公司通訊的管理制度

時間：2020-10-08 08:50:03 制度

公司通訊的管理制度

　　第一條：為了提高公司的經營管理，節約成本費用，加強對公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。

公司通訊的管理制度

　　第二條：本制度所指各種通訊工具包括電話總機、電話分機、直線電話、傳真機、移動電話以及為員工配備的電子郵箱等。

　　第三條：公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業務，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進行私人用途。

　　第四條：電話總機的管理

　　電話總機由行政部的前臺人員負責值守，所有外線電話均需由前臺人員負責接轉。前臺人員的接聽電話必須使用標準用語。標準用語如下：

　　接聽外線電話時，應說“您好！迎海集團，請問您找哪位？”；

　　當對方告訴分機號碼時，應說“請稍等！”；

　　如果分機占線時，應說“對不起，電話占線，請您稍后再打過來”

　　前臺人員接聽內線電話時，應說“您好，前臺”。

　　第五條：電話分機的管理

　　公司根據員工工作需要和電話分機的資源情況，為每一位員工提供一部電話分機。

　　員工應電話分機鈴響三聲內接聽，接聽業務電話應簡潔明了，接聽電話時應使用統一禮貌用語“您好，×××（員工姓名）”。講電話時聲音不可太大，以免影響他人。

　　電話分機一般不開通長途直撥功能，總監級以下員工因為工作實際需要而開通長途直撥功能的，須提出書面報告，經部門經理初審、主管領導審核后，報公司總裁批準后方可開通。

　　對已開通長途直撥功能的電話分機，由員工個人負責長途功能的使用管理。不得借予他人撥打長途電話，一經發現，除由其個人賠償所發生的長途話費外，還可視情況嚴重，停止其電話分機長途直撥功能并按公司獎懲條例給予相應的處分。

　　員工因臨時工作需要打長途電話的，須填制《長途電話申請單》，經部門經理初審核，主管領導審批后，遞交行政部經理簽字后到前臺掛撥，或由前臺撥通后接入員工的分機上。

　　撥打長途電話時，必須使用IP特服號（如17909、17951），以節約費用。

　　禁止利用公司電話聊天。員工在上班時間如撥打或接聽私人電話，應長話短說，以免造成電話線路的繁忙，時間不得超過三分鐘。

　　嚴禁員工利用公司電話（包括分機和直線電話）進行撥號上網、撥打聲訊臺或信息臺查詢非業務信息。

　　未經公司或電話所有人的同意，撥打長途電話。一經發現，除由其個人賠償所發生的長途話費外，還可視情況嚴重，給予記過以上的處分，直至開除。

　　電話已開通長途直撥功能的員工一經離職，行政部應馬上通知前臺將該員工的長途直撥功能關閉，同時做好登記。

　　第六條：

　　直線電話的管理

　　總監級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理，可以根據工作需要，申請配置一部直線電話，如需要開通國內長途功能的，應一并提出申請。

　　申請配備直線電話，一律報集團董事長批準。

　　第七條：傳真的管理

　　公司傳真機由前臺負責管理，收發傳真時應由前臺人員負責操作。

　　前臺人員發送傳真完畢后，應檢查是否有文件遺漏在傳真機旁；傳真接收完畢后，應立即將傳真文件交給收件人。

　　員工因為工作需要而發送傳真的，應填制《傳真申請單》，經部門經理對傳真內容進行初步審核，并報主管領導審批。主管領導審批后應將《傳真申請單》遞交行政部經理簽字，再由前臺人員操作發送。

　　對發送保密性高的文件，可由前臺人員進行指導，由員工個人親自發送，并提前以電話方式通知收件人現場接收。對涉及公司重大機密的文件不宜使用傳真機發送，以免泄密。

　　對傳真收發業務頻繁或者所收發的資料保密要求較高的部門或個人，可以申請配置專用的傳真機。

　　員工不得利用公司傳真機收發私人資料、文件。

　　第八條：移動電話的管理

　　公司不為員工購置移動電話，但對員工因辦理公務所發生的移動電話費用（簡稱移動話費），按具體情況給予一定金額的報銷限額標準。

　　原則上，集團主任級及下屬公司副經理級以下普通員工，不得申請報銷移動話費，特殊工作崗位或確實因為業務需要的除外。

　　公司對移動話費實行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內實報實銷，超支部分員工自負”的管理方式，即：主任級以上的'管理員工根據實際工作需要，向公司提出報銷移動話費的書面申請，公司根據員工職務、崗位和業務的特點，以及公司的《移動話費報銷限額參考標準表》，核定具體的報銷限額。對在限額以內的移動話費，由公司據實報銷；對超過報銷限額的，公司只按限額標準進行報銷，超支部分不再補發給員工，而由其個人承擔。

　　核定移動話費報銷限額的流程為：

　　主任級以上的管理員工可根據實際工作需要，寫出書面的報銷申請，由部門經理出具審定意見后，報主管領導審批。在公司的限額參考標準內，主管領導可以直接批準。對超出公司規定的限額參考標準的，還需要報公司總裁批準。

　　對經理級以上的管理員工，除需報主管領導批準外，一律報公司總裁審批。

　　總裁、副總裁的移動話費報銷標準由董事長核定。

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