office辦公軟件的使用小技巧

時間：2024-08-20 20:53:22 辦公文秘

office辦公軟件的使用小技巧

　　office是目前最具普遍性的辦公應用軟件。下面是小編為大家整理的office辦公軟件的使用小技巧，歡迎參考~

　　1.在Excel中快速輸入大寫數字

　　在“智能ABC輸入法”狀態下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，松開Shift鍵，然后輸入任一數字鍵，就得到相對應的大寫數字了。另外，財會人員常用的單位詞，如“個、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對應的漢語拼音第一個字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。

　　2.在Word文檔中插入MP3文件

　　在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開的“對象”對話框中，選擇“由文件創建”活頁卡片，點擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”對話框中找到準備插入的MP3文件，并確定。當“瀏覽”對話框自動關閉后，點擊“由文件創建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點就會出現MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須說明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關聯。

　　3.讓Excel啟動時自動打開工作簿

　　用戶可自定義默認工作簿，以便每次啟動Excel時，均可自動打開此工作簿。方法是：自定義一個新工作簿，然后將它保存在XLStart文件夾下。在C:Documents and Settings用戶名\Application DataMicrosoftExcel或C:ProgramFilesMicrosoft OfficeOffice10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統安裝盤符而定。

　　4.在英文狀態下快速輸入中文標點符號

　　在輸入中文過程中，經常會遇到一些英文單詞或句子，此時許多人會將中文輸入法切換為英文輸入法來輸入英文。這樣一來，標點符號也成英文的了，輸入標點符號時，還要再將輸入法轉為中文，十分麻煩。有沒有簡便的方法呢?當然有。Office2000為用戶提供了12組輸入中文標點符號的快捷鍵(詳見附表)，不管在任何輸入法狀態下(當然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標點符號，省去了來回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標點符號的中英文方式看似一樣，其實是有區別的。

　　5.為Word添加小助手

　　我們在使用Word2000進行文檔處理時，經常使用工具欄中的“字數統計”功能來了解當前文檔的字數、字符數、行數等信息，非常方便。可是很多時候我們需要了解文檔的更加詳細的信息，這時可以通過在工具欄上添加“屬性”的方法，來快速查看文檔的詳細信息。

　　1)單擊“工具”菜單，從其下拉菜單中選擇“自定義”命令，打開自定義設置窗口。

　　2)在自定義設置窗口中，選擇“命令”項。在其下面的“類別”中選擇“控件工具箱”，然后在右邊的“命令”中選擇“屬性”項。

　　3)雙擊“屬性”項并將它拖動到工具欄上。這樣在Word的工具欄上，就出現了“屬性”項。

　　當我們在Word中需要查看某個文檔的詳細信息時，只要單擊工具欄上的“屬性”項，那么文檔的創建時間、修改時間、文檔大小、創建人等詳細信息就會出現了，也可以根據自己的需要，添加、修改文檔的主題、作者、備注等信息。

　　6.找回Word中的菜單欄

　　首先，在工具欄右擊，在彈出的菜單中單擊“自定義(C)”命令。再單擊“命令(C)”選項，然后在“類別(G)”列表框中拖動滾動條，找到“內置菜單”單擊。這時我們就可以在右邊“命令(D)”列表框中看到我們熟悉的“文件(F)”“編輯(E)”等菜單了。既然找到了，就動手一個個地把它們拖回去吧!當然，這些菜單既然能被拖到菜單欄中去，當然也能把它拖回對話框。

　　7.彩色Excel表格顯示打印兩不誤

　　如果將Excel工作表中的數據設置為彩色格式，而打印機為黑白打印機，那么工作表中的彩色區域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設置的情況下，可以進行如下設置：

　　1)在“文件”菜單中，單擊“頁面設置”命令。

　　2)單擊“工作表”選項，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機，選擇該選項可減少打印所需時間。

　　3)單擊“確定”按鈕。

　　現在，你的Excel工作表在屏幕上看起來仍是賞心悅目，打印出的黑白稿也能稱心如意，感覺不錯吧!

　　8.在演示文稿中使用繪圖筆

　　利用Powerpoint進行文稿演示時，當演示者需要對某部分內容進行講解標注時，可單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項”中的“繪圖筆”，鼠標將變成小筆形狀，拖動鼠標即可在演示文稿中書寫或繪畫。通過“指針選項”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書寫的內容會在再次演示時自動擦除。

　　9.Word也能“自動求和”

　　編輯Excel工作表時，相信大家對常用工具欄中的“自動求和”按鈕情有獨鐘。其實，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自動求和”按鈕呢!當然，這需要你事先把該按鈕請出來，其方法是：

　　1)在“工具”菜單中，單擊“自定義”命令。

　　2)選擇“命令”選項，在“類別”框中，單擊“表格”;在“命令”框中，找到并單擊“自動求和”，然后用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當位置。

　　3)關閉“自定義”對話框。

　　現在，把插入點置于存放和數的單元格之中，單擊常用工具欄中的“自動求和”按鈕，則Word將計算并顯示插入點所在的上方單元格中或左方單元格中數值的總和。當上方和左方都有數據時，上方求和優先。

　　10.WPS Office 2002配置工具有妙用

　　安裝完WPS Office 2002后，在開始菜單中的“WPS Office 2002”項中，有一個“配置工具”的快捷方式，可能大家并沒有太注意它，其實它還挺有用的。點擊它后彈出配置工具的對話框，里面有三個按鈕：第一個是“設置文件關聯”，它用于設置是否默認使用WPS Office來打開Word、Excel、Powerpoint文件，是否設置金山郵件為默認郵件系統;第二個是“恢復系統默認設置”，它用于取消WPS Office打開Microsoft Office文件的關聯，恢復成原來的關聯;第三個是“修復WPS Office”，用于修復軟件或其他一些不正常的情況。

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