Word自動生成目錄的方法及步驟

時間：2024-09-15 18:33:57 少爍 office辦公

Word自動生成目錄的方法及步驟

　　在編輯文檔的時候，目錄有時是必不可少的一項，但在實際情況當中，很多使用者不知道怎樣使用word中的目錄自動生成的功能，而是自己在首頁手動編制，結果常常因為后面格式或者字體的調整，使得目錄與正文出現差距。以下是小編搜集整理的Word自動生成目錄的方法及步驟相關內容，歡迎閱讀！

　　Word自動生成目錄的方法及步驟 1

　　方法一

　　一、用WORD根據文章的章節自動生成目錄

　　1.在[格式]中選[樣式與格式]

　　2.出現右邊的一條“樣式格式”欄，這里面主要就是用到標題1，標題2，標題3。把標題1，標題2，標題3分別應用到文中各個章節的標題上，設置成功后的標題前會出現一黑色小點。

　　3.當然標題1，標題2，標題3的屬性(如字體大小，居中，加粗，等等)可以自行修改的。修改方法：右鍵點擊“標題1”選“修改”，會彈出修改菜單，您可以根據自己的要求自行修改。

　　4.當都定義好后，就可以生成目錄了。把光標移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置，選[插入]--[引用]--[索引和目錄]------5.選第二個選項卡[目錄]，然后點右下的確定。

　　⊙閱讀查找主要內容

　　方法：只要按住Ctrl點擊目錄中的某一章節就會直接跳轉到該頁

　　⊙如需再修改文章主要內容，更新一下目錄就會重新把目錄對應到相應的頁碼上去

　　方法：在目錄區域內，點右鍵，選[更新域]

　　二、設置頁眉和頁腳

　　1、在要分開的地方插入→分隔符→分頁符→下一頁，此時文章分為兩節，兩個部分。

　　2、插入頁眉和頁腳：視圖→頁眉和頁腳;

　　3、在上圖中可看到，紅色框內“與上一節相同”，表明兩節的格式和主要內容是一樣的。若想讓兩節的格式不一樣，點擊“鏈接到前一節”按鈕，之后“與上一節相同”幾個字會消失，此時兩節則是獨立的，不一樣的。就可以單獨插入格式不同的頁眉和頁碼。

　　方法二

　　一篇word文檔，主要內容有大的章，小的節。怎么做把章節抽出來生成目錄？

　　WORD →點擊需要插入的地方 → 插入菜單 → 索引和目錄 → 目錄 → 確定

　　目錄通常是長文檔不可缺少的部分，有了目錄，用戶就能很容易地知道文檔中有什么主要內容，怎么做查找主要內容等。Word 提供了自動生成目錄的功能，使目錄的制作變得非常簡便，而且在文檔發生了改變以后，還可以利用更新目錄的功能來適應文檔的變化。

　　1、創建標題目錄

　　Word 一般是利用標題或者大綱級別來創建目錄的。因此，在創建目錄之前，應確保希望出現在目錄中的標題應用了內置的標題樣式(標題1 到標題9)。也可以應用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式。如果文檔的結構性能的好，創建出合格的目錄就會變得非常快速簡便。

　　1.1、從標題樣式創建目錄

　　從標題樣式創建目錄的步驟如下：

　　(1)把光標移到要拖入目錄的位置。

　　(2)單擊【插入】菜單項的【索引和目錄】菜單項，并在彈出的【索引和目錄】對話框選擇【目錄】選項卡。

　　(3)在【格式】列表框中選擇目錄的風格，選擇的結果可以通過【打印預覽】框來查看。如果選擇【來自模板】，標識使用內置的目錄樣式(目錄1 到目錄9)來格式化目錄。如果要改變目錄的樣式，可以單擊【更改】按鈕，按更改樣式的方法修改相應的目錄樣式。

　　1.2、從其他樣式創建目錄

　　如果要從文檔的不同樣式中創建目錄，例如，不需要根據【標題 1】到【標題9】的樣式來創建目錄，而是根據自定義的【樣式1】到【樣式3】的樣式來創建目錄，操作步驟如下：

　　(1)將光標移到要插入目錄的位置。

　　(2)打開對話框，然后單擊【選項】按鈕，彈出【目錄選項】對話框。

　　(3)在【有效樣式】列表框中找到標題使用的樣式，然后在【目錄級別】文本框中指定標題的級別。如果不想用某一樣式，要刪除【目錄級別】文本框中的數字。例如，用戶可以刪除標題1、標題2 和標題3 后面的【目錄級別】中的數字。

　　(4)單擊【確定】按鈕，返回到【索引和目錄】對話框。

　　(5)在【索引和目錄】對話框中選擇合適的選項后單擊【確定】按鈕。

　　2、創建圖表目錄

　　圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明，以及它們出現的頁碼。在建立圖表目錄時，用戶可以根據圖表的題注或者自定義樣式的圖表標簽，并參考頁序按照排序級別排列，最后在文檔中顯示圖表目錄。

　　使用題注組織目錄的方法如下：

　　(1)確保文檔中要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形加有題注。

　　(2)將光標移到要插入圖表目錄的地方。

　　(3)單擊【插入】菜單中的【索引和目錄】菜單項，并在【索引和目錄】對話框中選擇【圖表目錄】選項卡。

　　(4)在【題注標簽】下拉列表框中選擇要建立目錄的題注，如圖表、公式、表格等。

　　(5)在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄格式，其他選項與創建一般目錄一樣，確定后單擊【確定】按鈕。

　　在檢查圖表目錄后，當將鼠標移到目錄項目上時，鼠標指針會變為手形，單擊鼠標左鍵接口跳轉到相應的位置。

　　利用題注建立圖表目錄是很方便的，但有時候，文檔中的標簽是用戶鍵入的，并不是Word 的題注功能加上的。這時，就需要使用自定義樣式建立圖表目錄，方法如下：

　　(1)打開【索引和目錄】對話框，并選中【圖表目錄】選項卡。

　　(2)單擊【選項】按鈕，彈出【圖表目錄選項】對話框。

　　(3)選中【樣式】復選框，并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標簽使用的樣式名后單擊【確定】按鈕。

　　(4)在【索引和目錄】對話框中選擇各選項，然后單擊【確定】按鈕。

　　3、創建引文目錄

　　引文目錄與其他目錄類似，可以根據不同的引文類型，創建不同的引文目錄。在創建引文目錄之前，應該確保在文檔中有相應的引文。創建引文目錄的操作步驟如下：

　　(1)將光標移到要插入引文目錄的位置。

　　(2)單擊【插入】菜單中的【索引和目錄】菜單項，在彈出的【引文和目錄】對話框中選擇【引文目錄】選項卡。

　　(3)在【類別】中選擇相應的引文類別，重點注意此種類別應該是引文中已經創建有的引文類型。

　　(4)創建的引文目錄也有相應的內置引文目錄樣式來套用，如果要更改，可以單擊【更改】按鈕。

　　(5)如果引文的頁碼超過五處，可以選中【使用“各處”】復選框，這樣可以避免頁碼過多反而給用戶造成不便。

　　(6)如果引文過長，可以選擇【保留原格式】，以保留原有的引文格式。

　　(7)選好目錄的制表前導符和格式后，單擊【確定】按鈕即可，插入的引文目錄。

　　如果要標記引文，以創建合適的引文目錄，可以按如下方法進行：

　　(1)選擇要標記的引文。

　　(2)單擊【標記引文】按鈕，彈出【標記引文】對話框。

　　(3)在【類別】的下拉列表框中選擇合適的類型。

　　(4)單擊【標記】按鈕即可對當前所選的文字進行標記，如果單擊【標記全部】按鈕，將對存在于文檔中的所選文字進行標記。

　　(5)如果還要標記其他引文，不要關閉【標記引文】對話框，直接在文檔中選取要標記的引文。

　　(6)返回【標記引文】對話框，選中的引文將出現在【所選引文】下面，然后單擊【標記】即可。

　　(7)如果要修改一個存在的類別，可以單擊【類別】按鈕，彈出對話框。

　　(8)選中要修改的類別，在【替換為】下面的文本框中輸入要替換的`文字，單擊【替換】按鈕即可。

　　(9)完成后單擊【確定】按鈕，回到【標記引文】對話框。單擊【關閉】按鈕。

　　4、更新目錄

　　Word 所創建的目錄是以文檔的主要內容為依據，如果文檔的主要內容發生了變化，如頁碼或者標題發生了變化，就要更新目錄，使它與文檔的主要內容保持一致。最好不要直接修改目錄，因為這樣容易引起目錄與文檔的主要內容不一致。

　　在創建了目錄后，如果想改變目錄的格式或者顯示的標題等，可以再執行一次創建目錄的操作，重新選擇格式和顯示級別等選項。執行完操作后，會彈出一個對話框，詢問是否要替換原來的目錄，選擇【是】替換原來的目錄即可。

　　如果只是想更新目錄中的數據，以適應文檔的變化，而不是要更改目錄的格式等項目，可以對著目錄單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項即可。用戶也可以選擇目錄后，按下 F9 鍵更新域。

　　方法三

　　目錄的制作分三步進行

　　1) 修改標題樣式的格式

　　通常Word內置的標題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在菜單欄上點“格式|樣式”，列表下拉框中選“所有樣式”，點擊相應的標題樣式，然后點“更改”�？尚薷牡闹饕獌热莅ㄗ煮w、段落、制表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題1-3的格式。

　　2) 在各個章節的標題段落應用相應的格式

　　章的標題使用“標題1”樣式，節標題使用“標題2”，第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設置標題的格式還有一個優點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改為小三，只需更改“標題1”樣式的格式設置，然后自動更新，所有章的標題字號都變為小三號，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯。關于怎么做應用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。

　　3) 提取目錄

　　按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁(在第一章的標題前插入一個分頁符)，光標移到新頁的開始，添加“目錄”二字，并設置好格式。新起一段落，菜單欄選“插入|索引和目錄”，點“目錄”選項卡，“顯示級別”為3級，其他不用改，確定后Word就自動生成目錄。若有章節標題不在目錄中，肯定是沒有使用標題樣式或使用不當，不是Word的目錄生成有問題，請去相應章節檢查。此后若章節標題改變，或頁碼發生變化，只需更新目錄即可。

　　重點注意：目錄生成后有時目錄文字會有灰色的底紋，這是Word的域底紋，打印時是不會打印出來的(如果你愿意浪費一張紙可以試著打印一目錄)。在“工具|選項”的“視圖”選項卡可以設置域底紋的顯示方式。

　　方法四

　　1、利用Word對整個文本進行排版處理;

　　2、先將第一個一級標題選中，再點擊工具欄“字體”前“正文”的下拉菜單，選擇“標題1”;

　　3、此時會在此行前出現一個黑點，表明此行已被設為目錄項(前方黑點不會被打印);

　　4、對此行進行段落、字體的設置，直到滿意;

　　5、光標放在剛才篩的目錄行中，再點工具欄的格式刷，將文中所有需要設為一級標題的全部用格式刷統一格式;

　　6、依照2—5步驟現將文中2級、3級……依次設置完畢;

　　7、光標放在文中需要放置目錄的位置，點擊菜單中的“插入”-“索引和目錄”，在“目錄”選項單中進行適當設置，也可不用修改，直接使用默認值，確定。

　　8、此時目錄就會自動生成了;

　　9、要想對目錄進行字體、字號等的修改，可選中目錄進行修改;選取時重點注意，不要直接點擊目錄，而將鼠標放在目錄左方，光標成空箭頭時單擊，此時會將整個目錄選中，進行修改。如果只想修改某一行，將光標放在該行最后，向前拖選;

　　10、如果文章中某一處標題有改動，可在改動完后，在生成的目錄上點右鍵，在右鍵菜單中點擊“更新域”，所修改處在目錄中會自動修改。