用好Office Word的比較功能

時間：2024-10-26 23:07:11 充電培訓

用好Office Word2003的比較功能

　　新一代辦公應用軟件Office Word 2003新增了一些比較實用的功能，因此備受用戶的喜愛，筆者僅就其中的比較功能與朋友們交流。

一、并排比較文檔

　　有時在閱讀文檔的同時你可能還需要與其他文檔進行比較，在以前Word版本中要比較兩篇文檔是比較困難的，但現在如果你用的是Word 2003，只需單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令，就可以使打開的兩個Word文檔左右排開，您甚至還可以同時滾動兩篇文檔來辨別兩篇文檔間的差別，具體使用方法如下：

　　打開兩篇需要比較的文檔，然后單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令，窗口會自動以平鋪方式排列，同時顯示出并排比較工具條，上面有三個按鈕，如圖1所示。

　　第一個是同步滾動按鈕：可以控制一篇文檔在滾動時，與之比較的另一文檔是否同時滾動。

　　另一個是重置窗口位置按鈕：當窗口位置發生變化時，單擊它，可以恢復到并排比較時的初始狀態。

　　第三個是“關閉并排比較”按鈕，單擊它會退出文檔比較狀態。

　　我們還可以用“并排比較”功能來比較一篇文檔的不同版本：單擊菜單“窗口→新建窗口”命令，為當前文檔新增一個窗口，然后執行“并排比較”命令，再改變其中一個窗口的版本，就可以對這篇文檔的不同版本進行比較了。

　　編輯提示：該功能在Office 2003 其他子程序中有相同的用法。

二、比較兩項所選文本的格式

　　有時兩個段落看上去不完全一樣，但又不確定哪個屬性不一樣。這就用到了“顯示格式”功能，以比較兩項所選文本并查看其格式屬性的不同之處，具體使用方法如下：

　　在“格式”菜單上，單擊“顯示格式”；選擇要進行比較的第一項格式文本，在“顯示格式”任務窗格里，在“所選文字”下的第一個框中將會顯示一個格式示例；選中“與其他選定內容比較”復選框。

　　選擇要進行比較的第二項格式文本，在“所選文字”下的第二個框中將會顯示一個格式示例。在“格式差異”框中將顯示兩項所選文本的差異的具體說明。

　　若要使第二項所選文本與第一項所選文本的格式相匹配，請單擊“所選文字”下第二個框旁邊的箭頭，然后單擊“應用原來選定范圍的格式”。

　　用戶可以在“格式差異”中單擊帶有藍色下劃線的文本并更正不一致的地方，或在第二項所選文本中作其他修改，如圖2所示。