會議管理制度

時間：2022-10-13 02:59:49 制度

會議管理制度

　　第一章總則

會議管理制度

　　第一條本制度中會議指的是，在公司經營管理過程中因縱向、橫向協調溝通的

　　需要，或者是針對公司運作過程中所出現的問題而召開的各種會議。第二條本制度適用于公司及各部門的工作會議和專項會議，如公司領導工作例

　　會、總經理辦公會、公司產銷計劃會、部門例會、各種專項會議等。第三條制訂本制度的目的是指導和規范公司經營管理會議的運作，目的在于改

　　進公司會風，提高會議質量，減少會議數量、縮短會議時間。

　　公司決策層如董事會和決策委員會等的會議按照公司章程和單項有關制度或條例執行。

　　第二章召開會議應遵循的基本原則

　　第四條會議的召開須遵循下面幾個基本原則：

　　1 一致性原則。公司的經營管理會議討論的原則或議題須同公司現行制度保持一致性，遵循制度所規定的準則或者同制度構成一個完整的體系。其它制度包括：公司章程、公司的考評制度、公司的報酬制度、公司的業務運作流程、公司的工作報告制度等以及其它制度和規章。

　　2 流程化原則。對于特定的會議類型，制定相應的運作流程，按照一定的模式進行，做好必要的準備工作，以便總經理對所有公司內部所召開的經營管理會議進行有效的指導和控制。

　　3 有效性原則。每一次所召開的公司經營管理會議都應該達到的預定的效果，絕對不能“會而不議，議而不果”。在召集會議前，應通知與會者有關會議的議題、是否要求其發言等。每次會議只通知與會議議題有關的人員出席。

　　4 節約性原則。會議的召開應該遵循節約性原則，時間要安排得恰當有效。會議的主持人根據會議的內容以及重要程度將有關事項在會議召開之前界定好。主持人和發言人的時間也應有所限定。

　　5 求同存異原則。會議上應該允許不同意見的出現，要讓持有不同意見的人暢所欲言。關于一般的問題，可以采納少數服從多數的原則，但對于事關重大或比較嚴肅的議題，則應采納智者的意見。

　　6 民主集中原則。會議討論議題，應本著集思廣益的原則，鼓勵與會者充分參與討論，由會議主持人將集體的意見集中在一起，形成會議共識。

　　7 會議備檔原則。對于會議過程中所出現的所有重要事情，特別是經營管理的一些原則問題的討論，都應該記錄下來，以備查閱，作為公司日后工作的參考資料。

　　第三章會前準備

　　第五條公司召開的公司級會議會務服務統一歸口辦公室負責。各部門召開會議需用公司會議室的，應向辦公室書面提出，由辦公室統籌安排。第六條會議召集人在會議召開5日前將會議的主題、地點、時間和對與會者的要求等下發或通知所有與會者。

　　第七條

　　會議主持人和與會人員都應在會議召開3日前做好有關準備工作，包括擬好會議提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草案等。記錄人根據會議通知和與會者的會前準備資料在會議召開2日前擬定《會議議程》交會議召集人審核。

　　第八條

　　所有與會者都應該遵守公司的會議制度，不遲到，不早退，不無故缺席。因為特殊原因不能完整地參加會議的與會者，應提前向會議召集人說明情況，并且將自己的觀點盡量用書面的形式轉達給會議召集人，由會議召集人代為表達。

　　第九條

　　會議的基本人員應該包括：召集人，與會者，記錄員。會議原則上應由召集人主持，也可由召集人指定他人代為主持。

　　第四章會議組織及要求

　　第十條

　　會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則。

　　第十一條會議主持人須遵守以下規定：

　　1 主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。

　　2 主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。

　　3 會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。

　　4 屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。

　　5 主持人應將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。

　　第十二條參會人員須遵守以下規定：

　　1 應準時到會，并在《會議簽到表》上簽到;

　　2 準確、充分地表達自己的立場，會議發言應言簡意賅，緊扣議題;

　　3 會議討論過程中，與會者應注意文明用語。 4 遵循會議主持人對議程控制的要求;

　　5 屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言;

　　6 遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場;

　　7 做好本人的會議紀錄。

　　第五章會議記錄

　　第十三條公司各類會議均應設專用記錄本進行會議記錄并由會議召集人確定專

　　人負責記錄。會議記錄應遵守以下規定：

　　1 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要;

　　2 會議記錄應堅持實事求是的原則，盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性，記錄員應署名;

　　3 對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣;

　　4 會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于會議后2個工作日呈報會議主持人審核簽名;

　　5 負責會議考勤記錄，并報會議主持人核準;

　　6 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

　　第十四條會議紀要和會議記錄的發放、傳閱、歸檔：

　　1 公司級會議紀要的發放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查，按年度移交公司檔案室。

　　2 各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管;

　　3 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調閱應嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。

　　第六章會議精神的督辦及執行

　　第十五條會議跟進

　　1 會議決議、決策事項需要會后跟進落實的，按照部門職責分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定;

　　2 會議跟進的依據以會議決議、紀要及會議原始記錄為準;

　　3 辦公室負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當事人工作的依據;

　　4 部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。

　　第七章會議紀律和要求

　　第十六條公司級會議的保密

　　1 與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內容、討論的有關情況向外泄露。

　　2 會議議決事項，應嚴格保密，除按規定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。

　　3 故意泄漏、傳播會議有關情況的，視負面影響的大小作出相應處罰。

　　第十七條管理權責和處罰

　　1 辦公室負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。

　　2 會議主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。

　　3 遲到、早退、缺席

　　(1) 遲到：參會人員在會議規定召開時間后5分鐘內未到的，計為遲到;

　　(2) 早退：凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;

　　(3) 缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。

　　第十八條處罰

　　1 無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款;

　　2 無正當理由缺席每次處以20元的罰款;

　　3 凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。

　　4 以上處罰由會議記錄人將召集人簽字確認的會議記錄出勤記錄交人力資源部從工資扣除。

　　第八章附則

　　第十九條本制度自下發之日起執行。

　　第二十條本制度由辦公室負責解釋。

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