OA系統怎么用才重要
多人關心OA系統中是否有“知識管理”的模塊，因為知識管理是一個比較新鮮的話題，而且看起來很好，他希望自己也實現知識管理。這個愿望是美好的，但問題是，愿望太模糊了，要實現到什么程度?怎么實現?讓誰來管理?如果以為通過OA系統中的知識管理工具，就可以順利的實現知識管理，那是太幼稚的想法。在國內，真正做好知識管理的企業，還沒有幾家。
知識管理中的知識包括兩大部分：顯性知識和隱形知識。前者指各種成型的文檔資料內記錄的知識，后者指存在于人的大腦和思維中的知識、經驗。一般來說，顯性知識的收集和管理相對容易，因為無非是各種文檔么，但你要是真的做起來就會發現這并不容易，因為你需要的是一整套文檔管理的規范制度，以及對規范的嚴格執行和堅持，并需要一個專人(至少要有一個專門的職能)來做這件事。
所以，大部分企業所謂的知識管理其實不是知識管理，而是文檔管理，或者說是文檔管理的一部分。而文檔管理是每個OA系統都具有的功能，只是名稱不同而已。常見的文檔管理功能包括上傳(可能來自于本地，也可能來自于OA系統內部或者其他系統)、共享(細致的權限管理很重要)、更新(版本控制以及更新提醒)、閱讀(評論、反饋或評分)、獎勵(根據文檔的閱讀記錄或評分予以獎勵)等，如果企業能將這些內容做好就很厲害了。
至于隱形知識，如何將優秀員工的經驗從他的大腦里面拿出來，分項給后來者，這是一個世界性的難題，有興趣的同學可以去考證一下切實可行的方法。但其實我們也不必去尋找什么奇門絕技，因為我們可以通過很多土辦法來實現，比如知道、百科、SNS、微博、BBS。
尤其是微博現在很熱門，它是一個交流和分享的很好的工具，但很多OA系統里面并沒有集成微博的應用，沒關系，其實BBS一樣好用，它只是沒有微博看起來那么光鮮而已。BBS在每個OA系統中都能找到，只要企業建立了一個平等開放、互動學習的良好氛圍，同樣可以做到很旺的人氣，同樣可以達到很好的交流和分項的目的。人都有好為人師的傾向，只要你謙虛求教，是有人愿意幫你的。
所以，不要去片面的追逐各種時髦的功能和概念，一個主流的OA系統，功能的實用度已經比較高了，最關鍵的不在于它有什么，而在于你怎么用。一百個功能，用了10%，不如10個功能，用到80%。把簡單的功能用好、用實，就能產生很好的效果和很大的價值。看著一大堆復雜的功能卻用不上，那是在意淫，而沒幾天你就會變得煩躁了。
這有點像拍一個動畫片，你用了一大堆3D、4D的技術，可能做出來一個不倫不類的作品(這就是中國動畫的現狀);如果你關注影片的本質(內容、含義、好玩)，用簡單的技術，哪怕是2D，同樣可以拍出不朽的作品(比如中國50-60年代的動畫片)。
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