Excel中的打印知識(shí)技巧匯總
Excel工作表打印之前應(yīng)該先預(yù)覽，打印預(yù)覽它可以看到普通視圖中看不到的內(nèi)容，避免失誤、提高打印質(zhì)量，而且可以快速更改許多打印設(shè)置。當(dāng)預(yù)覽過以后頁邊距會(huì)以虛線的形式顯示出來，方便調(diào)整。小編以Excel 2003為例，介紹Excel文件打印設(shè)置的一般方法，其目的是增強(qiáng)文件的可讀性。
1. 建立頁眉和頁腳
工作表的頁眉和頁腳包含了許多有用信息，例如報(bào)表的頁碼或工作表標(biāo)題等等，用戶只需單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的 “頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡。如果需要使用內(nèi)置的頁眉和頁腳，就要打開“頁眉”或“頁腳”下拉列表，從中選擇“第1頁”、“第1頁，共?頁”之類的內(nèi)容。如果需要自行建立自己的'頁眉和頁腳，可以單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”打開對(duì)話框。兩者的布局和功能是完全相同的，其中間排列著十個(gè)按鈕。最左邊的按鈕用來設(shè)置文本的字體格式，最右邊的按鈕用來設(shè)置圖片的大小等格式，中間從左到右的八個(gè)按鈕可以插入頁碼、日期、時(shí)間等內(nèi)容。
2. 讓每一頁都打印出標(biāo)題行
一個(gè)由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標(biāo)題行：執(zhí)行“文件”→“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“工作表”標(biāo)簽，在“頂端標(biāo)題行”后面的方框中輸入：:(這里假定第2和第3行為標(biāo)題行，$符號(hào)在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再打印時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為每一頁加上標(biāo)題行。如果在“左端標(biāo)題列”后面的'方框中輸入列標(biāo)題區(qū)域，就可以為每一頁添加上列標(biāo)題。
3. 使所有數(shù)據(jù)可見
如果某一單元格中的文本或數(shù)字超出了列寬，那么打印出來的文本將被截?cái)啵蛴〕鰜淼腵數(shù)字則會(huì)顯示為“######”。為此，打印之前必須確保工作表中的所有數(shù)據(jù)可見。如果發(fā)現(xiàn)了某一列的寬度不夠，只需將光標(biāo)放到該列列標(biāo)右側(cè)的邊線處，待光標(biāo)變成雙向光標(biāo)后雙擊邊線，即可自動(dòng)增加列寬以適應(yīng)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度。也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開“單元格”對(duì)話框的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選中“文本控制”下的“自動(dòng)換行”，即可使數(shù)據(jù)自動(dòng)換行以適應(yīng)列寬。
4. 使用容易查看的格式
國(guó)內(nèi)的各種報(bào)表習(xí)慣設(shè)置網(wǎng)格線，我們可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”選項(xiàng)卡，選中“打印”下的“網(wǎng)格線”即可。也可以選中需要設(shè)置網(wǎng)格線的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，打開對(duì)話框從中選擇需要的邊框樣式。另外，屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設(shè)置為彩色，但是使用黑白打印機(jī)進(jìn)行報(bào)表打印，最好使用對(duì)比度較高的顏色，否則打印出來的內(nèi)容就不夠清晰。另外，也可以打開 “頁面設(shè)置”對(duì)話框的.“工作表”選項(xiàng)卡，選中“打印”下的“單色打印”，從而提高彩色打印的清晰度。
5. 使報(bào)表居中
如果使用的.打印紙能夠容納整個(gè)報(bào)表，就可以設(shè)置水平居中或垂直居中。前者可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“頁邊距”選項(xiàng)卡，選中“居中方式”下的“水平”復(fù)選項(xiàng)，后者可以選中“居中方式”下的“垂直”復(fù)選項(xiàng)。兩者同時(shí)選中時(shí)，報(bào)表會(huì)在紙張上同時(shí)使用水平居中和垂直居中。
6. 調(diào)整報(bào)表四周的空間
Excel報(bào)表的四周包括頁邊距和上、下的頁眉、頁腳六個(gè)部分。如果我們需要改變頁邊距或頁眉和頁腳，可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“頁邊距”選項(xiàng)卡，改變其中上、下、左、右和“頁眉”、“頁腳’的數(shù)值。也可以單擊Excel工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，打開預(yù)覽窗口單擊“頁邊距”按鈕，顯示頁面的頁邊距的'尺寸柄，根據(jù)需要拖動(dòng)至需要的寬度為止。
7.打印不連續(xù)的單元格(區(qū)域)
如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格(區(qū)域)中的內(nèi)容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊需要打印的單元格(區(qū)域)，選中多個(gè)不連續(xù)的單元格(區(qū)域，如A2.B2:C8.D10……)，然后選擇“文件”→“打印”，打開“打印內(nèi)容”對(duì)話框，選中“打印內(nèi)容”下面的'“選定區(qū)域”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕就行了。此時(shí)，系統(tǒng)將選中的每一個(gè)不連續(xù)單元格(區(qū)域)分開，打印在不同頁面上(即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……)。如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列，可以在上述隱藏設(shè)置完成后，執(zhí)行“視圖”→“視面管理器”，打開“視面管理器”對(duì)話框，按其中的“添加” 按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對(duì)話框“名稱”后面的方框中輸入一個(gè)名稱(如“打印”等)，確定退出。以后需要打印時(shí)，再打開“視面管理器”對(duì)話框，選中 “打印”視圖項(xiàng)，按“顯示”按鈕，即可顯示出設(shè)置好的打印頁面，執(zhí)行打印操作就可以了。
8.打印不連續(xù)的行(或列)
有時(shí)，需要將一張工作表中部分不連續(xù)的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的'同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊行(列)標(biāo)，選中不需要打印出來的多個(gè)不連續(xù)的行(列)，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將其隱藏起來，然后再執(zhí)行打印操作就可以了。
9.將公式打印出來
如果要將單元格中的公式打印出來，則執(zhí)行“工具”→“選項(xiàng)”，在“視圖”標(biāo)簽中，選中“公式”選項(xiàng)，確定退出。此時(shí)，工作表中含有公式的'單元格，不是顯示公式的運(yùn)算結(jié)果，而是顯示出具體公式，執(zhí)行打印操作，即可將公式打印出來。
10.一次打印多個(gè)工作表
在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在需要打印的.工作表名稱上單擊，即可選中多個(gè)連續(xù)(或不連續(xù))的工作表，進(jìn)行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內(nèi)容”對(duì)話框中，選中“打印內(nèi)容”下面的“整個(gè)工作簿”選項(xiàng)，再確定打印，即可一次性將整個(gè)工作簿中所有工作表打印出來。
11.使工作表適應(yīng)頁寬
如果打印預(yù)覽時(shí)發(fā)現(xiàn)工作表的寬度超過了頁面，可以嘗試以下方法使工作表適應(yīng)頁寬：一是將打印方向更改為“橫向”。二是縮小工作表的大小以適應(yīng)頁面。方式仍然是打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“頁面”選項(xiàng)卡，選中“縮放”下的“調(diào)整為”，并在“頁寬”框內(nèi)輸入“1”。確定后即可預(yù)覽頁面以觀察字體大小是否合適了。三是減小頁邊距以及頁眉(頁腳)的寬度。我們可以按上面介紹的方法打開“打印預(yù)覽”窗口，單擊其中的`“頁邊距”按鈕顯示頁邊距的尺寸柄，根據(jù)需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報(bào)表中某些不需要打印的列。我們只需選中這些列，單擊“格式→列”子菜單下的“隱藏”命令。報(bào)表中的其他列就會(huì)占用被隱藏列的位置，從而使原本不能打印的內(nèi)容能夠打印出來。此后，只要單擊“格式→列”子菜單下的“取消隱藏”命令，就可以顯示被隱藏的列。
12.打印范圍的快速選定
打印范圍的選定：光標(biāo)停留在需要打印范圍的左上角，先Ctrl+Shift+→，再Ctrl+Shift+↓，需要調(diào)整則用Shift+↓和→來增加沒有文字區(qū)域的行或列。
寬度超寬的Excel文檔的打印設(shè)置，可能遇到需將左邊兩列設(shè)置為固定格式的.情況，可以在頁面設(shè)置中將頂端行和左邊列同時(shí)設(shè)定，將文檔定義為多頁寬，一頁高，就可以打印出漂亮的寬文檔了。
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