如何制定項(xiàng)目管理計(jì)劃
取決項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵因素之一是，要有一個(gè)完善的項(xiàng)目計(jì)劃。那么如何如何制定項(xiàng)目管理計(jì)劃呢?一起來(lái)看看!
步驟1： 向關(guān)鍵參與者闡釋項(xiàng)目計(jì)劃，并且探討其重要組成部分。
可惜的是，“項(xiàng)目計(jì)劃”是被項(xiàng)目經(jīng)理誤解率最高的用語(yǔ)之一。 項(xiàng)目計(jì)劃并非一塵不變，它是一套能夠在項(xiàng)目周期中隨需而變的靈活文件。 它仿佛是一個(gè)路標(biāo)，為項(xiàng)目的實(shí)施提供指引和方向。 它又如同一名行者，項(xiàng)目經(jīng)理需要設(shè)定項(xiàng)目的時(shí)間跨度，用項(xiàng)目管理的專業(yè)術(shù)語(yǔ)來(lái)說(shuō)就是制定項(xiàng)目計(jì)劃。 好比一名駕駛員在到達(dá)目的地的過(guò)程中會(huì)碰到道路施工或發(fā)現(xiàn)新路線的情況一樣，一名項(xiàng)目經(jīng)理或許需要在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中不斷進(jìn)行糾正。
常見(jiàn)的一個(gè)誤區(qū)是把計(jì)劃與項(xiàng)目時(shí)間線劃上等號(hào)，其實(shí)時(shí)間線只是項(xiàng)目計(jì)劃中的一個(gè)組成部分而已。 項(xiàng)目計(jì)劃是整個(gè)計(jì)劃流程中的最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此它可以說(shuō)是囊括了所有的計(jì)劃資料。 比方說(shuō)，一個(gè)建造新辦公大樓的項(xiàng)目計(jì)劃就不僅需要包括大樓的規(guī)格、預(yù)算和施工期，同時(shí)也要包括潛在的風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量度量方法、環(huán)境影響等等因素。
一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃需由以下幾個(gè)部分組成：
基線： 基線有時(shí)候也被稱為績(jī)效評(píng)估，因?yàn)檎麄�(gè)項(xiàng)目的績(jī)效是以此來(lái)進(jìn)行評(píng)估的。 這其中包括了項(xiàng)目的三個(gè)起始點(diǎn)：規(guī)模、周期與成本。 它們是一個(gè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)，同時(shí)也被用來(lái)決定項(xiàng)目是否按照既定的進(jìn)度在進(jìn)行。
基線管理計(jì)劃： 這其中包括了整個(gè)項(xiàng)目中各類文件的管理。
其它計(jì)劃流程中的環(huán)節(jié)還包括： 風(fēng)險(xiǎn)管理、質(zhì)量、資源、人員和溝通。
步驟2： 分工與職責(zé)。
識(shí)別參與者-那些在計(jì)劃中或者計(jì)劃實(shí)施后能夠從中獲利的人-是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，尤其是對(duì)于那些大型的、高風(fēng)險(xiǎn)、高影響的項(xiàng)目。 各個(gè)參與者之間極有可能產(chǎn)生在議程和需求上的沖突，以及在由誰(shuí)參加這個(gè)問(wèn)題上各執(zhí)己見(jiàn)。 比方說(shuō)，一個(gè)城市議會(huì)決定要建造一棟新辦公大樓的參與者名單就會(huì)與施工單位的名單有著天壤之別。議會(huì)所列出的名單中理所當(dāng)然地包括了想要建造這棟辦公大樓的開(kāi)發(fā)商，施工單位，需要一座城市公園的公民，研究環(huán)境問(wèn)題的顧問(wèn)，還有市議會(huì)本身等等。 而一個(gè)施工單位的視角范疇或許會(huì)小很多。 對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)有一點(diǎn)非常重要：必須有一個(gè)由哪些人來(lái)完成哪些工作，以及每一名參與者需要作出哪些決策的明確協(xié)議。
步驟3： 擬出一個(gè)范圍說(shuō)明。
范圍說(shuō)明或許是項(xiàng)目計(jì)劃中最重要的文件。 它一般是用來(lái)獲取參與者對(duì)于項(xiàng)目定義的批準(zhǔn)。 它是從發(fā)起人和其他參與者那里獲得認(rèn)同的基礎(chǔ)，同時(shí)也降低了錯(cuò)誤傳達(dá)的幾率。 該文件極有可能在項(xiàng)目周期中進(jìn)行增刪或變更。范圍說(shuō)明應(yīng)當(dāng)包括：商業(yè)需求和商業(yè)問(wèn)題(項(xiàng)目目標(biāo))，列明哪些問(wèn)題會(huì)在項(xiàng)目完成后得以解決(項(xiàng)目收益)，以及項(xiàng)目所規(guī)定的范圍，羅列出項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)中所包括的或排除在外的交付成果，以及符合這個(gè)項(xiàng)目規(guī)模和性質(zhì)的實(shí)施方法與組成內(nèi)容。
它可以被當(dāng)作為一份項(xiàng)目經(jīng)理與發(fā)起人之間的合同，而只有在發(fā)起人批準(zhǔn)的前提下才能進(jìn)行變更。
步驟4： 開(kāi)發(fā)項(xiàng)目基線。
范圍基線。 一旦交付成果在范圍說(shuō)明中被確認(rèn)，它們就需要被具體落實(shí)到每一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)中去。 范圍基線包括了項(xiàng)目所產(chǎn)生的所有交付成果，從而明確了所有必須做的工作。 這些交付成果必須被包含在內(nèi)。 比方說(shuō)建立一棟辦公大樓則需要包括關(guān)于大樓本身，影響研究，地址推薦，區(qū)域規(guī)劃等等與之有關(guān)的交付成果。
周期和成本基線。
1. 從范圍基線中識(shí)別每一個(gè)交付成果所需產(chǎn)生的事項(xiàng)與任務(wù)。 任務(wù)清單的明細(xì)有多少取決于很多因素，包括團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和不確定因素，規(guī)格的明確度，所預(yù)期的認(rèn)可范圍等等。
2. 識(shí)別每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源。
3. 預(yù)估完成每一項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。
4. 預(yù)估每項(xiàng)任務(wù)的成本，采用平均小時(shí)率來(lái)計(jì)算每一項(xiàng)資源的應(yīng)用。
5. 權(quán)衡資源限制，或者每項(xiàng)資源能夠被實(shí)際投入到項(xiàng)目中的時(shí)間。
6. 判別哪項(xiàng)任務(wù)是與其它任務(wù)有連鎖反應(yīng)的，并且制定關(guān)鍵路徑。
7. 制定時(shí)間周期，將所有的任務(wù)和預(yù)估都列在進(jìn)度表上。 該進(jìn)度表顯示了所選的時(shí)間周期(周、月、季或年)，哪些資源被應(yīng)用于哪些任務(wù)，每項(xiàng)任務(wù)預(yù)計(jì)要花費(fèi)多少時(shí)間，以及預(yù)估每項(xiàng)任務(wù)的開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)間。
8. 制定成本基線，即分時(shí)預(yù)算，或基于時(shí)間周期的成本。
要制定這么一套流程并不是一蹴而就的。 在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，你將會(huì)不斷調(diào)整或重復(fù)上述的某些步驟。
步驟5： 制定基線管理計(jì)劃。
一旦范圍、周期和成本基線建立完成，下一步則需要制定團(tuán)隊(duì)管理各種子計(jì)劃的步驟。 所有的這些管理計(jì)劃通常包括了用以改善基線的評(píng)估和批準(zhǔn)流程。 不同類型的變更會(huì)導(dǎo)致不同的批準(zhǔn)級(jí)別。 并不是所有的需求都需要在范圍、周期和預(yù)算中加以變更，但是一個(gè)流程需要研究所有的新需求來(lái)決定他們對(duì)項(xiàng)目的影響。
步驟6： 溝通
溝通計(jì)劃無(wú)疑是項(xiàng)目計(jì)劃中的一個(gè)重要部分。 該文件闡述了以下幾個(gè)方面：
項(xiàng)目中的哪些人需要哪些方面的報(bào)告，多久需要呈遞一次，用何種格式呈遞，用何種方式呈遞。
潛在的問(wèn)題將以何種方式出現(xiàn)，何時(shí)會(huì)出現(xiàn)。
項(xiàng)目信息要儲(chǔ)存在哪里?哪些人有權(quán)訪問(wèn)這些信息。
哪些新的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)呈現(xiàn)，需要采取哪些措施來(lái)防止。
采用哪些度量方法來(lái)確保項(xiàng)目的質(zhì)量。
在發(fā)生不確定情況時(shí)需要存留哪些東西。
一旦項(xiàng)目計(jì)劃完成后，將它遞交給每一位關(guān)鍵參與者是十分重要的。 這種溝通應(yīng)當(dāng)包含以下內(nèi)容：
評(píng)估并批準(zhǔn)項(xiàng)目計(jì)劃。
變更計(jì)劃內(nèi)容的流程。
隨后的步驟-執(zhí)行并控制項(xiàng)目計(jì)劃，以及下一階段中關(guān)鍵參與者的分工與職責(zé)。
順利完成
制定一個(gè)明確的項(xiàng)目計(jì)劃耗時(shí)頗菲。 項(xiàng)目經(jīng)理將有可能跳過(guò)計(jì)劃階段而直接進(jìn)入到實(shí)施階段。 不管怎樣，一個(gè)在動(dòng)身前制定旅行路線的行者通常比那些隨意漫步而繞彎路的行者更快的到達(dá)既定的目的地。 同理，花費(fèi)一些時(shí)間來(lái)制定清晰的項(xiàng)目計(jì)劃的項(xiàng)目經(jīng)理將能夠在通向項(xiàng)目成功的道路上獲得一個(gè)更明確的方向。
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