PPT使用技巧

時(shí)間：2024-08-28 06:27:11 office辦公

PPT模板使用技巧

　　幻燈片是PPT中比較重要的元素，關(guān)于它的技巧也相當(dāng)多，筆者在此作了一些搜羅。希望對(duì)大家有所幫助。由于技巧較多，因此分為上、中、下三部分陸續(xù)刊登。這里刊登的是第一部分。

　　應(yīng)用多彩的背景

　　PowerPoint中擁有很多設(shè)計(jì)模板，并提供了不少漂亮的背景，選擇“格式”→“背景”，再選中“忽略母版的背景圖形”復(fù)選框。如果只是想選擇顏色來(lái)填充，只要單擊彈出式下拉菜單，選擇“填充效果”，當(dāng)然也可選擇“其他顏色”。如果還想更漂亮點(diǎn)，那就在彈出對(duì)話框中的過(guò)渡、紋理、圖案、圖片四個(gè)標(biāo)簽中來(lái)選擇。設(shè)置完成后，只要單擊“確定”，然后再單擊“應(yīng)用”就可以了。

　　讓幻燈片自動(dòng)播放

　　先打開(kāi)幻燈片，再把它打包成EXE文件。需要注意的是，在打包時(shí)，一定要包含鏈接媒體文件，并嵌入字體，這樣可以保證演示文稿中涉及的圖片、動(dòng)畫、聲音都能夠進(jìn)入打包文件，嵌入字體意味著文稿中所使用的字體在其他微機(jī)上也能正確顯示。同時(shí)，當(dāng)詢問(wèn)是否包含播放器時(shí)，選擇“是”按鈕。雙擊打包生成后的pngsetup.exe 文件，進(jìn)行解包，并把解壓出來(lái)的ppview32.exe、slideshow.pps（slideshow.pps是需要放映的幻燈片）等文件放到一文件夾下，然后再在該文件夾下新建一個(gè)autorun.inf文本文件，輸入如下內(nèi)容：

　　[AUTORUN]

　　OPEN=ppview32.exe slideshow.pps

　　ICON=ppview32.exe

　　接著，把ppview32.exe、slideshow.pps和autorun.inf文件刻到光盤的根目錄，這樣刻錄出來(lái)的光盤，一插入到光驅(qū)中，就會(huì)自動(dòng)播放其中的幻燈片。

　　自動(dòng)更新幻燈片日期和時(shí)間

　　通過(guò)下面的技巧，可把日期或時(shí)間插到頁(yè)眉與頁(yè)腳中，還能自動(dòng)更新：?jiǎn)螕簟耙晥D”→“頁(yè)首與頁(yè)尾”，并單擊彈出對(duì)話框中的“幻燈片”標(biāo)簽，再選中“日期與時(shí)間”復(fù)選框，然后選擇“自動(dòng)更新”單選按鈕，保存演示文件。以后每次打開(kāi)文件，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)更新日期與時(shí)間。你還可以選中“標(biāo)題幻燈片中不顯示”復(fù)選框，這樣可以在標(biāo)題幻燈片中隱藏“頁(yè)眉與頁(yè)腳”的設(shè)置。

　　借用另一幻燈片中配色方案

　　如果想使用另一幻燈片中的配色方案，可這樣操作：先把兩個(gè)演示文稿文件打開(kāi)，然后選擇“窗口”→“全部重排”。同時(shí)，在兩個(gè)演示文稿的普通視圖中都使用“幻燈片”標(biāo)簽。切換到配色方案較好的演示文件窗口，再單擊“常用”工具欄的“格式刷”按鈕。然后單擊第二個(gè)演示文稿窗口，最后單擊要應(yīng)用方案的幻燈片即可。

　　讓幻燈片循環(huán)播放

　　如想讓幻燈片播放到結(jié)束后，自動(dòng)回到開(kāi)頭，重新開(kāi)始播放，先打開(kāi)想要播放的幻燈片，選擇“幻燈片放映”→“設(shè)置放映方式”，然后在彈出的對(duì)話框中選中“循環(huán)放映，按Esc鍵終止”復(fù)選框。單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框即可。

　　防止更改文稿

　　選擇“幻燈片放映”→“設(shè)置放映方式”，然后在彈出的對(duì)話框中選中“在展臺(tái)瀏覽（全屏幕）”，這樣可使演示文稿循環(huán)放映，還能防止更改演示文稿。

　　讓幻燈片自動(dòng)切換

　　在PowerPoint中，可為每個(gè)幻燈片設(shè)置相應(yīng)時(shí)間，讓它到達(dá)預(yù)定時(shí)間后自動(dòng)切換而無(wú)需手工單擊切換：先在普通視圖中選中幻燈片，再選擇“幻燈片放映”→“幻燈片切換”，在“換片方式”下，選擇“每隔”復(fù)選框，再輸入要幻燈片在屏幕上顯示的秒數(shù)即可。

　　改善幻燈片放映性能

　　如果機(jī)器配置不是很好，那放映幻燈片時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)停頓現(xiàn)象，甚至花屏。這時(shí)，可啟動(dòng)硬件圖形加速，并以此來(lái)改善幻燈片放映性能：選擇“幻燈片放映”→“設(shè)置放映方式”，再選中“使用硬件圖形加速”復(fù)選框，單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框即可。

　　減少色深以達(dá)最佳性能

　　右擊桌面，選擇“屬性”，再在“顏色”下拉列表中單擊“增強(qiáng)色（16 位），再單擊“確定”即可讓PowerPoint使用16位色深，這樣能獲得最佳性能了。

　　自由設(shè)置幻燈片分辨率

　　先打開(kāi)“設(shè)置放映方式”設(shè)置對(duì)話框，然后在“幻燈片放映分辨率”框的列表中單擊相應(yīng)的分辨率即可（如640×480）。單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框。這樣做也可以改善幻燈片放映的性能。

　　盡量不要使用紅綠色

　　目前色盲最常見(jiàn)的就是紅綠色盲。因此，為照顧這些用戶，在設(shè)計(jì)幻燈片時(shí)要加以注意，盡量不要使用紅綠來(lái)配色。如實(shí)在需要，可在綠色中摻放藍(lán)色，因?yàn)榇蠖鄶?shù)的紅綠色盲可以識(shí)別藍(lán)色和紅色。

　　采用窗口方式播放

　　默認(rèn)情況下，PowerPoint采用的是全屏模式播放。不過(guò)，還可以采用窗口模式或使用小屏幕模式來(lái)播放。如果想采用窗口播放模式，只要按下Alt鍵，然后單擊演示文稿窗口左下角的“幻燈片播放”按鈕即可。

　　采用小屏幕模式播放

　　如果想采用小屏幕播放模式來(lái)播放幻燈片，可按下Ctrl鍵不松開(kāi)，再單擊演示文稿窗口左下角的“幻燈片放映”按鈕，這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是與全屏放映模式的操作完全一樣的小屏幕放映模式。

　　自由定制播放方式

　　如果按下Shift鍵，單擊演示文稿窗口左下角的“幻燈片放映”按鈕，會(huì)彈出“設(shè)置放映方式”的對(duì)話框。在這個(gè)對(duì)話框中，勾選“觀眾自行瀏覽（窗口）”復(fù)選框，再單擊“確定”后，再單擊演示文稿窗口左下角的“幻燈片放映”（或按F5鍵），會(huì)啟動(dòng)幻燈片的窗口放映模式。

　　讓多張幻燈片應(yīng)用切換效果

　　有時(shí)可能在制作演示文稿時(shí)希望多張幻燈片同時(shí)應(yīng)用一種過(guò)渡效果，選擇“視圖”→“幻燈片瀏覽”，并在左邊的瀏覽窗口中按下Ctrl鍵，然后用鼠標(biāo)左鍵逐個(gè)單擊選擇希望使用同一效果的幻燈片，然后選擇“幻燈片放映”→“幻燈片切換”，在“幻燈片切換”任務(wù)窗格中設(shè)置相應(yīng)的切換效果即可。

　　快速顯示黑白屏

　　在做演示時(shí)，可能會(huì)有些人要提問(wèn)，而這些正好與正在放的這張幻燈片無(wú)關(guān)。為了吸引的注意力，只要按下B鍵就可以切換到“黑屏”了，如果按W鍵就可以切換到“白屏”，按下除B、W、Print Screen、Scroll Lock、Pause/Break外的其他任意鍵將恢復(fù)到幻燈片放映視圖。

　　隨時(shí)使用畫筆

　　PowerPoint可以讓在播放幻燈片時(shí)，隨時(shí)用鼠標(biāo)像在畫布上使用畫筆一樣來(lái)進(jìn)行勾劃，非常適合演示。只需在播放幻燈片視圖中右擊，選擇“指針選項(xiàng)”，再選擇“繪圖筆”，就能在幻燈片上畫圖或?qū)懽至恕＿€可以選擇“繪圖筆顏色”，從九種顏色的“畫筆”中選擇醒目的顏色。擦“黑板”的操作就更方便了，只要按E鍵便全部擦凈。

　　播放幻燈片時(shí)隱藏鼠標(biāo)

　　在想要隱藏鼠標(biāo)時(shí)，只須簡(jiǎn)單的按下鍵盤的A鍵或＝鍵。再按一次就可以顯示鼠標(biāo)。

　　快速回到第一張幻燈片

　　如果在播放幻燈片時(shí)，按下Home鍵即可快速切換到第一張幻燈片，如果同時(shí)按下鼠標(biāo)左右鍵，則可保持幻燈片兩秒。

　　直接跳轉(zhuǎn)到某張幻燈片

　　可以在播放幻燈片時(shí)，鍵入一個(gè)數(shù)字，比如18，然后按下Enter就可以跳到第18張幻燈片了。

　　快速啟動(dòng)幻燈片播放

　　如果已經(jīng)制作完成了幻燈片，以后再用到時(shí)只是播放幻燈片，而不用修改它。那可以選擇“文件”→“另存為”，并在打開(kāi)的窗口中選擇保存幻燈片類型為“PowerPoint放映（*.pps）”。以后在“資源管理器”中雙擊該文件，PowerPoint就會(huì)自動(dòng)播放該幻燈片，而不是打開(kāi)它來(lái)編輯。

　　循環(huán)播放動(dòng)畫

　　有時(shí)，設(shè)計(jì)了動(dòng)畫，可能希望它能一直循環(huán)播放，此技巧不僅能實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，而且還能自由選擇結(jié)束循環(huán)的方法：選擇“幻燈片放映”→“自定義動(dòng)畫”，再單擊要更改計(jì)時(shí)的項(xiàng)目，然后單擊箭頭，選擇“計(jì)時(shí)”。如果希望動(dòng)畫重復(fù)指定的次數(shù)后停止，可以輸入一個(gè)數(shù)值；如果你希望動(dòng)畫重復(fù)直到單擊幻燈片時(shí)停止，請(qǐng)單擊“直到下一次單擊”；如果希望動(dòng)畫重復(fù)播放直到幻燈片上所有其他動(dòng)畫結(jié)束，請(qǐng)單擊“直到幻燈片末尾”。設(shè)置完以后，單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框即可。

　　讓多個(gè)動(dòng)作連續(xù)進(jìn)行

　　如果在一張幻燈片上制作了多個(gè)動(dòng)作以后，可能需要幾個(gè)動(dòng)作連續(xù)進(jìn)行，如果靠用鼠標(biāo)單擊來(lái)觸發(fā)，往往會(huì)控制不好，使得動(dòng)作效果不好。PowerPoint中提供了使幾個(gè)動(dòng)作自動(dòng)連續(xù)進(jìn)行的方法：

　　在制作完當(dāng)前幻燈片上所有動(dòng)作后，如果希望動(dòng)作二在動(dòng)作一后自動(dòng)進(jìn)行，只需在主窗口右邊的任務(wù)窗格中單擊選擇該動(dòng)作二（如果沒(méi)有出現(xiàn)任務(wù)窗格，只需要用郵件單擊一個(gè)對(duì)象，在彈出菜單中執(zhí)行“自定義動(dòng)畫”就可以了），然后單擊動(dòng)作二右邊的向下箭頭，在彈出菜單里執(zhí)行“從上一項(xiàng)之后開(kāi)始”。

　　如果想連續(xù)多個(gè)動(dòng)作，只需要先按下Ctrl鍵，然后用左鍵選擇所有希望連續(xù)的動(dòng)作，同樣運(yùn)用上面的方法執(zhí)行“從上一項(xiàng)之后開(kāi)始”。

　　讓剪貼畫旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)

　　如果在演示文稿中插入剪貼畫后，感覺(jué)某一部分的角度或方向不適合。這時(shí)可以先選中剪貼畫，右擊，再選擇“取消組合”，把它們打散，接著就可以做細(xì)致的調(diào)整了。

　　在PowerPoint中直接訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)

　　在PowerPoint中，可以直接調(diào)用系統(tǒng)中的IE來(lái)瀏覽網(wǎng)頁(yè)：選擇“視圖”→“工具欄”→“Web”。這后，在PowerPoint中就出現(xiàn)了Web工具欄，只要在地址欄中鍵入站點(diǎn)的URL地址，回車，系統(tǒng)就會(huì)啟動(dòng)IE，并連接到相應(yīng)的網(wǎng)站。

　　用超級(jí)鏈接做目錄

　　在PowerPoint中，可以對(duì)文字做一些超級(jí)鏈接，從而建立很實(shí)用的目錄。只是要注意的是，在設(shè)置超級(jí)鏈接時(shí)，不要選中文字，而要選中文字所在的文本框，這樣可避免字帶有下劃線的問(wèn)題：先在PowerPoint中選中文本框，再選擇“幻燈片放映”→“動(dòng)作設(shè)置”，如果想單擊該文本框后就跳到指定頁(yè)面，可以選擇“單擊鼠標(biāo)”標(biāo)簽，再選擇“超鏈接到”單選按鈕，在下拉列表中選擇所要跳轉(zhuǎn)的頁(yè)面。如果希望在鼠標(biāo)移過(guò)該文本框就轉(zhuǎn)到其他頁(yè)面，則要使用“鼠標(biāo)移過(guò)”選項(xiàng)卡，然后同樣指定所要跳轉(zhuǎn)的頁(yè)面，完成以后單擊“確定”返回即可。

　　讓幻燈片包含其他幻燈片標(biāo)題

　　如果要引入或關(guān)閉幻燈片放映的演示文稿，可以在演示文稿中創(chuàng)建包含其他幻燈片標(biāo)題的幻燈片：先切換到幻燈片瀏覽視圖中，選定要使用其標(biāo)題的幻燈片。如果要選擇多張幻燈片，請(qǐng)按下 Ctrl 鍵并單擊所需的幻燈片，然后在幻燈片瀏覽視圖的“幻燈片瀏覽”工具欄上單擊“摘要幻燈片”按鈕即可。

　　防止刪除幻燈片引用母版

　　當(dāng)想要?jiǎng)h除所有遵循某幻燈片母版的幻燈片時(shí)，或?qū)⒘硪粋€(gè)設(shè)計(jì)模板應(yīng)用于所有遵循這個(gè)母版的幻燈片時(shí)，PowerPoint會(huì)自作主張地刪除這個(gè)幻燈片的引用母版。如果不想這樣做，可以這樣來(lái)操作：選擇“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”。再在左邊的縮略圖上，選中要保護(hù)的幻燈片母版，在“幻燈片母版視圖”工具欄上，單擊“保護(hù)母版”即可。

　　在PowerPoint中使用Excel數(shù)據(jù)

　　在PowerPoint中就可以很方便地嵌入Excel數(shù)據(jù)表格：在Excel中，選中要復(fù)制單元格的區(qū)域，選擇“編輯”→“復(fù)制”。再切換到PowerPoint，再單擊要插入單元格的幻燈片或備注頁(yè)，選擇“編輯”→“選擇性粘貼”，再選擇“粘貼”單選按鈕。如果想要粘貼單元格，使得能夠像處理圖片一樣調(diào)整大小和位置，請(qǐng)單擊“圖片”；如果要將單元格粘貼為嵌入對(duì)象以便在下次仍能夠在Excel中繼續(xù)編輯，請(qǐng)單擊“Excel 工作表對(duì)象”。選好以后單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框就完成了表格的嵌入。

　　鏈接Excel表格

　　此技巧將教會(huì)你怎樣鏈接到Excel表格，當(dāng)Excel表格發(fā)生變化時(shí)也可以自動(dòng)更新：先在Excel中保存好相應(yīng)的表格文件，再選中相應(yīng)的單元格，按下Ctrl+C鍵，把它復(fù)制到剪貼板中。再切換到PowerPoint，選擇“編輯”→“選擇性粘貼”，再在打開(kāi)的對(duì)話框中要選擇的是“粘貼鏈接”，然后單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框。

　　在PowerPoint中添加組織圖

　　在PowerPoint中選擇“插入”→“圖標(biāo)”，即可向幻燈片中添加相應(yīng)的組織圖。包括組織結(jié)構(gòu)圖、循環(huán)圖、射線圖、棱錐圖、維恩圖、目標(biāo)圖等，利用這些組織圖可以使原本枯燥的概念性資料變得非常生動(dòng)。

　　更改組織圖大小

　　用鼠標(biāo)選中組織圖，其外圍就會(huì)出現(xiàn)尺寸控點(diǎn)，通過(guò)鼠標(biāo)就可以更改組織圖的大小。可以使用調(diào)整大小命令調(diào)整圖標(biāo)，將繪圖區(qū)域擴(kuò)大以便得到更大的工作空間；或通過(guò)使邊框離圖標(biāo)更近以去掉額外空間。

　　個(gè)性化組織圖

　　用鼠標(biāo)選中組織圖，可以使用預(yù)設(shè)樣式格式化整個(gè)圖標(biāo)。

　　在幻燈片中使用動(dòng)作按鈕

　　PowerPoint全面支持按鈕交互，可在幻燈片使用各種各樣的動(dòng)作按鈕，如“下一步”、“上一步”、“退出”等：先選中要放置按鈕的幻燈片，選擇“幻燈片放映”→“動(dòng)作按鈕”，再選擇所需按鈕。等光標(biāo)變成十字狀時(shí)，按下鼠標(biāo)，拖出一個(gè)按鈕，然后把它命名為“打開(kāi)某文件”。在畫完后，PowerPoint會(huì)彈出一個(gè)“動(dòng)作設(shè)置”對(duì)話框。可以按照自己的喜好選擇使用“鼠標(biāo)單擊”或者“鼠標(biāo)移過(guò)”交互類型，然后選擇“超鏈接到”單選按鈕，再單擊右邊箭頭選擇所需的鏈接。同時(shí)，也可以選中“播放聲音”復(fù)選框，然后再在右邊的下拉列表中選擇想要播放的聲音，如“吹號(hào)”。完成設(shè)置后，單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框。

　　在母版中加入動(dòng)作按鈕

　　如果正在使用幻燈片母版，也可以在母版中加入動(dòng)作按鈕，而且該按鈕可以在整個(gè)演示文稿中使用。選擇“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”，然后再自行添加即可。

　　復(fù)制其他演示文稿中幻燈片

　　通過(guò)PowerPoint中的“幻燈片搜索器”，可快速?gòu)钠渌菔疚母逯袕?fù)制幻燈片：在普通視圖中的“幻燈片”窗口中，選中將要復(fù)制的幻燈片，再選擇“插入”→“幻燈片（從文件）”。在彈出的“幻燈片搜索器”對(duì)話框中，單擊“瀏覽”查找文件，在“瀏覽”對(duì)話框中選擇文件，再單擊“打開(kāi)”。如希望幻燈片能保持當(dāng)前的格式，在“幻燈片搜索器”對(duì)話框中選中“保留源格式”復(fù)選框。否則，復(fù)制的幻燈片將統(tǒng)一采用將其插入時(shí)前一張幻燈片的格式。完成設(shè)置后，單擊“關(guān)閉”關(guān)閉對(duì)話框即可。

　　創(chuàng)建播放列表

　　可能很多人不知道，和Winamp一樣，PowerPoint本身也支持播放列表：?jiǎn)?dòng)“記事本”，然后分行鍵入每篇演示文稿的文件名。

　　小提示

　　★如果播放列表和播放文件放在同一文件夾下，只要直接鍵入文件名和文件擴(kuò)展名即可。

　　★如果文件名中有空格，請(qǐng)把文件名引起來(lái)，這是Windows內(nèi)部規(guī)定的。

　　★如果播放列表和播放文件不在同一文件夾下，則需要鍵入文件位置的完整路徑。

　　鍵入完成后，選擇“記事本”窗口中“文件”→“保存”，在彈出對(duì)話框中選擇保存播放列表的文件夾，在“文件名”框中輸入"playlist.lst"（注意一定要加上西文引號(hào)），最后單擊“保存”按鈕。

　　接下來(lái)，只要從office安裝文件夾下，找到Ppview32.exe程序，再在桌面上為它建立一個(gè)快捷方式，并在后面加上playlist.lst文件。以后雙擊桌面上的快捷方式即可播放playlist.lst中的文件了。

　　不替隱藏幻燈片編號(hào)

　　默認(rèn)情況下，PowerPoint并不區(qū)分幻燈片。因此，如在幻燈片上添加了幻燈片編號(hào)，就會(huì)出現(xiàn)幻燈片編號(hào)不連接的現(xiàn)象。其實(shí)，要避免這種情況也非常簡(jiǎn)單，只要把所有的隱藏幻燈片放到演示文稿的后面，這樣正在放映的所有幻燈片就會(huì)連續(xù)編號(hào)了

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