（集合）公司文件管理制度
在不斷進步的社會中，制度使用的情況越來越多，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。大家知道制度的格式嗎？以下是小編收集整理的公司文件管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
公司文件管理制度1
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。
2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的`檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件管理制度2
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。
2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。
3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件，經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。
4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。
二、發文
1、公司發文由有關部門起草，建立《發文登記表》，由辦公室統一編號、發出。
2、每次發文須經總經理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對公司所發的內部文件必須認真貫徹執行。
4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。
5、監理項目中的'一般業務文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。
三、文件查詢
1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。
公司文件管理制度3
1.編訂依據
本公司為了規范化質量流程，提升任務運營流轉效率，以對接國際化質量管理為努力方向，為完善內部質量追溯管理，特編制此制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司內部記錄和內外部發放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現涉及的所有記錄和文件。
3.責任部門
本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。
4.制度細則
4.1記錄編號規定
4.1.1公司記錄分為內部記錄和外來記錄。
4.1.2內部記錄的設定格式為：
QR + XX + XX + X/X
記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號
4.1.3外來記錄的設定格式為：
（WL）QR + XX + XX
外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號
4.2公司文件編號規定
4.2.1公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件可以有：
（1）標準操作指導書：SOP
（2）標準檢驗指導書：SIP
（3）標準管理程序：SMP
4.2.2質量手冊的編寫格式為：
TXJY + QM + X/X
公司簡稱+質量手冊縮寫+手冊版本號
4.2.3程序文件的設定格式為：
TXJY + QP + XX + X/X
公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號
4.2.4操作/檢驗規程、管理程序的設定格式為：
SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X
文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號
4.2.5外來文件的設定格式為：
WL + XX + XX
外來文件縮寫+隸屬部門+部門內部編號
4.3部門編號的規定
4.3.1各部門的編號以組織機構圖中的部門名稱為標準，如：
行政部AD、人力資源部HR、質量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務部AS、商務部MC、采購部PD、倉庫WD。
4.4文件編寫格式的確認
4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。
4.4.1.1公司文件和記錄的'標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進2字符，段前段后間距設置為0，同時設定為自動調整中文與數字的間距。
4.4.1.2文件內容中的一級標題及二級標題采用統一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的編號方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段后間距設置為0，頁面布局設定為上下頁間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數字與序號全部使用阿拉伯數字，章節序號后空一格編寫內容以保證美觀。對于正文中出現的部門、規章制度、法律法規應名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應通讀流暢，對于應進行斷句的內容使用中文標點符號進行斷句。
4.5文件的發放和管理
4.5.1文件發行
4.5.1.1公司所有現行文件，如：操作規程、檢驗規程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進行統一發放，并對發放的文件記入《文件發放管理臺賬》，在臺賬中記清發放文件數量，并由簽收人當面進行簽收。
4.5.2文件補發
4.5.2.1文件簽收人應對發放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請填寫《文件補發申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發申請后，將于三內日將補發的文件交于申請部門。
4.5.3文件更換
4.5.3.1本公司所執行文件如有更新、替換情況發生，將由體系部發送郵件至相應文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新換版臺賬》。請各文件執行部門注意，換版的文件的版本號將有所發生變化，如：原文件版本號為A/0,那么修改后的版本號則為A/1，如發生換版，則版本號變化為B/0。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下發文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應統一交由體系部進行文件格式的確認審核，審核后的文件下發至員工手中應具有受控章，無受控章的為無效文件。
4.5.5文件編號
4.5.5.1由各部門編號的文件應統一編號格式，部門內編制的文件應及時進行梳理，文件編號不得重復。如部門文件編號在執行中發現重復應及時上報體系部進行核對并處理。
公司文件管理制度4
一、檔案歸檔制度
（一）文件材料的歸檔要求：
1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
（二）歸檔范圍及保管期限
(參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表)
（三）歸檔時間：
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。
5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的'檔案，及時進行修補和復制。
2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內。
3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。
2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。
4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字
六、檔案保管統計制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
七、綜合檔案室主任職責
1.認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。
2.、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。
3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。
4.組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。
5.定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。
7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。
八、檔案工作人員崗位職責
1.認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
6.負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。
公司文件管理制度5
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的'完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。
公司文件管理制度6
一、總則
1、為提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合我企業實際情況，特制定本制度。
2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業函、電、來文，本企業上報、下發的各種文件、資料。
3、本企業各類文件統一由辦公室歸口管理。
二、發文管理
1、凡以我公司名義上報或下發的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發。
2、經總經理簽發的文件由辦公室統一登記、分類編號并保留一份原件存檔。
3、發出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發或改用其他方式發送。
4、所有由辦公室發出的傳真、文件等應統一登記，并標注發送單位、日期，由發件人簽名。其他部門自主發送的，由發送部門自行負責。
5、發文辦理工作程序：
（1）擬稿：公司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。
（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
（4）簽發：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發。簽發公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。
（5）發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，并對待發文稿進行編注發文字號，確定份數后印制。
（6）用印：用印是指辦公室對已印制好的公文進行蓋章。
（7）存檔：在發文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發至本企業的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業務往來文件等)，由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。
2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。
4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質全面統籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據文件內容、總經理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續，經總經理批準后方可借閱。
6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進行收文登記。
（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。
（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規定的，辦公室應根據文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。
（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
（5）承辦：承辦是指按照總經理的`批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協商辦理，并負責回復辦理結果。
（6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。
（7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。
（8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。
2、制發保密文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發送范圍、數量，報送總經理審批后印發。
3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業性場所復印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規定，辦理銷毀手續報總經理批示。
2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發文之日起實施。
公司文件管理制度7
1.目的
對管轄區域內的危險作業進行監控,確保人身財產安全,杜絕事故發生。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
3.1公司總經理或相關授權人負責所轄區域內的危險作業的審批。
3.2相關主管(主辦)具體負責危險作業的指揮監督和落實。
3.3現場安全員進行監護。
4.方法和過程控制
4.1本文件所稱的危險作業是指在小區范圍內進行的高空作業、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業、非水平場地作業以及重物搬運等操作。
4.2所有在管轄區域內公共場所進行的.危險作業必須事先報公司總經理或相關授權人審批,批準后指定專人負責作業指揮、監護后方可進行。
4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或對小區有較大影響的危險作業必須至少提前一天發布有關通知,以便顧客提前準備。
4.4安全員在對危險作業進行指揮、監控時應首先注意自身安全。
4.5在危險作業進行前,安全員應對施工人員交代'安全第一、預防為主'的方針。
4.6危險作業的施工現場必須用警戒帶圈出警戒區,并在明顯位置放置如'高空作業,請勿靠近'等字樣的標識。
4.7安全員必須維護好現場秩序,阻止無關人員進入施工區域。
4.8對于3米以上的高空作業,應至少設一名安全監護員進行監控。
4.9對車輛、人行通道上方的高空作業,必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。
4.10在危險作業現場附近停放有車輛或其他重要設施時,應盡可能移走,確實無法移走時,應采取保護措施,避免造成不必要損失。
4.11安全員應監督高空作業人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。
4.12安全員應監督作業人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。
4.13高空作業、吊裝以及需四人以上的搬運重物,須設專人指揮。
4.14對過重的物品搬運應使用機械設備,防止對員工造成潛在的傷害。
4.15危險作業完畢后,負責監護的安全員應督促施工人員及時對現場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向審批人匯報工作結果。
5.支持性文件
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
jsnhwy7.0-12-05《突發性緊急事件現場處理辦法》
6.質量記錄和表格
《安全員巡查記錄表》
《緊急事件處理記錄表》
公司文件管理制度8
第一節 總則
一、為適應公司全方位規范化科學管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發展服務。
三、公司全體員工都應發揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高文件質量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規定的時限和要求完成。公司文件由總經辦統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節 文件分類
一、規定。
發布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用"規定"。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動做出安排,用"決定"。
經會議討論通過并要求貫徹的事項,用"決議"。
三、通知。
轉發上級機關文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的`事項,用"通知"。
四、通報。
表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用"通報"。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準,用"請示"。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用"報告"。
六、批復。
答復請示事項用"批復"。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用"函"。
八、會議紀要。
傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用"會議紀要"。
第三節文件格式
一、文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、 、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內容。
三、發文字號包括、年號、順序號。
四、公司發文分為四種:
①"發"、②"人發"、③"客發"。
冠以上述發文的內發文件應對全公司具有效力,對外發文應代表公司的整體意志。
發文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發文。
"發"用于公司及各部門的對內對外發文,由總經辦統一編號; "人發"、"客發"分別用于人力資源部的對內對外發文及客戶服務中心的對外發文,文件由發文部門自行編號,總經辦統一認定。
(公司其他部門均以"發"的發文,以②、③發文,須在發文權限范圍內。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為"絕密"、"機密"、"秘密"。
七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。
八、文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
九、發文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應標明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經辦統一拆封、登記,根據文件屬性及時分送相關部門。
第五節辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經辦統一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統一交由總經辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節發文
一、發文一律使用《公司發文稿紙》。 二、發文程序如下:公司內部發文:擬稿人→部門經理核準→主管副總經理→總經辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發文→備案對外發文:擬稿人→部門經理審核→主管副總經理→總經理核準→總經辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發文→備案第七節其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內完成。
2、急:限8個工作時內完成。
3、平:限16個工作時內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發文部門,并由發文部門保存在保險柜內。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。
公司文件管理制度9
一、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
二、適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。
三、定義
1、文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
2、受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3、非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4、外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。
四、職責
1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。
2、各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3、文件編制、審批、發布的權責
（1）各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。
（2）管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
（3）人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。
五、文件分級分類
文件分級
1、一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。
2、二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。
3、三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的'作業方法和標準。
4、四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。
六、文件編號、標識與控制
（一）文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
（二）文件的標識與控制
1、文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;
2、長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;
3、一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
七、文件編制、審核、批準和發布
（一）、行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。
（二）、文件歸檔、發放、保管
1、文件歸檔
(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
2、文件發放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;
(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。
(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。
3、文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。
八、文件的更改與回收作廢
（一）、文件更改
(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。
（二）、文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
（三）、外來文件管理
外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
（四）、保密文件的管理
1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
2、保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：
（1）文件密級發放、傳閱范圍
（2）絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象
（3）機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象
（4）秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象
附件：
《公司內部業務便簽》
《文件審閱簽發單》
《受控文件清單》
《文件發放登記表》
《文件更改/評審單》
《文件銷毀(留用)記錄表》
《外來文件清單》
公司內部業務便簽
□通報□指示□通知□批復
□協調□請示□報告□接洽
給(TO)：日期(DATE)：年月日
由(FROM)：□請回復(REPLY)□請歸檔(FILE)
標題(SUBJECT)：
內容(MESSAGE)：見下文
(空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定)
_____(部門)
_____年_____月_____日
起草人：各部門負責人審簽：
分管領導審簽：
總經理審簽：
文件發放記錄表
編號：
序號文件名稱文件編號接收部門份數簽字發放/回收日期發放/回收部門
編制：年月日
文件更改/評審單
編號：
文件編號
文件名稱
更改原因：
更改內容：
評審結論：
評審人員：
編制：年月日
文件銷毀(留用)記錄表
編號：
序號記錄名稱記錄編號發放
日期回收
日期數量原因
編制:年月日
外來文件清單
編號：
序號文件名稱備注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
編制：年月日
受控文件清單
編號：
序號文件名稱文件編號版/次備注
編制:年月日
文件審閱簽發單
編號：
擬文部門
擬稿
核稿
文件名稱
文件編號
文件內容摘要
文件發放范圍
(擬文部門填寫)主送：董事長□總經理□
抄送：行政人事部□財務部□營銷部□項目部□
擬文部門負責人意見：
擬發簽字：
法務部意見：
審簽：
分管副總意見：
審簽：
公司
總經理意見：
審簽：
簽發
日期
公司文件管理制度10
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關于文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發員(文書) 拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應交收發員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發文的管理
第八條 發文的規定
1.單位上報下發正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體文件由黨支部批轉。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。
第九條 發文的范圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發文件主要用于：
(1)公布單位規章制度；
(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項；
(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發布有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用于：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
(四)發文程序與要求
第十條 發文程序規定：
1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
2.黨支部、行政辦公室同意發文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的.文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨政領導審定批準簽發；
10.經領導批準簽發后的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室打印；
11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；
(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；
(9)單位日志和大事記；
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條 經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。
公司文件管理制度11
第一節文件收發
一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發;須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。
二、文件簽發后,送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存備查。
四、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規定,由專人印制、報送。
五、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。
七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領導指示的文件,辦公應及時組織傳達和落實。
八、報刊雜志征訂和郵件收發由辦公統一辦理。
九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理
第二節文書打印
一、服務中心的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發文,需由起草人定稿抄正,經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的`打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統計核算。屬業務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統一歸列辦公開支。
七、要節約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設施設備,保證使用效率。
第三節文件書寫
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。
(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0
章節內容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復:答復請示事項,用'批復'。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用'函'。
(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用'會議紀要'。
(十一)合同:適用于各種合作關系,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據司法部門規定程序實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。
(八)附件 :有附件的應標注清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應采取調整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。
三、內容要求:
(一)符合國家法律法規以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內部行文要求規范嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。
(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。
公司文件管理制度12
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的'歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
公司文件管理制度13
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區經營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時間
對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
（1）文書文檔(包括統計檔案以及業務部門形成的檔案)。
（2）會計檔案先在財務部門保存一年后移交檔案室。
（3）設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。
（4）特種載體檔案，隨時歸檔。
（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
（1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。
（2）歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。
（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續。
（5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的，由經辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的`資料后裝訂成冊。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經公司有關領導同意后并辦理借出手續，歸還時對所借檔案應予以檢查核對，并注銷。
2、借閱檔案必須經領導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經本公司有關領導書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。
5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內容。
6、摘抄、復制檔案須經分管領導批準，摘抄的檔案內容必須經檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。
7、對借出的檔案，管理人員應及時催還。
三、檔案保密
1、認真執行公司的商業和技術保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關人員翻閱，若有泄露，按保密規定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內容。
4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。
5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關規定辦理。
6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。
公司文件管理制度14
1.目的:
為完善公司文件收發管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責:
文件收發管理由行政辦公室統一負責。
工作內容
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經理簽發。
業務文件由有關部門擬稿,分管副總經理或總工程師審核、簽發。
屬于秘密以上的'文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規定,由專人印制、報送。
已簽發的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規定處理。
文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。
經簽發的文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領導批示的要求送達有關部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應在接件后即時報送。
文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應在三日內辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的,應向行政辦公室說明原因。
公司文件管理制度15
(一)總則
為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
(四)發文的管理
1、發文的范圍凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文范圍。
2、公司下發文件主要用于:公布公司規章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。
3、公司上行文、外發文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。在公司日常項目開發和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業務部門書面或口頭通知執行,一般不用公司文件發布。凡各業務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。各業務部門與外單位發生的一般業務聯系,可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:
①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;
②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;
③經理辦公室各種專業例會記錄;
④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;
⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;
⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等;
⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的.報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
2、業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。
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