Excel實(shí)用技巧9則
Excel是我們大家常用的辦公軟件，筆者在使用過(guò)程中總結(jié)出了一些經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)在寫(xiě)出來(lái)供大家參考。
1、不使用方向鍵也可上下左右移動(dòng)所選定單元格
因工作需要，筆者在Excel多個(gè)單元格中輸入大量文本，大家都知道，在Excel中，如果要選定已選定單元格右側(cè)的單元格，可以按下方向鍵進(jìn)行移動(dòng)，可為了節(jié)省時(shí)間，讓操作的速度更高，可以按下Tab鍵，這樣就可以快速選定已選定單元格右側(cè)的單元格了，因?yàn)榇蜃值臅r(shí)候兩只手都在主鍵區(qū)上工作，如果要按方向鍵，則必須把右手騰出來(lái)，這樣無(wú)疑會(huì)降低效率；
那么如果想選定已選定單元格左側(cè)的單元格該怎么辦呢？筆者經(jīng)過(guò)試驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，可以同時(shí)按下Shift+Tab組合鍵，這樣所選定的單元格就會(huì)左移了。
上面我們知道了快速向左和向右移動(dòng)所選定單元格的方法，那向下選定單元格是按下Enter鍵，相同的道理，如果想向上選定單元格就是同時(shí)按下組合鍵Shift+Enter了，怎么樣，這樣你在Excel中輸入大量文本速度就會(huì)快多了。
2、選中包含超鏈接的單元格
在Excel中的一個(gè)單元格中輸入一個(gè)電子信箱地址，默認(rèn)狀態(tài)下此單元格就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為超鏈接，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊它就會(huì)打開(kāi)超鏈接，這樣一來(lái)，如何才能選中此單元格而不打開(kāi)此超鏈接呢？方法很簡(jiǎn)單，用鼠標(biāo)點(diǎn)住此單元格持續(xù)幾秒鐘不放，就可以選中它了。
3、持續(xù)顯示單元格內(nèi)的公式
在Excel中的單元格內(nèi)任意輸入一個(gè)公式，如=1+1，按下回車(chē)鍵，這時(shí)此單元格就會(huì)不再顯示公式，而顯示出計(jì)算結(jié)果2，可有的時(shí)候我們并不想馬上看到結(jié)果，而是希望此單元格能繼續(xù)顯示出公式，如何解決這個(gè)問(wèn)題呢？方法很簡(jiǎn)單，在單元格內(nèi)輸入公式之后，依次點(diǎn)擊菜單欄中的工具公式審核公式審核模式，這樣就可以使公式繼續(xù)保持原樣；而如果想顯示出公式計(jì)算結(jié)果時(shí)，可以再次點(diǎn)擊公式審核模式即可。
4、快速計(jì)算出矩形對(duì)角線長(zhǎng)度
已知矩形的長(zhǎng)和寬，現(xiàn)要求計(jì)算它的對(duì)角線長(zhǎng)度，用Excel就可以快速計(jì)算出答案。如何操作呢？
設(shè)矩形長(zhǎng)為X，寬為Y，對(duì)角線長(zhǎng)度為Z，那么，從這個(gè)公式可以看出，要求出Z，有兩個(gè)步驟。一，算出X的椒街島蚘的平方值，并把它們相加；二，把第一步求出的值開(kāi)方，所得出的數(shù)字就是Z。很明顯，我們要使用到Excel中的兩個(gè)函數(shù)，一個(gè)是計(jì)算某個(gè)數(shù)值的平方，即對(duì)數(shù)字進(jìn)行冪運(yùn)算；二是計(jì)算數(shù)字的平方根。下面介紹這兩個(gè)數(shù)學(xué)函數(shù)的使用方法。
■返回給定數(shù)字的乘冪：POWER
POWER函數(shù)可以對(duì)數(shù)字進(jìn)行乘冪運(yùn)算，它的語(yǔ)法是：POWER(number,power)
其中Number是底數(shù)，可以為任意實(shí)數(shù)。
Power是指數(shù)，底數(shù)按該指數(shù)次冪乘方。
比如我們要求5的二次方，也就是平方，就可以在單元格內(nèi)輸入：=POWER（5，2），即可得出答案25。
■返回給定數(shù)字的正平方根：SQRT
它的語(yǔ)法是：SQRT(number)
其中Number是要計(jì)算平方根的數(shù)。
比如我們要求出16的平方根，就可以在單元格中輸入：=SQRT(16)，即可得出答案4。
知道了這兩個(gè)函數(shù)的用法，我們就可以輕松的得出Z的值了。
先分別求出X和Y的平方，然后把它們相加，再相加得出的值開(kāi)方，就可以得出答案。
如果你還是覺(jué)得這樣的速度慢，還有更好的方法。下面介紹一個(gè)函數(shù)：SUMSQ
■返回參數(shù)的平方和：SUMSQ
它的語(yǔ)法是：SUMSQ(number1,number2, ...)。number1,number2等30個(gè)以內(nèi)的數(shù)，用此函數(shù)可以求出它們的平方和，這樣一來(lái)，只需輸入X和Y的值，就可以求出它們的平方和了，再用SQRT函數(shù)一計(jì)算，最后Z值就可以求出。
最好的方法是只在一個(gè)單元格內(nèi)輸入函數(shù)，就可以求出最終的Z值。
上面介紹過(guò)了返回參數(shù)的平方和的函數(shù)：SUMSQ，假設(shè)X，Y的值分別是3和4，在一個(gè)單元格內(nèi)輸入SUMSQ（3，4），然后按Enter鍵，單元格內(nèi)就會(huì)顯示出數(shù)字25，這就是X和Y值的平方和，我們要算出25這個(gè)數(shù)的正平方根，就需要另外一個(gè)函數(shù)：SQRT，這樣一來(lái)，函數(shù)SUMSQ成了函數(shù)SQRT的參數(shù)，這在Excel里面叫做嵌套函數(shù)，即某個(gè)函數(shù)成為另一個(gè)函數(shù)的參數(shù)，要想在一個(gè)單元格內(nèi)輸入X和Y的值，并求出Z值，經(jīng)過(guò)筆者試驗(yàn)，是完全可行的，因?yàn)檫@里使用了嵌套函數(shù)。假設(shè)X和Y值分別為3和4，在單元格中輸入=SQRT(SUMSQ(3,4))，并按下回車(chē)鍵，就可以馬上得到Z值5。輸入此嵌套函數(shù)后，SUMSQ函數(shù)的參數(shù)3和4外邊的小括號(hào)會(huì)變成綠色，而SQRT函數(shù)的參數(shù)外邊的括號(hào)的顏色則不發(fā)生變化，這表明軟件已經(jīng)讀懂此嵌套函數(shù)的意思。
有興趣的讀者可以親自試一下，在Excel的任意一個(gè)單元格中，輸入=SQRT(SUMSQ(X，Y))，注意這里可以把X，Y換成任意兩個(gè)正數(shù)，然后按一下回車(chē)鍵，就會(huì)得出Z值了。
另外說(shuō)一下，Excel可以支持多級(jí)嵌套函數(shù)。
5、讓數(shù)值完全或部分替換公式
在一個(gè)單元格任意輸入一個(gè)公式，如=1+1，再按回車(chē)鍵，此單元格的值就是自動(dòng)計(jì)算出是2，能不能把這個(gè)公式刪除掉，而永久轉(zhuǎn)換成數(shù)值呢？
就以1+1這個(gè)公式為例，我來(lái)介紹一下如何用數(shù)值來(lái)永久性替換公式的方法：先選中包含公式的單元格，然后點(diǎn)擊復(fù)制，然后再點(diǎn)擊粘貼，這時(shí)再點(diǎn)擊右側(cè)的箭頭，再點(diǎn)擊只有值，這樣一來(lái)，單元格中的公式就永久性轉(zhuǎn)化為數(shù)值了。
如果已經(jīng)執(zhí)行了上面的步驟，又想把數(shù)值變回公式，該怎么辦呢？方法很簡(jiǎn)單，點(diǎn)擊常用工具欄上的撤消按鈕就可以了。
有時(shí)候我們并不想把整個(gè)公式都轉(zhuǎn)換為數(shù)值，而只是想把公式的一部分轉(zhuǎn)換為數(shù)值，如何做呢？
先選中包含公式的單元格，然后在編輯欄中，選定要轉(zhuǎn)換為數(shù)值的部分，然后按下F9，再按回車(chē)，這個(gè)部分就轉(zhuǎn)換為了數(shù)值，而不再是公式了。
6、去除最近使用過(guò)的工作簿列表
在Excel的文件菜單下，有幾個(gè)最近編輯的工作簿，有時(shí)候我們不想讓它顯示出來(lái)，如何隱藏這些工作簿呢？
點(diǎn)擊工具菜單中的選項(xiàng)，再?gòu)棾龅膶?duì)話框中點(diǎn)擊常規(guī)選項(xiàng)卡，然后去除最近使用的文件列表前面的對(duì)勾。
如果想更改文件菜單下顯示的最近使用的文件數(shù)目，可以先選中此復(fù)選框，然后在后面輸入項(xiàng)數(shù)。
7、顯示出包含公式的單元格
在一個(gè)Excel 工作表中，有大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)有的是直接輸入的，而有的是用公式計(jì)算出來(lái)的。現(xiàn)在想要把用公式計(jì)算出的數(shù)據(jù)的單元格顯示出來(lái)。
方法：先選中所有待選單元格，然后點(diǎn)擊菜單編輯定位，這時(shí)彈出定位對(duì)話框，點(diǎn)擊定位條件，選中公式，再點(diǎn)擊確定，這樣一來(lái)，包含公式的單元格就會(huì)被顯示出來(lái)。
8、簡(jiǎn)單方法移動(dòng)復(fù)制工具欄按鈕
根據(jù)工作需要，我們需要把一些自己最常用的工具欄按鈕放在較為集中的地方，也就是移動(dòng)工具欄按鈕，這是非常容易實(shí)現(xiàn)的，要想移動(dòng)工具欄按鈕，可以在按下ALT鍵的同時(shí)拖運(yùn)工具欄按鈕，把它移動(dòng)到其它位置。
而如果想復(fù)制工具欄上的某一個(gè)按鈕到工具欄的其它地方，可以在按下ATL+CTRL組合鍵的同時(shí)拖動(dòng)按鈕到其它地方。
這里要注意的是，移動(dòng)和復(fù)制工具欄按鈕的時(shí)候，必須先按下ALT和ALT+CTRL組合鍵，然后再用鼠標(biāo)進(jìn)行拖動(dòng)。
如果在復(fù)制了工具欄按鈕后又不想要它了，怎么辦呢？方法很簡(jiǎn)單，只需要再次按下ALT+CTRL組合鍵的同時(shí)，把不想要的按鈕拖動(dòng)到工具欄以外的區(qū)域即可。
9、用快捷鍵快速插入函數(shù)
在Excel中，如果想插入函數(shù)，可以使用快捷鍵Shift+F3，按下此組合鍵，就可以彈出插入函數(shù)對(duì)話框。
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