企業采購管理方法

時間：2024-08-27 12:33:58 采購管理

企業采購管理方法

　　在采購活動中，議價是一個勘察和交易的過程。要想采購交易在價格、服務、規格、技術和品質要求及支付條款等達成相互滿意的協議，需要一些方法，下面一起來學習這些方法吧!

　　談判活動的技巧性很強，通常對整個談判工作的規劃包括：

　　談判前：建立談判小組;作計劃和準備原始數據;訂立談判希望達成的目標和采取的策略

　　談判時要注重戰略戰術和技巧的運用和談判小組成員的互相配合

　　談判結束后要按照談判結果制定書面協議并且將談判有關的文件整理歸檔，以便在進一部談判時作為基礎和依據。

　　采購人員談判基礎

　　一個成功的談判應做好兩個部分工作，第一部分是了解談判的過程，第二部分是進行談判準備。談判過程包括理解談判的定義和目的，何時進行談判，有效談判有哪些障礙，成功談判者的特點，推動談判的技巧，和談判中的洞察力。談判準備包括了解對方的意圖，確立你和對手的地位，確定關鍵問題之所在，制定談判戰略和戰術，以及合理地組織。

　　談判的定義和目的。談判的定義是雙方達成互相滿意的共識，所以雙贏也就成為談判的目的。

　　何時談判。從買方來講以下五個因素會導致談判發生。

　　(1)至少兩個以上供應商

　　(2)賣方有意介入

　　(3)有了清楚的規格

　　(4)投標者間存在差異

　　(5)采購額大到足以涵蓋競標成本。

　　成功談判的阻礙。

　　(1)個人風格與談判抵觸

　　(2)以前和對方有過矛盾

　　(3)認為談判是輸和贏的關系

　　(4)為了"贏"將談判延續得太長

　　(5)談判方權限不足以達成協議

　　(6)將復雜的問題簡單歸結為"輸贏"問題。

　　成功談判者的特點包括計劃能力、清晰而敏捷的思路、有強烈成功干、對他人意見的采納能力、自制力、了解人性、善于傾聽等等。但所有這些都需要經過不斷的訓練和實踐以及團隊人員的互相補充。

　　推動談判的技巧。第一個是吸取以往的教訓，對剛完成的談判進行小結，哪里成功，哪里不對，哪里要改，對方如何，這對以后都有幫助。第二是小組會議，它可用以解決談判小組內的分歧，對戰略戰術修訂。如是一人的談判，你可安排讓人叫你接聽電話，或告訴對方時間有限，晚點再答復。

　　談判中的洞察力包括制造良好的談判氣氛和跨文化問題的處理，這里跨文化還指對不同行業和市場的理解。

　　第二部分：談判的準備

　　這里要指出的是與對方以往的接觸以及將來的合作前景都是重要的考慮因素。另外，如果沒有充分地準備，即使口齒伶俐、能說會道也只能收效甚微。下面列出談判準備的八個步驟。

　　1. 分析對方的方案。評估價格、運送、規格、付款和任何與你的要求有出入的地方。記住對方的方案往往是對他們有利的。

　　2. 確立自己的目標。具體定下你的價格、質量、服務、運送、規格、支付等要求并寫在紙上，而不是跟對方說"你盡量….."。

　　3. 定下方案。對每個問題要定出最佳方案、目標方案、以及最壞的方案，這可幫你制定相應策略。

　　4. 分析對方的地位。你同樣可估計一下對方可能的地位，這易于預測其談判策略。至此你可以大致感覺出談判的尺度范圍。

　　5. 確定和組織問題。現在可以組織問題，并列出雙方在各個問題上的相同和不同之處。要記住每個爭論點都要有可靠的資料加以支持。

　　6. 計劃你的戰略和戰術。三個實用戰略是

　　A)避談本方立場，先是試探對方觀點。這往往用于對方很想達成協議，而自己又缺乏足夠信息。

　　B)直接講出你的最理想方案。這通常用于你已了解對方的方案。

　　C)講出你的最理想方案，緊接著講出你的目標方案。這往往用于當你處在弱勢但又有能力說服對方的時候。戰術的合理利用能使計劃成功實施。這些戰術包括：

　　1)將問題安重要性排序

　　2)聰敏的提問以得到盡量多的信息，而不是"是"或"不是"的回答

　　3)有效地聽

　　4)保持主動

　　5)利用可靠的資料

　　6)利用沉默，這可使對方感到緊張而進行進一步的討論

　　7)避免情緒化，這會使談判對人而不是對事

　　8)利用談判的間隙從新思考，避免給對方牽制

　　8)不要擔心說"不"

　　9)清楚最后期限

　　10)注意體態語言11)

　　思路開闊，不要被預想的計劃束縛創造性12)把談判內容記錄下來以便轉成最終合同。

　　7. 選擇談判團隊。選出隊長，其他成員必須明確自己的任務并支持隊長。

　　8. 定出談判的議程。哪些問題要討論、誰來討論以及會議的流程都要預先確定。記住把主場設在自己一方總是有利的。而且要確定談判對手有否決定權，必要時可以直接問對方的權限。

　　以上的討論對談判專家是一個回顧，對新手是個起點。上述技能的應用要根據個人風格和具體情況而定。無論是正式或非正式的談判，本文提供的內容都能幫你提高談判的效力。

　　和沒有經驗的銷售人員談判

　　要和一個缺乏經驗的銷售人員談判，找個第三方的專家可能是個有效途徑。

　　當你和重要供應商派來的銷售人員談判時，你會很快意識到這個銷售員不光對其產品知之甚少，對專業談判也是門外漢，更不知道什么是雙贏談判。最糟糕的是他預先沒做任何準備，對你公司也沒有了解。如果你們兩家公司間關系十分好，如果你有很多重要問題必須要和他討論，這時你該這么辦?你會利用他的弱點得到更多好處嗎?當然不能。因為它的管理層一旦發現協議不合理還會要求重開談判。

　　如果簡單要求對方重新派人來也不是明智的做法，最好的辦法就是面對現實。你可以將產品知識、行業規范、雙贏談判等理論來教導和幫助他。具體可從以下幾方面開始。質量：以事實為依據，客觀講明你所要的質量標準，銷售員就很難再爭論下去。運送：列出別的供應商所能做到的事實，銷售員很難再反駁。

　　價格：如果你做了價格和成本調查，你也應該提供足夠的依據。即使那沒有經驗的銷售人員非常情緒化，他也很難推翻事實。

　　萬一對方還是十分固執怎么辦?那就可利用第三方專家的辦法。讓對方知道這樣做是為了使雙方更好地合作，因為第三方在談判后可在雙方面前提供反饋意見。第三方可來自仲裁機構、行業協會、或雙方認可的組織，或者你可讓銷售員指定他自己公司的專業人員來充當第三者。總之，目的是讓一個客觀的第三者參與談判。

　　最后要記住兩點：

　　第一，責備是毫無意義的，銷售員不會因為責備而突然對產品十分了解;

　　第二，不要有情緒感和失敗感，銷售員不講道理，可你必須講道理。當然這說起來容易做起來難，但這正是顯示你談判智慧的時候。

　　如何作正確的詢價(一)

　　"詢價(Request forQuotation)"是采購人員在作業流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算后，通常最直接的反映就是馬上聯絡供應商。如果這是常態性的采購，需求的形態又是屬于標準零件，對于供應商來說比較不會有問題。但是在新產品開發時，對于那些不屬于標準品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來方便其報價作業。為了避免日后造成采購與供應商各說各話，以及在品質認知上的差異，對于詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾

　　個主要的部分。

　　一、詢價項目的"品名"與"料號"

　　首先，詢價項目的"品名"以及"料號"是在詢價單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的"料號"，這也是買賣雙方在日后進行后續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。

　　企業培訓

　　二、詢價項目的"數量"

　　通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量";"不同等級的需求數量"，如數量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約"訂購數量";或產品"生命周期的總需求量"。除了讓供應商了解需求量及采購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。

　　在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予?

　　膨脹"。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行采購后，無法達到報價的預期數量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。

　　三、詢價項目的"規格書"

　　規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最"新版本"的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助于供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E 等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。

　　四、詢價項目的"品質"要求

　　表達詢價項目品質規范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。

　　1、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。

　　2、或同級品("OrEqual")：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時注明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。 3、商業標準(Commercial Standard)：商業標準對于產品的尺寸、材料、化學成分、制造工法等等，都有一個共通的完整描述。對于一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業標準可以免除對品質上的誤解。

　　4、材料與制造方法規格(Material orMethod-of-Manufacture Specification)：當對材料或制造方法有特定的要求時，必須注明其適用的標準。如果要求注明為DIN 歐規時，其相對應的CNS 或JIS規格也最好能予以注明。

　　5、性能或功芄娓?Performance orFunction Specification)：此類型規格較常用于采購高科技產品以及供應商先期參與(EarlySupplier Involvement, ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至于如何去制做方能達到要求的細節部分，則留給供應商來解決。

　　6、工程圖面(EngineeringDrawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要企業培訓清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。

　　7、市場等級(Market Grade)：通常用于商品如木材、農產品、煙草、食品等方面的品質要求，由于市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產品是屬于何種時常等級的能力。

　　8、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。

　　9、工作說明書(Statement Of Work,SOW)：主要使用于采購服務項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發包等，一份完整的工作說明書除了應該簡單明了外，對于所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規范其績效的評估。工作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發揮創造工作上的附加價值。

　　如何作正確的詢價(二)

　　個主要的部分。

　　五、詢價項目的"報價基礎"要求

　　"報價基礎"通常包括報價的"幣值"與"貿易條件"，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以"出廠價"就是以"到廠價(運費是否內含則另議)"來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至于是否以采購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。

　　國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work(工廠交貨)、FOB(船上交貨)、FAS(船邊交貨)或CIF(運保費在內交貨)等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB 條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF 條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF 條件的報價自然要較以FOB 條件的報價高，買方在詢價時必須祥加注明。

　　六、買方的"付款條件"

　　有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方了解其公司內部的標準付款條件(在采購模具時，通常有"階段性付款"的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%)，賣方也可在報價時提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經協議后所訂定。在情況處于買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務可容易地被取得，商業的經濟力量傾向于導致價格接近于采購的預估價值，買方通常能以較優的付款條件來要求賣方配合，如"記帳方式(O/A)"，T/T60 天甚至90 天。但處于賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況

　　則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇"貨到付現(Cash on Delivery, C.O.D. )"或"預付貨款(T/T in advance)"。

　　另外，對于付款條件尚需要明確注明其時間計算的"付款起算日"，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日(Shipping Date)、發票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如

　　果國外買主的認定為抵達日(Arrival Date) 甚或到廠日 (Receiving Date) 為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。

　　七、詢價項目的"交期"要求

　　交期的要求包括買方對采購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關系著采購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追?quot;及時供貨( Just in Time, JIT )。

　　八、詢價項目的"包裝"要求

　　包裝方式在供應商估算價格時占有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應商對于包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。

　　九、"運送地點"與"交貨方式"

　　運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF 報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。

　　十、詢價項目的"售后服務"與"保證期限"要求

　　在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售后服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務的內容等等，因其牽涉到采購"總持有成本(Total Cost of Ownership,TCO)"。

　　十一、供應商的"報價到期日"

　　為了方便采購比價作業的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對于較復雜的產品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。十二、"保密協定"的簽署文件

　　在一些新產品開發的詢價上，由于牽涉到業務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份"保密協定(Non Disclosure Agreement,NDA)"的文件，要求供應商在一規范的年限內不能將新產品計劃的名稱、采購數量預測、詢價的技術要求、規格、圖面等等資訊向外界透露。

　　十三、"采購人員"與"技術人員"的姓名及聯絡電話

　　將"采購人員"與"技術人員"的姓名及聯絡電話告訴供應商，并不是要主動暗示供應商有什么暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯絡電話以供其咨詢，以澄清規格要求上的問題。聯絡電話號碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術人員家里或私人的電話號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進步，行動電話、e-mail 的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應商單獨聯絡的情況下，采購的品德操守也是應該時時自我警惕注意的。

　　談判應以成本而不是價格為中心

　　成本為基礎的談判能產生上好的協議。談判前的準備是勝利的關鍵。

　　價格談判不光是為了和供應商達成成本上的共識，還要看雙方對利潤是否都滿意。如果想以成本為基礎的談判達成協議，必須做到一下幾方面：

　　第一，徹底地理解供應商成本的構成。

　　第二，有誠意和愿望分擔這些成本。

　　第三，理解行業的規范。

　　第四，確立目標價格。

　　了解和探究關鍵要素

　　要了解供應商的成本構成，應該做成本分類和成本分析，這可幫助供應管理人員定出公平的價格。

　　成本包括直接成本、間接成本、和總體行政費用。直接成本又分直接勞工和直接物料成本;間接成本可分工程日常費用、物料日常費用、生產日常費用。有時又可把成本分為固定和變動成本兩種。信任和忠實很重要

　　充分的信任和合作是了解供應商成本和價格的第二個重要因素。如能做到這一點，供應商往往愿意將有關賬目出示給采購方看，當然這需要預先簽訂保密協議。相互信任的另一好處在于雙方有討論成本降低的可能性，成本降低可通過產品或工藝的改造來實現，這也稱為價值工程。

　　制定目標價格

　　最后很重要的一點就是采購方必須了解供應商所在的行業，以及相關的產品和服務的成本信息，這樣就能在談判之前估算出對方的成本和可能的價格。對供應商行業的競爭程度的了解也至關重要，有多少商家能提供相似的產品?一個產品是否只有極少數的供應商?這都直接影響供應商的利潤率。充分準備是談判成功的關鍵

　　以上所有要素能幫供應管理人員在談判前確立一個目標價格。如果雙方關系是開誠布公的話，這目標價格很快會促使雙方達成雙贏協議，買方也能盡早估算出將支出的費用。需要指出的是目標價格必須有數據作支持，供應管理人員在談判準備階段就要收集完畢。

　　實際的談判

　　時間和地點要預先確定，會場安排不應該充滿敵意，記住雙方都應該是勝利者。談判開始先要設定指導方針，這有助于確立談判界限。比如?quot;在開始前我想先回顧一下目前的情況，并對我們的目的作個概述"開場白，有利于雙方在開始就有互相的了解。一旦上述要點做到了，你的談判就已經成功一半了。對成本要素的理解程度和信息的挖掘對談判成功至關重要，準備過程的每一步驟都會使成功機會更多一成。

【企業采購管理方法】相關文章：

企業采購風險管理方法10-28

物資招標采購管理方法07-02

企業員工績效管理方法07-08

CFO管理會計指南：企業采購成本管理方法01-22