文秘如何寫好公務短信

時間：2024-08-21 17:43:47 辦公文秘

文秘如何寫好公務短信

　　公務短信是政府機關、企事業單位用來進行內部管理和外部溝通的一種重要方式，是信息公開的重要形式。由于它傳遞信息及時，節約辦公成本，因此在公務交往中備受青睞。

　　公務短信的結構原則

　　一條完整的公務短信由稱謂、主題、內容、尾語、署名、日期組成。

　　1.稱謂恰當禮貌

　　稱謂要表達清楚接收方的身份，并體現禮貌原則。如果是給同事發公務短信，最好稱呼具體人名，如“尊敬的×××女士/ 男士”，以示誠意和尊重;如果是給上級領導發會議通知，稱謂最好表達為領導的姓氏加上他的職位，如“尊敬的李主任”;如果公司里恰好有兩位主任都姓李，就要表達得更具體些，可以加上他所在的部門，如“尊敬的辦公室李主任”。稱謂恰當，溝通和傳遞信息的效果才會更好。

　　2.首句反映主題

　　在首句中即反映出主題，旨在幫助接收方及時高效地讀取信息。在“短信時代”，人們享用著短信的巨大功能，也煩惱于短信詐騙和廣告短信泛濫等“信騷擾”。公務短信倘若沒有明確的主題，可能會被當作垃圾短信而忽略。

　　主題歸納得當，并在首句中說明主題，便于接收方迅速知曉短信的大體內容，如“市場部××項目討論會通知”，然后告知會議時間和地點，如“8 月5 日上午9:00，701 會議室”。主題不明確會影響工作效率。比如一條首句為“通知”的短信，對發送方來說，會給今后的查詢增加難度，影響查準率;對接收方來說，必須打開短信閱讀后才能知道主旨內容，很不高效。

　　3.內容簡潔條理

　　公務短信的正文可以參照事務性通知的寫作模式，第一部分說明背景及目的，第二部分說明具體事項。在內容表述上應當做到以下兩點：一是簡潔明確。盡可能用一條短信容納全部信息，減少短信往來次數。如果需要傳遞的信息有多項，宜分點闡述。內容表述不能有歧義，以免接收方按照自己的理解去辦事。二是條理清楚。例如，某單位領導發短信給他的秘書小趙：“明天上午10:00 你去車站接一下李主任，另外把去年的工作總結給我看一下。署名：陳主席。” 職場新手會立馬回復：“好的，我立刻去辦。” 有三年工作經驗的小趙是這樣回復的：“尊敬的陳主席，來信收到。①明天上午9:30 我到車站接李主任，接到后短信通知您;②去年的工作總結我已放在您的抽屜里。最近空氣潮濕，您要注意腿部保暖。署名：小趙”。寥寥數十字，足見小趙做事的條理性。

　　4.尾語按需設置

　　如果是一般的祝福短信，宜在結尾處注明“無須回復”或“免回”，以避免不必要的回復。如果是比較重要的事情，可在結尾處注明“收到請回復，謝謝! ”以確保信息傳遞到位。如果隔了較長一段時間還沒有收到回復，有必要打個電話確認對方是否收到信息。特殊的公務短信比如通知，應使用專用尾語“特此通知”，以示規范和嚴謹。

　　5.署名明確勿漏

　　與一般的生活短信、娛樂短信不同，公務短信較為正式和規范，結尾處必須署名。若短信末尾沒有署名，接收方又沒有保存過發送方的號碼，他就無從得知發送方是誰，也就失去了用短信傳遞信息的價值。

　　6. 附上發信日期

　　普通公務短信的末尾最好附上日期，重要公務短信的末尾一定要附上日期，以免造成誤解。因為手機短信的發送存在著不確定因素，有時可能會延遲。一旦發生延遲，并且接收方又比較粗心，就有可能弄錯時間，由此耽誤要事。

　　公務短信的用語原則

　　短信不同于電話，不能通過聲音來傳遞情感，只能通過文字來表達，接收方則在字里行間揣摩發送方的語氣和態度。因此發送公務短信時務必遵守禮貌、規范、溫和三項基本原則。

　　1.禮貌

　　短信的開頭應先致問候，一句“您好”就能讓對方倍感親切和自然。如果是在下班時間發送公務短信，最好在開頭表示歉意，說明事情緊急，希望得到對方的諒解。結尾處加上一句“謝謝”，也是有禮貌、有修養的體現。

　　2.規范

　　擬寫公務短信必須做到語言規范，不能含混表達。擬寫前要先弄清短信的內容是什么，不同的內容所使用的格式以及語言也不同。如果是會議通知，最好使用通知的寫作格式，才會顯得正式和規范。若是一般的節日祝福，可在短信開頭寫上“尊敬的×××”。

　　3.溫和

　　短信中的每一字、每一句都要讓人感覺到你面帶微笑，態度溫和，娓娓而談。只有讓對方感覺舒適，才有助于溝通及工作的順利開展。[1]

　　公務短信的內容規則

　　使用公務短信的目的在于使公務聯系變得快捷，因此公務短信的語言應簡明扼要，內容應嚴謹規范，字數一般控制在一條短信之內，以便接收方快速讀取信息。

　　1.內容應與公務有關

　　公務短信的內容必須與公務緊密相連，否則就失去了意義。尤其須注意的是，不能借公務短信發送垃圾信息或者廣告。

　　2.簡明扼要，突出要點

　　公務短信的擬寫要力求務實，用最簡明扼要的語言傳遞信息。比如，在開頭講一堆開場白，最后才說今晚要開會，不僅多此一舉，而且影響工作效率;應直接說明開會的時間、地點、內容以及需要攜帶的物品等。此外，應突出要點，把要點放在最前面，然后再作具體說明，說明也必須與要點相關。

　　3.切忌過于口語化

　　公務短信雖然不必做到公文那樣的正式、嚴謹，但畢竟事關公務，比一般的短信嚴肅、正規，因此語言表達切忌過于口語化，網絡語言更應謹慎使用。比如網絡語言“親”會給人輕佻的感覺，不僅有損于單位的形象，也會影響接收方對短信的重視程度，妨礙工作的順利開展。

　　公務短信的使用規則

　　1.發送時間恰當

　　公務短信最好在工作時間發送，以保證接收方及時處理。早上8:00 以前、晚上10:00 以后最好不要發公務短信，因為短信提醒的響聲或震動聲會打擾對方休息。公務短信也不宜在周末發送，因為對方不可能有處理公務的積極性，很難保證信息的傳遞效果。如果遇到緊急情況必須發短信，應先致歉，再說明緣由。

　　2.妥善處理接收延遲的情況

　　接收延遲問題在手機短信中較為常見，因此，如果是比較重要的事情，最好請對方回復以確認收到，或者在短信發送之后致電對方詢問接收情況。

　　3.知悉短信發送限制

　　短信能否完整順利地發出，取決于運營商有何規則限制。有時短信內容涉及一些敏感字眼，可能會被過濾或屏蔽，導致對方無法收到。另外，如果短信內容超過70 個漢字，應分成兩條發送，一次性提交有可能出現超過字數部分丟失的問題。

　　4.不得濫發短信

　　公務短信應僅限于開展公務活動，使用人員必須遵守職業道德，不能利用工作之便濫發短信。要做到“三禁止”：禁止發送與公務無關的短信;禁止群發廣告或非法信息;禁止對無關人員發送信息。

　　5.謹防手機短信被人利用

　　不法分子冒充政府、企事業單位發短信進行詐騙的現象層出不窮，因此對公務短信系統應指定專門人員負責，確保公務短信用于公務聯系。各單位還應該對公務系統加大監管力度，加強對垃圾短信和虛假政務信息的過濾，發現違法苗頭要及時跟蹤，必要時應報案，以維護本單位的合法權益。

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