公文寫作技巧介紹

時間：2024-10-30 16:01:47 如意辦公文秘

常用公文寫作技巧介紹

　　在機關、企業的文秘工作中，有時要對某個活動，某項工作作出一些原則性的約束和規范。這時就用到了“規定”這一應用文種。規定和制度有時可以混用。下文是小編收集的關于常用公文寫作技巧，僅供閱讀!

常用公文寫作技巧介紹

　　公文寫作技巧介紹1

　　1.規定的特點。規定一般來說是具有約束力的，內容具有可操作性和針對性，語言比較明確。

　　2.標題的寫法。要素的構成，一種是“發文機關+事由+文種”，如《第三車間關于節約用電的規定》，有時不需要強調發文單位，直接用“事由+文種”構成標題。

　　3.正文。規定往往采用條款的寫法，一項內容寫一條，每條內容都要寫得簡潔、清晰、具體。開頭條款用“總述”或“總則”說明制定規定的目的、原則、依據等。主體部分寫具體的要求事項，語言切記模棱兩可。最后用一到兩條，說明規定的施行日期、解釋權、適用范圍等對規定的`補充內容。

　　4.發文單位和時間。標題中有發文單位的，可不再另注。日期可以在標題之下，也可以在正文之后，與發文單位共同作為落款。

　　公文寫作的注意事項

　　規定條款的內容要具體而明確，禁止什么，要做什么，怎么做，做到怎樣的要求，都要具體。

　　規定要求一定范圍內的人遵循，不能與國家的法規政策相違背。

　　公文寫作技巧介紹2

　　一、請示的寫作要求

　　(一)概念與分類

　　請示“適用于向上級機關請求指示、批準的事項”。

　　請示正文一般分為三個部分:

　　①請示的理由。這部分十分重要，它是請示的依據和出發點，是能否得到滿意批復的關鍵，一定要充分說明理由。

　　②請示的具體事項及要求。這部分有什么就寫什么，要明確、具體。

　　③結語。一般用“妥否，請批示”等語。

　　(二)寫作要求

　　1、請示的理由要充分有力，請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實事求是，具有說服力，不能虛報。注意行文語言，選用詞語要謙敬、分寸得當，一般不用請馬上、請立即等詞語。

　　2、請示要一文一事。切忌在一篇請示中同時請示若干個不同性質、不同類別的問題，如在一個請示件中羅列了很多不相關的請示內容，請示的事項無法分清主次緩急，上級機關無從審批或因請示中某一件事不能解決，使得整個請示擱置下來，影響請示事項的及時批復。

　　3、切忌多頭主送。請示要根據機關隸屬關系向上級主管機關或主管部門行文，一般只報一個主送機關。如多頭主送，容易造成責任不明，互相推誘，或領導機關的批復不一致。如縣(市)婦聯向省婦聯寫請示，同時也讓設區市婦聯知悉，則可用抄報的形式。請示不能送領導個人，不抄送下級機關。

　　4、請示和報告的內容不能混淆。請示與報告是兩個不同的文種，請示適用于向上級機關請求指示、批準;報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問。

　　(三)請示與報告的區別請示與報告的相同之處在于它們都是上行文。其區別是：

　　(1)行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復；報告則是下情上達，上級領導機關只作為閱知件，不作答復。

　　(2)行文時間不同。請示必須事前行文，不允許先斬后奏;報告可根據實際情況隨時行文。

　　(3)行文內容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項;報告只是匯報事項。請示中可以有報告事項，但報告中不可夾帶有請示事項。在行文過程中請示與報告這兩個文種混用和不分的情況經常發生。有的該用請示用了報告，有的報告中夾帶請示事項，有的請示件標題用“關于xxx的請示報告”，這都是極不規范的。

　　二、報告的寫作要求

　　(一)概念與分類

　　報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。”

　　報告一般分為三部分:一是報告的原由，即為什么寫報告;二是報告的事項，用“現將報告如下：”之類的轉接語引出報告的事實和問題，這部分要突出重點，做到點面結合;三是結束語，可根據報告內容的不同寫明報告分為綜合報告、專題報告(情況報告)、隨文報告、答復報告和建議報告。

　　(1)綜合報告。是下級機關為了使上級機關全面了解下級機關各方面情況，便于上級機關掌握全局，指導工作而寫的公文。綜合報告的主要特點是:匯報的情況和反映的問題比較全面，一般和工作總結結合起來。綜合報告的正文，一般包括報告起因和報告內容兩部分。報告起因即說明為什么要寫報告，報告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時就是幾句話，報告起因與報告內容之間的承上啟下用語，往往用“現將情況報告如下”。報告內容，是報告正文的主體，一般要寫明完成任務、進行工作、處理事情的依據、過程、措施以及結果、成效與存在的問題，今后的打算與安排。報告正文的結尾用語一般用“特此報告”表述。

　　(2)專題報告(情況報告)。是為了向上級著重匯報某項工作和某個問題，以使上級了解情況，做出指示而寫的公文。專題報告的顯著特點是，報告的內容專一。專題報告可分為:反映某項工作

　　及其存在問題，并提出解決問題意見的專題報告;為總結某項工作而形成的經驗性的專題報告;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的`會議專題報告;工作中有了錯誤，需要向上級機關檢討所形成的檢討性專題報告;對某一事情或某種情況進行周密的調查，在分析研究基礎上形成的調查，專題報告。

　　各種專題報告的格式大體一致。正文內容，由于專題報告種類不同，在寫法上有所差異。一般說來，專題報告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況，二是存在問題及其原因，三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細敘述新情況產生的緣由、情況和問題等作為“依據”，然后用“為了”等句式點名主題，再用“現如下”句作為過渡語，轉入分旨部分，提出解決問題的具體措施。

　　(3)隨文報告。是指報送文件或物件時隨件附文。它的范圍

　　比較明確，寫法也較簡單，一般只對報送的文件、物件作簡要說明。

　　(4)答復報告。是被動回答上級詢問的一種隨機性呈報，正文開頭一般先引用上級來文(或領導批示要求、函電)作為“依據”，然后用“現將報告如下。”一句點明“意圖主旨”兼作過渡語，轉入分旨部分的詳細敘述。答復報告結尾處常用“以上報告如有不妥，請指示”做結語。

　　(5)建議報告。是主動向上級提出建議要求批轉的一種祈使性上行文，一旦被批轉后，便可作為下行文下發。正文開頭應先逐一說明本建議的“事實依據”、“理論依據”、“目的主旨”和“意圖主旨”等，然后用“具體建議如下”一句過渡語轉入用“一、二、三”序號列項，或用小標題分列的分旨要素。建議報告的結束語常用“以上報告(建議)如無不妥，請批轉各地各部門執行”。

　　(二)寫作要求

　　1、重點突出，中心明確，詳略得當，即使是綜合報告，也要重點突出幾個問題，對其他問題簡略帶過。

　　2、要有分析，不能只羅列現象，要著力揭示問題的實質，分析發展趨勢。

　　3、要注意反映新情況、新問題即報告的內容要有新意，要注意時效性。

　　4、內容要真實可靠，實事求是，要一分為二，報喜也要報憂，講成績也要找出差距和不足。

　　5、注意一文一事，不要夾帶請示事項，簡明扼要，文字精煉。

　　三、通知的寫作要求

　　通知“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。”

　　通知按內容性質和寫作方法不同可分為:①用于頒布行政法規的公布性通知，②用于批轉下級機關來文的批轉性通知，③用于轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關來文的轉發性通知，④用于對下級機關發布指示的批示性通知⑤告知一般事項的一般性通知，⑥會議通知。其內容構成一般由“原由”和“具體事項”組成。“原由”要講清目的;“具體事項”的內容要直截了當明確具體，有的很簡短，另起一段寫明所要求的事項即可。

　　通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時不受單位級別限制，無論機關、學校、企業、部隊、群眾團體都可以使用。同時，它行文簡便、寫法靈活、種類多樣，寫作方式可以不拘一格，長篇、短篇、大事、小事都可以根據需要制發通知。

　　四、總結的寫作要求

　　總結是對前一階段社會實踐活動進行全面回顧、檢查、分析、評判，從理論認識的高度概括經驗教訓，并從中歸納出某些規律性的東西，以明確努力方向，促進和指導今后工作的一種公文。

　　(一)分類和作用

　　1、總結的分類。依據不同的劃分標準，總結可以分為若干類。

　　(1)按內容可分為綜合性總結(全面總結)和專題性總結(經驗總結)。

　　(2)按性質可分為工作總結、教學總結、學習總結等。

　　(3)按時間可分為月份總結、季度總結、年度總結等。

　　2、總結的作用。總結是工作中常用的一種公文，其作用具體

　　如下:

　　1、總結是推動工作前進的重要環節。任何一項工作，不論是個人或群體去進行，都需要多次反復操作、辛勤勞動才能完成。每一次具體實踐，都有成績與失誤、經驗與教訓。及時總結，就會及時取得經驗教訓，提高認識和工作技能。不斷總結，那么人們對客觀事物的認識也就越來越深刻，知識越來越廣，智慧越來越高，所進行的事業通過總結才會不斷發展、前進。

　　2、總結是尋找工作規律的重要手段。任何一種事物，都存在著內在聯系、外部制約，都有它自身的發展、運動規律。遵循這些規律辦事就能順利達到預期的目的，否則就會受到違背規律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發現客觀規律，就需要總結。

　　3、總結是培養、提高工作能力的重要途徑。一個人的工作能力是指這個人能否承擔某項工作氣執行某項任務的能力。具體表現有兩個方面:一是專業知識水平，二是解決、處理實際工作中所遇問題的能力。在實踐中，二者常常是揉合在一起的，相得益彰。運用所學到的知識，處理實際工作中的問題，并不斷總結經驗的過程，就是工作能力不斷提高的過程。因此，總結是提高工作能力的重要手段。

　　4、總結是團結群眾，爭取領導支持的好渠道。一項工作任務完成之后，必須進行總結。總結能全面深入地回顧、檢查，對成績與不足、成功與失敗、經驗與教訓，實事求是地做出正確評價，使大家認識統一。這樣的總結群眾心服口服，把群眾最大限度地團結起來。同時，通過總結把成績、經驗、問題和今后的努力方向等向領導匯報，能引起領導重視，爭取領導的更大的支持和指導。

　　(二)格式與內容

　　總結包括標題、導語、正文和落款四部分。

　　1、標題。標題寫法有兩種:一種是類似公文式的標題，由“機關名稱+時間+事由+文種”構成，例如(xx市婦聯2007年度巾帽英雄創建工作總結);或由“時間十事由+文種”構成，例如(2007年度春蕾行動計劃情況工作總結);由“事由十文種”構成等。另一種是新聞式標題，這種標題側重在經驗總結上，由引題、正題和副題構成，它要求切實有力地反映出總結的內容和特點。

　　2、導語。導語是總結的開頭部分。一般是概述基本情況，包括交代總結所涉及的時間、地點、機關和背景;概述基本經驗、點明中心思想、引用數據、主要成就或問題等。導語要求緊扣中心，簡潔精練，有吸引力。

　　3、正文。正文是總結的主要內容，這一部分一般要寫明以下幾個問題:

　　(1)工作情況。即進行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟，有哪些效果，取得了什么成績。

　　(2)經驗和體會。即工作中哪些做法是成功的，取得成績的主客觀因素是什么。這部分是總結的重點，在全文中占主導地位，寫時要注意主次和詳略，注意把感性認識上升到理性認識的高度。

　　(3)問題和教訓。即工作中遇到哪些問題，給工作帶來哪些損失和影響。這部分著重分析問題、教訓的存在以及產生的主客觀原因。如果是著重反映問題的總結，則應把問題和教訓當作重點來寫。

　　(4)今后的打算和努力方向。即針對工作中存在的問題，提出切實有效的改進措施，提出一些新的奮斗目標，以表示決心，展望前景，鼓舞斗志。

　　4、落款。總結的落款包括署名和日期。機關總結的署名，一般不放在落款處，而寫在標題中或標題下。有的總結隨文發送，所以總結上不署名。個人總結署名，一般寫于正文后的右下方。

　　公文寫作技巧介紹3

　　一、公文寫作

　　公文寫作還是有一定的標準和規范的，通常在審題環節要審清三要素，即考察的文種、格式及身份。首先，通過考察的文種基本上能夠確定作答的內容。如寫整改通知書，我們能夠確定它的內容公式應該是：發文目的+通知的具體事項+限期整改要求。其次，要審清楚格式的要求，必須明確到底要求寫格式還是不寫格式，如果不寫就直接將公文的正文整理出來，如果寫格式就按照常規的格式進行書寫，先確定標題，接下來是主送機關和發文機關，最后是日期的書寫，最后要審清楚身份，那么主送機關和發文機關就能夠準確的'進行定位。

　　二、非公文寫作

　　非公文寫作的重點也在于審題，在審清楚文種、身份和格式的基礎上，還要著重審清要求，按照要求作答即可。

　　例：(三)某單位為了了解工作人員的生活、工作情況和心理、思想狀態，打算以“給定材料1”中小鄒的情況為案例，設計一份調查問卷。假如由你具體負責這項工作，請設計出該問卷內容所應列出的主要問題。(20分)

　　要求：

　　寫出明確具體的設問;

　　設問應當分類并對每類中的每個設問標注序號;

　　內容全面，用語得體;

　　不超過500字。

　　在這道題中，要求一中明確要寫出明確具體的設問，那么，我們調查問卷就要以一問一答的形式出現。要求二中談到設問應當分類并標注序號，那么我們按照題干中的提示，可分為生活、工作情況和心理狀態。在每個部分的內容里都要標注序號。

　　公文寫作技巧介紹4

　　1、標題

　　公文標題是對文件內容的精確概括，要準確、簡要，一般由發文單位、事由和文件三部分組成。它表明了文件的來源、主要內容及其性質使用。

　　有版頭的文件或法規性文件，計劃和總結，通知和通報，可省略發文單位，有時或只標以文件種類，如《通知》。

　　2、發文字號

　　包括機關代號、年號、順序號。編寫發文字號的作用是有利于統計發文數量，便于公文管理，有利備案查找，在引用時，可以作為公文的代號使用。

　　例如“審辦發（xxxx）6號”，代表審計署（局）辦公廳xxxx年第6號文件，“審辦發”是審計署（局）辦公廳的代字，（xxxx）是年號，“6”號是發文順序號。

　　幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字號。

　　編號的位置，凡有文件版頭的，放在文頭名稱的下面；凡無文件版頭的，放在標題的右側方。

　　3、主送機關

　　主送機關是行文的主要對象，即要求主辦或答復這份文件的對方單位。準確地確定主送機關是公文發出后能否及時得到處理的關鍵。

　　對下級發出的指示、通知、通報等稱為普發公文，可以主送幾個以上機關，凡其下屬機關都是主送機關；向上級報告、請示的公文，一般只寫一個主送機關，不能多頭主送，如需報送另一個上級機關時，可以用抄報的形式，以免責任不明，處理延誤。布告、通告、公告等公布性公文，不寫主送機關，可在發表或發送時，另附一個通知或公函給主送機關。

　　主送機關一般寫在正文之前、標題之下，頂格寫。

　　4、正文

　　正文是公文的主體，請示問題時，要求一文一事，不要一文數事。

　　正文的作用是：直接體現黨和國家的方針政策，反映文件作者的意圖。發文的目的能否實現，主要在正文的書寫。因此，正文的寫作應該觀點鮮明，內容清楚、簡潔、通暢，標點符號準確。正文一般在主送機關之后另起一行空兩格書寫。

　　正文一般分為開頭、中段、結尾三個部分，不同文種的正文結構還有些細微的差別。

　　開頭要開篇明意，簡要說明發文的根據和理由、發文的目的或結論。如是復文，要引述來文的日期和標題。

　　中段是公文主體，要根據辦文的目的、國家的有關政策，將情況、問題、要求闡述清楚。內容較多的，可依次表述，或分段寫，或用序數表明項目，以資醒目。

　　結尾應簡潔明晰，向對方提出要求，請求解決某項問題。結尾用語要按照行文關系，寫得妥貼得體：上行文，可用“以上報告妥否，請批示”、“以上報告如無不妥，請批轉”；平行文，可用“專此函復”、“特此通知”；下行文則常用“希遵照執行”、“此復”、“此令”等語。

　　5、發文機關

　　發文機關又稱落款，應寫在正文的下面偏右，與正文保留適當的空格，以便蓋章。發文機關應寫明全稱，以示嚴肅負責。以機關領導人名義行文時，應冠以職務、身份。

　　蓋章是表示發文機關對公文生效負責的憑證，應按GB9704—88“國家標準”規范執行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個字，俗稱“齊年蓋月”。領導機關大批印發的公文，因使用了規定格式的文件版頭，并由機關交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。

　　6、發文日期

　　發文日期是以文生效的'起始時間，年月日須完整，年份不得略寫，如1991年不得寫成91年。發文日期一般以機關領導人簽發日期為準；會議通過文件以會議通過日期為準；一般性例行公文如通知、函等以實際發出日期為準；法規性以公文的批準日期為準，或公文最后專門規定生效、執行日期，如“本條例自發布之日起施行”。

　　發文日期寫在公文末尾、發文機關下面，并稍向右錯開。

　　7、抄報、抄送

　　抄報、抄送單位是指協助承辦或需要了解公文內容的有關單位。上行文列為抄報，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節省人力、物力，必須避免濫抄濫報，但也要防止漏抄漏報，以免工作脫節，影響協調。

　　抄報、抄送單位名稱列于公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾的報、送單位，印刷單位，印發時間，一般均用兩條線段隔開，文件份數印在最后。

　　8、文件版頭

　　正式公文一般都有統一規格，標明發文機關的專用版頭。版頭以套紅大字印上“xxxx（機關名稱）文件”，下加一條紅線，中綴紅五星。公布性文件，如公告等通常不用版頭。

　　9、公文附件

　　附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的補充說明或參考材料，是公文的重要組成部分，但并非每份公文都有附件。

　　公文附件應在正文之后，發文機關之前注明附件名稱全稱和件數，不可略寫成“附件如文”或“附件x件”。

　　10、機密等級

　　公文內容涉及國家機密時，應根據機密程度，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。劃分機密等級力求準確，寬了，造成失密，嚴了，妨礙工作開展。

　　密級的位置，通常放在公文標題左上方醒目位置。密級不同，公文遞送方式也不同。