會議制度

時間：2020-11-16 08:08:22 制度

會議制度模板

　　1．目的和范圍:

會議制度模板

　　會議是公司內部溝通的最有效方式之一，建立會議制度目的在于規范各種會議的組織籌備、信息收集、信息溝通、會議記錄、會議紀要發放、會后跟蹤落實等工作，以提高會議效率、形成順暢的溝通渠道，從而有利于持續有效的制度化改進。其范圍涵蓋公司內的各種會議以及公司員工外出參加的會議。

　　2．職責

　　2.1總經理/副總經理

　　2.1.1主持經理例會、公司專題會議、管理評審會議、全體員工大會；

　　2.1.2指定專人追蹤經理例會事項的落實情況；

　　2.1.3經理例會后,指定專人整理會議記錄,形成并發放會議紀要；

　　2.1.4參加相關會議。

　　2.2總經理室

　　2.2.1總經理秘書負責經理例會的.通知、召集；總經理室有關人員參加經理例會。

　　2.2.2總經理室通知召開公司員工大會；

　　2.2.3組織召開公司專題會議；

　　2.2.4負責組織與質量管理體系有關的會議；

　　2.2.5總經理室副主任負責經理例會和公司專題會議的會議記錄、會議紀要發放、會議布置工作執行情況的追蹤、落實和反饋等工作。

　　2.3各部門

　　2.3.1經理例會前向總經理室遞交本部門工作周記，部門正職經理和項目部正職經理參加經理例會，布置執行會議安排工作；

　　2.3.2部門經理主持召開本部門周會，負責周會精神在本部門內部的溝通；

　　2.3.3業務主管部門負責業務專題會議的召開，并組織相關部門參加；指定專人做會議記錄，發放會議紀要、追蹤落實會議布置工作；

　　2.3.4部門經理、人力資源部經理審定并批準員工外出參加外部會議（高級員工由總經理批準）；

　　2.3.5人力資源部負責公司員工大會等會議的具體會務安排。

　　3．工作流程

　　3.1會議類別

　　3.1.1例會，包括經理例會、各部室周會、項目部例會、施工監理例會等；

　　3.1.2專題會議，包括公司專題會議和部門業務專題會議（針對業務專題由業務主管部門牽頭組織有關人員召開，如圖紙會審會議、開標評標會議、合同評審會議等）；

　　3.1.3與質量管理體系有關的會議，包括內外審首末次會議，內、外部審核會議，管理評審會議等；

　　3.1.4全體員工大會，包括各種動員大會、年初計劃動員會、年終總結表彰會等；

　　3.1.5其他內部會議；

　　3.1.6外部會議：指公司員工外出參加的由政府、行業協會和其他組織機構主辦的各種會議。

　　3.2會議組織流程

　　3.2.1例會

　　3.2.1.1經理例會

　　A．經理例會由總經理/副總經理主持，總經理秘書負責召集，原則上每兩周一次。與會人員為各部室正職經理、總經理室有關人員以及總經理指定的其他員工。原則上每三個月召開一次經理例會擴大會議，與會人員范圍擴大至公司本部以及各分支機構的所有中、高級職員。

　　B．在例會前，各部室應向總經理室遞交部門工作周記一式四份（分發至總經理、兩位副總、記錄存檔各一份）。周記包括“本周工作主要情況”、“存在的問題及改進意見”、“下周主要工作計劃”三個欄目。總經理室指定專人追蹤上次經理例會事項的落實情況，并整理成“經理例會落實情況”一式四份（分發范圍同部門工作周記）。

　　C．在經理例會上，由副總經理通報上次例會已落實事項和未落實或正在辦理中的事項；總經理主持討論各部室周記“存在的問題及改進意見”欄目中提出的問題，并確定改進意見；總經理主持討論會上提出的其他問題。

　　D．在經理例會后，由總經理室副主任整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要送呈副總經理審閱后，及時發放至各與會者手中。與會者應向本部門員工傳達會議精神，安排落實會議布置工作。會議紀要必須編號，標明“機密”字樣，注明會議時間、地點、參加人員、缺席人員。經理例會紀要共分“上次例會未完事項”和“本周例會事項”兩個欄目。總經理室保存經理例會紀要、各部室周記、“經理例會落實情況”，并按年度整理成冊，按規定，每兩年向公司圖書檔案室移交一次。

　　3.2.1.2各部室周會

　　由各部室經理負責主持召開，會議內容包括傳達經理例會精神、安排執行經理例會上布置的工作、通報本周工作主要情況、討論存在的問題及改進意見、安排下周主要工作計劃等等。原則上每隔一至二周一次，與會人員為各部室全體員工。各部室周會應形成書面紀要或以周記的形式體現，以適當的形式（如在部門辦公室的看板上張貼）在部門內部傳遞，并在當周經理例會前送呈總經理室。

　　3.2.1.3項目部例會和項目部參與的施工監理例會

　　項目部例會和項目部參與的施工監理例會的有關制度參見《施工管理程序》。

　　3.2.2專題會議

　　3.2.2.1公司專題會議

　　總經理/副總經理根據公司業務運作的需要確定公司專題會議議題、議程時間、地點、與會人員等，由總經理室根據總經理的意見負責召集有關人員召開專題會議，并負責會議記錄、會議紀要發放（發放范圍：每一位與會者）和會議布置工作的追蹤落實等。公司專題會議根據具體情況不定期舉行。總經理室保存專題會議紀要，并按年度整理成冊，定期送公司圖書檔案室存檔。

　　3.2.2.2業務專題會議

　　由業務主管部室負責召集，與會者為各有關部室人員。會議應形成書面紀要分發至所有與會部門的主管手中，并由專人對會議布置的工作進行追蹤。業務專題會議根據業務開展情況不定期舉行，必要時可針對同一專題舉行多次會議，形成系列紀要。會議紀要的發放和存檔同3.2.2.1的有關規定。

　　3.2.3與質量管理體系有關的會議

　　與質量管理體系有關的會議，包括內外審首末次會議、內外部審核會議、管理評審會議等，其有關規定參見《工作改進管理程序》。

　　3.2.4全體員工大會

　　員工大會由總經理/副總經理主持，總經理室通知召開，并布置有關部室準備會議資料，人力資源部負責具體會務安排。員工大會不形成會議紀要，但總經理室應保存會議有關材料，并定期整理歸檔。

　　3.2.5其他內部會議

　　其他內部會議的有關制度參照上述適用的條款執行。

　　3.2.6外部會議

　　公司員工外出參加由政府、行業協會和其他組織機構主辦的各種會議，必須征得部門主管同意，如需出差，必須按照《人力資源管理》辦理出差申請手續。員工外出開會期間，必須做好會議記錄，返回公司后，必須在一周內整理有關資料，向部門主管或總經理室提交報告，必要時召集有關會議進行傳達。

　　3.3會議紀要及其他會議文件的歸檔

　　會議紀要及其他會議文件歸檔參照《檔案管理》的有關規定執行。