Excel函數(shù)的詳細(xì)講解

時(shí)間：2024-05-28 21:53:29 office辦公

關(guān)于Excel函數(shù)的詳細(xì)講解

　　Excel使用預(yù)先建立的工作表函數(shù)來執(zhí)行數(shù)學(xué)、正文或者邏輯運(yùn)算，或者查找工作區(qū)的有關(guān)信息。只要有可能，我們應(yīng)當(dāng)盡可能地使用Excel系統(tǒng)提供的函數(shù)，而不是自己編寫公式，利用函數(shù)不僅能夠提高效率，同時(shí)，也能夠減少我們的錯(cuò)誤和工作表所占的內(nèi)存空間，提高Excel的工作速度。

　　若要使用函數(shù)，則將它們輸入到工作表中的公式內(nèi)。在公式中使用的字符次序稱為語法。所有的函數(shù)都有相同的基本語法。若不遵守這種語法，則 MicrosoftExcel 將顯示一條信息，指出在公式中有錯(cuò)誤。如果公式以一個(gè)函數(shù)開始，則應(yīng)該像其它公式一樣，在函數(shù)前面加一個(gè)等號。括號告訴 Microsoft Excel參數(shù)開始和結(jié)束的位置。記住：左右兩個(gè)括號必須成對出現(xiàn)，括號前后都不能有空格。請?jiān)诶ㄌ栔兄付▍?shù)。參數(shù)可以是數(shù)字、文字、邏輯值、數(shù)組、誤差值或者引用位置。指定的參數(shù)必須能產(chǎn)生一個(gè)有效值。有些函數(shù)也接受計(jì)算時(shí)并不需要的可選參數(shù)。

　　參數(shù)也可以是常量或者公式。這些公式本身可以包含其他的函數(shù)。如果一個(gè)函數(shù)的參數(shù)本身也是一個(gè)函數(shù)，則稱為嵌套。在 Microsoft Excel 中，一個(gè)公式最多可以嵌套七層函數(shù)。

　　在Microsoft Excel中，工作表函數(shù)是能運(yùn)用于工作表中以自動地實(shí)現(xiàn)決策、執(zhí)行以及數(shù)值返回等操作的計(jì)算工具。Microsoft Excel提供了大量能完成許多不同計(jì)算類型的函數(shù)。

　　7.10.1 有關(guān)函數(shù)的約定

　　在語法行中，必選參數(shù)是粗體字而任選參數(shù)用純文字(非粗體)表示。

　　在函數(shù)和參數(shù)所定義的文字中，所有參數(shù)都是純文字(非粗體)，而不論是必選還是任選。使用語法行中的格式來決定一個(gè)參數(shù)是必選還是任選。關(guān)于必選和任選參數(shù)的詳細(xì)信息，請參看本部分下面的“函數(shù)語法”。參數(shù)名通常在詞與詞之間使用下劃線字符；例如，num_chars就是一個(gè)參數(shù)名。宏和單元格名在詞與詞之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號；例如，salesTotals就是一個(gè)單元格名。

　　函數(shù)顯示時(shí)不用等號(＝)。請記住在每一個(gè)公式的開頭鍵入一個(gè)等號，但在嵌套公式中的函數(shù)前不要鍵入。例如，PRODUCT在=SUM(3,(PRODUCT(2,4)))中是一個(gè)嵌套函數(shù)。

　　7.10.2 函數(shù)語法

　　每一個(gè)函數(shù)描述都包括一個(gè)語法行。例如，CELL函數(shù)的語法行如下：CELL(info_type, reference) 在語法行中，必選參數(shù)是粗體字；任選參數(shù)是非粗體字。若用戶沒有給函數(shù)提供必選參數(shù)，則不能在單元格中輸入函數(shù)。在前面的例子中，參數(shù)Info_type是粗字體，因此它是必選參數(shù)。Reference不是粗體，因而是任選參數(shù)。因此，下列情況都是允許的：

　　CELL("format", B12)

　　CELL("format")

　　CELL()是不允許的，因?yàn)镮nfo_type是必選參數(shù)。

　　如果一個(gè)參數(shù)后面跟有省略號(…)，用戶可以使用多個(gè)該種數(shù)據(jù)類型的參數(shù)。某些函數(shù)可以使用多達(dá)30個(gè)參數(shù)，只要公式中的字符總數(shù)不超過1024個(gè)。同樣，單個(gè)字符串不能大于255個(gè)字符。例如，下面是MAX函數(shù)的語法：

　　MAX(number1,number2,...)

　　下列公式都是允許的：

　　MAX(26) MAX(26,31)

　　MAX(26,31,29)

　　名稱后帶有一組空括號的函數(shù)不需任何參數(shù)，但是使用時(shí)函數(shù)必須帶括號，以使Microsoft Excel能識別該函數(shù)。

　　7.10.3 參數(shù)名

　　許多參數(shù)名告訴了用戶參數(shù)所具有的信息類型。如果在參數(shù)名中出現(xiàn)了縮寫num、ref或logical，則該參數(shù)必定分別是數(shù)字、引用或邏輯值。例如，在函數(shù)ROUND(number,num_digits)中，第一個(gè)參數(shù)一定是一個(gè)數(shù)，第二個(gè)參數(shù)也是一個(gè)數(shù)。類似地，參數(shù)名中的Words number、reference、logical、text和array也表明該參數(shù)一定是該種類型。Value意味著該參數(shù)可以是任何單值結(jié)果。該值可以是數(shù)字，文字，邏輯值或錯(cuò)誤值。

　　7.10.4 使用參數(shù)

　　參數(shù)是一個(gè)函數(shù)用以生成新值或完成運(yùn)算的信息。參數(shù)總是位于函數(shù)名的右側(cè)，并用括號括起來。大多數(shù)參數(shù)其數(shù)據(jù)類型都是確定的。用戶所給出的參數(shù)要么是一種正確的類型，要么是能被Microsoft Excel自動轉(zhuǎn)換為正確類型的。參數(shù)可以是能產(chǎn)生所需數(shù)據(jù)類型的任意值。例如，對參數(shù)求和的函數(shù)SUM，可以取1至30個(gè)參數(shù)。

　　7.10.5 參數(shù)類型

　　函數(shù)的參數(shù)可以是下列類型之一：數(shù)、文字、邏輯值、錯(cuò)誤值、引用數(shù)組。也可以使用引用和數(shù)組型參數(shù)給函數(shù)提供數(shù)、文字、邏輯值和錯(cuò)誤值。

　　數(shù)：例如5.003，0，150.286和-30.05都是數(shù)。不帶小數(shù)的數(shù)稱作整數(shù)。整數(shù)例如5，1，150和-30。數(shù)可以精確到十進(jìn)制的15位。

　　文字：例如“a”，“word”，“w/punc或“ ”都是文字。公式中用到的文字值必須包含在雙引號內(nèi)。若是文字本身包含引號，那么文字中的每個(gè)雙引號就要用兩個(gè)雙引號表示。例如，要查找"in the" "good" "old days"的字符長度，就要輸入LEN(“in the” “good”

　　"old days")文字值最長為255個(gè)字符，其中包括引號。不包含字符的文字常量寫成""，稱為“空文字”。

　　邏輯值：邏輯值即TRUE和FALSE。邏輯參數(shù)也可以是一個(gè)語句，例如B10＞20，它可判別出TRUE或FALSE。

　　錯(cuò)誤值：錯(cuò)誤值如#D1V/0!,#N/A,#NAME?,#NULL!,#NUM!,#REF!和#VALUE!。

　　引用：例如$A$10，A10，$A10，A$10，R1C1或R［10］C［-10］。引用可以指單元格、區(qū)域或是多重選擇，并且可以是相對的、絕對的或混合的，用戶使用引用作為參數(shù)時(shí)(其值可以是數(shù)、文字、錯(cuò)誤值或邏輯值)，引用所指定的單元格的內(nèi)容就用作參數(shù)。返回類型為引用的函數(shù)顯示引用的取值而不是引用本身。要把多重選擇用作單獨(dú)的引用參數(shù)，則要把引用括在另一組括號內(nèi)，例如：SUM((E5:E8,E10:E18), AVERAGE(A1:A5))

　　數(shù)組：數(shù)組允許用戶自定義怎樣將參數(shù)和函數(shù)輸入單元格。數(shù)組可被用作參數(shù)，而且公式也可以數(shù)組的形式輸入，如在公式 ={SUM(B2：D2*B3：D3)} 中。

　　注意：如果用作參數(shù)的文字未包含在引號內(nèi)，Microsoft Excel假定其為一個(gè)名稱并試圖用它所引用的值去替代。如果未加引號的文字不是一個(gè)名稱，因而沒有相應(yīng)的值，Microsoft Excel則返回#NAME?錯(cuò)誤值。

　　7.10.6 在參數(shù)表中使用逗號

　　我們必須用逗號分隔單個(gè)參數(shù)，但應(yīng)注意不要額外地鍵入逗號。如果用逗號預(yù)留了一個(gè)參數(shù)的位置而未輸入該參數(shù)，Microsoft Excel將用默認(rèn)值替代該參數(shù)，除非該參數(shù)是一個(gè)必選參數(shù)。例如，若用戶輸入(,arg2,arg3)作為一個(gè)具有三個(gè)參數(shù)的工作表函數(shù)的參數(shù)，Microsoft Excel就會給arg1取一個(gè)適當(dāng)值。若是用戶輸入(arg1,,),則為arg2和arg3取適當(dāng)值。

　　在工作表函數(shù)中，尤其是在計(jì)算之前統(tǒng)計(jì)參數(shù)個(gè)數(shù)的函數(shù)中，多余的逗號會影響參數(shù)的個(gè)數(shù)，并進(jìn)而影響函數(shù)計(jì)算的方式。例如，AVERAGE(1，2，3，4，5)返回3，而AVERAGE(，，1，2，3，4，5)卻返回2.14。對大多數(shù)參數(shù)來說，替代省略參數(shù)的值是0，F(xiàn)ALSE或""(空文字)，這要依照參數(shù)應(yīng)取的數(shù)據(jù)類型而定。對于省略的引用參數(shù)，默認(rèn)值通常是活動單元格或選定。

　　例如，在函數(shù)CELL中，如果用戶省略了第二個(gè)參數(shù)并指定"format"為第一個(gè)參數(shù)，則當(dāng)前所選的單元格就被用作默認(rèn)引用，如果省略參數(shù)是其它值。參數(shù)的描述將告訴用戶。

　　注意：如果將引用作為一個(gè)參數(shù)，而且這一引用使用逗號做合并運(yùn)算，則用圓括弧將引用括起來。例如AREAS函數(shù)，具有一個(gè)參數(shù)，即引用。如果用戶試圖輸入公式AREAS(A1，C1)，Microsoft Excel認(rèn)為A1和C1是兩個(gè)獨(dú)立的參數(shù)并且顯示“參數(shù)太多”的信息。正確形式是AREAS((A1，C1))。

　　如何避免在Excel中輸入重復(fù)數(shù)據(jù)

　　在單位制作員工花名冊等表格時(shí)，員工的身份證號碼應(yīng)該是唯一的，我們能夠通過“數(shù)據(jù)有效性”來防止重復(fù)輸入:

　　選中需要輸入身份證號碼的單元格區(qū)域(如D2至D101)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“配置”標(biāo)簽下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項(xiàng)，然后在下面“公式”方框中輸入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，確定返回。

　　以后在上述單元格中輸入了重復(fù)的身份證號碼時(shí)，系統(tǒng)會彈出提示對話框(如圖2)，并拒絕接受輸入的號碼。

　　用Excel表格實(shí)現(xiàn)機(jī)打支票

　　對于財(cái)務(wù)人員來說填寫支票是一項(xiàng)重要的日常工作。使用電腦進(jìn)行支票套印既可減少工作量，又能有效地避免填寫失誤，顯然是個(gè)不錯(cuò)的選擇。下面就以Excel2003為例介紹一下套印支票的具體操作。

　　一、精確設(shè)置套印位置為了獲得支票圖樣，你需要一臺掃描儀或數(shù)碼相機(jī)。把支票放入掃描儀，掃描分辨率設(shè)定為100dpi、縮放比100。在預(yù)覽圖形上調(diào)整掃描區(qū)域框使它盡量靠近支票邊，或者在掃描后再用圖形處理軟件進(jìn)行修剪。最后把掃描的圖像處理后保存為ZP.bmp。

　　編注：如果用數(shù)碼相機(jī)拍照，可以將照片在Photoshop軟件中放大尺寸，使它和實(shí)際的支票尺寸相同。

　　1．設(shè)置定位背景

　　啟動Excel，單擊菜單欄的“格式/工作表/背景…”打開工作表背景對話框，把剛才保存的ZP.bmp設(shè)定為背景。單擊工具欄上顯示比例的下拉列表框，把顯示比例設(shè)定為106%。

　　注：106%的比例是這樣得來的。在把掃描的支票圖設(shè)置為電子表格背景后，設(shè)置顯示比例為100%，用繪圖工具欄中的“矩形”工具畫一個(gè)與背景支票等高的矩形，打印出來。量得打印出的矩形高為8.5厘米，直接量取支票的高度為8厘米，8.5÷8=106%就是所需的比例。

　　2．設(shè)置界面及數(shù)據(jù)定位通過拖動行、列標(biāo)題的邊界調(diào)整行高列寬，再配合使用格式工具欄中的“合并及居中”按鈕，讓支票中要每個(gè)要填寫的位置均正好與一個(gè)單元格重合。對于日期的年月日、小寫金額的個(gè)十百千的格子都只要合并在一個(gè)單元格就夠了。對周圍無關(guān)的單元格全部設(shè)置填充色以突出顯示支票。然后在支票下面的16行設(shè)計(jì)一個(gè)表格用于輸入支票中的基本內(nèi)容，并輸入數(shù)據(jù)以便下一步設(shè)置時(shí)參考(圖1)。

　　解決Excel表格不能“自動求和”問題

　　為什么我用的好好的Excel表格怎么不能自動求和了，問題解決辦法如下：

　　打開表格點(diǎn)擊“工具”下面的“選項(xiàng)”。

　　然后在“選項(xiàng)”里找到“重新計(jì)算”這一項(xiàng)，在“自動重算”前面打勾，就OK了!

　　excel如何自動換行

　　首先，打開Excel表格，然后選中需要自動換行的單元格區(qū)域，單擊菜單欄的“格式”中的“單元格”，在彈出的“格式單元格”窗口中選擇“對齊”，然后將-- 文本控制--下面的“自動換行”勾選，確定，就OK了。

　　提示：只有在Excel中選擇的那塊區(qū)域進(jìn)行設(shè)置了自動換行才可以自動換行，其他單元格區(qū)域必須再次選中進(jìn)行設(shè)置才行。

　　xlsx的Excel文件打不開原因

　　有時(shí)，收到xlsx文件格式的Excel文件，發(fā)現(xiàn)無法打開它們。原因是這些文件是Excel2007/2010做的文檔，用Excel2000或Excel2003軟件是打不開的，因?yàn)樗鼈儾患嫒荨?/p>

　　解決辦法：安裝OFFice 2007文件格式兼容包(又稱office 2007閱讀器)即可。

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