)辦法、訂貨辦法、訂貨數(shù)量、交貨期限、付款方式及送貨地點(diǎn)等)。經(jīng)運(yùn)營(yíng)部審核后方可簽訂。
開(kāi)票組一般程序文件
一、 開(kāi)票員開(kāi)票后，出票員復(fù)核并打印出庫(kù)單，開(kāi)票員開(kāi)票的最小單位可以為最小包裝的1/2，除近效期催銷(xiāo)產(chǎn)品，按先產(chǎn)先出原則開(kāi)單，否則倉(cāng)管員有權(quán)不發(fā)貨，并在半小時(shí)內(nèi)通知開(kāi)票員。出庫(kù)單開(kāi)出后次日前必須提貨，系統(tǒng)以開(kāi)票為準(zhǔn)掛應(yīng)收賬。
二、 關(guān)于零貨的開(kāi)票規(guī)定：不足一件的拼箱允許兩個(gè)批號(hào)開(kāi)單。
三、 商品資料內(nèi)的銷(xiāo)售價(jià)由銷(xiāo)售內(nèi)勤及時(shí)維護(hù)，維護(hù)時(shí)在價(jià)格調(diào)整單內(nèi)調(diào)整。開(kāi)票價(jià)格不能低于含稅進(jìn)價(jià)，如遇特殊情況，銷(xiāo)售部門(mén)可與采購(gòu)部、運(yùn)營(yíng)部溝通解決。
四、 開(kāi)票員惡意拆單與銷(xiāo)售員惡意開(kāi)整件貨后拆零退回的，視為情節(jié)惡劣的三級(jí)錯(cuò)誤，按三級(jí)錯(cuò)誤規(guī)定處理。
倉(cāng)儲(chǔ)操作處理程序
一、對(duì)于本地采購(gòu)，貨物采購(gòu)?fù)戤吅螅伤緳C(jī)配合采購(gòu)員安排送到倉(cāng)庫(kù)，驗(yàn)收員在半個(gè)工作日內(nèi)按GSP規(guī)范完成驗(yàn)收。對(duì)于外地采購(gòu)，貨物到達(dá)本地后，由采購(gòu)內(nèi)勤電話通知司機(jī)在半個(gè)工作日內(nèi)提貨并檢查包裝是否完整，送至倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)，驗(yàn)收員在接到貨物后半個(gè)工作日內(nèi)按GSP規(guī)范完成驗(yàn)收。五十個(gè)品規(guī)以上的復(fù)雜來(lái)貨按上述流程，但驗(yàn)收入庫(kù)與系統(tǒng)錄入工作時(shí)間可以視品規(guī)數(shù)計(jì)算延長(zhǎng)。
二、驗(yàn)收員根據(jù)預(yù)到貨日期從業(yè)務(wù)軟件中提取采購(gòu)到貨通知單，照單驗(yàn)收實(shí)物，驗(yàn)收完畢后做系統(tǒng)入庫(kù)。出現(xiàn)以下情況驗(yàn)收員必須在到貨后一個(gè)小時(shí)內(nèi)通知采購(gòu)品種負(fù)責(zé)人，驗(yàn)收員根據(jù)采購(gòu)品種負(fù)責(zé)人反饋的信息決定是否繼續(xù)驗(yàn)收：
1、到貨數(shù)量超出采購(gòu)到貨通知單的數(shù)量;
2、缺少隨貨同行、質(zhì)檢報(bào)告等其它資料;
3、業(yè)務(wù)軟件中沒(méi)有相應(yīng)的采購(gòu)到貨通知單。
三、質(zhì)量管理員在一個(gè)工作日內(nèi)打印入庫(kù)單，所有入庫(kù)相關(guān)單據(jù)交予財(cái)務(wù)部記賬，不能跨月。
四、倉(cāng)管員憑出庫(kù)單按商品品名、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、批號(hào)、數(shù)量準(zhǔn)確發(fā)出貨物，倉(cāng)管員發(fā)出貨物的同時(shí)由復(fù)核員照單復(fù)核，按銷(xiāo)售單位或區(qū)域分類打包封箱，按復(fù)核員備貨庫(kù)庫(kù)管儲(chǔ)運(yùn)員的順序點(diǎn)清交接。所有的發(fā)貨手續(xù)必須清楚，倉(cāng)管、復(fù)核員、儲(chǔ)運(yùn)員與收貨人必須在相關(guān)單據(jù)上簽字確認(rèn)。
五、17：00以前開(kāi)的出庫(kù)單，倉(cāng)庫(kù)必須在當(dāng)天下班前將貨物備好，放在發(fā)貨區(qū)。17：00以后開(kāi)的出庫(kù)單，在次日12：00以前備好發(fā)貨。備貨時(shí)新開(kāi)的單據(jù)放在下一輪備貨，不得插隊(duì)。
六、客戶或業(yè)務(wù)員收到貨后，如有疑問(wèn)須在三個(gè)工作日內(nèi)向部門(mén)反饋。
七、新增供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息和客戶信息必須由質(zhì)量管理員處理。
八、質(zhì)管倉(cāng)儲(chǔ)部必須每周實(shí)行動(dòng)態(tài)盤(pán)點(diǎn)，每個(gè)月進(jìn)行一次盲盤(pán)，必須做到賬實(shí)相符，賬賬相符。發(fā)生貨物短少的，庫(kù)管員承擔(dān)相應(yīng)損失，必要時(shí)承擔(dān)法律責(zé)任。
退貨處理規(guī)定
一、因商品質(zhì)量問(wèn)題及其它政策性原因銷(xiāo)售退貨，由公司承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用，其中因破損退貨不得超過(guò)總銷(xiāo)售額的0.2‰，超出部分參照失效商品管理規(guī)定。
二、因銷(xiāo)售部門(mén)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售、采購(gòu)錯(cuò)誤、客戶報(bào)錯(cuò)計(jì)劃(無(wú)證據(jù)證明的)等情況下退貨，由申請(qǐng)人或責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)10元/件的費(fèi)用并在績(jī)效考核中體現(xiàn)。
三、所有銷(xiāo)售退貨，須由退貨人填寫(xiě)《銷(xiāo)后退回申請(qǐng)表》并按表上程序?qū)徟筠k理退貨手續(xù)，退貨三個(gè)工作日內(nèi)完成，以退貨送到倉(cāng)庫(kù)為起始。若不按手續(xù)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理，公司有權(quán)收取50元/天的保管費(fèi)并按50%比例留給倉(cāng)管員分配。審批程序如下：
銷(xiāo)售退回通知單(開(kāi)票組必須提取原銷(xiāo)售單據(jù))采購(gòu)部審核質(zhì)管部審核運(yùn)營(yíng)部審核驗(yàn)收員對(duì)銷(xiāo)售退回品種確認(rèn)記賬并將實(shí)物交與庫(kù)管
四、采購(gòu)?fù)素浻刹少?gòu)部與供應(yīng)商聯(lián)系后開(kāi)具打印《購(gòu)進(jìn)退出通知單》，并提供退貨相關(guān)單據(jù)給財(cái)務(wù)，由供應(yīng)商或儲(chǔ)運(yùn)員持票據(jù)到倉(cāng)庫(kù)辦理退貨，采購(gòu)部對(duì)此全程負(fù)責(zé)。
五、上述退貨流程單據(jù)辦理程序與采購(gòu)入庫(kù)、銷(xiāo)售出庫(kù)相同。退貨手續(xù)辦理完畢后，所有退貨單據(jù)由內(nèi)勤和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)按財(cái)務(wù)要求交予財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。
員工獎(jiǎng)懲處理規(guī)定
錯(cuò)誤的劃分標(biāo)準(zhǔn)：
一、 違反本職工作范圍內(nèi)的流程執(zhí)行或操作程序，或造成損失在200元以下的，視為一級(jí)錯(cuò)誤。
二、 違反本職工作范圍內(nèi)的流程執(zhí)行或操作程序本年累計(jì)三次以上，或出現(xiàn)錯(cuò)誤且損失在1000元以下的，視為二級(jí)錯(cuò)誤。
三、 違反本職工作范圍內(nèi)的流程執(zhí)行或操作程序本年累計(jì)五次以上，或出現(xiàn)錯(cuò)誤且損失在3000元以下的，視為三級(jí)錯(cuò)誤。
四、 出現(xiàn)錯(cuò)誤且損失在3000元以上(含3000元)的，視為重大錯(cuò)誤。
處理辦法：
一、 一級(jí)錯(cuò)誤未造成經(jīng)濟(jì)損失的，予以批評(píng)警告;造成經(jīng)濟(jì)損失的，除彌補(bǔ)全部損失外，另上交5—20元到快樂(lè)基金。
二、 二級(jí)錯(cuò)誤未造成經(jīng)濟(jì)損失的，上交20--50元到快樂(lè)基金;造成經(jīng)濟(jì)損失的，除彌補(bǔ)全部損失外，另上交50—100元到快樂(lè)基金。
三、 三級(jí)錯(cuò)誤未造成經(jīng)濟(jì)損失的，上交50--100元到快樂(lè)基金;造成經(jīng)濟(jì)損失的，除彌補(bǔ)全部損失外，另上交100—200元到快樂(lè)基金。
四、 重大錯(cuò)誤除彌補(bǔ)全部損失外，必要時(shí)公司追究法律責(zé)任。
獎(jiǎng)勵(lì)：見(jiàn)員工手冊(cè)。
關(guān)于發(fā)展基金的規(guī)定
發(fā)展基金標(biāo)準(zhǔn)：
一、銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理：5萬(wàn)元，銷(xiāo)售部門(mén)主管：2.5萬(wàn)，銷(xiāo)售部門(mén)銷(xiāo)售員：1.5萬(wàn);
二、行政部門(mén)經(jīng)理：5000元，后勤主管及員工：2000元;
三、副總：1萬(wàn)元;
四、藥超：店長(zhǎng)1萬(wàn)元，副店長(zhǎng)5000元，營(yíng)業(yè)員、收銀員2000元。
以所享受的崗位獎(jiǎng)金計(jì)提，發(fā)放獎(jiǎng)金時(shí)扣除，每次扣除實(shí)發(fā)獎(jiǎng)金的20%，扣滿時(shí)公司給員工收據(jù),可以自愿提前交納，滿額后開(kāi)始計(jì)算10%的年利息，離職時(shí)本息一并計(jì)算返還。
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